Falhas na comunicação empresarial podem causar uma série de contratempos e insatisfações. Seja entre a organização e os clientes ou entre profissionais da equipe, erros podem custar tempo, dinheiro e engajamento.
Algo tão simples como passar uma informação adiante pode causar problemas graves para uma empresa, o que inclui a perda de um cliente e queda na reputação do negócio.
Por isso, aprender como eliminar erros na comunicação empresarial deve ser uma preocupação constante para todos os gestores.
Mas, como fazer isso?
Sem dúvida, o primeiro passo é mapear os principais problemas da comunicação no trabalho. Depois, você deve compreender quais ações tomar para eliminar ou reduzir essas falhas e como manter uma comunicação mais clara possível.
Criamos este artigo para te ajudar a vencer este desafio. Por isso, continue lendo e anote todos os nossos insights.
Quais são as falhas de comunicação mais comuns?
Afinal, quais são os principais exemplos de falha de comunicação nas empresas? O que é mais comum acontecer? A lista inclui:
- Falta de ferramentas de comunicação;
- Erros de alinhamento de expectativa;
- Problemas com feedbacks no trabalho;
- Falta de integração entre os canais de comunicação.
Entender mais sobre cada um desses exemplos, vai te ajudar a estar alerta para evitar que essas falhas aconteçam dentro da sua empresa.
Por isso, grande parte da solução de um problema no fluxo de comunicação no trabalho está, justamente, em compreender quais são as dificuldades mais comuns.
Fique atento porque é provável que a sua empresa esteja vivendo um ou mais desses contratempos.
1. Falta de ferramentas de comunicação
Quais são as ferramentas de comunicação interna que a sua empresa tem em funcionamento, hoje?
A falta de ferramentas oficiais pode gerar muitas falhas de comunicação.
Usar, por exemplo, o WhatsApp informalmente para solicitar uma demanda para um profissional do setor que você gerencia, pode fazer com que aquela atividade se perca entre outras mensagens que ele recebe de amigos e familiares.
Ter canais oficiais para a comunicação interna na empresa gera uma maior segurança de que as ações distribuídas serão cumpridas e acompanhadas.
Por isso, a implementação de canais de comunicação empresarial é um caminho indispensável para reduzir ou mesmo eliminar falhas na comunicação. O Discord é um bom exemplo de ferramenta de comunicação que pode te ajudar com isso!
Entre as opções de plataformas que podem ser usadas para isso estão:
- Slack;
- Softwares de gestão de projetos ou gerenciador de atividades;
- E-mail;
- Fóruns ou comunidades;
- Murais, e mais.
Aqui, vale reforçar a importância de criar emails com domínio próprio, como é possível fazer com o gmail para empresas. Disparar mensagens de um email genérico descredibiliza sua marca diante do consumidor e passa uma imagem “amadora”. Invista na ferramenta se realmente deseja mitigar falhas na comunicação.
Ainda neste artigo falaremos sobre a necessidade de integrar esses canais, para que não haja problemas com o excesso de plataformas e descentralização de informação. Continue lendo para compreender.
2. Erros de alinhamento de expectativa
Essa é uma falha de comunicação empresarial clássica entre negócios e clientes: falta de alinhamento de expectativas.
Quando um consumidor faz uma compra, ele tem um objetivo em mente. Geralmente, o foco é solucionar um problema ou uma necessidade.
Ao assinar o contrato com uma empresa, o cliente tem uma série de expectativas sobre os resultados que serão alcançados ou mesmo sobre a forma de trabalho que será implementada.
Entretanto, quando essas expectativas não são cumpridas, isso se torna um problemão com o qual a empresa precisará lidar.
Esse é um dos maiores exemplos de falha de comunicação nas empresas e um dos que podem trazer as piores consequências.
O risco do cliente insatisfeito deixar a empresa e, pior, sair falando mal dela, é muito grande. Isso impacta não só no seu caixa, mas na reputação da organização.
Segundo pesquisa apresentada pelo especialista Esteban Kolsky, na Callidus Customer Conference, um cliente insatisfeito conta, em média, para 15 pessoas sobre uma má experiência de serviço.
Esse é um erro muito comum e precisa ser eliminado. Para isso, sua equipe de vendas deve ser muito bem treinada para alinhar as expectativas com os clientes antes mesmo do trabalho começar.
3. Problemas com feedbacks no trabalho
A falta de alinhamento de expectativas entre empresa e cliente, pode ser observada dentro da empresa, por meio da ineficiência dos feedbacks no trabalho.
Quando um gestor não é capaz de oferecer um bom feedback aos profissionais que trabalham com ele, é provável que alguma falha na comunicação ocorra.
Isso porque os feedbacks também devem funcionar como um momento de alinhamento de expectativas entre gestores e colaboradores.
O que a empresa espera que o profissional faça e o que o profissional espera da empresa.
É fundamental que essa conversa aconteça de forma transparente e clara, para que não haja disse me disse ou problemas como fofocas de trabalho e insatisfação interna.
Esses inconvenientes podem gerar desmotivação e queda na produtividade das equipes e da empresa como um todo.
Ainda neste tópico, podemos incluir a falta de nitidez em relação ao que o colaborador deve executar como prioridade em seus dias.
Se o gestor não deixa especificado o que deve ser realizado, é provável que a tarefa não fique como o esperado. Isso causa problemas como retrabalho, atrasos no deadline e, mais uma vez, desmotivação.
4. Falta de integração entre os canais de comunicação
Não adianta ter todas as ferramentas de comunicação possíveis para a gestão da equipe e para o relacionamento com o cliente, se essas ferramentas não são integradas.
A falta de integração e a presença de múltiplos canais de contato pode fazer com que as pessoas envolvidas percam alguma informação compartilhada em ferramentas que acessam com menos frequência ou nas quais recebem muitas mensagens diariamente.
Por isso, ao usar ferramentas como e-mail corporativo, Slack, softwares de gestão como o Trello, lembre-se de integrar esses canais permitindo que haja um maior controle e alinhamento das demandas e mensagens compartilhadas.
Sobre esse assunto, temos um material super interessante, gratuito e completo sobre a relação entre Slack e e-mail dentro das empresas. Conhecer mais sobre essas ferramentas vai te ajudar a usá-las de maneira eficiente para melhorar a comunicação no trabalho.
Quais os problemas causados pela falta de comunicação no trabalho?
Entendido quais são as principais falhas na comunicação empresarial, é fundamental que você e sua equipe compreendam os problemas que elas podem causar:
- Atraso na entrega das soluções para os clientes: mesmo que a falha de comunicação não tenha ocorrido diretamente com o cliente, existe uma grande chance deles serem afetados por erros internos que geram atrasos em deadlines;
- Aumento dos custos associados ao retrabalho: erros na comunicação causam maus entendidos sobre as tarefas que deveriam ser executadas. O resultado é a necessidade de fazer novamente o trabalho;
- Ampliação dos custos, que estão associados ao retrabalho, seja de insumo, tempo dos profissionais envolvidos ou outros gastos,
- Desmotivação dos colaboradores, profissionais desmotivados produzem menos e isso impacta a sua empresa como um todo. A falta de comunicação, feedbacks, transparência e a necessidade de fazer uma tarefa duas vezes são causadores da insatisfação interna;
- Insatisfação dos clientes, erros na comunicação com os consumidores, desalinhamento de expectativas, atrasos e outros problemas associados à falhas na comunicação reduzem a satisfação dos clientes, o que pode impactar na permanência deles no negócio.
Mesmo com tantos problemas associados à falta de comunicação interna e externa, nem tudo está perdido. Algumas boas práticas vão te ajudar a solucionar essas demandas.
Como resolver as falhas na comunicação empresarial?
Tudo o que você deseja é fugir de todos os problemas que apresentamos, não é mesmo?
Então, fica tranquilo porque a seguir vamos apresentar algumas dicas eficientes e que qualquer empresa pode colocar em prática para pôr fim às falhas na comunicação empresarial. Confira:
- Seja claro e transparente ao transmitir informações;
- Dê abertura para que a outra parte fale também e escute com atenção;
- Encoraje a comunicação entre departamentos;
- Crie canais de comunicação oficiais e defina seus papéis;
- Faça a integração das ferramentas.
1. Seja claro e transparente ao transmitir informações
A primeira dica para solucionar erros na comunicação empresarial não custa nada! É de graça. Ela apenas depende do seu treinamento e boa vontade.
Ser transparente e claro no que está sendo dito é indispensável para garantir que a pessoa que está te escutando realmente está compreendendo o que deve ser feito.
Fique atento a isso para se comunicar dentro da empresa, mas também com outros parceiros e, claro, com os clientes.
Lembre-se de fazer treinamentos com sua equipe para que ela entenda a importância da comunicação nítida e eficiente. Uma boa comunicação depende de todos.
2. Dê abertura para que a outra parte fale também e escute com atenção
É muito comum que a gente exercite apenas a fala, mas ouvir é um dom que precisa ser alimentado e incentivado.
Depois de falar, pergunte ao seu interlocutor se ficou alguma dúvida, se ele sabe o que fazer ou se você pode ajudá-lo de alguma forma.
Deixe sua porta aberta para que dúvidas sejam sanadas e fique atento ao que é falado pela outra pessoa.
Em muitas situações, o que o outro diz mostra se ele compreendeu ou não o que precisa ser feito. Nesses casos, faça correções assertivas e eficientes.
3. Encoraje a comunicação entre departamentos
A falta de comunicação no trabalho é um erro grave e pode ser causado pela departamentalização do negócio.
Reduza o impacto dessa prática, ao incentivar a troca de informações e o relacionamento entre os setores da empresa.
Fóruns e reuniões presenciais que incluam o time todo, pode ser uma boa saída.
A rivalidade entre áreas impede uma boa comunicação e acarreta, entre outros problemas, falhas e perda de informação.
O setor de vendas e o setor de atendimento ao cliente, por exemplo, precisam ter canais de comunicação eficientes para que haja compartilhamento de informações sobre prospects, por exemplo.
Isso é ainda mais importante em empresas B2B com vendas complexas e com alto valor agregado.
4. Crie canais de comunicação oficiais e defina seus papéis
Você vai precisar de canais de comunicação oficiais para que a equipe possa interagir e trocar informações.
Gestores de projetos precisam de ferramentas de gerenciamento de atividade, nas quais possam compartilhar informações sobre tarefas, responsáveis e prazos.
O setor de vendas e atendimento funcionam melhor com a adoção de um CRM para reunir as informações dos clientes.
O Slack é muito útil para a troca de mensagens em tempo real.
Esses são apenas alguns exemplos de ferramentas que podem se tornar os canais oficiais de comunicação da sua empresa.
Crie e compartilhe com a empresa a finalidade de cada uma.
5. Faça a integração das ferramentas
Por último, mas não menos importante, a integração das ferramentas de comunicação da sua empresa é um processo indispensável para garantir acesso e melhor aproveitamento de cada canal.
Seu CRM pode ser integrado ao Google Planilhas, Slack e Mailchimp. Além de diferentes sistemas de gestão de projetos, como o Trello, Asana e muitos outros. Imagine como a gestão da sua comunicação poderia saltar de nível!
Aqui na Pluga, desenvolvemos integrações como essas, para automatizar tarefas repetitivas e gerar mais produtividade e agilidade na comunicação.
Uma das formas de reduzir falhas na comunicação empresarial e oferecer mais estratégia para cada dado e informação gerado na sua empresa é integrar esses canais e oferecer uma comunicação profissional eficiente.
Isso pode parecer muito complexo, mas na prática basta ter ao seu lado os recursos certos.
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