Empreendedorismo

Como organizar uma empresa desorganizada com seus apps nas nuvens e os pés no chão

08/08/2017
como organizar uma empresa desorganizada

Documentos arquivos e planilhas espalhados por diversas máquinas; processos confusos e sem padronização, tornando-se ineficientes; equipes e projetos sem o controle adequado e a colaboração necessária.

Não é preciso muito para uma empresa que cresceu se dar conta de que está na hora pôr a casa em ordem e dar aquele passo adiante, rumo a uma administração mais estratégica e sem improvisos.

Quer saber como organizar uma empresa desorganizada e tornar o seu trabalho e de suas equipes mais produtivo?

Temos um roteiro em 3 passos que pode ser de muita ajuda, confira e aproveite!

banner-footer-blog-curso-produtividadeSaiba mais: API Trello: é muito mais fácil gerenciar projetos e equipes integrando diversos apps

Como organizar uma empresa desorganizada

Informações, processos e projetos, está será a ordem das nossas sugestões para ordenar uma empresa desorganizada.

1- Cada coisa no seu lugar

É normal as empresas terem planilhas das mais diversas funções (financeiras, dos contatos dos clientes, tabelas de preços etc.) e outros tipos de documentos importantes, como templates de apresentações ou de orçamentos, que são constantemente atualizados.

Mas com quem está a última versão? Em que máquina foi salva?

Se sua empresa ainda padece desse mal, saiba que a solução é muito simples e barata: Drives na nuvem, como o tradicional Dropbox, o Box ou ainda as versões que permitem a edição dos documentos no próprio drive, de forma colaborativa e simultânea, em tempo real, dando muito mais agilidade à troca de informações, como é caso do Google Drive e do OneDrive.

Saiba mais: Integre Google Sheets e Google Docs via API com outros apps

Outra dica interessante é sobre suas senhas. Com tantos apps, redes sociais, drives, contas bancárias e e-mails sendo usados, é comum as pessoas esquecerem suas senhas ou, pior, guardá-las anotadas em documentos, o que é bastante inseguro.

Para resolver isso, use a 1password, uma ferramenta que centraliza suas senhas, tudo criptografado, e você passa a acessar os sites que deseja com um simples clique do mouse.

2- Como organizar os processos em sua empresa?

Primeiro vamos entender o conceito de gestão por processos: processos são sequências de tarefas ordenadas cronologicamente. A gestão por processos visa tornar cada um deles o mais eficiente e eficaz possível.

Para isso – e você, com certeza, já ouviu falar – usam-se fluxogramas de processos, como este, do qual destacamos um trecho:

como organizar uma empresa desorganizada

Mas fique tranquilo, para desenhar esses processos, hoje em dia, existem softwares de interface intuitiva (tipo arrasta e solta), gratuitos e que você pode acessar pela nuvem, muito fáceis de operar, para que você entenda plenamente o que está correndo em sua empresa em cada etapa dos processos que ela usa.

Esses softwares são chamadas de plataformas Low Code BPM.

Usando BPM (sem complicações!) para organizar seu negócio

O BPM (Business Process Management), Gerenciamento de processos de negócios, em português, permite, depois de analisar esses fluxogramas, determinar claramente o que cada um deve fazer em sua empresa e de que forma.

Com isso, você pode descobrir que existem desperdícios ou gargalos, por exemplo, e ainda que algumas tarefas são repetitivas, chatas e agregam pouco valor ao seu negócio, mas tem que ser feitas.

Um exemplo típico é a emissão das notas fiscais eletrônicas em um e-commerce. Imagine uma loja online que faz centenas de vendas por dia. Para emitir cada uma das notas fiscais correspondentes a cada pagamento aprovado pelo sistema de pagamentos, um funcionário terá que digitar os dados em outro app, o emissor de notas fiscais.

Puxa vida! Não seria bem melhor usar o tempo desse funcionário para fazer outras tarefas mais valiosas para seu negócio, como prospectar ou qualificar clientes?

É aí que entra outra maneira de como organizar uma empresa desorganizada com ajuda da nuvem: integrar e automatizar tarefas repetitivas por meio de API.

Como usar integrações via API para organizar seus processos

De um lado o sistema de gestão de pagamentos aprova uma compra, de outro, o app de emissão de notas fiscais precisa dos dados da compra, para fazer a emissão da nota.

E se esses dois apps “conversassem” entre si, pela nuvem, e as informações do pagamento fossem direto para o emissor de notas fiscais?

Além desse trabalho ser muito mais assertivo, seu processo teria menos erros, ficaria mais organizado e seu funcionário estaria livre para se ocupar de algo mais produtivo.

Para fazer isso basta integrar os dois apps por meio de uma API, protocolos da internet que fazem os apps “conversarem”. O que, aliás, é a especialidade da Pluga.

Acesse este post de nosso blog e entenda tudo isso em mais detalhes: Automatize mais que a Emissão de Notas com o Nfe.io

3- Gerencie equipe e projetos com agilidade

Não tem como organizar uma empresa desorganizada se seus projetos não têm um controle centralizado e sua equipe não encontra as informações que precisa ou não entende completamente o que tem que fazer.

Para isso, o mercado está bem suprido de apps de gestão de equipes e projetos, como o Trello, o Asana, o Jira, o BaseCamp e muitos outros.

Fizemos uma seleção de vários deles nesta portagem de nosso blog, vale a pena você dar uma olhada e identificar aquele que combina melhor com seu estilo de trabalhar: Produtividade nas alturas com softwares de gerenciamento de projetos

Como organizar uma empresa integrando tudo isso

E sabe como você pode deixar sua empresa ainda mais organizada? Integrando seus apps preferidos entre si e tornando seus processos muito mais ágeis e assertivos.

Você pode integrar, por exemplo, seu app de gerenciamento de pagamentos ao seu disparador de e-mail para incluir cada novo cliente que fez uma compra em uma lista de disparo específica.

E este é apenas um de vários exemplos. As possibilidades são muito grandes para quem quer saber como organizar uma empresa desorganizada através dessa tática de integração de aplicativos.

Se você quiser conhecer algumas das integrações mais usadas, baixe nosso e-book gratuito e veja como centenas de empresários estão se beneficiando deste tipo de solução:

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  • Carione

    Excelente blog e conteúdo!

    Gostaria de compartilhar com vocês o nosso também: http://gestaodeequipes.com.br/viloes-da-produtividade-das-equipes/

  • Rita Lopes

    Ola, Concordo com Carione excelente blog e e conteúdo.. você esta apresentando um assunto muito importante para cada empresa – agilidade e gerenciamento. Concordo que uma boa organização traz lucros ao negócio, mas fazer tudo isso sozinho sem nenhuma ajuda é um dor de cabeça.. por isso deve se utilzar varias agendas digitais. Na minha vida profissional prefiro seguir Kanban https://kanbantool.com/pt/ – tem uma interface com excelentes gráficos e diversas opções que bastante facilitam o trabalho em equipe.

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