Como priorizar tarefas e ter uma rotina mais organizada Como priorizar tarefas e ter uma rotina mais organizada escolhendo o método certo de trabalho
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Você costuma iniciar as manhãs com muita disposição, mas quando chega na metade do dia já não sabe mais se casa ou se compra uma bicicleta? Não se preocupe: você está longe de ser a única pessoa que precisa entender melhor como priorizar tarefas para manter a rotina mais organizada. 📝

Na correria do dia a dia, muitas vezes fazemos as coisas no automático. Ou seja, acabamos nos prontificando a resolver todas as tarefas que surgem na nossa frente, sem estabelecer critérios. Mas você já parou para pensar o quanto isso pode ser prejudicial tanto para você quanto para a empresa?

Será que fazer uma pausa para estabelecer parâmetros para se organizar e saber como priorizar essas tarefas não seria uma melhor solução?

Confira nesse artigo porque e como priorizar tarefas de uma maneira mais eficiente e organizada – e se tornar, assim, uma pessoa mais produtiva.

Como organizar tarefas

Para você entender como organizar suas tarefas de uma maneira simples e objetiva, primeiro você precisa saber exatamnete que tarefas são essas.

Você deve estar pensando: mas isso é muito óbvio!

Só que não é. A verdade é que raramente visualizamos as tarefas como um todo, localizando cada uma delas dentro do contexto de tudo aquilo que devemos fazer. Por isso fica tão difícil estabelecemos critérios para, então, sabermos como priorizar

Por isso, o primeiro passo para organizar as tarefas é listá-las em algum lugar. Só assim você poderá ter uma visão mais ampla do cenário.

Se a sua lista de tarefas estiver desorganizada, dificilmente você conseguirá ter uma real noção sobre o fluxo de trabalho a ser cumprido.

Imagine a seguinte situação: você terá uma reunião na qual precisará colaborar com uma apresentação sobre as métricas da empresa. Só que para montar a apresentação você precisa acessar alguns dados, aos quais você ainda não solicitou acesso. Pois bem, como você vai apresentar sem essas informações em mãos? E o pior: imagine que a apresentação é no dia seguinte.

Conseguiu entender a importância de organizar as tarefas?

Para priorizar tarefas é necessário olhar para tudo que precisa ser feito e distribuir dentro de um cronograma. Para isso você precisa:

  • Listar todas as tarefas;
  • Definir horários;
  • Ter um calendário e
  • Se planejar.

Pareceu muito complicado? Calma! Existem algumas metodologias que podem te ajudar nessa empreitada. Continue a leitura e confira 3 métodos de priorização de tarefas.

3 métodos de priorização de tarefas

Você é do time de pessoas que, antes de lavar a louça suja, organiza os elementos em grupos? Seja por categoria de uso ou formato? Ou você é do tipo “mão na massa” e simplesmente sai lavando – a começar por aquelas no topo da pilha? 🤔 Se você faz parte do primeiro grupo (das pessoas que arrumam a louça e começa pelas panelas) — parabéns! — você está praticando a priorização de tarefas. 

Vamos combinar: as panelas são os utensílios maiores e mais chatinhos de serem lavados. Mas é necessário que estejam sempre limpas, ou na próxima refeição elas podem ser motivo de você ter que pedir comida.

Ok, pedir um delivery eventualmente não é ruim – mas não é exatamente lucrativo para o seu bolso, nem muito saudável, concorda?

Então! Não saber qual tarefa você deve priorizar naquele projeto super importante que está gerenciando, isso sim pode ser desesperador.

Uma boa estratégia para conseguir priorizar suas tarefas é se basear em algum modelo pré estabelecido. Existem diversos métodos de produtividade que você pode aderir. Qual o melhor? Depende do seu perfil.

Separamos abaixo 3 metodologias de priorização de projetos e tarefas bastante populares: 

1. Matriz BASICO

É muito comum que seja preciso migrar não só de uma tarefa para outra ao longo de um dia (ou semana) de trabalho. 

Muitas vezes precisamos voltar nossa atenção, também, a mais de um projeto. É nesse cenário que entra a matriz BASICO, criada por Charles Kepner e Benjamin Tregoe em 1981.

Focada na priorização de projetos, seu nome é uma sigla, que significa:

  • Benefícios, Abrangência, Satisfação, Investimentos, Cliente externo e Operacionalização.
  • Benefícios para sua empresa: aqui você deve avaliar qual o retorno que seu negócio terá com a atividade ou projeto.
  • Abrangência dos resultados: quais serão os beneficiados pela tarefa ou projeto? Nesse ponto você precisa ter uma visão mais ampliada sobre os resultados: eles serão de curto, médio ou longo prazo?
  • Satisfação dos colaboradores: as pessoas que trabalham em sua empresa têm satisfação em desempenhar suas funções ou se sentem acolhidas pela gestão? Esse quesito busca avaliar como o projeto a ser desempenhado impactará a equipe.
  • Investimentos necessários: o projeto vai demandar muito investimento? Nesse ponto é isso que é levado em consideração.
  • Cliente externo: o cliente é a razão da empresa existir e todos os esforços das ações devem ser planejados para que ele tenha a melhor experiência com o produto oferecido. Sobre o projeto a ser executado, o que ele trará de melhoria para o cliente?
  • Operacionalização: quais os recursos necessários para a execução do projeto? Nesse item você deve refletir sobre as inúmeras variáveis que podem interferir na execução do projeto. Por exemplo, sua empresa precisa gravar um vídeo institucional, caso você esteja usando essa matriz no planejamento é necessário pensar em aluguel de equipamento e espaço, contratação de atores, criação de roteiro, entre outras coisas.

Essa matriz é bem completa para planejar projetos grandes, daqueles que mobilizam toda a empresa.

2. Matriz Eisenhower

Esse método de priorização de tarefas recebe o nome de Dwight Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos, e possui 4 critérios de avaliação de prioridade:

  1. Importante e urgente = tarefa deve ser realizada imediatamente;
  2. Importante, porém não urgente = atividade pode ser executada em médio ou longo prazo;
  3. Urgente, porém não importante: tarefa pode ser realizada em outro momento, ou seja, depois das tarefas dos critérios 1 e 2, ou mesmo delegada para outra pessoa;
  4. Não urgente, não importante: atividades que podem esperar para serem feitas, ou mesmo eliminadas.

A matriz é bem enxuta e conta com critérios bem nítidos de classificação. Essa objetividade facilita bastante a classificação e distribuição de tarefas. Com ela, você, rapidamente, saberá como priorizar suas tarefas.

3. Método Eat the Frog

Esse método de priorização de tarefas te incentiva a vencer a procrastinação logo no início do dia.

Eat The Frog ou Coma o sapo, em tradução livre, provém de uma citação do escritor norte-americano Mark Twain:

| Se é seu trabalho comer um sapo, é melhor fazê-lo logo pela manhã. E se é seu trabalho comer dois sapos, é melhor comer o maior primeiro.”

Pode parecer esquisito, mas faz todo sentido. Imagine o quão ruim deve ser comer um sapo? 🐸 Pois é, então é melhor que seja logo, não é verdade? 

Agora, trazendo essa analogia um tanto quanto estranha para o assunto desse artigo: não é melhor comer logo o sapo, ou melhor, realizar a tarefa mais difícil e chatinha pela manhã?

Ao analisar sua lista de tarefas planejadas para aquele dia, procure identificar, dentre as prioridades, qual é o “sapo” do dia – e comece por ele. A sensação de dever cumprido quando se termina algo complicado é ótima.

Agora que você já conheceu 3 métodos de priorização de tarefas, que tal escolher o mais adequado ao seu perfil de trabalho? Eles podem te ajudar a priorizar tarefas e organizar melhor sua rotina. Decida o melhor método para a sua produtividade pessoal:

Como priorizar tarefas na prática

Escolha um método de trabalho

Como já mencionamos acima, o primeiro passo para você se tornar expert na arte de priorizar tarefas é definir um método de trabalho. Aqui neste artigo você ficou sabendo de 3, mas existem uma infinidade de métodos para diversos níveis de projeto. 

O importante é: se organize e aplique a metodologia diariamente

Se você não tinha o hábito de organizar suas tarefas através de uma metodologia, pode ser que a princípio surja alguma dificuldade para a implementação. Mas nada que um pouco de persistência e repetição para incorporar o método na sua rotina.

Seguir rotineiramente um método de trabalho fará com que você não fique batendo cabeça todo dia sobre o que é mais importante ou urgente, por exemplo. 

A metodologia adotada por você te poupará de perder tempo escolhendo ou refletindo sobre o que é necessário fazer. Por isso escolha com consciência e caso seja necessário faça ajustes para se adaptar a sua rotina.

Delegue tarefas

Delegar tarefas pode ser o segundo passo a seguir, depois que você já tiver um método de trabalho estabelecido. Eu vou te explicar o porquê: ao organizar suas tarefas você terá mais consciência sobre quais delas você pode atribuir para as outras pessoas da sua equipe.

Ao delegar tarefas, você evita a sobrecarga de trabalho com coisas que as outras pessoas da sua equipe também estão aptas a fazer.

E se você não está totalmente convencido de que delegar tarefas te ajudará a organizar tarefas, confira mais 3 benefícios:

  • Mais tempo livre para focar na estratégia de crescimento da sua empresa;
  • Engajamento da equipe com os projetos e
  • Sensação de pertencimento da equipe.

Ouça sua equipe

Muitas vezes quem está na liderança se vê em um mar tão intenso de tarefas administrativas que acaba tendo pouco tempo de troca com a equipe.

A habilidade da escuta é algo a ser desenvolvido, não só no âmbito profissional como no pessoal. A pessoa que possui essa habilidade se torna mais empática, e, portanto, com maior poder de engajamento.

No quesito profissional, ter essa habilidade fará com que você se conecte mais com sua equipe e com as principais demandas das pessoas e da sua empresa. 

Cada pessoa do seu time sabe o que precisa ser melhorado para facilitar seu trabalho. Faça o teste, pergunte agora mesmo para alguma pessoa da equipe: peça sugestões de melhoria tanto no seu trabalho quanto na empresa e veja que ele terá a resposta na ponta da língua.

Com relação às tarefas é sempre bom consultar o time a respeito da viabilidade das demandas do projeto. 

Você verá que nem sempre algo que precisa ser feito está na lista do que vai ser feito. Por isso, ao distribuir as tarefas de um projeto você deve perguntar para a pessoa responsável por executar aquela tarefa se ela concorda com o prazo de entrega, por exemplo.

Outro benefício de ouvir sua equipe é conferir quais tarefas são realmente prioritárias para aquele momento.

Ouvir a equipe para priorizar tarefas também é tornar a sua gestão mais humanizada.

Se comprometa com o seu trabalho

Em um mundo ideal, você teria total controle das suas tarefas e prazos de entrega. Acontece que vivemos no mundo real, e pode acontecer de você não conseguir entregar no prazo estabelecido — e outras pessoas dependem de você para dar continuidade ao projeto. É muito chato quando isso acontece né?

Tudo bem, imprevistos acontecem. O mais importante é não deixar que eles virem rotina.

Ao se comprometer com o seu trabalho, você assume também os desafios pertinentes à atividade.

Quanto mais você planejar suas tarefas, mais controle você terá sobre elas e pode até mesmo entregar com antecedência.

Use ferramentas de gestão de tarefas

Embora o bom e velho caderninho de papel seja um ótimo aliado para a organização pessoal de tarefas, ele não é totalmente seguro. Acidentes simples como um esquecimento em um banco de ônibus podem deixar meses de preparação e planejamento para trás.

Nesse sentido, a tecnologia nos oferece a segurança nos backups da nuvem. Se perdermos o smartphone, por exemplo, sabemos que não perdemos a informação contida nele.

Outras vantagens das ferramentas web na gestão de tarefas são:

  • A informação está conosco o tempo todo, em qualquer lugar;
  • Tarefas podem ser facilmente organizadas e reorganizadas e
  • A flexibilidade do formato digital permite uma fácil reorganização de projetos à medida que as tarefas evoluem.

Enfim, a tecnologia está aí para te ajudar a ter uma rotina mais organizada e uma ótima opção é contar com ferramentas de gestão de tarefas. Confira algumas: 

Esses são apenas alguns exemplos, mas a verdade é que existem diversas opções disponíveis no mercado.

Automatize processos

Se você realmente quer saber como priorizar tarefas você não pode deixar de realizar integrações entre ferramentas. 

Ao automatizar processos, aquelas tarefas chatas e repetitivas sem função prática ou estratégica serão executadas por robôs – liberando tempo e espaço mental do seu time. De bônus muito retrabalho pode ser evitado, como por exemplo, você ter uma planilha sem erros.

A Pluga permite que você faça integrações incríveis com dezenas de ferramentas disponíveis no mercado, sem que você precise saber sobre programação ou desenvolvimento.  

Veja alguns exemplos:


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