Empreendedorismo

Como fazer um plano de ação 5W2H em 10 passos

23/09/2019
Como fazer um plano de ação 5W2H

5W2H? 🤔 O que é isso afinal? A fórmula química de alguma nova substância? ⚗

Bem, se você não está familiarizado com esse conjunto de letras e números, aqui vai uma dica: trata-se de 7 perguntas, em inglês. 5 delas iniciadas pela letra W e 2 pela letra H.

Ao responder essas 7 perguntas você define todas as informações necessárias para fazer um plano de ação.

Se você quer saber mais detalhes sobre disso, confira este post de nosso blog: Ferramenta 5W2H: definição imediata de tudo que é preciso fazer em um projeto

Depois, leia este artigo e descubra definitivamente como fazer um plano de ação 5W2H.

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Leia também: Curadoria Pluga: 10 melhores cursos de produtividade

Como fazer um plano de ação 5W2H em 10 passos práticos

Se você já leu o post com a definição da ferramenta 5W2H sabe que as perguntas são:

  • What? = O que?
  • Why ? = Por quê?
  • Where? = Onde?
  • When? = Quando?
  • Who? = Quem?
  • How?= Como?
  • How much? = Quanto?

Mas não basta respondê-las. É preciso de um pouco mais para entender como fazer um plano de ação 5W2H. Confira o passo a passo.

Confira também: Ganhe tempo na organização de projetos usando templates de roadmap

1- Crie uma equipe para te ajudar

Não tem como fazer um plano de ação 5W2H sozinho. Por isso, monte uma pequena equipe para ajudá-lo nessa empreitada.

Um grupo de 3 pessoas, incluindo você, é mais do que suficiente. Lembre-se: não se trata do time que vai tocar o projeto, mas da equipe que vai elaborar, ao seu lado, o plano de ação 5W2H.

2- Reúna todas as informações necessárias

Essa é uma tática muito usada em para estimular a criatividade. A coleta de informações já inicia processos mentais de entendimento do problemas a ser resolvido e desperta insights, ainda inconscientes, em seu cérebro.

Essas ideias serão “reveladas” na hora de responder as perguntas. Além disso, sem informações suficientes e dados confiáveis, não haverá como fazer um plano de ação 5W2H de qualidade.

3- Defina o que vai ser feito

Qual o escopo do projeto? Defina em poucas palavras uma visão futura do que será realizado.

Por exemplo: escolher, orçar e comprar novos computadores para o departamento de vendas.

4- E o porquê

Porque é bem diferente de o que. Trata-se do objetivo a ser alcançado, o desafio por trás do plano de ação.

Em nosso exemplo poderia ser algo como: aumentar em 15% a produtividade do setor de vendas com a renovação de todos os seus computadores.

Um bom objetivo precisa ser quantificado numericamente. Assim, é fácil monitorar o progresso do projeto em direção a essa meta. Além disso, fica mais claro para a equipe o que será cobrado delas ao final do plano de ação.

5- Onde o plano de ação será realizado?

Seguindo com o exemplo, podemos dizer que o plano de ação ocorrerá na área de vendas vendas da empresa.

Mas essa informação não é suficiente. É necessário definir também os locais em que serão realizadas as reuniões, a troca de informações e a tomada de decisão sobre o projeto.

Isso pode ser em um local físico, como salas de reunião, ou virtual, como softwares.

6- Deixe claro quando tudo deve ser entregue

Agora, crie um cronograma com todas as entregas necessárias para que o plano de ação se concretize.

É importante definir etapas ou fases para o projeto e determinar quais atividade marcam o início e o término dessas etapas. Dessa forma será muito mais fácil acompanhar o andamento do plano de ação.

7- Estabeleça responsabilidades: quem vai fazer o que

As atividades de seu plano de ação precisam contar com responsáveis por realizá-las.

Algumas atividades podem ter mais de um responsável, um grupo que trabalha para que ela seja realizada com sucesso. Nesse caso, defina um líder que vai responder por sua execução.

Ao saber quem realiza cada atividade, isso facilita para que todos os envolvidos no projeto cooperem entre si e até cobrem o andamento de tarefas das quais dependem para realizar as suas próprias.

8- Como as coisas serão realizadas?

Estabeleça a metodologia de trabalho, os softwares que serão usados e padronize outros detalhes para que todos “falem a mesma língua” e não haja conflitos na forma como os trabalhos são realizados.

9- E quanto vai custar tudo isso, afinal?

Da mesma forma que foi criado um cronograma para o projeto, é preciso criar um orçamento. Assim, todos sabem seus limites de gastos e o gestor do projeto pode pedir relatórios periódicos para verificar se estão sendo respeitados.

10- Consolide as informações

Como você viu são muitas informações para serem compartilhadas com a equipe. Por isso, o ideal é usar uma planilha eletrônica ou softwares de gestão de projetos, como o Trello ou a Asana.

Dessa forma  tudo ficará documentado e poderá ser compartilhado de forma ágil pela equipe. Além disso, essas ferramentas ajudam a monitorar os trabalhos, ajustar demandas e fazer novas solicitações.

Agora que você viu como fazer um plano de ação 5W2H, confira uma outra forma de fazer um plano de ação, seguindo outra metodologia, neste vídeo criado pela Siteware:

Leia mais: Tire do papel seu plano de ação para aumentar a produtividade

Saber como fazer um plano de ação 5W2H é uma maneira de como aumentar a produtividade de sua empresa. Mas existem outras.

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