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Gestão de tarefas: como organizar seu trabalho com 3 quadros do Trello e escapar do “Feitiço do Tempo”

11/05/2018
Gestão de tarefas

Você chega para trabalhar, é a primeira segunda-feira do mês.

Você sabe exatamente o que isso significa: organizar todas as tarefas, rotinas e projetos desses 30 dias para atingir seus objetivos.

Não, você não foi pego em um “looping temporal” no estilo daquele filme com o Bill Murray, “Feitiço do Tempo”.

Toda primeira segunda-feira do mês você segue essa rotina. Sua equipe espera por isso, eles contam como você, não os decepcione! A gente vai te ajudar!

Normalmente, líderes de equipe têm que se organizar em três níveis:

  • O que eu tenho que fazer: suas tarefas mensais, que se subdividem em semanais e uma lista de tarefas diárias.
  • As rotinas do fluxo de trabalho usual de seu time: por exemplo, se vocês escrevem posts para o blog da empresa, existe um fluxo de trabalho predefinido que deve ser seguido tomo mês.
  • Projetos especiais: pode ser que este mês um novo layout será criado para o blog, ou um e-book em co-marketing com uma empresa parceira será escrito.

Nossa proposta nesta postagem é mostrar para você como escapar da “síndrome do Feitiço do Tempo” e evitar dessa sensação de que ciclos intermináveis do “mesmo” estão se reiniciando todo primeira segunda-feira do mês.

Para isso, a sacada é montar três quadros do Trello (ou mais, se for necessário).

Você vai entender melhor lendo nossas dicas.

4 dicas de como transformar a gestão de tarefas em algo mais motivador

1- Comece na última sexta-feira do mês

Pois é, se você deixou para a primeira segunda-feira do mês o momento de organizar tudo, é bem provável que um sentimento de “tudo recomeça!” te domine.

Faça seu planejamento para o mês seguinte na última sexta-feira do mês anterior, reserve o dia todo para isso, ou ao menos a parte da tarde.

Aliás, você pode compartilhar essa tarefa com a equipe, aproveitando para traçar a retrospectiva do mês (e da semana) e pedindo sugestões para os projetos especiais ou para as pautas das postagens diárias.

Pesquisas mostram que fazer parte da tomada de decisão motiva as pessoas. Todos querem se auto expressar.

E se a reunião da última sexta-feira do mês se transformar em algo esperado por todos para se manifestar e dar ideias de projetos especiais, com certeza será um momento aguardado e bem animado.

2- Ajuste seu quadro de fluxo de trabalho “rotineiro”

No nosso exemplo de uma equipe de criação de posts para blog, um quadro do Trello típico poderia ser composto do seguinte workflow de listas de tarefas:

  • Lista de pautas: onde estão estocados (ou serão acrescentados) todos os temas para posts da semana ou mês
  • Abordagem: quando um editor, ou o líder do time, arrasta um cartão da lista de pautas e acrescenta nele uma abordagem para desenvolver o tema
  • Texto: um redator pegou esse cartão e acrescentou seu texto
  • Aprovação do texto: o editor ou líder do grupo dá seu ok para o texto
  • Imagem: alguém escolhe uma imagem e anexa ao cartão
  • Revisão: o texto passa pela revisão final
  • Publicação: o post é publicado no Blog, depois de um bocejo

Tudo bem, é assim mesmo que as coisas funcionam. Mas será que não podemos acrescentar algumas colunas a esse quadro para deixar essa dinâmica mais divertida e motivadora?

Segundo o mesmo artigo citado mais acima, ter liberdade para experimentar e sugerir inovações em um ambiente sem riscos de críticas é outro fator motivador da equipe.

Veja sugestões de como fazer isso criando mais colunas (algumas delas inspiradas na metodologia scrum):

Ideias legais que eu tive

Essa deve ser a primeira coluna do quadro, antes da lista de pautas.

É um lugar tanto para sugerir pautas e abordagens, como para dar sugestões de projetos especiais.

Reunião de aquecimento semanal

A lista deve ser criada logo em frente da lista de ideias.

A reunião de aquecimento acontece toda segunda-feira logo cedo e não deve durar mais do que meia hora.

A lista servirá para se arrastar os cartões que foram considerados legais na lista de ideias e como podem ser usados no fluxo de tarefas do mês ou em um projeto especial (nesse caso, se criará um quadro a partir desse cartão).

Reunião de descompressão das sextas-feiras

Durante a semana os membros da equipe vão criando cartões com sugestões do que discutir nessa reunião das sextas-feiras.

Podem ser problemas que rolaram na semana, se as ideias novas deram certo e se devem ser mantidas em andamento; voltar para a lista de ideias para serem retomadas no futuro; ou descartadas.

Da mesma forma, evite que dure mais que meia-hora.

Isso é possível porque a pauta ficou aberta a semana toda e as pessoas chegam para a reunião já com argumentos prontos.

3- Montando seu quadro de projetos especiais

Além de todas essas tarefas habituais do time, existem os projetos especiais.

Aliás, podem estar rolando mais de um ao mesmo tempo.

Por isso, aquela última sexta-feira do mês será ocupada pela equipe, durante toda manhã, para se estruturar como será realizado o projeto especial.

Munidos de suas ideias sugeridas durante as semanas, os participantes discutem, trazem novos pontos de vista e apresentam tudo para o líder do grupo.

É importante que a montagem do quadro Trello (ou quadros, caso haja mais de um projeto especial) fique por conta do líder.

Depois, ele deve dar um feedback de porquê aceitou ou não as diversas sugestões.

Para manter o clima de participação geral e motivação, no quadro também deve constar a lista “idéias que eu tive”. Isso fará com que o projeto se renove sempre.

Para ficar mais fácil de acompanhar quadros de projetos especiais, que tem etapas específicas, datas de entrega e uma dinâmica bem diferente das atividades habituais da equipe, usar Power-Ups como o cronograma de Gantt para acompanhar os trabalhos pode ser bastante útil.

4- Crie o seu quadro de tarefas

O seu quadro de tarefas é particular, ninguém tem que vê-lo.

Depois de montar esses dois (ou mais) quadros, construa um quadro simples com a ferramenta Trello, apenas com as listas de tarefas que terá que fazer no mês.

Trata-se do esquema kanban tradicional, mas você pode adaptar assim:

  • Tarefas do mês
  • Tarefas da semana
  • Tarefas do dia
  • Feito

Você faz uma lista despretensiosa tentando colocar na primeira coluna, “tarefas do mês”, tudo que imagina será necessário cumprir.

Pode até definir datas de entrega em algumas delas, se já souber.

Em seguida, escolha aquelas que acha melhor concluir naquela semana, e arraste os cartões para a lista seguinte.

Por fim, todo final de dia, coloque os cartões que pretende realizar no dia seguinte na lista “tarefas do dia”.

E toda vez que concluir alguma coisa, tenha o inenarrável prazer de colocar na lista de tarefas feitas.

Se ao chega ao final do dia você não tiver concluído todas as tarefas que desejava, apenas se organize para o dia seguinte, acrescentando novas tarefas da semana ou mesmo removendo algumas para se ocupar delas no futuro.

As listas podem ser organizadas por ordem de prioridade.

Usar o Power-Up do calendário e outras integrações do Trello também vai ajudar bastante.

Que achou desses 3 quadros do Trello para fazer a gestão de tarefas pessoais e de sua equipe?

Coloque essas dicas em prática e você verá com a “síndrome do Feitiço do Tempo” nunca mais te atingirá toda primeira segunda-feira do mês.


Este post foi escrito pela equipe do Trello, um software que permite trabalhar de forma mais colaborativa e completar mais tarefas.

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