Ferramentas de comunicação interna: tudo sobre os principais softwares e recursos

As ferramentas de comunicação interna são indispensáveis para a garantia de um trabalho eficiente. Com elas é possível alcançar uma maior produtividade, motivação e alinhamento de expectativas dentro de um negócio.

Manter uma comunicação eficiente dentro da empresa, entre equipes, líderes e colaboradores de todos os setores, traz resultados importantes não só para a gestão do time, mas também para a experiência do cliente.

Sem dúvida, os sistemas de comunicação interna, junto com a transformação digital, têm um papel central para garantir a velocidade e qualidade nas trocas corporativas.

Quer fazer disso uma realidade? Neste artigo separamos as principais ferramentas para melhorar a comunicação na empresa, além de mais alguns motivos para implementá-las em seu negócio.

O que são ferramentas de comunicação interna?

Ferramentas de comunicação interna são os canais de troca de mensagens usados para o compartilhamento eficiente de informações dentro de uma organização. Com o uso desses softwares é possível garantir o alinhamento entre todas as suas áreas e stakeholders.

Ao facilitar a comunicação interna do negócio, as ferramentas contribuem, por exemplo, para:

Organização das demandas;
Alinhamento de expectativas;
Controle do conteúdo transmitido;
Cumprimento de prazos;
Redução de falhas decorrentes de erros de comunicação;
Diminuição de retrabalho.

Utilizar essas ferramentas faz com que a comunicação no ambiente de trabalho seja melhor aproveitada.

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Quais são as ferramentas de comunicação interna?

Agora que já entendeu o que são essas ferramentas de comunicação interna e os benefícios de tê-las em seu negócio, quais são as opções de softwares desse tipo existentes no mercado?

Poderíamos citar dezenas de sistemas que podem melhorar a comunicação na empresa, mas separamos uma lista com os 5 principais para utilizar no seu negócio. São eles:

Microsoft Teams;
Slack;
Discord;
WhatsApp;
Zoom.

Confira a seguir os detalhes de cada uma dessas ferramentas.

1. Microsoft Teams

O Teams é uma das ferramentas mais populares quando o assunto é a utilização de softwares para auxiliar na comunicação interna de uma empresa. O motivo para isso é que ela oferece funcionalidades como:

Chat;
Chamadas de áudio e vídeo;
Compartilhamento de arquivos;
Agendamento de reuniões; e
Integração com outros aplicativos e serviços da Microsoft.

Além disso, é possível conectar o Teams com outros softwares utilizados na empresa – para além dos que já existem na Microsoft. Com isso você alia uma comunicação mais eficiente com progressão de tarefas.

E o resultado disso são equipes de trabalho mais conectadas e produtivas. Veja abaixo alguns exemplos do que pode ser automatizado integrando o Microsoft Teams a outras ferramentas na Pluga.

2. Slack

Lançado oficialmente em 2014, o Slack é uma das ferramentas de comunicação interna que vem ganhando um certo espaço nas organizações. Dentre as suas funcionalidades podemos citar:

Mensagens em tempo real;
Salas de bate-papo organizadas por tópicos;
Integração com serviços de terceiros;
Compartilhamento de arquivos;
Busca avançada;
Chamadas de voz e vídeo;
Integração com outras ferramentas.

Aqui na Pluga o Slack é a ferramenta que utilizamos para fazer as comunicações do dia a dia, as mais gerais, das áreas em específico e também para interagir de maneira mais solta no virtual. Confira abaixo um exemplo de como a ferramenta se apresenta.

Entenda mais sobre o Slack no vídeo abaixo:

3. Discord

Outra ferramenta que começou sendo muito popular no ambiente de jogos, mas que se mostrou importante também para empresas, é o Discord. O software lançado em 2015 possui funcionalidade como:

Chat em texto e voz;
Canais organizados;
Integração com outras ferramentas;
Compartilhamento de tela;
Bot personalizados;
Segurança e controle de acesso.

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4. WhatsApp como ferramenta de comunicação interna

A facilidade de download e acesso ao WhatsApp acabaram tornando a ferramenta mais uma opção para comunicação interna de uma empresa. Algumas maneiras de aproveitar o WhatsApp para esse fim, são:

Grupos de Equipe;
Anúncios e Comunicados;
Comunicação Direta;
Chamadas de Voz e Vídeo.

E você sabia que para além de usar o WhatsApp como ferramenta de comunicação interna e pessoal, é possível utilizá-lo para dar um UP no relacionamento com os clientes. Entenda como isso acontece no artigo abaixo

5. Zoom

Por último na nossa lista, mas longe de ser o menos importante, está o Zoom. Criada em 2013, a ferramenta teve o seu boom durante a pandemia quando o trabalho teve que virar totalmente remoto.

O Zoom oferece várias funcionalidades para empresas, incluindo:

Videoconferências e Reuniões Virtuais;
Webinars;
Salas de Espera e Controles de Segurança;
Integrações e Compartilhamento de Arquivos;
Chat e Mensagens Instantâneas;
Integração com Calendários.

Quais os problemas causados pela falta de ferramentas de comunicação interna?

O uso incorreto de ferramentas de comunicação interna podem causar vários problemas na empresa como:

Aumento de taxas de retrabalho causado por insuficiência de informação ou erros no compartilhamento do material;
Redução da produtividade das equipes;
Atrasos na entrega das soluções para os clientes, ocasionados principalmente por problemas no compartilhamento de informações;
Aumento dos custos associados ao retrabalho e a queda de produtividade;
Desmotivação dos colaboradores causada pela falta de comunicação e feedbacks;
Insatisfação dos clientes, causada por trabalhos incompletos, desalinhamento de expectativas, atrasos e outros problemas associados à falta de comunicação interna.

Integre as ferramentas e consiga resultados ainda melhores!

A melhor maneira de usar os diferentes softwares de comunicação interna para empresas é garantir que haja integração entre esses canais e seus recursos. Isso contribui para a preservação da integridade dos dados e informações.

Por isso, é uma boa prática usar as ferramentas de comunicação interna de forma integrada.

Uma maneira de viabilizar essa integração da comunicação interna é a Pluga, que oferece dezenas de opções de automatização entre ferramentas, que podem ser integradas umas às outras.

A Pluga permite que você faça integrações incríveis entre as ferramentas web que você mais usa, sem que você precise saber sobre programação ou desenvolvimento.

Confira aqui embaixo alguns exemplos de automação prontas para serem feitas!