Pessoas que cuidam da gestão de micro e pequenas empresas estão sempre querendo descobrir como melhorar sua produtividade e da sua equipe, pois precisam garantir que as tarefas sejam feitas da melhor maneira possível, utilizando o mínimo de tempo e recursos. 

Como já dizia o poeta: “Tempo é dinheiro”.

Vamos além e nos arriscamos a dizer que o tempo é valioso demais para ser desperdiçado. Esse é, por sinal, um dos principais motivos para melhorar a produtividade. Concorda?

Bom, como não queremos perder tempo [e nem dinheiro😌], vamos direto ao assunto. Neste artigo listaremos 10 hábitos para melhorar a produtividade. E a melhor parte: você pode começar a praticar hoje mesmo.

Continue lendo e veja como se tornar uma pessoa mais produtiva!

Conheça 10 segredos para saber como melhorar a produtividade pessoal e como aplicar na sua empresa

Eficácia é mais importante do que eficiência. Peter Drucker, o pai da administração moderna, define os termos da seguinte forma:

“A eficiência consiste em fazer certo as coisas: geralmente está ligada ao nível operacional, como realizar as operações com menos recursos – menos tempo, menor orçamento, menos pessoas, menos matéria-prima, etc…”

“Já a eficácia consiste em fazer as coisas certas: geralmente está relacionada ao nível gerencial”.

Isso faz muito sentido na vida empresarial, certo? Imagine comigo uma sala repleta de funcionários altamente eficientes, trabalhando muito, com recursos escassos em tarefas completamente inúteis. 

Definitivamente não é para ser assim.

Quem empreende sabe que ser eficiente em tarefas pouco úteis é uma completa perda de tempo e dinheiro. Por isso, separamos neste artigo 10 hábitos que vão melhorar a produtividade em seu negócio. Vamos lá!

Veja também: 4 dicas de produtividade para nunca mais sofrer com deadline

1. Participar do suporte ao cliente

Quem gerencia uma empresa diariamente sabe que o verdadeiro termômetro da saúde do negócio são os clientes. Por isso, sempre que possível [caso esse não seja seu departamento] tenha algum tipo de contato com essas pessoas. 

Jeff Bezos, o bilionário CEO da Amazon, por algum tempo disponibilizou um e-mail para que seus clientes pudessem se comunicar com ele. Participar do atendimento pode dar ao gestor uma visão mais clara do que focar, quais os gargalos de produção e quais as oportunidades disfarçadas.

2. Focar nas tarefas mais importantes, e não nas urgentes

Não tem como melhorar a produtividade sem saber direcionar seus esforços adequadamente. 

Um dos grandes vilões de produtividade de uma empresa são os e-mails que trazem tarefas supostamente urgentes. Tudo que é urgente suga energia, gera cansaço mental, e muitas vezes sequer traz um retorno significativo. Por isso, quanto menos você agir nesse estado de urgência, melhor para você e para os seus resultados.

3. Começar o dia cedo

Calma, você não precisa fazer parte do clube das pessoas que despertam às 5 horas da manhã, como é o caso do fundador do grupo Virgin, Richard Branson. 

Entretanto, é verdade que acordar cedo traz inúmeros benefícios – entre eles a vantagem psicológica de já estar na ativa quando a maioria das pessoas ainda está sonhando, além da tranquilidade de poder focar nas tarefas realmente importantes quanto antes.

4. Viver intensamente a cultura da empresa 

A cultura é a fundação de uma empresa. Por isso você deve ser o reflexo desta cultura, a vivendo no seu dia-a-dia, em cada atitude que toma. 

Veja o exemplo de casos, como do Airbnb e do Facebook. Fica até difícil desassociar a empresa de seus fundadores, de tão entranhada que a cultura está neles. 

Segundo Brian Chesky, CEO do Airbnb, “cultura é basicamente uma forma compartilhada de fazer algo com paixão”.

5. Priorizar as palavras tanto quanto os números

Algumas empresas adotam uma prática diária de reunião, nas quais todos os presentes compartilham as atividades do dia anterior e o planejamento para o dia em questão. 

Aqui na Pluga, por exemplo, seguimos esse ritual e – acredite – é muito benéfico. Mesmo com parte do time em home office, a equipe consegue se conectar e criar laços afetivos.

Você sabia que as reuniões gerenciais da Amazon começam com 30 minutos de leitura silenciosa? Sim, a estrutura dessas reuniões é baseada em um memorando de 6 páginas que detalha não só os números da empresa, mas também a história por trás. 

Quando foi questionado sobre como melhorar a produtividade em reuniões, Jeff Bezos respondeu com o exemplo citado acima e completou que a necessidade de se comunicar por sentenças e parágrafos obriga o apresentador a pensar profundamente sobre o assunto. Muito bom, né?

6. Utilizar a tecnologia a seu favor

Que tal automatizar alguns processos operacionais? Temos uma grande vantagem de viver em tempos em que a tecnologia é acessível a grande parte das empresas. Então nada melhor que aproveitar esse benefício a seu favor? 

Existem muitas ferramentas e aplicativos que podem auxiliar nas tarefas do dia a dia, e você pode usar e abusar delas, seja para uso pessoal ou profissional.

Alguns aplicativos para organização de tarefas:

Quer mais dicas de ferramentas? Aperte o play:

7. Cuidar da saúde mental

Você não precisa de forma alguma deixar de priorizar sua saúde mental quando o assunto é produtividade. Antigamente se associava, equivocadamente, uma pessoa produtiva a quem sempre dava conta de tudo. A verdade é que dar conta de tudo pode acabar com a nossa saúde mental e física.

Uma pesquisa mostrou que, em 5 anos, o número de afastamentos do trabalho por conta de transtornos mentais cresceu mais de 50%. Entre os principais motivos estão a sobrecarga de trabalho e o assédio moral. 

O ser humano é complexo por natureza e é claro que esses transtornos podem estar relacionados a outros fatores externos ao trabalho. Porém, de certa forma podem afetar o desempenho significativamente. O que é consenso é que cuidar da saúde mental deve ser prioridade.

Com relação à rotina de trabalho, algumas pequenas ações podem ajudar a melhorar a produtividade e cuidar da saúde mental ao mesmo tempo:

  • Faça uma pequena pausa entre uma atividade e outra;
  • Priorize terminar o que você está fazendo;
  • Levante para beber água
  • Desligue a notificação de aplicativos
  • Fale de suas dificuldades.

8. Descansar

Você sabia que descansar é uma das melhores estratégias para melhorar a sua produtividade? Pode parecer um contrassenso, mas é a mais pura verdade.

É muito importante reservar um tempo para o autocuidado e recarregar as baterias. 

Quando se fala em descansar, imediatamente associamos a deitar e dormir. Porém, existem outras formas de restaurar o corpo. E no caso de descanso associado à produtividade temos as seguintes dicas:

  • Faça pausas (como propõe o método Pomodoro;
  • Power naps ou soneca de 20 minutos;
  • Meditação;
  • Se prepare para dormir e realmente durma

9. Revisar os processos internos

Revisar processos pode ser uma ótima maneira de melhorar a produtividade pessoal e também da sua empresa. Sim, vai demandar tempo. Mas os resultados são promissores.

Nesse ponto a análise crítica é essencial: pensar no que está funcionando e continuar ou diminuir/acabar com o que não está.

Alguns processos operacionais minam a energia tanto da pessoa gestora como da equipe. E então – advinha?! – acabam com a produtividade.

Alguns pontos a serem analisados:

  • Fluxo de trabalho;
  • Entregas (o que é realmente prioridade);
  • Relação entre gestão e equipe;
  • Satisfação das pessoas do time com a função que exercem;
  • Gerenciamento de equipe.

Sabemos que revisar processos internos não é uma tarefa fácil nem rápida. Porém, se for necessária, com certeza os benefícios podem ser imensuráveis. Imagine poder mudar toda uma estrutura de uma empresa onde se estabeleça uma relação de íntima confiança entre liderança e equipe? Pense nisso. 💡

10. Automatizar tarefas

Chegamos ao final da nossa lista. E para fechar com chave de ouro, que tal automatizar tarefas repetitivas?

Algumas tarefas são bem chatas e você pode realizar integrações entre ferramentas e com isso aumentar sua produtividade ou da equipe.

Lembra que falamos anteriormente sobre o uso de ferramentas para melhorar a produtividade?

Pois bem: tudo que é bom, pode ficar melhor. Então, atenção às boas notícias: dezenas de ferramentas disponíveis no mercado podem ter suas APIs conectadas, permitindo que você automatize processos para liberar espaço mental (e tempo) para outras atividades. 

Afinal, se dedicar ao que realmente importa é produtividade. 

Veja alguns processos na organização de tarefas que podem ser automatizados:


E aí, você aplica um destes hábitos de sucesso para melhorar a produtividade na sua vida e no dia-a-dia empresarial? Me conta aqui nos comentários. 

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