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Como criar planilhas inteligentes Excel automatizadas, em menos de 2 minutos [e sem saber nada de programação]

07/05/2021

Sim, é verdade que muita gente torce o nariz 👃 para o Excel, dizendo que essa não é uma ferramenta adequada para a gestão de projetos, equipes ou de performance.

Mas, com certeza, quem fala isso, já usou sim uma planilha Excel em sua empresa com esses propósitos! 😏

A verdade é que apesar de suas limitações, planilhas inteligentes Excel podem ser muito úteis para qualquer empresa. Além disso, se bem construídas e programadas, podem até promover a automatização de seu negócio.

Duvida?

Então confira neste post como criar planilhas Excel inteligentes em menos de 2 minutos e automatizar os processos da sua empresa, mesmo sem entender nada de programação. 😎

Você vai ver passo a passo como fazer a automação de planilhas Excel, com preenchimento automático de células. Vai ainda aprender a integrá-las a outros softwares hospedados na nuvem, com ajuda das APIs.

Não sabe o que é API? Então, confira: O que é API e como ele aumenta a produtividade nas empresas

Preencha seus dados e assista o tutorial completo!

Leia também: Como fazer controle de estoque no Excel de forma automatizada

Planilha inteligentes Excel: aprenda a criar agora, não leva nem 2 minutos!

Um dos motivos que faz o Excel (ou seu homólogo, o Google Sheets) ser usado em 10 de cada 10 empresas é que todo mundo conhece a ferramenta.

Usar o Excel é fácil e intuitivo. Até mesmo umas programações mais simples, como somatório e média, a maioria das pessoas consegue fazer sem grandes dificuldades.

Mas como criar uma planilha inteligente no Excel na prática? É isso que vamos te mostrar agora. E também algumas outras automatizações com o Excel, muito fáceis e práticas de fazer:

1. Como criar uma Planilha inteligente no Excel

2. Automatização de planilhas Excel em 2 minutos

3. Automatize dezenas de processos com sua planilha inteligente Excel

Como Criar uma Planilha inteligente no Excel

Hoje em dia dominar o Excel é uma das habilidades que todo mundo deveria ter. A ferramenta processa informações em menos de 1 segundo permitindo que grandes quantidades de dados sejam processadas quase que instantaneamente. 
Mas se engana quem acha que esse recurso só serve a grandes empresas. Até mesmo um simples controle diário planilhado, como uma chamada escolar, pode agilizar bastante a rotina de um professor.

O Excel é universal e está longe de ser extinto! Seu sistema operativo é compatível tanto em computadores com o Windows ou Mac OS e hoje você pode encontrar muitos materiais e tutoriais que vão te ajudar a criar planilhas inteligentes.

Realmente o Excel pode se tornar complexo, já que existe uma infinidade de configurações disponíveis para automatizar a troca de dados. Mas existem algumas fórmulas cruciais que tornam as planilhas Excel mais inteligentes e que tenho a certeza que vão melhorar a sua relação amorosa com a ferramenta.

O primeiro passo para criar planilhas inteligentes Excel é saber como (e quando) usar as funções Macro, SOMASE e PROCV.

Estes recursos permitem que informações sejam trocadas entre planilhas, ou até mesmo que uma planilha busque dados de outros aplicativos.

Caso você esteja na dúvida sobre estes termos, aqui vai uma breve explicação:

O que são Macros?

Macros do Excel nada mais são que uma série de comandos que ficam gravados na ferramenta para que possam ser acessados e executados sempre que for necessário. 

Elas existem para que você nunca mais precise fazer a mesma tarefa todos os dias. Por isso, configurar uma macro é uma excelente opção para aqueles que querem automatizar um conjunto de ações e executá-las de uma vez. 

Para que isso aconteça, você precisa “gravar” uma macro que basicamente vai memorizar todos os cliques, tarefas ou fórmulas que você inseriu durante a construção da ação. Depois disso, você vai precisar transformar uma célula em um “botão” e, assim que você clicar nele, todos aqueles passos vão se repetir.

Essa função fica disponível na guia “Desenvolvedor” no painel de controle no topo da planilha. Se você não encontrar essa função, você pode ativá-la nas configurações do Excel. Veja no video abaixo como ativar a função e um exemplo bem simples para você ficar inteirado:

Você pode usar as macros do Excel para, por exemplo:

  • Exibir mensagens quando uma planilha for aberta;
  • Atualizar datas e horas em uma célula específica;
  • Executar a mesma ação em diversas células selecionadas;
  • Identificar fórmulas;
  • Alterar as cores das células de acordo com a ação do usuário;

Etc.

Como usar a função SOMASE do Excel?

Resumidamente, a função SOMASE do Excel é utilizada para somar números a partir de uma determinada condição

Imagine que somos donos de um e-commerce que vende dezenas (ou centenas) de produtos todos os dias, e queremos saber a soma total dos faturamentos de cada dia da semana durante um mês. 

A planilha de controle de vendas é um pouco extensa e para verificar e somar os números de cada dia pode demorar um bom tempo.

Para agilizar esses cálculos, a função SOMASE se torna essencial, porque é através dela que poderemos configurar a soma de quais valores desejamos saber, e em qual intervalo do mês. Tudo conforme nossa determinação. 

No caso deste exemplo, esta soma vai obedecer ao seguinte critério:

| “Some os valores das vendas se o dia da semana for “X”

A sintaxe para utilizar esta função é: SOMASE(intervalo; critérios; [intervalo_soma])

Ficou com dúvida? No vídeo abaixo você vai ver um exemplo bem parecido com o nosso:

Algumas outras situações corriqueiras em que essa função pode ser útil:

  • Controlar entradas e saídas em uma planilha de Fluxo de Caixa; 
  • Atribuir comissões aos vendedores da equipe de vendas;
  • Realizar análises parciais de faturamento;

Etc.

O que é e como usar a função PROCV no Excel? 

Talvez essa seja a função mais utilizada no Excel porque ela permite que você encontre um registro, em um grande intervalo, que esteja vinculado com a informação que você já tem em mãos. 

A sintaxe para utilizar esta função é: PROCV(chave_pesquisa; intervalo; índice; [classificado])

Mas como assim? 

Suponhamos uma situação em que você está procurando por um produto específico em uma lista extensa de mais de mil itens cadastrados com seus respectivos códigos de barra. 

Você já sabe qual é o código do produto, mas vai levar muito tempo procurando em cada linha da planilha qual é o nome do produto correspondente àquele código.

Usando a função PROCV, em poucos segundos o Excel vai te revelar o nome que você está procurando. No vídeo a seguir, está bem detalhado o passo a passo dessa função:

Algumas adaptações dessa fórmula podem permitir que você encontre uma informação com mais de um critério, como por exemplo a busca por uma carga que chegou em um determinado dia, entregue por uma determinada empresa. 

A função PROCV é bem versátil e pode ser utilizada para diversas finalidades, dependendo das necessidades da empresa. Com ela você pode:

  • Buscar dados de funcionários (tais como idade, bairro em que moram, data de aniversário…);
  • Controlar o estoque de sua loja;
  • Registrar pedidos de vendas;

Etc.

Agora você já conheceu os principais recursos que podem tornar a sua planilha Excel inteligente. Está parecendo complicado? 

Calma, não precisa ser assim!

Com as dicas que vamos dar aqui, você poderá coletar automaticamente dados de suas ferramentas preferidas, como CRM, automação de marketing, gateway de pagamento, Slack, Trello e muitas outras e usar em suas planilhas inteligentes Excel.

O caminho inverso também é verdade: com a automação de planilhas Excel você consegue enviar os dados de uma linha para outros programas baseados na nuvem.

E a melhor parte: você não vai precisar configurar macros, nem decorar fórmulas ou ter que abrir o outro aplicativo e coletar os dados manualmente para fazer o preenchimento de células.

 Quer descobrir como fazer isso? Então, comece dando uma olhada neste vídeo e veja como é fácil fazer automatizações com a Pluga. Depois, veja a seguir como fazer isso no Excel!

Automatização de planilhas Excel em 2 minutos

Você sabia que é possível tanto preencher uma célula do Excel automaticamente com as informações desejadas que se encontram em outro software, quanto enviar a informação de uma célula do Excel para diversas aplicações integradas através de APIs?

APIs são protocolos da internet que permitem que dois aplicativos online troquem informações entre si. Usando as APIs da maneira certa, é possível integrar ferramentas web e, até mesmo, automatizar tarefas repetitivas.

Dessa forma, sempre que determinada ação acontecer em uma ferramenta, outra ação será disparada em uma segunda ferramenta.

E, dentre esses softwares disponíveis para integrações como essa, se encontra o Excel. 

A Pluga é especializada em fazer exatamente isso: desenvolver integrações entre ferramentas.

No caso do Excel, já criamos algumas dezenas delas, que você pode usar facilmente. Não leva nem dois minutos para fazer a integração e nem é preciso entender nada de códigos ou programação.

Para começar a automatizar sua planilha e utilizar sua nova planilha inteligente no Excel, o primeiro passo é conectá-lo à Pluga. Para isso você deve:

[1] Fazer login na plataforma. Caso você ainda não tenha uma conta, basta realizar o cadastro. Não se preocupe, é grátis!

[2] Na aba de catálogo das integrações com o Excel, procure pela ferramenta que você deseja integrar à sua planilha.

[3] Em seguida, selecione a automatização que você deseja implementar.

[4] Para seguir para o próximo é preciso que você autorize que a Pluga receba e insira os dados que serão transferidos de uma ferramenta à outra. Nessa etapa são realizadas as trocas de chaves de acesso em ambas as contas.

A Pluga se certifica que seus dados estarão em segurança, nossa função é ceder nossa plataforma para que as automatizações aconteçam. Leia mais sobre nosso compromisso nesse link. 

Uma vez que a sua conta do Excel esteja conectada à Pluga, você pode dar sequência a sua automatização.

Quer conhecer alguns exemplos práticos de planilhas inteligentes Excel via integrações? Então, confira! 

Envie ou receba informações de seu ERP

Se você utiliza algum sistema gestão empresarial, uma opção bastante interessante de integração pode ser a seguinte: 

| Toda vez que uma nova linha for criada em uma planilha inteligente Excel, essa informação pode ser enviada para seu ERP – cadastrando um cliente ou fornecedor, por exemplo, ou lançando um “contas a receber”. 

Da mesma forma, se um pedido for criado em seu ERP, uma linha poderá ser acrescentada em uma planilha Excel. 

Para você entender como realizar essa integração para automatizar sua planilha Excel junto ao seu ERP, a seguir vamos te mostrar a seguir um pequeno passo a passo.

A Pluga oferece integrações prontas do Excel com o TinyERP, BlingContaAzul e Omie e sempre está criando novas! Neste exemplo, vamos realizar uma integração entre o Excel e a Omie, mas você pode fazer o mesmo processo com os demais sistemas ERP.

Vamos ao passo a passo?

[1] Conforme detalhamos anteriormente, o primeiro passo logar na Pluga (ou realizar o cadastro)

[2] Na aba de catálogo das integrações com o Excel, procure pelas automatizações com a Omie.

[3] A automatização que criaremos será a seguinte: “quando uma nova linha for criada no Excel, criar um pedido de venda no Omie ERP”.

[4] Ao chegar nesta página de criação da automatização, os passos que você deverá seguir são:

  • Clicar em “Fazer essa automatização”; 
  • Conectar suas contas do Excel e da Omie. 

[5] Feito isso, você vai se deparar com uma tela onde deverá selecionar qual planilha será utilizada como origem dos dados a serem enviados para a Omie.  

Para esse exemplo montamos uma planilha com as seguintes colunas “Nome completo, CPF, Produto, Quantidade, Valor Unitário, Valor Total, Parcelas, Data do Pagamento, Endereço de Entrega, Cidade, UF e CEP.”

Mas você pode (E deve!) criar a planilha com as colunas representando os campos que fizerem mais sentido para a sua empresa.

[6] Você vai perceber que o último campo a ser configurado é o de “Selecione a coluna gatilho”. Nós sugerimos que você adicione a última coluna da sua planilha, para se certificar de que todos os dados que você completou na planilha sejam enviados para a Omie, basta seguir o passo a passo:

[7] É nesse momento que você vai definir quais são as células do Excel que, quando preenchidas, enviarão informações para a plataforma da Omie. Nessa próxima etapa, você vai definir quais as informações que serão enviadas para a Omie. Você verá vários campos que podem ser configurados, tanto obrigatórios quanto opcionais. 

Nós sugerimos que você complete o máximo possível dos campos para se certificar que todas as informações importantes para a sua automatização sejam transferidas, garantindo uma integração mais completa de acordo com os seus objetivos.

[8] Agora é só clicar em “Finalizar Automatização”… e voilá! Em menos de 2 minutos você acabou de automatizar sua planilha inteligente com uma das mais de 70 ferramentas integradas pela Pluga. 

Caso você já tenha feito outras automatizações antes, essa última será exibida no topo da sua lista de automatizações.

Você pode sempre editar uma automatização, duplicar e acompanhar o seu andamento.

E não se esqueça de ativar a integração para que ela possa ir ao ar!


Veja também: ContaAzul ERP: conheça tudo que ele pode fazer para integrar as informações do seu negócio

Envie ou receba informações de sua ferramenta de automação de marketing

Neste exemplo vamos te ensinar como integrar sua planilha Excel com sua ferramenta de automação de Marketing. 

Você pode, por exemplo, criar uma linha na sua planilha Excel automaticamente sempre que um lead se tornar uma oportunidade, ou atingir determinado passo no fluxo de automação (entre outras tarefas de sua ferramenta de automação).

Você também pode automatizar o caminho inverso. Assim, toda vez que uma nova linha for criada em uma planilha, o status do lead pode ser mudado para “cliente”, por exemplo, ou um lead é criado, dependendo do que você definir.

A Pluga tem integrações prontas do Excel com RD Station, Mailchimp, LeadLovers, LAHAR, e E-goi. Com elas você pode criar uma automatização como a que criamos acima.

Leia em nosso blog: Automação de marketing digital grátis: confira 2 opções e mais 6 pagas!

No demonstrativo a seguir, vamos criar uma automatização entre o Excel e a RD Station. Assim como vimos na integração Excel e Omie, os mapeamentos dos campos são bem intuitivos e vão seguir o mesmo fluxo autodidata.

[1] Após realizar o login na plataforma, vamos buscar por Excel e em seguida por RD Station Marketing.

[2] Vamos selecionar a automatização: “Quando uma nova linha for criada no Excel, o status do lead é alterado para “Cliente” no RD Station”. 

Nesse caso, a ação realizada na planilha vai desencadear um resultado RD Station Marketing, mas a Pluga oferece também automatizações que trazem dados da RD Station Marketing para sua planilha Excel.

[3] Depois de escolher a automatização desejada, você também vai precisar autenticar as chaves de acesso de ambas as conta das ferramentas.

[4] O procedimento para mapeamento dos campos desta automatização é extremamente similar ao que fizemos anteriormente, desta vez transportando os dados da planilha inteligente que criou no Excel para a RD Station Marketing:

[5] Após mapear todos os campos desejados, clique em “Finalizar Automatização”. Sua nova automatização está pronta! 

Levam apenas alguns minutos para que os dados comecem a ser compartilhados. Enquanto isso, se quiser, você pode organizar suas automatizações em pastas para facilitar seu acesso.

💡 Quem se importa, avisa! Certifique-se antes de que a planilha que você escolheu para a automatização não contenha dados antigos. O documento deve estar “limpo” e com os cabeçalhos previamente preenchidos para que a integração possa funcionar perfeitamente.

E depois que sua automatização estiver ativa, não apague nenhuma linha já que já foi inserida anteriormente, para não ocorrer qualquer erro nos seus eventos!

Veja também o vídeo: Integração RD Station Marketing e Google Sheets: Enviar leads para uma planilha do Google

Envie ou receba informações de seu gateway de pagamentos

Controlar as entradas registradas pelo seu gateway de pagamento de um e-commerce pode ser bem complexo. Mas você pode tornar esse processo mais fácil e  inteligente, integrando seus lançamentos com uma planilha Excel.  

Você pode, por exemplo, ter uma nova linha preenchida em uma planilha caso um pagamento seja criado; em outra planilha, se ele for recusado; e mais outra, se for aprovado. E assim por diante.

Outra opção, também, é criar cobranças ou clientes na sua plataforma de automação financeira, toda vez que uma linha for criada em determinada planilha.

E para isso as integrações de Excel com ferramentas de gateway para pagamentos são várias! PagSeguro, Pagar.me e Paypal são só algumas delas. Confira aqui todas as possibilidades. 

Planilha Exclusiva para
Controle de Recebíveis

Fizemos uma planilha online que vai te ajudar a:

✓ Melhorar a gestão financeira da sua empresa;
 Acompanhar os 
pagamentos aprovados cada mês;
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curva de crescimento do seu negócio;
 E muito mais!

Média de pedidos recebidos por mês
  • Meu e-commerce está em desenvolvimento
  • Entre 1 e 50
  • Entre 50 e 500
  • Entre 500 e 1.000
  • Entre 1.000 e 1.500
  • Entre 1.500 e 2.000
  • Acima de 2.000

Para você ficar craque, vamos repassar mais uma vez como fazer uma automatização e tornar sua planilha Excel mais inteligente?

Nesse exemplo usaremos o PagSeguro como ferramenta de gateway e o caminho da automatização será o segiunte:

| “a cada pagamento criado no PagSeguro, adicionar uma nova linha no Excel”.

Vamos aos passos!

[1] Primeiramente, você vai precisar criar e nomear uma planilha em branco no Excel onde os dados do PagSeguros serão inseridos. É importante que você não altere nada mesmo, porque os cabeçalhos vão ser criados automaticamente pela automatização que estamos criando.

Quando os eventos começarem a ser inseridos na planilha você pode deixá-la com um formato mais da sua cara, colocando cores ou aumentando o tamanho dos textos. Mas não apague nem altere nenhum dado! 

[2] Depois de criada a planilha é o momento de ativar as chaves de acesso de ambas as ferramentas para conectá-las. Você vai perceber na ilustração abaixo que a Pluga já tem uma conta de acesso no PagSeguro.  Caso seja a primeira vez que você cria uma automatização com o PagSeguro, clique na opção “Conectar conta”. Em seguida forneça o seu e-mail de cadastro na ferramenta e o seu token. Para obtê-lo clique em “Encontrar meu token do Pagseguro” e siga o tutorial.

[3] Logo depois disso, conecte sua planilha do Excel para seguir com a automatização. 

[4] Chegou o momento de configurar os filtros da sua automatização. Aqui você pode definir as condições que determinarão se um pagamento criado no PagSeguro será ou não enviado para a sua planilha.

Se assim desejar, você poderá filtrar por método de pagamento e/ou valor da venda. Por exemplo, você pode escolher computar todos os métodos ou somente aqueles realizados via cartão de crédito, além do intervalo dos valores que você quer monitorar.

[5] Agora você precisa especificar em qual planilha deseja lançar os dados. Lembra aquela planilha em branco que você criou antes? Vamos selecioná-la nesta etapa!

[6] Já chegando no final do fluxo, essa é uma das etapas mais importantes para que você conclua a sua planilha inteligente do Excel. É nesse momento que você vai criar os cabeçalhos da sua planilha, por isso era fundamental que não os criasse antes de configurar a automatização.

[7] Após nomear o cabeçalho, você precisa escolher qual será a informação que será extraída do PagSeguro. Isso vale para cada uma das colunas que estamos criando.

Selecione a informação clicando em +inserir infos do PagSeguro” no campo “Valor da Coluna”. A lista disponível é bem extensa e completa, olha só:

 

[7] Para criar uma nova coluna é bem fácil: basta você clicar no botão azul “Adicionar coluna”, nomear a coluna e definir o seu valor. Abaixo você pode ver alguns exemplos já criados.

[8] Faça a inclusão da coluna e o mapeamento de todos os dados que deseja receber, clique em  “Finalizar Automatização” e pronto! Mais uma automatização criada com sucesso para tornar o preenchimento de células da sua planilha Excel mais inteligente.

Automatize dezenas de processos com sua planilha inteligente Excel

A Pluga tem integrações prontas do Excel com gateways de pagamento, ERPs, ferramentas de automação de marketing, CRMs, ferramentas de gestão de projeto, calendários, marketplaces… 

Esses foram apenas alguns exemplos de automatizações prontas para usar no Excel. Existem dezenas delas esperando por você, veja mais algumas aqui:

Leia mais sobre como fazer a automatização de planilhas inteligentes Excel utilizando as integrações da Pluga:

Aprenda mais sobre como criar uma planilha inteligente Excel

Existe um universo de possibilidades quando o assunto é a utilização de planilhas inteligentes no Excel. Por isso, separamos alguns materiais para você ler, assistir e estudar. 

Assim, esperamos contribuir para que você automatize cada vez mais processos para otimizar o seu trabalho!

Vamos aos estudos?

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