BI: o que é? Como funciona + principais benefícios e objetivos

BI, o que é essa sigla e por que ela é importante para as empresas? Se essas dúvidas ficam “martelando” na sua mente, então você chegou ao lugar certo!

Ao longo deste artigo sobre o que é Business Intelligence e para que serve, vamos trazer jutamente essas respostas – além, claro, de mostrar como você pode adotar a metodologia na sua empresa.

Então, vamos lá!

Para começar, BI é o mesmo que Business Intelligence ou, em português, Inteligência de Negócio.

BI também pode ser entendido como um conjunto de boas práticas que oferecem às organizações mais segurança para a tomada de decisões estratégicas.

Entre os objetivos do Business Intelligence estão:

Redução de gastos;
Melhor aproveitamento dos recursos; e
Ampliação da produtividade do negócio.

E isso é só um “gostinho” para entender de fato o que é BI 🤯

Parece bom, não é mesmo? Então continue lendo e tire todas as suas dúvidas sobre os benefícios do Business Intelligence.

O que é BI?

Como dissemos anteriormente, BI é a sigla em inglês para “Inteligência de Negócio”. Essa metodologia é um conjunto de processos que transformam grandes quantidades de dados em informações que fazem sentido e que vão, consequentemente, dar suporte à tomada de decisão empresarial.

Desde o início da transformação digital convivemos com uma avalanche de plataformas que oferecem dados sobre tudo, a toda hora – o que pode gerar bastante ansiedade ou até mesmo confusão. Esses são alguns dos motivos que tornam o uso de ferramentas de Business Intelligence um passo tão importante para as empresas.

Afinal, coletar esses dados de forma estruturada e usá-los de forma estratégica, para melhorar os resultados das ações das organizações, é o objetivo do Business Intelligence.

Ao fazer isso o negócio se torna mais competitivo dentro do mercado. 💪🏽

O que é Business Intelligence e para que serve?

De maneira geral, o conceito de Business Intelligence está relacionado à otimização do processo de decisão dentro das empresas. Mas, como isso é feito? 🤔

A partir da coleta, análise e observação dos dados. Com essas ações a empresa tem acesso a informações que ajudam a indicar os caminhos que a organização deve seguir.

Esses dados podem ser gerados, coletados e analisados dentro de todos os setores do negócio, passando por marketing, vendas e atendimento ao cliente, até setores de produção, financeiro e RH.

O funcionamento é simples:

Primeiro a empresa define quais informações são importantes para cada setor;
Começa a coletar os dados;
Dentro do período estabelecido a equipe avalia os indicadores;
Em seguida transforma números em informação; e
Toma decisões mais assertivas.

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Exemplos de Business Intelligence

O que é melhor para compreender alguma ideia senão observar exemplos? Dito isto, para facilitar o aprendizado sobre o BI, o que é, seu funcionamento e benefícios, vamos apresentar um exemplo de Business Intelligence dentro do setor de atendimento.

É válido citar que o Business Intelligence pode (e deve) ser usado para melhorar os processos de outros setores. Este exemplo vai servir apenas como uma base. Confira abaixo.

Júlia trabalha em uma empresa que utiliza a metodologia BI e, entre os indicadores, um dos mais relevantes para a empresa é a taxa de retenção de clientes. Ao final de um mês, sua equipe do setor de atendimento observa que há uma queda no resultado em relação ao período anterior.

A partir desse alerta, outros indicadores relacionados à fidelização de clientes são observados e estudados. A equipe então analisa que há também uma queda na satisfação dos clientes com o suporte por atendimento telefônico. Em paralelo, a equipe também observa que houve um aumento no tempo de espera para suporte por esse canal.

A percepção dessas situações faz com que a empresa reflita sobre como investir em melhorias no atendimento. Alguns exemplos são:

Implementando de chatbots;
Recursos de autoatendimento;
Atendimento Omnichannel.

Quando a empresa de Júlia começa a realizar essas mudanças na área são identificadas diversas melhorias, como:

Redução no volume de chamadas telefônicas;
Diminuição da fila de espera;
Aumento da satisfação do cliente.

A médio prazo, a tendência é que o problema de retenção seja solucionado. O resultado é a melhoria do indicador apontado como problemático no início.

Perceba que sem o controle e análise de dados, talvez a empresa demorasse muito para perceber uma queda na retenção de clientes e levasse ainda mais tempo para entender a fonte dessa perda e contorná-la.

Benefícios do Business Intelligence

Agora que você já viu o que é BI, e um exemplo da metodologia na prática,é hora de entender, afinal, quais os benefícios do Business Intelligence? Responderemos a essa pergunta também utilizando o caso que apresentamos anteriormente.

Ao ter acesso a dados relevantes sobre cada área da empresa, a inteligência de negócio funciona rapidamente permitindo não apenas a identificação do problema, mas também da causa dele.

A rapidez em identificar a causa-raiz e encontrar uma solução reduz o tempo que a empresa sofre com o impacto negativo do problema. Além disso, há uma redução dos gastos envolvidos em tentativas frustradas de resolver um problema, sem saber de fato sua motivação.

Mas, o BI lida apenas com a identificação de falhas, lacunas ou problemas? Não mesmo!

A metodologia também atua na avaliação de oportunidades que podem representar a alavancada da empresa, a otimização de recursos, a melhoria nas taxas de conversão e mais.

Em resumo, o que é Business Intelligence contribui para diversos benefícios, como:

Melhoria do processo de tomada de decisão;
Maior assertividade na correção de falhas e no aproveitamento de oportunidades;
Análise em tempo real do andamento dos processos da empresa;
Redução de custos;
Agilidade na implementação de melhorias e na solução de falhas;
Geração de mais insights sobre oportunidades;
Melhoria nos resultados dos processos da organização;
Descoberta de novas oportunidades de negócios.

Dentro de cada setor existe um conjunto próprio de benefícios do Business Intelligence, que são observados a partir do monitoramento de indicadores.

Resumindo: o BI permite que as empresas parem de tomar decisões sem embasamento e comecem a tornar o processo de tomada de decisão mais eficiente, a partir da análise de dados.

As informações geradas a partir da coleta de dados funcionam como um mapa para a gestão de qualquer negócio. Assim elas contribuem para que o melhor caminho seja trilhado – sempre em busca de alcançar o objetivo mais rapidamente e de maneira mais assertiva.

Quando as decisões organizacionais passam a ser tomadas a partir de dados, há um aumento da eficiência de gestão e todas as áreas da empresa são afetadas.

Business Intelligence vs Business Analytics

Mesmo que agora você já entenda mais sobre o que é BI, a confusão entre o termo Business Analytics (BA) pode acontecer. Embora haja, de fato, uma relação clara entre os conceitos, eles não significam a mesma coisa.

OK, mas qual é a diferença?

Geralmente, o Business Analytics é um termo usado para representar as ferramentas que coletam dados.

Enquanto isso, o Business Intelligence é um conjunto de boas práticas associadas a etapas que vão além da captura de dados, estudando a forma como os dados coletados serão utilizados pela organização.

Complemente seus conhecimentos: As principais ferramentas de gestão empresarial que você pode usar sem um computador

Como implementar o BI na sua empresa?

Até aqui você já entendeu:

O que é BI;
Objetivos do Business Intelligence;
Exemplos de Business Intelligence;
Benefícios do Business Intelligence;
Diferenças entre Business Intelligence e Business Analytics.

Mas, para além disso, como funciona a implementação da metodologia BI em uma empresa? Esse trabalho exige a criação de um processo interno que viabilize as coletas e análises de dados.

A boa notícia é que, com as ferramentas de Business Intelligence certas (incluindo gratuitas) e um bom plano de ação, a empresa terá acesso a tudo o que precisa para tomar melhores decisões e aproveitar todos os benefícios do Business Intelligence que já listamos acima.

Entre as etapas que estão incluídas na implementação de um processo de BI estão:

Escolher sua plataforma de BI;
Envolver profissionais de todas as áreas da empresa;
Definir os KPIs que serão acompanhados de perto;
Integrar os dados de diferentes fontes.

Confira os detalhes de cada um deles a seguir.

1. Escolha sua plataforma de BI

BI é resultado do avanço da transformação digital dentro das empresas, logo, é fundamental ter ferramentas que sejam capazes de lidar com essa tecnologia.

De maneira geral, muitas plataformas que as organizações usam no dia a dia coletam e armazenam dados que podem ser acionados para direcionar o negócio. Mas, também é fundamental contar com plataformas especializadas em BI.

Com elas a empresa tem mais inteligência de dados, facilitando, por exemplo, o cruzamento de informações que oferecem uma visão mais estratégica sobre diferentes indicadores.

Algumas das principais as ferramentas de Business Intelligence disponíveis no mercado são:

Cada uma possui características próprias que vão indicar qual é a ideal para cada negócio.

O Google Data Studio, por exemplo, é uma ferramenta gratuita, que se conecta a diferentes fontes de dados, como o Google AdWords e o Trends. O sistema ajuda as empresas a transformarem dados em relatórios personalizados que podem ser criados conforme a necessidade do negócio.

Ou seja, é uma boa ferramenta para quem está começando e deseja criar dashboards personalizados para analisar dados e resultados.

Outra opção é o IBM Watson Analytics, uma ferramenta mais robusta que permite que o gestor faça perguntas em linguagem natural e receba as respostas que precisa. O sistema possui inteligência artificial que responde ao analista de forma dinâmica, a partir do cruzamento e análise de dados que coletou e organizou.

Diante de tantas diferenças entre as ferramentas disponíveis no mercado, é interessante acessar o site de cada uma e compreender quais os benefícios oferecidos. Ao fazer a sua escolha dentre tantas ferramentas de Business Intelligence, lembre-se de observar a capacidade de integração dela com outros sistemas da empresa.

Por exemplo, a partir da Pluga, tanto planilhas como outras ferramentas de registro de dados podem receber informações de mais de 70 ferramentas como CRMs e software de automação de marketing.

Isso permite que os dados gerados nesses canais sejam compartilhados com as ferramentas de BI. O resultado é uma visão mais integrada, realista e assertiva.

Confira: Automação de processo: 6 impactos positivos na integração de plataformas

2. Envolva profissionais de todas as áreas da empresa

Para que o BI seja utilizado em sua força total dentro das empresas, todos os profissionais devem estar envolvidos nas etapas de:

Implementação das ferramentas;
Definição de indicadores mais relevantes de cada área; e
Acompanhamento dos insights gerados.

Para isso, todos devem ter completa compreensão sobre os impactos positivos que uma ferramenta de BI pode ter nos resultados de cada área.

Os dados gerados pelas ferramentas de Business Intelligence não devem ser usados apenas para apresentações monótonas de gráficos sobre o que já aconteceu na empresa. Ao contrário, as análises de dados devem ter propósitos práticos.

Em outras palavras, aplicar o Business Intelligence está muito mais relacionado ao que vai ser feito pela empresa, do que ao que já foi feito. Envolva a equipe para que todos, sempre que precisarem tomar uma decisão, busquem por dados e embasamento.

3. Defina os KPIs que serão acompanhados de perto

Como falamos no início deste artigo, cada vez mais dados e informações são geradas todos os dias. É por isso que um plano de ação de Business Intelligence deve incluir a definição prévia das métricas que precisam ser acompanhadas pela empresa. Essa ação vai direcionar o trabalho e permitir que as equipes olhem para o que é mais importante.

Como estabelecer isso? O planejamento estratégico do negócio é uma boa fonte de informação, assim como as metas de cada área.

Entre as métricas que são mais relevantes para grande parte dos negócios estão:

ROI;
Produtividade;
Taxa de conversão;
Custo de aquisição de clientes;
Custo por lead;
Lucro líquido;
Crescimento de vendas;
Valor da vida útil do cliente (LVT);
Taxa de conversão;
Custo por contratação.

É importante lembrar que cada organização ou setor deve listar seu próprio conjunto de dados.

4. Integre os dados de diferentes fontes

Como apresentamos brevemente acima, ao implementar o BI as empresas vão lidar com múltiplas plataformas que geram, armazenam e disponibilizam listas de dados relevantes para o negócio.

Além das ferramentas de Business Intelligence ainda é preciso considerar as ferramentas de cada setor. Alguns exemplos são:

CRM de vendas;
Software de automação de marketing;
Sistema de gestão financeira;
Controle de estoque.

De fato, quase tudo hoje, mesmo nas pequenas empresas, é feito por intermédio de tecnologia, sistemas e ferramentas que oferecem dados.

E qual é a melhor forma de otimizar o uso do BI dentro da empresa? 🧐

Apenas três palavras: integração de ferramentas!

Com a integração de ferramentas, todos os dados, de todas as plataformas, se tornam mais acessíveis às pessoas envolvidas dentro da empresa. Essa estratégia facilita a tomada de decisão e a visão global do negócio, além de contribuir para decisões setoriais.

Por exemplo, os dados gerados dentro do CRM de vendas podem – e vão – impactar nas decisões de marketing. Logo, a integração dos dados gerados pelas ferramentas de cada área, quando integradas, possuem ainda mais valor.

Como viabilizar tudo isso? Uma boa opção é explorar as integrações desenvolvidas pela Pluga , que foram criadas com o objetivo de facilitar os processos de gestão empresaial – inclusive a relação da sua empresa com seus clientes, leads e prospects.

São dezenas de ferramentas que podem ser integradas sem que você precise se preocupar com uma linha de código sequer. Entre essas ferramentas que são integradas pela Pluga estão plataformas de análise de dados, planilhas, sistemas de marketing, vendas, finanças, projetos e muito mais!

Acesse o site, conheça as ferramentas que podem ser integradas e dê um passo em direção à criação de um negócio escalável.