Como fazer controle de estoque no Excel de forma automatizada?

controle de estoque excel

Imagine a seguinte situação: um cliente faz um pedido, paga por ele e, na hora de receber o produto, descobre que não existe a quantidade desejada no estoque. Existe coisa pior que isso?

Essa situação, além de frustrar seu cliente, causa uma impressão ruim da sua marca. Uma maneira de evitar isso é realizar um controle de estoque bastante rigoroso.

Mas, você sabe como fazer controle de estoque no Excel? Essa é uma forma de melhorar a gestão de estoques rapidamente, usando uma ferramenta bastante popular e fácil de usar.

E mais: você consegue integrar o Excel com outras ferramentas online para automatizar as saídas de estoque.

Quer entender como fazer controle de estoque no Excel dessa maneira? Então, continue a leitura. 😉

O que é o controle de estoque?

O controle de estoque pode ser entendido basicamente como o processo de acompanhar, organizar e contabilizar todos os produtos ou matéria prima utilizados em um negócio

Por exemplo, imagine que você é dono de uma papelaria, o que é preciso ter no seu estoque para que seus clientes não “fiquem na mão”?

Partindo do mais básico: papel e artigos de secretaria. Mas, como definir o que, e a quantidade certa para não faltar e nem sobrar produtos no estoque?

É a partir dessa pergunta que você precisará analisar uma série de fatores para definir um número X de produtos que precisarão constar no estoque em um período semanal, mensal ou semestral.

Quais fatores são esses? Podemos citar alguns como:

  • Conhecer o mercado ao qual está inserido;
  • Definir personas e entender seus hábitos de consumo;
  • Analisar o planejamento financeiro.

Com um número de estoque definido, realizar o controle dele torna-se tarefa indispensável para a manutenção de um bom serviço e uma experiência positiva para os seus clientes. 

Muitas empresas ainda realizam essa tarefa de maneira unicamente manual. Mas, a tecnologia está aqui para nos ajudar! Ferramentas como o Excel otimizam esse trabalho. 

Então, para além da compreensão de como fazer controle de estoque manual é importante entender também como fazer controle de estoque no Excel

Também pode te interessar:

Importância de fazer o controle de estoque

Agora que você já entendeu o que é um controle de estoque e quais os principais fatores que precisam ser avaliados na montagem desse armazenamento, ficam algumas perguntas: por que e como fazer controle de estoque no Excel? 

Para não deixar sua mente confusa, vamos por partes ok? 😅

Realizar o controle de estoque na sua empresa carrega uma importância muito grande na trajetória de sucesso de um negócio. Mas calma, não há motivo para nervosismo! 

Separamos os 5 principais benefícios de fazer uma planilha de controle de estoque da entrada e saída de materiais. São eles:

  • Melhor controle do que entra e sai na empresa;
  • Definição mais sólida do que é preciso comprar;
  • Menos gastos desnecessários;
  • Melhora a experiência do cliente;
  • Aumenta a credibilidade da marca.

Confira a seguir os detalhes de cada um deles.

1. Melhor controle do que entra e sai na empresa

O primeiro fator que se destaca ao realizar um controle de estoque no Excel, está no próprio nome. Afinal, ter o controle de tudo o que entra e sai na sua empresa unificado em uma planilha do Excel otimiza o trabalho de quem faz esse estoque e também do atendente ou vendedor. 

Com um controle de estoque mais manual, a probabilidade de algum erro passar é maior. O motivo é que em uma planilha do Excel você pode automatizar processos que levariam mais tempo se feitos manualmente. Por exemplo:

  • Soma do que entrou no estoque;
  • Saída de materiais do estoque;
  • Contagem total de produtos;
  • Produtos mais vendidos no dia;
  • Acompanhamento da evolução dos preços dos produtos.

2. Definição mais sólida do que é preciso comprar

Com um controle de estoque mais otimizado, definir o que é preciso comprar fica mais simples. Afinal, você poderá visualizar em um mesmo local tudo o que tem no estoque e o quanto de receita será repassada para a compra de produtos ou matéria prima.

Sem esse controle, não há informação confiável sobre o que é, de fato, importante constar no estoque. Por consequência, sua empresa acaba não tendo noção do que seus clientes mais compram e pode deixar alguém frustrado por não oferecer a opção de maneira suficiente para comportar a demanda

3. Menos gastos desnecessários

Seguindo o pensamento do benefício anterior, ao entender como fazer controle de estoque no Excel e começar a colocá-lo em prática, você terá menos gastos desnecessários. O motivo para isso é bem simples, é quase que uma reação em cadeia, observe abaixo.

Controle de estoque mais otimizado > saber o que é preciso, de fato, comprar > economizar em produtos ou matéria prima desnecessários. 

Ou seja, ao mesmo tempo que um controle de estoque mais assertivo irá te auxiliar na aplicação de recursos de maneira mais inteligente, seus clientes não ficarão frustrados. Muito bom, né? Mas não para por aqui não! 🤗

Continue a leitura para saber os outros dois benefícios de fazer uma planilha de controle de estoque de entrada e saída de materiais.

4. Melhora a experiência do cliente

Se você pensa que aprender como fazer controle de estoque no Excel é algo que não impactará diretamente na relação com os seus clientes, já pode ir tirando essa ideia da cabeça!

Já “pincelamos” no decorrer deste conteúdo algumas ligações entre controle de estoque e relacionamento com o cliente, mas separamos um tópico exclusivo para que essa importância fique mais evidente.

Lembra da reação em cadeia que comentamos anteriormente? Os clientes também são impactados por ela. 

Com um controle de estoque eficiente nunca faltará produto na prateleira da sua loja. Logo, a clientela não ficará frustrada e sua experiência será benéfica.

5. Aumenta a credibilidade da marca

O último dos principais benefícios adquiridos ao começar a fazer um controle de estoque detalhado e em uma ferramenta como o Excel é o que toda pessoa empreendedora deseja: o aumento da credibilidade da sua marca no mercado. 

Pensa com a gente: se o controle de estoque é eficaz e não falta produto para o seu cliente, aumentam as chances da sua empresa ser cada vez mais bem falada, né? 

Entretanto, o controle de estoque eficiente não sustenta a boa experiência do cliente sozinho, para que a reputação do seu negócio melhore. É preciso promover uma cultura interna forte, focada no cliente e também nas equipes, além, claro, de um atendimento humanizado e empático.

Como fazer controle de estoque no Excel?

Para começar, você terá que criar uma planilha de controle de estoque. Afinal, não tem como fazer controle de estoque no Excel sem contar com uma planilha programada para isso.

A gente sabe que isso pode até causar um certo calafrio, mas não é preciso tanta preocupação! O motivo? O Excel fornece um modelo pronto de planilha para controle de estoque, basta saber como fazê-la. 🤩

O único cuidado com esse tipo de planilha de controle de estoque são as entradas e saídas de materiais.

Mas antes de você descobrir como automatizar os lançamentos de saída de sua planilha de controle de estoque no Excel, veja como criá-la com base no modelo disponibilizado pela ferramenta.

Como fazer uma planilha de controle de estoque: passo a passo completo

1. Abra o Excel em seu computador

O primeiro passo é ter a ferramenta Excel instalada no seu computador. Em seguida clique sobre o ícone e acesse o aplicativo.

2. Acesse a aba “Novo” para criar uma nova planilha

3. Na tela que vai se abrir você verá um campo de busca

No terceiro passo, vá até o campo de busca e digite a palavra “estoque”.

como fazer controle de estoque no excel

4. Escolha a planilha de sua preferência

Como comentamos anteriormente, a ferramenta oferece diversas opções de planilha de controle de estoque. Escolha o modelo que mais te interessa.

como fazer controle de estoque no excel

5. Vai surgir um descritivo da planilha, clique em “Criar”

Feito todos os passos anteriores, basta clicar em “Criar”.

Pronto, agora salve a planilha com um nome e comece a usar suas funcionalidades.

Veja a “cara” de um desses modelos de planilha de controle de estoque pronto:

como fazer controle de estoque no excel

Tranquilo, não é mesmo? 😏

Se preferir, você pode assistir um vídeo sobre como fazer controle de estoque. Confira abaixo:

E ainda mais simples será automatizar os lançamentos de saída de uma planilha de controle de estoque no Excel. Veja a seguir como fazer isso.

Automatizando seu controle de estoque no Excel

Sabia que mesmo já entendendo como fazer controle de estoque manual e pelo Excel existe a possibilidade de deixar essa tarefa ainda mais automatizada? 

Veja agora como integrar sua planilha do Excel com diversas outras ferramentas online em menos de 5 minutos na Pluga e ter os lançamentos de saída automatizados!

E-commerce + Excel

Quem tem um e-commerce sabe que o controle de estoque é uma das áreas que mais precisam de atenção. Então, nada melhor do que automatizar esse processo e evitar erros.

Integrando o seu e-commerce com o Excel, toda vez que um pedido for processado em sua loja, uma nova linha será adicionada em uma planilha do Excel.

Confira abaixo algumas automatizações prontas para serem usadas.

Meio de pagamento + Excel

Se você preferir, pode fazer a integração diretamente do meio de pagamento. Nesse caso, a cada pagamento aprovado uma nova linha é adicionada no Excel.

Existem diversas integrações de meios de pagamento com o Excel disponíveis. Alguns exemplos são: Vindi, PayPal, PagSeguro, Pagar.me, MercadoPago, iugu e Asaas.

Confira a seguir.

ERP + Excel

Programas de gestão integrada também podem se comunicar diretamente com sua planilha de controle de estoque no Excel. Dessa forma, sempre que uma venda for criada no ERP, uma nova linha é adicionada em sua planilha Excel.

Veja alguns exemplos abaixo.

CRM + Excel

Utilizar um CRM para gerenciar as vendas e o relacionamento com clientes já é um grande meio de otimizar o trabalho dessas equipes. Mas, para além disso, quando integrada ao Excel o controle de estoque pode ficar mais automatizado.

Essa ferramenta pode avisar automaticamente quando uma venda foi fechada, o que significa uma saída de estoque. Assim, a cada oportunidade ganha em seu CRM, uma linha será criada em sua planilha Excel de controle de estoque.

Veja os exemplos a seguir.

Automatize outros processos na sua empresa!

Agora que você já conheceu o passo a passo completo para criar uma planilha de controle de estoque, além de conhecer a importância de saber como fazer controle de estoque no Excel, temos uma pergunta para você: 

O que achou da possibilidade de criar novas linhas automaticamente em uma planilha Excel?

As automatizações que citamos foram somente alguns exemplos. A Pluga oferece dezenas de outras automatizações prontas para você usar nos mais diversos tipos de planilhas de controle, não apenas de estoque.

Para não esquecer!

Como montar uma planilha no Excel para controle de estoque?

A ferramenta oferece diversos modelos prontos de planilhas para controle de estoque, para acessá-las basta: clicar em “Novo“, digitar a palavra “Estoque” no campo de busca e escolher um dos modelos apresentados.

Como automatizar o controle de estoque no Excel?

Utilizando a Pluga é possível integrar o Excel a mais de 80 ferramentas, dentre elas: meios de pagamento, CRM, ERP e lojas virtuais. A partir disso o processo de preenchimento das entradas e saídas na planilha pode ser feito automaticamente.

Esse artigo foi útil para você? 😎
Média: 4.6 / 5
Share on twitter
Share on linkedin
Share on facebook

Você também pode gostar

It’s a Match

Desbloqueie os superpoderes das ferramentas que você mais ❤️

Integre o Asana ao Google Calendar com facilidade na Pluga. Basta: 1. Selecionar a automatização; 2. Conectar as ferramentas; 3. Selecionar […]
Não é novidade que os contratos são peças fundamentais para oficializar acordos e garantir a segurança de todas as partes envolvidas em uma transação […]