Como automatizar a gestão de contratos com ZapSign: 3 exemplos práticos

Agilizar processos burocráticos é algo que muitos profissionais buscam para a sua rotina profissional – e isso pode acontecer em diversos setores. Na área de vendas e financeiro de uma empresa, por exemplo, é necessário acompanhar oportunidades, criar contratos e assinar – ou pedir a assinatura – de documentos e contratos.

No entanto, os fluxos não param quando o documento é criado e enviado para o cliente.

Você pode precisar desses documentos em outros setores da empresa – que vão desde o armazenamento desses documentos até a atualização da plataforma de automação de marketing para ajustar o relacionamento com clientes e prospects. Isso sem mencionar as ferramentas de gestão financeira.

Então fica a pergunta: como agilizar e desburocratizar essa etapa? 🤔

É aí que entra a automação. Você pode criar fluxos de trabalho automatizados, permitindo que você seja eficiente internamente e ao colaborar com clientes.

A primeira dica é contar com uma ferramenta de assinatura eletrônica e digital. A ZapSign, por exemplo, é uma opção.

ZapSign: o que é, como utilizar e benefícios da assinatura digital

Já temos uma solução para a etapa de automatizar assinatura e coleta de assinaturas em documentos, mas e as outras tarefas que se conectam com essa etapa?

Se essa é a sua principal dúvida, só temos uma coisa para te dizer: que bom que você chegou neste conteúdo! 🎉

Vamos te mostrar como integrar a ZapSign com outras ferramentas por meio da Pluga e otimizar também diversas outras áreas da sua empresa.

Vem com a gente!

Como integrar a ZapSign a outras ferramentas?

Antes de te apresentar o passo a passo de como automatizar tarefas integrando a ZapSign com outras ferramentas na Pluga, é comum que quando falamos nesse assunto surja logo uma dúvida: vou precisar digitar algum tipo de código?

Não vai não!

Mas é sempre bom lembrar que para realizar cada uma dessas integrações é preciso que seja feito o login ou cadastro (gratuito) na Pluga. Além, claro, de ter uma conta na ZapSign.

Explicações feitas, agora vamos ao que interessa: como integrar a ZapSign a outras ferramentas? Preparamos um passo a passo com as seguintes ferramentas:

Google Sheets;
RD Station CRM;
Conta Azul.

Vamos a eles!

ZapSign + Google Sheets

Toda vez que um contrato, ou algum outro tipo de documento, é enviado para assinatura, instantaneamente surge uma outra tarefa: acompanhar o status do documento e armazenar os dados deste novo contrato em algum lugar, depois de assinado.

Um trabalho que pode demandar uma boa quantidade de tempo quando feito manualmente, concorda? Isso sem mencionar os famosos erros humanos que podem ser cometidos na hora do CTRL +C, CTRL + V.

É um trabalho tedioso, mas necessário. Mas você não precisa ter uma estrutura robusta para dar conta desse acompanhamento. Uma planilha simples é tudo o que você precisa!

Então que tal fazer com que essas informações sejam adicionadas automaticamente em uma planilha do Google? Assim, você terá acesso fácil e rápido de todos os dados das pessoas e empresas que assinaram algum documento requerido por alguém da sua empresa.

Para que isso seja possível, o primeiro passo é ir até a página da integração entre ZapSign e Google Sheets e seguir os passos abaixo:

Clique em “Fazer essa automatização”;
Conecte suas contas da ZapSign e Google Sheets;
Clique em “Continuar”;
Ajuste as opções da ZapSign, caso considere necessário, e clique em “Continuar”;
Selecione a planilha e página do Google Sheets para onde as informações serão enviadas e clique em “Continuar”;
Caso sinta necessidade adicione alguma outra coluna e clique em “Finalizar automatização”;
Pronto!✨ Sua integração foi feita, agora toda vez que um documento for assinado na ZapSign, os dados serão adicionados em uma nova linha no Google Sheets.

Visualize esse processo abaixo:

Caso já queira colocar a mão na massa, acesse a automatização aqui embaixo.

ZapSign + RD Station CRM

Dependendo do funcionamento do seu negócio, você precisa de uma assinatura antes de finalizar a negociação com os prospects. Por exemplo, se você é uma agência, você precisa se certificar de que certas cláusulas de prestação de serviço sejam acordadas.

A boa notícia é que é possível automatizar alguns processos direto do seu CRM. 🤩

RD Station CRM > ZapSign

Muito provavelmente o seu processo de vendas funciona (mais ou menos) assim: as oportunidades preenchem um formulário em seu site e em seguida alguma pessoa da equipe de vendas entra em contato. Após uma conversa, você envia um orçamento que depende de uma assinatura para que a venda seja concretizada. Correto?

Você pode automatizar toda a preparação deste documento via Pluga. Assim, novos documentos serão preparados quando alguém preencher seu formulário.

Para integrar e realizar essa automatização entre RD CRM e ZapSign, basta ir até a página da integração e seguir os passos abaixo:

Clique em “Fazer essa automatização”;
Confira se o seu plano da ZapSign é um dos que está como API;
Conecte suas contas do RD Station CRM e ZapSign;
Clique em “Continuar”;
Filtre as informações do RD Station CRM, caso sinta necessidade, e clique em “Continuar”;
Ajuste as opções da ZapSign e clique em “Continuar”;
Personalize as informações que serão enviadas entre RD CRM e ZapSign e clique em “Finalizar automatização”;
Pronto! ✨Sua integração foi feita, agora toda vez que uma oportunidade for marcada como venda no RD Station CRM, um documento será criado na ZapSign.

Visualize esse processo abaixo:

Caso já queira colocar a mão na massa, acesse a automatização aqui embaixo.

ZapSign > RD Station CRM

Existe ainda outra situação bastante recorrente: nenhuma venda é definitiva até que você consiga a assinatura necessária, certo? Você pode manter seu CRM sempre atualizado, enviando automaticamente o lead para a etapa de “contrato assinado” quando o documento for assinado.

Por isso, conectar a ZapSign ao seu sistema de CRM usando a Pluga pode te ajudar – e muito – nesse acompanhamento.

Para integrar a ZapSign com o RD Station CRM, por exemplo, basta ir até a página da integração e seguir os passos abaixo:

Clique em “Fazer essa automatização”;
Conecte suas contas da ZapSign e RD Station CRM;
Clique em “Continuar”;
Ajuste as opções da ZapSign, caso considere necessário, e clique em “Continuar”;
Ajuste as opções do RD Station CRM, caso considere necessário, e clique em “Continuar”;
Personalize as informações que serão enviadas entre ZapSign e RD CRM e clique em “Finalizar automatização”;
Pronto! ✨Sua integração foi feita, agora toda vez que um documento for assinado na ZapSign, será criada uma oportunidade no RD Station CRM.

Visualize esse processo abaixo:

Caso já queira colocar a mão na massa, acesse a automatização aqui embaixo.

ZapSign + Conta Azul

Quer outra opção de integração com a ZapSign? Pois é isso que você terá!

Manter as equipes de vendas e financeiro em sincronia garante que os pagamentos serão realizados em dia – o que faz bem para o seu fluxo de caixa.🤑 Mas essa sintonia também é muito benéfica para a experiência de compra dos seus clientes.

Criando uma automatização, você pode manter os dados atualizados também no seu gestor financeiro.

Imagine só criar contratos de compra ou de venda, automaticamente, logo após a assinatura de um documento autorizando a ação? Esse procedimento facilita a organização financeira do seu negócio.

Para automatizar esse processo e integrar sua ferramenta de assinatura digital com o Conta Azul, basta ir até a página da integração entre ZapSign e Conta Azul, e seguir os passos abaixo:

Clique em “Fazer essa automatização”;
Certifique-se de ter a Conta Azul Pro;
Conecte suas contas da ZapSign e Conta Azul;
Clique em “Continuar”;
Ajuste as opções da ZapSign, caso considere necessário, e clique em “Continuar”;
Personalize quais informações serão enviadas entre ZapSign e Conta Azul e clique em “Finalizar automatização”;
Pronto!✨ Sua integração foi feita, agora toda vez que um documento for assinado na ZapSign, será criado um novo contrato no Conta Azul.