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Dificuldade em entregar seus trabalhos? Está na hora de aprender como fazer um quadro de tarefas eletrônico!

08/03/2019
quadro de tarefas

Desespero! 😱 Aquele relatório 📈 para ontem não vai ficar pronto nem amanhã… 🤦‍♂

Os posts do blog? Sem publicação faz 10 dias. Academia 💪? Vida social 💃? Família 👨‍👩‍👧‍👦? Nem sabe mais o que é isso…

Se sua vida está se transformando em um caos nada organizado, está na hora de aprender a como fazer uma lista de tarefas.

É rápido, fácil e você pode usar um software gratuito para isso. O mesmo usado pelo Google. Bom, não?

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Saiba mais: Gestão de tarefas: como organizar seu trabalho com 3 quadros do Trello e escapar do “Feitiço do Tempo”

Como fazer um quadro de tarefas e voltar a ter uma vida normal

Se você se identificou com alguns dos problemas apontados acima, é sinal de que você precisa parar, respirar e tomar as rédeas da situação. É hora de gerenciar melhor sua rotina diária.

Nossa sugestão? Use um quadro organizador de tarefas. De preferências, inspirado na metodologia kanban.

Não sabe o que é kanban? Veja aqui: Sistema Kanban: como usar essa “moda” que já tem quase 60 anos

E mais: um quadro de tarefas diárias talvez seja pouco. Talvez um quadro de tarefas semanal, ou mesmo mensal, possa ser a solução ideal.

Achando que isso é complexo? Na verdade, não! Aprender como fazer um quadro de tarefas é muito mais fácil do que você imagina.

E, para isso, recomendamos que use umas das ferramentas de gestão de equipes mais populares do mundo: o Trello.

Sabe o que é melhor? Além de uma ótima ferramenta, ela é gratuita!

Como usar o Trello para criar quadros de tarefas

O Trello se baseia na metodologia kanban e usa quadros com listas de tarefas.

Para aprender como usá-lo, recomendamos a leitura de alguns posts de nosso blog:

Se depois desse verdadeiro seminário sobre o Trello você ainda tem dúvidas, acesse estes quadros inspiradores do Trello, neste link.

Como fazer um quadro de tarefas com Trello

Na verdade, não precisa ser necessariamente com o Trello. Pode ser com o Google Sheets também, ou mesmo à mão.

Só que o Trello foi criado exatamente para este tipo de quadro. Portanto, acreditamos que ele pode te trazer os melhores resultados.

A ideia é a seguinte: você vai criar um quadro em que uma coluna tem as sua tarefas “estocadas”. Outra coluna, suas tarefas em andamento e, no final, as tarefas já realizadas.

Vamos batizar assim as colunas:

  1. Tarefas
  2. Em andamento
  3. Realizadas

O esquema é simples: conforme suas tarefas vão surgindo, você as coloca na coluna “Tarefas”. Pode organizá-las em ordem crescente de prioridade.

Assim, que inicia uma tarefa, passa (arrasta e solta) para a coluna “Em andamento”. Ao terminar, terá a satisfação de passar para a coluna “Realizadas”.

Assim, só de bater os olhos, você sabe quantas tarefas estão em andamento, quanto foram concluídas e quantas precisam ser terminadas.

Dê um nome bem claro para suas tarefas, como “criar post”, “fazer relatório”, “apresentar orçamento”, “reunião com cliente” etc.

No Trello, você pode colocar diversos detalhes para cada tarefa, além do nome, como data de entrega, checklist de etapas, anexar arquivos e imagens que podem te ajudar e muito mais.

Confira também: Veja como montar sua lista de tarefas diárias e ter total controle do seu dia

Turbinado seu quadro de tarefas

Sabia que seu quadro pode ser melhorado?

Para isso, basta acrescentar mais 3 colunas. Veja:

Em vez de uma única coluna “Tarefas”, você pode dividir essa coluna em três:

  • “Tarefas do dia”
  • “Tarefas da semana”
  • “Tarefas do mês”

Assim, você tem uma noção não apenas da sua carga de trabalho diária, mas o que precisa ser feito na semana e no mês.

Dessa forma, ao final do dia, pode transferir tarefas da coluna semanal para a diária e da mensal para a semanal, ganhando mais ciência do que vem pela frente.

Outra coluna muito interessante é inspirada em quadros de tarefas scrum. Trata-se da coluna “bloqueado”.

Coloque-a entre a coluna “Em andamento” e a coluna “Realizadas”.

Assim, toda vez que estiver fazendo uma tarefa, mas não puder concluí-la porque surgiu um problema que outra pessoa precisa resolver (falta de informações, por exemplo) você a coloca ali.

Dessa forma, sabe que precisa solicitar que tomem as providências necessárias para concluí-la

Veja também: Procurando um app para organizar tarefas? Selecionamos 10, dos clássicos até os RPGs

Integre seus quadros de tarefas com outras ferramentas, e vice-versa

Já pensou se além de todas essas facilidades, você pudesse receber tarefas automaticamente de outras ferramentas, ou notificar e enviar informações diretamente do quadro Trello para elas?

A Pluga desenvolve automatizações entre ferramentas. Assim, você ganha tempo e produtividade para realizar suas tarefas.

Confira algumas dessas integrações, prontas para usar. Não leva nem dois minutinhos para ativá-las:


Leia mais: Gestão do tempo no trabalho: não seria gestão de tarefas no trabalho?

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