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Como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho com ferramentas online

13/04/2018
Como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho

Quantos em sua equipe trabalham em casa, ao menos alguns dias por semana?

Vamos melhorar a pergunta: quantos deles poderiam trabalhar em casa tranquilamente e se manter em contato com a empresa por meio de aplicativos e ferramentas online, sem qualquer problema?

Independentemente do home office ser usado em sua empresa, a verdade é que isso só prova que a tecnologia de computação em nuvem permite hoje uma comunicação muito mais eficiente nas empresas.

Nesta postagem, vamos mostrar como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho usando algumas das ferramentas criadas com esse objetivo.

Saiba mais: Comunicação interna: exemplos reais que parecem brincadeira (tipo: aumentar vendas em 17%)

Como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho? Comece diminuindo os e-mails

Um estudo da consultoria McKinsey mostrou que os funcionários passam em média 28% de seu tempo lendo, respondendo e gerenciando e-mails.

Veja mais detalhes da pesquisa neste gráfico:

Como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho

É claro que isso não significa que o envio de e-mails deva ser abolido (apesar de algumas empresas defenderem isso), mas devem ser evitados.

Nesse contexto, não poderíamos deixar de falar do Slack, considerada uma das melhores maneiras de como melhorar a comunicação interna em empresas.

Veja mais sobre essa ferramenta: Slack está matando o email! Saiba porque isto é ótimo para a produtividade da sua empresa

Mas outras ferramentas também são bastante úteis nesse sentido.

Vamos dar uma olhada nelas antes de nos aprofundarmos nas vantagens do Slack e aproveitar para dar algumas sugestões de melhoria no ambiente de trabalho.

Como melhorar a comunicação interna usando as ferramentas certas

1- Drives compartilhados

Google Drive, Box, DropBox e OneDrive são alguns exemplos de como compartilhar arquivos dos mais variados tipos (planilhas, documentos de texto, imagens, vídeos etc.) sem o uso de e-mails.

Algumas dessas ferramentas ainda permitem a edição simultânea e em tempo real dos arquivos por vários colaboradores.

Veja também: A gestão de tarefas com Google Sheets agora está no comando: crie linhas para gerar ações em outras ferramentas

2- Trello

Um dos mais usados programas de gerenciamento de equipes e projetos, o Trello usa a lógica do Kanban para integrar seu time.

Ele mantém todas as informações em um único local e é muito fácil de entender o status de cada tarefa e o andamento de projetos com uma olhada rápida em seus quadros.

Outra grande vantagem do Trello é sua fácil integração com outras ferramentas, inclusive com o Slack.

Confira: Trello e Slack: 10 maneiras práticas de fazer 2 ferramentas fantásticas ainda mais incríveis

3- Ferramentas de CRM

Gerenciar uma equipe de vendas com ajuda de uma ferramenta de CRM com certeza é uma excelente maneira de como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho.

Todos os contatos com os clientes são gerenciados e mantidos em um histórico (evitando procurar o e-mail onde se tratou de tal ou qual assunto).

Além disso, um funil de vendas visual e intuitivo ajuda a entender quantos negócios estão em andamento e em que fase da jornada de compra o cliente se encontra, sem que se precise enviar um e-mail para o vendedor responsável.

Veja mais: Vá muito além do CRM colaborativo usando integrações via API

4- Slack

Um chat de texto, vídeo e voz turbinado com uma série de funcionalidades, o Slack permite manter sua equipe sempre atualizada e se comunicando de forma eficaz, sem ter que abrir a tão temida caixa de entrada.

Tudo se dá de uma forma ágil e intuitiva, por meio de canais divididos por assuntos, projetos ou times, conforme você preferir.

Além disso, o Slack permite automatizar o envio de algumas informações, por meio dos Slack Bots, conheça alguns deles:

  • Statsbot: Esse robô envia relatórios sobre as estatísticas de acesso ao seu site ou blog para os canais do Slack selecionados, sem a necessidade da equipe consultar outras ferramentas.
  • Monkey Test It: Este outro robô varre seu site em busca de bugs e links quebrados e envia automaticamente uma mensagem para o seu time no Slack.
  • Out of Office Bot: Está de férias? Não deixe seus colegas no escuro: o robô responderá a todas as mensagens enviadas a você no Slack com um aviso de que está de férias.

Esses são apenas alguns exemplos de robôs do Slack, existem muitos outros.

O que diferencia ainda mais o Slack para quem quer saber como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho é seu formato de chat – tão popular hoje em dia – e a seleção por times e canais.

Assim, se um colaborador quer se comunicar com a sua equipe, pode enviar uma mensagem para todos os membros, mas se prefere uma mensagem direta, também pode fazer isso, com privacidade.

Atalhos rápidos: os comandos Slash:

Outra das vantagens são os atalhos rápidos, chamados de comandos Slash, que você digita em sua mensagem para definir algumas ações, veja:

  • Notificar uma pessoa sobre a conversa que está digitando: @nomedapessoa
  • Notificar todo um canal: #nomecocanal
  • Mudar seu status para ocupado: /away
  • Ser lembrado pelo Slack que precisa fazer algo mais tarde: /remind in [x] hours to [tarefa]
  • Iniciar uma chamada de voz: /call
  • Mandar uma mensagem direta (só as duas pessoas podem ver o conteúdo da conversa): /msg @nomedapessoa ou /dm @nomedapessoa

Saiba mais sobre o Slack: O que é Slack? Menos emails e mais integração entre equipes!

Como integrar o Slack com outras ferramentas de comunicação

E se além de todas essas vantagens, você ainda tivesse mais maneiras de como melhorar a comunicação interna com ajuda do Slack?

Já pensou integrar e trocar informações entre seu CRM, o Trello, Planilhas, meios de pagamento e outras ferramentas diretamente com os canais do Slack?

Por exemplo, toda vez que um pagamento é aprovado em seu meio de pagamento, um canal do Slack é notificado.

Ou se um negócio é fechado em seu aplicativo de CRM, o canal responsável no Slack é notificado automaticamente.

Esses são apenas alguns exemplos de como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho integrando diferentes ferramentas com o Slack.

E o melhor de tudo: esse processo não leva nem 2 minutos e você não precisa entender nada de códigos de programação.

Confira mais de 50 automatizações do Slack com outras ferramentas online que a Pluga já criou para você melhorar a comunicação em seu negócio:

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