Trello ou Asana: qual escolher? Quais as diferenças e vantagens de cada um?

Quando o assunto é ferramentas para gerenciamento de equipes, tarefas e projetos, duas das principais opções disponíveis no mercado são o Trello e a Asana.

Ambas as ferramentas têm como objetivo ajudar os usuários a organizar e controlar as etapas de um projeto, mantendo os envolvidos devidamente alinhados aos objetivos e prazos que precisam ser alcançados.

Ou seja: tanto o Trello quanto a Asana se propõem a garantir uma gestão de projetos mais qualificada e eficiente. No entanto, existem algumas diferenças entre essas ferramentas que podem te levar a optar por adotar uma ou a outra. 

Se você precisa de uma plataforma para gerenciamento de projetos e está em dúvida entre Trello ou Asana, pode ficar tranquilo(a) que vamos te ajudar a decidir qual é a melhor para você. 😊

Mas, atente-se, ao criar um quadro nessas ferramentas para a sua organização, é importante que seu usuário – e de todos os colaboradores – seja um gmail para empresas. Afinal, é possível usar os gerenciadores para organizar a própria vida também e, dessa maneira, não se misturam demandas pessoais e profissionais.

Nas próximas linhas deste conteúdo, você vai conferir uma análise completa de cada uma das ferramentas individualmente, seguida de uma análise comparativa entre seus pontos-chave, tais como as principais funções, usabilidade, possibilidade de integração e relação custo-benefício. 

E para a leitura ficar ainda mais fácil, preparamos um sumário. Ao clicar, você será levado(a) para a respectiva parte do texto.

Vamos lá?!

Trello: Confira um guia completo para saber o que é e + tudo que você precisa saber sobre essa plataforma de gestão de projetos

Várias empresas (e também pessoas físicas) utilizam o Trello para gerenciar projetos, organizar tarefas, criar fluxos de trabalho mais bem estruturados, incentivar a colaboração e ganhar mais produtividade.

Podendo ser utilizado de forma individual ou em equipe, o Trello é uma ferramenta versátil que permite gerenciar projetos em quadros, listas e cartões.

Convidamos você a continuar a leitura deste conteúdo e conhecer mais sobre o Trello nas próximas linhas. 

O que é o Trello

Podemos definir que o Trello é uma ferramenta online voltada à gestão de projetos. 

Lançado em 2011 no evento TechCrunch pelo engenheiro de software Joel Spolsky, o Trello foi muito bem recebido logo em seu primeiro ano, tanto é que em meados de 2012 ele já contava com mais de 500 mil usuários e, no final do mesmo ano, ultrapassou 1 milhão de usuários.

Em 2017, o Trello foi adquirido pela australiana Atlassian, que pagou US$ 425 milhões pela plataforma. Hoje, o Trello possui mais de 50 milhões de usuários. 🚀

Disponível para desktop e mobile, o Trello é famoso por sua versatilidade. A plataforma pode ser usada tanto para organizar tarefas e projetos pessoais como para empreitadas mais ambiciosas que envolvem muitas etapas e equipes numerosas em grandes corporações.

O Trello encontra-se disponível em Português, Inglês e vários outros idiomas. De interface intuitiva, a plataforma organiza os projetos em quadros, listas de tarefas e cartões com metas e prazos a serem concluídos.

Além disso, o Trello possui uma série de recursos interessantes, como o carregamento de arquivos multimídia, uso de checklists e etiquetas coloridas. Mais detalhes sobre o funcionamento da plataforma você confere no tópico a seguir.

Como funciona o Trello

O Trello funciona sem a necessidade de instalar nenhum software no computador do usuário, basta fazer o login na plataforma pelo seu navegador. Há também o aplicativo disponível para os sistemas operacionais Android e iOS.

O funcionamento do Trello tem como base a metodologia japonesa Kanban, a qual ganhou popularidade no mundo inteiro após ser incorporada à linha de produção da Toyota na década de 1940 e hoje é replicada nas mais diferentes indústrias.

Talvez te interesse ler: Sistema Kanban: absolutamente tudo que você precisa saber

No Kanban, a intenção é permitir que se visualize de forma mais clara cada uma das etapas de um processo, organizando o fluxo de trabalho em um painel no qual as tarefas são divididas em “a fazer”, “em execução” e “concluídas”.

Veja mais sobre Kanban neste vídeo:

Baseando-se no Kanban, o Trello funciona da seguinte forma: cada projeto é representado por um quadro. Dentro de cada quadro, existem listas com diferentes tarefas, as quais são representadas por cartões. E esses cartões podem ser movidos de uma lista para outra à medida em que as tarefas vão progredindo e mudando de status dentro do projeto. 

Se ficou complexo de entender sem visualizar, relaxa! Preparamos um vídeo que explica detalhadamente como funciona o Trello. Dá só uma olhada:

Quer aprender como usar o Trello? Confira também o post Tutorial do Trello: guia ilustrado com passo a passo detalhado

Principais funcionalidades do Trello

Tendo como base tudo o que vimos até agora, é seguro dizer que a principal funcionalidade do Trello é tornar o fluxo de trabalho mais organizado e de fácil visualização.

Além disso, a plataforma se destaca também por possuir API aberta, o que torna possível fazer integrações com várias outras ferramentas que você utiliza no dia a dia, como Dropbox, OneDrive, Google Drive e Slack.

Mas além disso existem alguns “truques na manga” que tornam a ferramenta ainda mais interessante, estendendo suas funcionalidades. Quer ver alguns exemplos?

1. Power-Ups

Os Power-Ups do Trello são pequenos “poderes” ⚡ que você pode adicionar aos cards do Trello com o objetivo de facilitar (ainda mais) o seu dia a dia. Eles permitem que você integre, em poucos cliques, aplicativos que já fazem parte da sua rotina e da equipe envolvida no projeto.

Assim, você evita perder tempo e concentração abrindo outra ferramenta durante a execução de suas tarefas.

2. Butler

Existe também o Butler, uma outra funcionalidade interessante do Trello.

Butler, em inglês, significa “mordomo”.  No Trello, ele é uma espécie de robô automatizador de tarefas que torna possível automatizar trabalhos repetitivos por meio de comandos de linguagem natural.

Para acessar o Butler, é só clicar no “sininho” que fica no canto superior direito dos quadros (boards) do Trello.

Com ele você pode criar regras por meio de gatilhos e elas são cumpridas automaticamente.

Veja alguns exemplos:

• Quando um cartão é movido para “feito”, marcar na data como completo
• Quando uma data é marcada como completa, mover o cartão para o topo da lista

Além disso, é possível criar botões que acionam uma ação no cartão ou mesmo em um quadro inteiro, comandos em função de datas de entrega e comandos de calendário, executados em datas específicas.

Opções de visualização de projeto no Trello

Com a intenção de auxiliar as equipes a quebrarem as barreiras de produtividade, o Trello implementou em 2021 algumas melhorias nas opções de visualização dos projetos.

Com essas modificações, se tornou possível visualizar com mais clareza o progresso do trabalho que está sendo realizado, os principais responsáveis e o status de cada uma das tarefas.

As novas visualizações do Trello são: 

• Cronograma 
• Tabela
• Painel
• Calendário

Veja a seguir como cada uma dessas opções funciona na prática.

1. Cronograma

A visualização no modo cronograma permite que você verifique como as etapas do fluxo de trabalho se encaixam no decorrer do tempo.

Dessa forma, consegue-se evitar o surgimento de lacunas na execução dos projetos que podem acabar comprometendo seriamente os resultados.

No formato cronograma, é possível efetuar ajustes de data em tempo real, corrigindo as datas de entrega à medida em que as prioridades do projeto forem sendo alteradas.

Além disso, você pode também agrupar os cartões do projeto por lista, etiquetas coloridas ou membros.

2. Tabela

Quando há muitas equipes envolvidas na execução de um projeto ou os quadros estão muito cheios, o modo de visualização em tabela é uma boa alternativa para que a leitura das informações seja feita com mais clareza.

Nesse formato, os quadros são separados em abas, dentro das quais os cartões, as listas, as etiquetas e os membros ficam em linhas, tipo uma planilha.

3. Painel

A visualização em modo painel é muito eficaz para comunicar o progresso das atividades e obter insights a respeito do desempenho das equipes.

O painel dá um panorama geral sobre o andamento do seu projeto, apontando informações-chave como prazos para entrega e cartões por membro e por lista.

Ao ativar a visualização no modo painel, fica mais fácil promover o alinhamento entre os colaboradores, antecipar obstáculos e colocar todos na mesma página.

4. Calendário

A visualização em modo calendário permite que você veja o que tem pra ser feito hoje e quais são as previsões de entrega para amanhã e para o restante da semana.

Nesse formato, você tem acesso às datas de início e de finalização das tarefas. E se houver a necessidade de estender o prazo de entrega, basta clicar e arrastar o cartão para a data que você quiser.

As novas visualizações dos projetos na plataforma do Trello estão disponíveis para os usuários dos planos Business Class e Enterprise.

Quais são os diferenciais do Trello?

O Trello é uma plataforma que se destaca das demais ferramentas de gestão de projetos, primeiramente, por ser bastante visual, intuitivo e de fácil manuseio.

Mais do que permitir criar listas e checklists para organizar tarefas, o Trello oferece uma série de recursos que representam importantes diferenciais.

1. Colaboração

Sua interface favorece o trabalho em equipe, uma vez que os quadros podem ser compartilhados com outros usuários cadastrados na plataforma.

Em cada cartão, é possível marcar uma pessoa e atribuir a ela a responsabilidade de concluir a tarefa em questão. Para isso, basta colocar o símbolo “@” antes de digitar o nome dela.

Dessa forma, todas as pessoas com acesso ao projeto saberão quem é responsável pelo quê. Isso garante maior transparência e facilita o monitoramento do progresso das equipes.

2. Etiquetas coloridas

Outro diferencial do Trello se refere às etiquetas coloridas que você pode usar como forma de sinalização do status do projeto, de tarefas específicas ou o grau de urgência, por exemplo.

3. Versão mobile

Também vale a pena citar como diferencial da plataforma o fato de que ela encontra-se disponível em aplicativo para celulares com sistema operacional Android e iOS.

Na versão mobile, o usuário tem acesso às mesmas funcionalidades da versão desktop. Isso permite que se consiga acompanhar, de qualquer lugar, o desempenho dos projetos e ainda fazer alterações.

É possível também configurar as notificações para receber alertas sempre que houver algo de novo nos quadros, listas e cartões.

4. Edição em modo offline

No aplicativo do Trello, você não precisa estar necessariamente conectado à Internet para acessar e editar seus projetos. Todas as alterações serão salvas automaticamente assim que o seu dispositivo se conectar à rede novamente.

5. Extensões para o Google Chrome

Além disso, o Trello possui mais de 20 extensões para o navegador Google Chrome que podem facilitar a gestão de seus projetos.

Utilidades do Trello: para quem o Trello é feito?

Como mencionamos anteriormente, o uso mais comum do Trello é para a gestão de projetos, os quais podem ser pessoais ou profissionais e envolver desde pequenos grupos a equipes maiores.

O Trello é extremamente útil para organizar tarefas e desenvolver fluxos de trabalho mais ágeis e eficazes.

Confira a seguir alguns exemplos de como você pode aplicar  as utilidades do Trello em diversas situações:

Marketing

Seja para lançar um novo produto, desenvolver uma campanha ou criar conteúdo, o Trello pode ser um aliado do time de marketing. Ele permite organizar o trabalho com transparência, alinhar o status, fazer atualizações, promover uma comunicação clara entre os membros e colocar todos na mesma página.

Vendas

O Trello pode ajudar a tornar o time de vendas mais produtivo por meio de uma gestão mais eficaz do fluxo de trabalho, sendo usado como um CRM. A ferramenta permite ter uma visão mais clara de todo o pipeline de vendas e de como cada lead tem evoluído nas etapas do processo comercial.

Gerenciamento de produtos

O Trello pode ser usado em qualquer estágio do ciclo de vida de um produto, desde a idealização, prototipação, teste, lançamento e atualizações.

Recursos Humanos

Com o Trello, é possível melhorar os processos de recrutamento, seleção e onboarding e novos funcionários. Além disso, a ferramenta pode ser uma grande aliada na construção de uma forte cultura organizacional.

Suporte

O Trello também pode ser usado pela equipe de suporte para fazer relatórios de reclamações, organizar o status dos tickets e definir responsabilidades para cada tipo de demanda.

⭐ Caso de uso: Como a Pluga usa o Trello para gerenciar a equipe, compartilhar informações e centralizar insights

Conforme vimos até aqui, existem diversas maneiras de utilizar o Trello e suas funcionalidades. Aqui na Pluga adotamos a ferramenta para gerenciar tarefas, acompanhar o andamento dos projetos, centralizar as informações e tornar o desenvolvimento do produto mais colaborativo. Quer saber como?

A gestão da Pluga é baseada em uma metodologia chamada OKR, e a cada trimestre toda a equipe se reúne para debater quais serão os objetivos e métricas do período e quais as ações (ou tarefas) que nos levarão a obter sucesso.

Uma vez que este levantamento é feito e validado em conjunto, todos os objetivos são lançados em uma planilha compartilhada. Nesta planilha é possível verificar, de maneira mais ampla, cada ação que será realizada no trimestre, a qual objetivo está relacionada, quem é o responsável pela ação e quais os prazos definidos.

Entretanto, sabemos que o dia a dia é bem mais complexo que uma planilha. As tarefas muitas vezes se desdobram em subtarefas, detalhes precisam ser discutidos em conjunto e revisões são necessárias.

É justamente neste contexto que o Trello entra em campo na Pluga.

Aqui, dividimos o nosso quadro (ou board) coletivo em 10 listas diferentes. 5 dessas listas representam os setores da empresa: Atendimento, Tecnologia, Produto, Marketing e Business. 

Outras 4 listas representam os estágios de desenvolvimento das ações: On hold, Under review, Doing (today) e Done. 

Por fim, há uma lista na qual deixamos registrados os templates de processos da Pluga – para que qualquer pessoa da equipe possa consultar a qualquer momento.

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Lembra das tarefas definidas durante o planejamento de OKRs? Pois bem, cada uma delas se torna um cartão (ou card) no Trello. 

Esses cards são, em um primeiro momento, alocados nas listas que representam os setores aos quais pertencem. Um conteúdo para o blog, por exemplo, entra na lista “Marketing”. O desenvolvimento de uma nova integração entra na lista “Tecnologia” – e assim por diante.

Cada um dos cards (ou tarefas) recebe, também, duas tags: uma delas identifica a prioridade da ação (baixa, média ou alta) e a outra identifica qual o setor relacionado. Por fim, o prazo e o membro da equipe responsável pela tarefa são adicionados ao card.

Para deixar as informações ainda mais completas, adicionamos ao campo “Descrição” do card as informações sobre o objetivo do OKR ao qual a tarefa está relacionada, bem como as métricas de sucesso que serão observadas.

Sempre que a tarefa é iniciada, a pessoa responsável por ela “arrasta” o card até a lista “Doing (today)”. 

Caso a tarefa precise ser pausada por algum motivo, ela é “arrastada” até a lista “On hold”.  Caso ela tenha sido finalizada pelo responsável, mas necessite ser revisada por alguém, ela é arrastada para a lista “Under review”. Neste caso, a pessoa responsável pode adicionar um comentário “marcando” o nome de quem deve fazer a revisão:

Por fim, sempre que uma tarefa é finalizada, ela é “arrastada” até a lista “Done”. Como não poderia deixar de ser, usamos (e abusamos) das automatizações da Pluga para agilizar e facilitar a nossa comunicação.

Por isso, sempre que um card é movido para a lista “Done”, ou seja, sempre que uma tarefa é concluída, um aviso é disparado automaticamente em nosso canal do Slack. Para fazer isso utilizamos a automatização  “Quando um card for movido para uma determinada lista do Trello, avisar em um canal do Slack.“.  

É muito valioso para a Pluga que todas as pessoas da equipe possam acompanhar de perto tudo o que acontece na empresa, e possam também vibrar a cada etapa concluída. Essa etapa final, comunicada via Slack, é, portanto, celebrada por todos. 🙂

Para fechar o ciclo, ao final de cada semana os gestores da empresa arquivam os cards alocados na lista “Done”.

Além de utilizarmos o Trello diariamente com este objetivo mais gerenciais, utilizamos ainda outros quadros com objetivos mais específicos (mas não menos importantes).

Por exemplo, é muito comum que os membros da equipe da Pluga tenham ideias para melhorias do produto (ou até mesmo de processos internos). Todas essas ideias são mais que bem vindas, mas tão importante quanto gerar insights é organizá-las e priorizá-las com sabedoria. 

Para isso criamos um formulário de registro de ideias no Google Forms. Através de uma automatização da Pluga, cada vez que o formulário é preenchido um novo card é criado, de forma padronizada, em nosso quadro de insights.

Após revisão pelo time de produto os cards são arrastados até a lista “Good idea / let’s do this” (em português: Boa ideia / Vamos fazer isso) ou são alocados na lista “Doesn’t fit our roadmap” (em português: Não se encaixa em nossos planos).

Seja qual for o destino final dos insights, o Trello nos ajuda a visualizar e organizar nossa “chuva de ideias”.

Além de utilizarmos o Trello para atividades internas, também utilizamos a ferramenta para trabalhos colaborativos com outras empresas. 

Por exemplo, temos um quadro exclusivo para os vídeos do canal de Youtube da Pluga. Ele é compartilhado com a agência que produz os nossos vídeos, e é através dele que trabalhamos de forma colaborativa, trocando ideias, referências e acompanhando prazos.

Turbinando – ainda mais – o seu Trello com integrações (através da Pluga)

Como já mencionamos acima, o Trello oferece alguns recursos de personalização e automatização de tarefas. Mas graças aos superpoderes das APIs {🦸} é possível fazer muito mais com o Trello, conectando-o à outras ferramentas. A Pluga já desenvolveu uma série de integrações via API com o Trello. Veja a seguir alguns exemplos:

Preços: quanto custa o Trello 💰

Se você está interessado(a) em começar a utilizar o Trello, saiba que você pode fazer isso de forma gratuita. No entanto, para ter acesso a mais recursos, existe a versão premium.

No plano anual, você paga US $10 por usuário por mês. Já no plano mensal, esse valor sobe para US $12,50.*

*Valores verificados em março de 2021. Para visualizar a tabela de preços do Trello, clique aqui.

Dentre os recursos na versão paga que não têm no plano gratuito, destacam-se os power-ups ilimitados e o armazenamento ilimitado (250 MB por arquivo).

Gratuito	Business Class	Enterprise
Grátis	Us$ 10 por mês por usuário (plano anual)	Sob Consulta (ideal para mais de 100 colaboradores)
Quadros ilimitados	Tudo do plano Gratuito, mais:	Tudo do plano Business Class, mais:
Power-Ups ilimitados	Visualização Painel, Cronograma, Tabela do time, Calendário, Mapa	Permissões para toda a organização
Até 10 quadros	Checklists avançadas	Quadros visíveis da organização
1 power-up por quadro	1.000 execuções de comandos de automação por time + 200 por usuário, até 6.000 por mês	Gestão de conselho público
Armazenamento ilimitado (10 MB / arquivo)	Armazenamento ilimitado (250 MB/arquivo)	Convidados multi-board
50 execuções de comandos automatizados por mês	Recursos de administração e segurança	Permissões de anexo
Registro de atividades ilimitadas	Templates de quadros do time	Administração de power-up
Aviso de tarefas e datas de vencimento	Coleções	Execuções de comando automatizadas ilimitadas
Aplicativos móveis iOS e Android	Observadores
Autenticação de 2 fatores	Convidados de um único quadro
	Adesivos e planos de fundo personalizados
	Pesquisas salvas
	Suporte Prioritário
	Login pelo Google Apps
	Exportação de dados simples

Bom, agora que você já sabe mais sobre o Trello, que tal conhecer também a Asana para definir qual é o melhor para você ou seu negócio? 👇

Asana: descubra o que é e como essa ferramenta pode tornar a sua gestão de projetos mais eficiente e alavancar seus resultados

A Asana é uma ferramenta que tem como proposta central tornar mais simples os processos de uma equipe de modo a permitir que os colaboradores possam se dedicar primeiramente a tarefas de maior relevância, complexidade e valor.

A plataforma, que é uma das alternativas ao Trello, é totalmente construída para gestão de projetos. Nela é possível promover a conexão entre as metas previamente estabelecidas e o trabalho necessário para que elas se concretizem. Tudo isso em um só lugar.

Ficou interessado e quer saber mais sobre a Asana? Então continue a leitura para conferir um guia completo que vai explicar todos os detalhes sobre essa ferramenta de gestão.

O que é a Asana

A Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos em equipes. Mais voltada para o uso profissional, a Asana organiza desde os mínimos detalhes até o escopo mais amplo e completo do projeto em questão, simplificando todas as etapas e tarefas e indicando a melhor maneira (ou melhor momento) de executá-las.

A plataforma foi criada em 2008 pelo co-fundador do Facebook, Dustin Moskovitz, e pelo engenheiro de software, Justin Rosenstein.

Ambos se conheceram enquanto trabalhavam naquela que hoje é a maior rede social do mundo. Ao observarem que as operações estavam escalando de forma acelerada, Moskovitz e Rosenstein passaram a sentir uma certa dificuldade em coordenar as equipes para realização do trabalho e otimizar o tempo gasto em reuniões, troca de e-mails e busca de dados e informações dentro da empresa.

Em entrevista à Forbes em 2020, Moskovitz disse que:

 “(…) estávamos meio chocados e frustrados com o quanto do nosso tempo coletivo estava sendo usado para tentarmos deixar as coisas claras e todo mundo em sintonia.”

A fim de mudar esse cenário e ajudar os colaboradores no monitoramento de suas próprias tarefas, os amigos desenvolveram uma ferramenta que conseguiu reduzir de maneira significativa o tempo dedicado à organização do trabalho.

Além disso, observou-se um aumento da confiança e clareza por parte dos colaboradores na execução das tarefas diárias.

Satisfeitos com os resultados iniciais da ferramenta, Moskovitz e Rosenstein decidiram fundar a Asana.

A origem do nome Asana

Inspirados nos princípios do budismo, Moskovitz e Rosenstein construíram esse produto com o intuito de levar simplicidade e foco para um contexto que até então era bastante caótico.

Em sânscrito (língua ancestral do Nepal e da Índia), a palavra “asana” significa “alinhamento” (em livre tradução) e é utilizada para se referir a uma postura da yoga que, para sua execução, é necessário ser capaz de unir forma e ritmo e saber manter total concentração mesmo diante de distrações.

A Asana hoje

Após ter imergido na cultura do Facebook que prega o “move fast and break things” (em tradução livre: “seja rápido e quebre coisas”), a dupla de ex-funcionários da multibilionária de Mark Zuckerberg optaram por conduzir a Asana com mais cautela e de forma calculada.

Receosos de fazerem da Asana mais um unicórnio (nome dado a startups com mais de US $1 bilhão em valor de mercado) com tempo curto de vida, Moskovitz e Rosenstein optaram por se concentrar em garantir a viabilidade de longo da empresa.

Em 2020, a Asana registrou um faturamento de mais de US $142 milhões, o que representa um aumento de 86% no comparativo ao ano de 2019.

Atualmente, a Asana faz parte da rotina de mais de 75 mil empresas espalhadas em 190 países, incluindo a Google e a NASA. O valor de mercado da empresa de Moskovitz e Rosenstein é avaliado em US $5 bilhões.

Como funciona a Asana

A Asana é uma ferramenta que funciona como um gerenciador de projetos, permitindo que se explore diferentes fluxos de trabalho para qualquer tipo de equipe.

O funcionamento da Asana ocorre a partir da divisão de equipes de trabalho. A cada equipe podem ser atribuídos diferentes projetos que, por sua vez, são subdivididos em tarefas que poderão ser setorizadas com base em critérios como urgência e complexidade.

Na Asana, você consegue centralizar todas as outras ferramentas necessárias para manter o andamento de seus projetos.

É importante ressaltar que a Asana funciona de maneira mais eficaz à medida em que a comunicação entre os membros da equipe se centraliza nela.

Principais funcionalidades da Asana

A Asana possui uma variedade imensa de recursos e funcionalidades para que você consiga promover o alinhamento entre os colaboradores da sua equipe e garantir que todos os prazos sejam cumpridos e que todas as metas e objetivos sejam alcançados.

Confira a seguir quais são os principais recursos dessa plataforma e saiba como eles podem ajudar em cada etapa dos seus projetos, mantendo todas as informações organizadas e de fácil alcance.

Automatização de tarefas

Uma funcionalidade interessante da Asana se refere à automatização de tarefas. 

Em vez de dedicar tempo e esforços em trabalhos manuais, a Asana permite programar comandos para os processos mais populares, definir regras personalizadas e criar tarefas dependentes que são atualizadas automaticamente sempre que surgir um conflito de agenda.

Assim você pode, por exemplo, mover tarefas de um projeto central para projetos específicos, automaticamente; ou atribuir uma tarefa a um colega em função do status do trabalho (criação para a pessoa X e revisão para a pessoa Y, e etc.) ou ainda alterar datas de conclusão, entre outras automações.

Criação de projetos privados

Na Asana, você pode criar projetos privados e fazer o controle de acesso, definindo quem pode e quem não pode acessar as informações ali compartilhadas.

Criação de campos personalizados

Você pode categorizar as tarefas da maneira que fizer mais sentido para o seu projeto utilizando os campos personalizados. Você pode, por exemplo, criar um campo no qual poderá atribuir o grau de prioridade ou tempo para execução de uma tarefa. Cada campo ficará visível como novas colunas na visualização no modo lista e poderá também ser utilizado como critério de filtro nas buscas avançadas e relatórios (conforme veremos a seguir).

Busca avançada

Há a possibilidade de fazer buscas avançadas na plataforma a partir de múltiplos filtros, tais como projeto, tarefa, participante, comentários, datas, campos personalizados,  etc.

E aqui vai uma dica de ouro {☝}: você pode salvar uma busca avançada para utilizá-la como um relatório futuramente. Na imagem abaixo ilustramos algumas ideias de modelos de busca que geram relatórios bem interessantes:

Geração de relatórios

Na Asana, você consegue gerar relatórios que vão te dar um panorama completo sobre o progresso de seus projetos e sobre a carga de trabalho dos seus times.

Com gráficos atualizados em tempo real, fica mais fácil identificar problemas e limitações para, então, definir ações para melhorar os resultados.

Criação de templates de projetos

A plataforma da Asana permite que você duplique toda a estrutura de um projeto e salve essa cópia para ser usada como template (ou seja, como um modelo) em futuros projetos.

Assim, sempre que um novo projeto for criado a partir deste template, todas as tarefas serão lançadas de maneira automática, ajustando os prazos e atribuições à nova data de início.

Além disso, caso você esteja criando o seu primeiro projeto e tenha dificuldades em iniciar do zero, a Asana disponibiliza alguns modelos prontos para você usar. Basta selecionar aquele que mais se adequa às suas necessidades e clicar em “usar modelo”.

Abaixo você poderá conferir alguns destes templates: [1] Calendário de redes sociais, [2] Monitoramento de contas, [3] Monitoramento de bugs e [4] Implementação de sistemas e softwares.

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Criação de formulários personalizados

Dentro de um projeto é possível criar formulários personalizados para a solicitação de novas tarefas.

Esses formulários permitem que as solicitações sejam padronizadas e alocadas como tarefa dentro do projeto. Assim é possível fazer o registro de novos pedidos de trabalho com mais agilidade, transformando-os automaticamente em tarefas. 

Por exemplo, digamos que a sua empresa conte com um designer responsável pela criação de todas as peças gráficas da empresa. Agora imagine quantos e-mails o designer receberia, muitos deles com informações incompletas. Utilizando os formulários personalizados da Asana você garante que todos os dados serão entregues, que todos do time visualizarão a tarefa e, por fim, garante que o gestor possa ajustar prazos de entrega.

Integrações com outras ferramentas

Conforme falamos em linhas anteriores, a Asana permite que você integre várias outras ferramentas que você e sua equipe utilizam no dia a dia, como o Gmail, o Google Drive, o DropBox, Salesforce, Slack, Zoom e muitos outros aplicativos que totalizam mais de 100 integrações. Mas segura essa informação que mais para baixo falaremos um pouco mais de integrações.

Opções de visualização dos projetos na Asana

Um grande diferencial da Asana é a versatilidade na maneira como você e sua equipe podem visualizar os projetos, dependendo da demanda e do funcionamento da sua empresa. Na Asana, você consegue exibir os projetos em andamento de 4 diferentes formas. São elas:

1. Lista

As equipes podem visualizar de forma imediata o que deve ser feito e quais tarefas são consideradas prioridade.

2. Cronograma

Você e sua equipe podem ver como o fluxo de trabalho é distribuído no decorrer do tempo.

3. Kanban

Em quadros, é possível acompanhar o status de cada tarefa.

4. Calendário

Por meio desse recurso, você consegue centralizar todas as atividades da equipe e conferir o que cada colaborador está fazendo e qual o prazo final para cada entrega.

 

Diferenciais da Asana

A Asana é uma plataforma que possui muitos atrativos, sendo o principal deles a possibilidade de reunir em um único lugar todo o trabalho das equipes envolvidas nos projetos da empresa.

Veja a seguir alguns dos principais diferenciais da Asana e por que você deve escolher essa ferramenta para a gestão de projetos.

Alto nível de colaboratividade

A Asana é uma excelente ferramenta de colaboração. Por meio desta plataforma, você consegue coordenar as diferentes tarefas do seu time de modo a permitir que todos possam visualizar o que cada um está fazendo.

Na Asana dá para compartilhar feedbacks, arquivos de diferentes formatos e ainda atualizar para a equipe o status das tarefas.

Versão mobile

A Asana também opera na versão mobile. O aplicativo pode ser baixado em dispositivos com sistema operacional Android ou iOS.

Pelo celular ou tablet, você e sua equipe poderão acompanhar o andamento do projeto de qualquer lugar. Além disso, é possível também criar tarefas, receber atualizações e anexar arquivos.

Se você estiver offline, fica tranquilo(a) que todas as alterações serão salvas automaticamente assim que a conexão com a internet for restabelecida.

Extensões para Google Chrome

A Asana também disponibiliza para seus usuários uma extensão da ferramenta para o navegador Google Chrome. Por meio dessa extensão, os usuários poderão adicionar e pesquisar rapidamente tarefas na plataforma a partir de qualquer página da web.

Gmail + Asana

Outro diferencial da Asana é que você pode sincronizar a plataforma à sua conta do Gmail. Assim, você pode adicionar tarefas ao seu projeto diretamente da sua caixa de entrada.

Turbine sua Asana com as integrações da Pluga

Pronto! Chegou a hora de falarmos mais sobre as integrações da Asana.

Apesar da plataforma já disponibilizar algumas integrações nativas (como a anterior, com o Gmail), a Pluga desenvolveu diversas outras integrações para você utilizar com a Asana e tornar o dia a dia da sua equipe mais produtivo. Então, você pode gerar uma nova tarefa automaticamente na Asana sempre que, por exemplo:

Suporte ao usuário

A Asana também tem como um valioso diferencial o suporte técnico que ela oferece aos usuários da plataforma. 

A empresa conta com uma equipe preparada para responder quaisquer dúvidas e resolver problemas no uso da ferramenta.

Além disso, os usuários podem acessar conteúdos educacionais e, dependendo do plano contratado, contar com um consultor que vai ajudar a sua empresa a fazer a transição dos fluxos de trabalho para a plataforma.

Para quem a Asana é feita?

A Asana é mais indicada para gestores e equipes. Ela até pode ser utilizada para projetos pessoais, mas há outras ferramentas menos rebuscadas que podem atender plenamente as necessidades dessa natureza.

Confira abaixo algumas das principais aplicações para as utilidades da Asana:

• Planejamento e gerenciamento de eventos;
• Roadmaps de lançamentos de produtos;
• Lançamento de campanha de marketing;
• Planejamento de reuniões individuais e coletivas;
• Planejamento de metas e objetivos da empresa;
• Centralize os feedbacks dos clientes para manter sua equipe atualizada;
• Briefings de criação;
• Estruturação do processo seletivo de novos talentos;
• Onboarding de novos funcionários;
• Gerenciamento de solicitações de suporte de TI;
• Planejamento de sprints e monitoramento de bugs na engenharia de software;
• Elaboração de funil de vendas;
• Monitoramento de contas.

⭐ Caso de uso: Como a empresa “Kuba” usa a Asana

A Kuba é uma empresa de áudio que produz headfones artesanais. Para cada pedido realizado na loja virtual da Kuba, é preciso que seja realizada a montagem, conferência e envio dentro do prazo.

No princípio de sua operação, a equipe da Kuba acessava diariamente o próprio painel do e-commerce para realizar a verificação dos novos pedidos, mas conforme a operação ganhou escala, com mais de 200 pedidos por mês, isso se tornou inviável. Era preciso que todos os setores da empresa pudessem visualizar as informações de forma integrada.

E foi aí que a Kuba adotou a Asana. 🙏

O primeiro passo foi criar dentro da Asana projetos diferentes para departamentos diferentes. Para o setor de montagem foi criado um projeto cujo fluxo de trabalho exibe novos pedidos, quando devem ser montados e quando devem ser entregues.

O setor de envios possui um projeto dentro da Asana para que possa montar as etiquetas de envio, imprimí-las, aplicá-las e por fim despachar o produto. Há ainda um projeto para o pós-venda, onde a equipe pode acompanhar trocas e devoluções.

Como vimos acima, tudo começa quando um cliente fecha um pedido no site: sempre que uma compra é realizada, uma nova tarefa é enviada automaticamente para a Asana (utilizando a integração da Pluga “A cada pagamento aprovado no Pagar.me, adicionar uma tarefa na Asana”) dentro do projeto “Projeto Vendas e envios” – devidamente alocada subtarefa correspondente ao produto vendido. 

A Kuba opta por utilizar a visualização de projetos no formato Kanban, portanto cada pagamento aprovado se torna uma tarefa no formato de “card”.

Cada um desses “cards” traz informações detalhadas sobre o pedido, desde as características do produto como dados para faturamento e envio.

A partir daí a equipe responsável pela logística aloca cada um deles dentro de um novo projeto, chamado “logística”

Este projeto é um compilado visual de quantos produtos de cada linha precisam ser produzidos, e até quando. 

Tal projeto é usado diariamente para informar o atendimento e produção como está o ritmo das coisas.

Conforme os headfones passam de uma etapa de produção para a outra, os cards são movidos pelas etapas. Uma vez finalizada a produção, o cartão referente àquela venda é movido para o projeto de “Envios”, para que as etiquetas possam ser criadas.

Para tornar este processo ainda mais dinâmico, a Kuba utiliza as tags e seu sistema de cores para sinalizar se um pedido será entregue via PAC ou Sedex. Enfim, o produto está pronto para envio.

A Kuba não apaga os cards da plataforma, mantendo assim um registro de tudo que aconteceu com cada um dos pedidos – uma vez que a Asana mantém um histórico de cada tarefa. Assim, mesmo remotamente o time de atendimento consegue acessar os status dos pedidos.

Isso é especialmente importante não só para comunicar prazos aos clientes, mas também no pós vendas. 

Eventualmente pode haver algum pedido de troca e a Kuba possui um projeto à parte na Asana para gerenciar esse tipo de pedido: o produto apresenta defeito? Será preciso substituí-lo como um todo? Então a tarefa é alocada na lista de estornos. Ou então, será preciso realizar um pequeno conserto? Neste caso, a tarefa é alocada na coluna de consertos. 

Por isso o Kuba organiza suas demandas de pós vendas em alguns projetos: 

[1] Projeto Reposições: Organiza visualmente o envio de produtos para o cliente, seja um novo produto completo, ou uma peça específica. 

[2] Projeto Recebidos: Organiza visualmente os produtos que estão retornando à Kuba para algum conserto.

Assim a empresa consegue ter muito mais controle sobre tudo que entra e sai do escritório de forma organizada e visual, minimizando ao máximo erros e atrasos.

Preços: quanto custa a Asana 💰

A Asana possui quatro planos: Basic, Premium, Business e Enterprise. Em relação a este último, os valores são negociados de maneira personalizada, levando em consideração as necessidades da empresa.

• Plano Basic: totalmente gratuito e é destinado para equipes pequenas que estão começando a fazer a gestão de projetos. Os recursos do plano Basic atendem muito bem a esse público, como tarefas, projetos, mensagens, registros de atividades e armazenamento de arquivos ilimitados;
• Plano Premium: tem-se acesso a uma gama maior de recursos, como cronograma, modelos personalizados, busca e geração de relatórios avançados, visualização do progresso e suporte prioritário. O valor do Asana Premium é de US $10,99 por mês por usuário no plano anual ou US $13,49 no plano mensal.
• Plano Business: é voltado para empresas e equipes que têm a necessidade de fazer a gestão de múltiplas iniciativas. Além de todos os recursos presentes no Premium, o Asana Business inclui ainda vários outros, como ramificação e personalização de formulários e integrações avançadas com Salesforce, Adobe Creative Cloud, Tableau e Power BI. O valor do Business é US $24,99 por mês por usuário no plano anual ou US $30,49 no plano mensal.

	Plano Basic	Plano Premium	Plano Business
Preço	Totalmente gratuito	US $10,99 por mês por usuário no (plano anual)	US $24,99 por mês por usuário (plano anual)
A quem se destina	Para equipes pequenas	Para empresas que querem  ter acesso a mais recursos	Para empresas que precisam gerenciar múltiplas iniciativas
Principais funcionalidades:	Tarefas	Tudo do Plano Basic, mais:	Tudo do Plano Premium, mais:
	Projetos	Cronograma	Ramificação
	Mensagens	Modelos personalizados	Integrações avançadas com Salesforce, Adobe Creative Cloud, Tableau e Power BI
	Registro de atividades	Busca e geração de relatórios
	Armazenamento ilimitado	Visualização do progresso
		Suporte prioritário

Bom, ficou claro o que é a Asana e como ela pode ajudar a sua empresa?

Ainda em dúvida? Confira então o comparativo da Pluga entre essas 2 ferramentas e escolha qual a melhor alternativa para sua equipe: Trello ou Asana? 👇

Trello ou Asana: qual ferramenta implementar na sua gestão de projetos?

Em um comparativo mais geral, podemos já começar dizendo que o Trello é uma ferramenta mais simples e de usabilidade facilitada. No entanto, essa simplicidade pode ser bem vista por uns e, ao mesmo tempo, se traduzir em limitações para outros – especialmente em se tratando de projetos mais complexos.

A Asana, por sua vez, é uma plataforma mais sofisticada e possui uma gama maior de recursos e funções. Diferentemente do Trello, ela atende muito bem a projetos com um nível de complexidade mais elevado e que envolvem grandes equipes.

Confira a seguir como cada ferramenta performa considerando alguns critérios-chave.

Comparativo Trello VS Asana

Chegou a hora de – finalmente – decidir qual das duas ferramentas é a melhor para você. E para te ajudar nessa missão, preparamos uma tabela comparativa entre Trello e Asana, com alguns dos pontos chaves que podem te ajudar a tomar essa decisão.  Veja:

Além disso, também destrinchamos alguns desses pontos. Dessa forma, acreditamos que irá chegar na melhor ferramenta de gestão e projetos pra você e/ou sua equipe. Vamos lá?!

Colaboração

Tanto a Asana como o Trello são ferramentas que favorecem o trabalho em equipe e a colaboração entre os membros. Em ambas é possível criar grupos de trabalho e compartilhar com os colaboradores o progresso de cada atividade.

Além de poder mencionar os membros em comentários, há também a possibilidade de anexar arquivos e links.

Integração

No quesito integração, o Trello e a Asana possuem APIs abertas que permitem integrar outras ferramentas que você e sua equipe já utilizam no dia a dia, como as de armazenamento na nuvem, as de automação de marketing, de gestão financeira e de relacionamento com o cliente.

Automatização de tarefas

Outro ponto em que as duas ferramentas empatam é na automatização de tarefas. Tanto no Trello como na Asana é possível programar comandos para tarefas manuais e repetitivas serem executadas automaticamente.

Sistema de dependência de tarefas

Um recurso que tem na Asana e que falta no Trello é um sistema adequado de dependência de tarefas. Essa função é muito útil em projetos maiores, em que as tarefas encontram-se muito entrelaçadas.

Com esse tipo de sistema, consegue-se observar quando o atraso em uma tarefa interfere nas demais etapas do projeto, ajustar os prazos em poucos cliques e dar mais fluidez aos fluxos de trabalho.

Gestão da carga de trabalho

Se você está gerenciando uma equipe volumosa, a Asana permite identificar com mais clareza quem são os responsáveis por cada atividade. Dessa forma, consegue-se distribuir melhor a carga de trabalho.

Geração de relatórios automáticos

Ambas as plataformas geram relatórios automáticos para acompanhar o progresso dos projetos. Mas, na Asana, essa função é mais robusta, com atualizações em tempo real e reports periódicos com as principais métricas.

Opções de visualização dos projetos

O Trello e a Asana permitem visualizar os projetos em diferentes modos de visualização, como cronograma, calendário, kanban e lista.

Aplicativos para versão mobile

As duas plataformas de gestão de projetos possuem aplicativos disponíveis para sistemas operacionais Android e iOS.

Extensões para Google Chrome

O Trello possui uma variedade maior de extensões para navegador Google Chrome que possibilitam criar tarefas em páginas da web.

Suporte técnico

Por ter uma usabilidade mais simples, o serviço de suporte técnico do Trello é feito a partir de uma base de conhecimento, com tutoriais para ajudar os usuários a solucionarem suas dúvidas.

Já na Asana, além desses conteúdos educacionais, há também a possibilidade de contar com a ajuda de um consultor especializado que vai te ajudar a realizar a transição do seu fluxo de trabalho para a plataforma da Asana.

Custo-benefício

O Trello e a Asana possuem uma versão gratuita com recursos limitados. Porém, os recursos freemium da Asana são bem mais completos do que do Trello.

Por exemplo, em ambos os armazenamento é ilimitado no plano gratuito. No entanto, enquanto no Asana o tamanho por arquivo é de 100 MB, no Trello é de apenas 10 MB.

Além disso, as diferentes opções de visualização no Trello estão disponíveis apenas na versão paga, enquanto na Asana o usuário free tem acesso aos modos calendário, kanban e lista.

De fato, a Asana tem um preço superior ao do Trello, mas os recursos são bem mais avançados.

Bom, já sabe qual plataforma escolher? Trello ou Asana?

[Conclusão] Trello vs Asana: Qual gerenciador de projetos você deve usar?

A sugestão da Pluga é que para gerenciar equipes menores e projetos de baixa complexidade, o Trello pode ser a melhor opção. Mas, no caso de grandes equipes e projetos com múltiplas e complexas etapas, os recursos mais avançados e profissionais da Asana podem te atender melhor.

Avalie bem suas necessidades antes de tomar sua decisão.

Independente da sua escolha, a Pluga tem várias integrações que você pode fazer com o Trello ou com a Asana. 

A Pluga é uma empresa criada para facilitar a sua vida e a da sua empresa integrando ferramentas online e automatizando tarefas chatas e repetitivas.

Para isso, usa APIs. Quer entender esse processo melhor?

Confira nosso vídeo e, depois, dê uma olhada nas ferramentas que já integramos.