[GUIA] Como fazer controle de estoque no Excel? 5 passos
Share on twitter
Share on linkedin
Share on facebook

Não tem coisa pior para um cliente que fazer um pedido em uma loja, seja física ou virtual, pagar por ele e, na hora de receber o produto, descobrir que não existe a quantidade desejada no estoque. 😡

Essa situação, além de frustrar seu cliente, causa uma impressão ruim da sua marca. E ninguém quer isso, né?

Por isso, o controle de estoque no e-commerce (e no comércio em geral) deve ser bastante rigoroso.

Mas, você sabe como fazer controle de estoque no Excel? Essa é uma forma de melhorar a gestão de estoques rapidamente, usando uma ferramenta bastante popular e fácil de usar.

E mais: você consegue integrar o Excel com outras ferramentas online, como seu meio de pagamento, loja virtual, ERP e muitas outras para automatizar as saídas de estoque.

E a boa notícia é que essa integração não leva nem 2 minutinhos para ser configurada – e nem é preciso entender nada de programação!

Quer ver como fazer controle de estoque no Excel dessa maneira?

Então, continue a leitura. 😉

Você pode também baixar um modelo pronto de planilha feito pela Pluga para fazer seu controle de estoque no Excel:

O que é o controle de estoque?

O controle de estoque pode ser entendido basicamente como o processo de acompanhar, organizar e contabilizar todos os produtos ou matéria prima utilizados em um negócio. 

Por exemplo, imagine que você é dono de uma papelaria, o que é preciso ter no seu estoque para que seus clientes não “fiquem na mão”?

Partindo do mais básico: papel e artigos de secretaria. Mas, como definir o que, e a quantidade certa para não faltar e nem sobrar produtos no estoque?

É a partir dessa pergunta que você precisará analisar uma série de fatores para definir um número X de produtos que precisarão constar no estoque em um período semanal, mensal ou semestral. Quais são eles? Podemos citar alguns como:

  • Conhecer o mercado ao qual está inserido;
  • Definir personas e entender seus hábitos de consumo;
  • Analisar o planejamento financeiro.

Com um número de estoque definido, realizar o controle dele torna-se tarefa indispensável para a manutenção de um bom serviço e uma experiência benéfica para os seus clientes. Muitas empresas ainda realizam essa tarefa de maneira unicamente manual.

Mas, a tecnologia está aqui para nos ajudar! Ferramentas como o Excel otimizam esse trabalho.

Portanto, para além da compreensão de como fazer controle de estoque manual é importante entender também como fazer controle de estoque no Excel.

Importância de fazer o controle de estoque

Agora que você já entendeu o que é controle de estoque e quais os principais fatores que precisam ser avaliados para que a quantidade de produtos siga uma base sólida, ficam algumas perguntas, como por exemplo: por que e como fazer controle de estoque no Excel?

Para não deixar sua mente confusa, vamos por partes ok? 😅

Realizar o controle de estoque na sua empresa carrega uma importância muito grande na trajetória de sucesso de um negócio. Mas calma, não há motivo para nervosismo!

Separamos os 5 principais benefícios de fazer uma planilha de controle de estoque da entrada e saída de materiais. São eles:

  • Melhor controle do que entra e sai na empresa;
  • Definição mais sólida do que é preciso comprar;
  • Menos gastos desnecessários;
  • Melhora a experiência do cliente;
  • Aumenta a credibilidade da marca.

Confira a seguir os detalhes de cada um deles.

1. Melhor controle do que entra e sai na empresa

O primeiro fator que se destaca ao realizar um controle de estoque no Excel, está no próprio nome. Afinal, ter o controle otimizado de tudo o que entra e sai na sua empresa, unificado em uma planilha do Excel simplifica o trabalho de quem faz esse estoque e também do atendente ou vendedor.

Com um controle de estoque mais manual, a probabilidade de algum erro passar é maior. O motivo é que em uma planilha do Excel você pode automatizar processos que levariam mais tempo se feitos manualmente. Por exemplo:

  • Soma do que entrou no estoque;
  • Saída de materiais do estoque;
  • Contagem total de produtos;
  • Produtos mais vendidos no dia;
  • Acompanhamento da evolução dos preços dos produtos.

Quer saber como tornar sua planilha do Excel mais inteligente? Clique abaixo e aprenda agora de maneira simples e prática com o robô plugalático!

2. Definição mais sólida do que é preciso comprar

Com um controle de estoque mais otimizado, definir o que é preciso comprar fica mais simples. Afinal, você poderá visualizar em um mesmo local tudo o que tem no estoque e o quanto de receita será repassada para a compra de produtos ou matéria prima.

Sem esse controle, não há informação confiável sobre o que é, de fato, importante constar no estoque. Por consequência, sua empresa acaba não tendo noção do que seus clientes mais compram e pode deixar alguém frustrado por não oferecer a opção de maneira suficiente para comportar a demanda.

3. Menos gastos desnecessários

Seguindo o pensamento do benefício anterior, ao entender como fazer controle de estoque no Excel e começar a colocá-lo em prática, você terá menos gastos desnecessários. O motivo para isso é bem simples, é quase que uma reação em cadeia, observe abaixo.

Controle de estoque mais otimizado > saber o que é preciso, de fato, comprar > economizar em produtos ou matéria prima desnecessários.

Portanto, ao mesmo tempo que um controle de estoque mais assertivo irá te auxiliar em aplicar seus recursos de maneira mais inteligente, seus clientes não ficarão frustrados. Muito bom, né? Mas não para por aqui não!

Continue a leitura para saber os outros dois benefícios de fazer uma planilha de controle de estoque de entrada e saída de materiais.

4. Melhora a experiência do cliente

Se você pensa que aprender como fazer controle de estoque no Excel é algo que não impactará diretamente na relação com os seus clientes, esse é um engano! Já “pincelamos” no decorrer deste conteúdo algumas ligações entre controle de estoque e relacionamento com o cliente, mas separamos um tópico exclusivo para que essa importância fique mais evidente.

Lembra da reação em cadeia que comentamos anteriormente? Os clientes também são impactados por ela.

Com um controle de estoque eficiente nunca faltará produto na prateleira da sua loja. Logo, a clientela não ficará frustrada e sua experiência será benéfica.

5. Aumenta a credibilidade da marca

O último dos principais benefícios adquiridos ao aprender como fazer controle de estoque meticuloso e, principalmente, no Excel é o que todo empreendedor deseja: o aumento da credibilidade da sua marca no mercado.

Pensa com a gente: se o controle de estoque é eficaz e não falta produto para o seu cliente, aumentam as chances da sua empresa ser cada vez mais bem falada, né?

Entretanto, o controle de estoque eficiente não sustenta a boa experiência do cliente sozinho, para que a reputação do seu negócio melhore. É preciso promover uma cultura interna forte, focada no cliente e também nas equipes, além, claro, de um atendimento humanizado e empático.

Como fazer controle de estoque no Excel?

Para começar, você terá que criar uma planilha de controle de estoque. Não tem como fazer controle de estoque no Excel sem contar com uma planilha programada para isso, concorda?

E isso pode até parecer intimidador para alguns, chato para outros e impossível para muitos (hehe 😉).

Mas a boa notícia é que existe uma planilha de controle de estoque de entrada e saída de materiais prontinha para você usar, listada nos modelos de planilhas da ferramenta instalada em sua máquina.

Ou – ainda mais fácil! – você pode baixar uma planilha de controle de estoque no Excel feita pela Pluga, prontinha para você usar:

É isso mesmo! Nada de quebrar a cabeça para criar algo que você já tem pronto e com diversas funcionalidades já programadas, como:

  • Descrição;
  • Quantidade;
  • Preço unitário;
  • Valor de estoque;
  • Nível de estoque;
  • Dias para um novo pedido; e
  • Muito mais.

O único cuidado com esse tipo de planilha de controle de estoque são as entradas e saídas de materiais.

Mas antes de você descobrir como automatizar os lançamentos de saída de sua planilha de controle de estoque no Excel, veja como criar a sua com base nesse modelo disponibilizado pela ferramenta.

Como fazer uma planilha de  controle de estoque: passo a passo completo

1. Abra o Excel em seu computador

O primeiro passo para criar sua planilha de controle de estoque é ter a ferramenta Excel instalada no seu computador. Em seguida clique sobre o ícone e acesse o aplicativo.

2. Acesse a aba “Novo” para criar uma nova planilha

Clique no ícone nomeado de “Novo”. Nele você irá criar uma nova planilha.

como fazer controle de estoque no excel

3. Na tela que vai se abrir você verá um campo de busca

No terceiro passo, vá até o campo de busca e digite a palavra “estoque”.

como fazer controle de estoque no excel

4. Escolha a planilha de sua preferência

Como comentamos anteriormente, a ferramenta oferece diversas opções de planilha de controle de estoque. Escolha o modelo que mais te interessa.

como fazer controle de estoque no excel

5. Vai surgir um descritivo da planilha, clique em “Criar”

Feito todos os passos anteriores, basta clicar em “Criar”.

como fazer controle de estoque no excel

Pronto, agora salve a planilha com um nome e comece a usar suas funcionalidades.

Veja a “cara” de um desses modelos de planilha de controle de estoque pronto:

Tranquilo, não?

E ainda mais simples será automatizar os lançamentos de saída de uma planilha de controle de estoque no Excel.

Veja a seguir.

como fazer controle de estoque no excel

Automatize seu controle de estoque

Sabia que mesmo já entendendo como fazer controle de estoque manual e pelo Excel existe a possibilidade de deixar essa tarefa ainda mais automatizada?

Veja agora como integrar sua planilha do Excel com diversas outras ferramentas online em menos de 2 minutos e ter os lançamentos de saída automatizados!

1- Loja virtual > Excel

Usando esta integração, toda vez que um pedido for processado em seu e-commerce, uma nova linha será adicionada em sua planilha do Excel

Existem integrações prontas para usar com Mercado Livre, WooCommerce, Shopify, Magento e Loja Integrada, mas sempre estamos desenvolvendo novas integrações para você!

2- Meio de pagamento > Excel

Se você preferir, pode fazer a integração diretamente do meio de pagamento, assim, a cada pagamento aprovado, uma nova linha é adicionada no Excel.

Integrações de meios de pagamento com o Excel disponíveis: Vindi, Boleto Simples, Stripe, PayPal, PagSeguro, Pagar.me, Wirecard, MercadoPago, iugu, Asaas e muitas outras a caminho!

3- ERP > Excel

Programas de gestão integrada de seu negócio também podem se comunicar diretamente com sua planilha de controle de estoque no Excel.

Dessa forma, sempre que uma venda for criada no ERP, uma nova linha é adicionada em sua planilha Excel.

O Tiny ERP, o ContaAzul, o Omie e o Bling ERP já estão disponíveis para serem integrados com o Excel e, em breve, outros devem se unir a essa lista.

4- CRM > Excel

Se você usa um CRM para gerenciar suas vendas e o relacionamento com clientes, essa ferramenta também pode avisar quando uma venda foi fechada, o que significa uma saída de estoque.

Assim, se você quiser, a cada oportunidade ganha em seu CRM, uma linha será criada em sua planilha Excel de controle de estoque.

Você já consegue fazer isso com o RD Station CRM, com o PipeRun, Pipedrive e Agendor, mas logo serão mais!

Automatize outros processos na sua empresa!

Agora que você já conheceu o passo a passo completo para  criar  uma planilha de controle de estoque, além de conhecer a importância de saber como fazer controle de estoque no Excel, temos uma pergunta para você:

O que achou da possibilidade de criar novas linhas automaticamente em uma planilha Excel?

As automatizações que citamos foram somente alguns exemplos. A Pluga oferece dezenas de outras automatizações prontas para você usar nos mais diversos tipos de planilhas de controle, não apenas de estoque.

Veja abaixo e automatize seus processos com simplicidade e rapidez.

Esse artigo foi útil para você? 😎
Média: 4.8 / 5

Você também pode gostar

Quer ter uma equipe mais ágil e produtiva mas não sabe por onde começar? Documentar um fluxo de trabalho pode ser o ponto de […]