Pode ser estranho, mas um dos mais famosos mestres da melhoria de processos, Edward Deming, acreditava que o grande impeditivo para tornar uma empresa mais produtiva era o medo da mudança, veja esta frase dele:
“Elimine o medo. Ninguém pode alcançar seu melhor desempenho a menos que ele se sinta seguro”
E você? Quer melhorar a performance de seu negócio, ganhar tempo, eficiência e lucratividade?
Então conheça 3 tipos de ferramentas de melhoria de processos, com versões gratuitas, e aplique em sua empresa, sem medo de ser feliz!
Saiba mais: Os 3 segredos da otimização de processos: simplicidade, simplicidade e simplicidade
Por que as pessoas têm medo de melhorar processos?
Quando você tem um negócio ou trabalha em uma empresa organizada e que está dando certo, alguns processos já estão consolidados
E, segundo um artigo da Harvard Business Review, ao visualizar esse sucesso, os gestores criam hábitos e uma cultura na empresa que se agarra a ele, porque está funcionando bem.
Mas tudo pode ser melhorado sempre. Este é o princípio da melhoria contínua: depois que você conseguiu atingir o nível de produtividade que desejava e verificou isso com dados e números, volte para o começo: Analise novamente, planeje, implemente, verifique os resultados e…. volte ao começo!
É por isso que esta ferramenta de melhoria de processos é chamada de ciclo PDCA: todo ciclo retorna ao início e se renova, não é?
Veja, a seguir, 3 tipos de ferramentas de melhoria de processos disponibilizadas de forma gratuita na internet e que vão te ajudar a sair da zona de conforto e tornar seu negócio cada vez mais produtivo, eficiente e lucrativo.
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Ferramentas de melhoria de processos disponíveis online
O processo de melhoria contínua vai muito além do ciclo PDCA, diversas outras ferramentas são usadas, sejam metodologias, como o PDCA, ou apps.
Vamos apresentar 3 tipos de aplicativos para melhoria de processos disponibilizados por empresas SaaS, que oferecem acesso a esses softwares pela internet, mediante o pagamento de assinaturas.
Mas, para facilitar as coisas para você, vamos indicar alguns softwares com versões freemium, isto é: que se pode usar gratuitamente, mas com certas limitações de funcionalidades e número de usuários.
1- Ferramentas BPM para melhoria contínua de processos
BPM, Business Process Management, em inglês, poderia ser traduzido como Gestão de Processos de Negócios.
Seu objetivo é entregar o maior valor possível aos clientes do processo (sejam internos ou externos), usando o mínimo de recursos, mas sem que a qualidade resultante afete negativamente o posicionamento de seu produto ou serviço.
Para isso, são construídos fluxogramas ou diagramas de processos para determinar os melhores caminhos, as etapas e tarefas que devem ser executadas, detalhando procedimentos, que decisões tomar e caminhos alternativos.
Veja um exemplo de um trecho de um diagrama de processos editável online:
Um software BPM online ajuda sua empresa a desenhar esses processos de forma visual e intuitiva, mesmo que você não entenda a fundo a teoria sobre BPM, pois existem bibliotecas, modelos de processos e menus interativos que explicam como usar o aplicativo.
A HEFLO é uma startup brasileira que desenvolveu um BPM SaaS com uma versão freemium bastante interessante.
2- Ferramentas para a gestão de processos e pessoas
Se você achou uma maneira de tornar seus processos ainda mais produtivos empregando uma ferramenta que desconhecia, sem medo de explorar o BPM e aprender suas técnicas, excelente!
Mas é preciso gerenciar seus processos de uma forma mais assertiva, agora que ele foi melhorado.
Para isso, existem softwares de gestão de equipes e projetos que te ajudam a organizar tarefas e informações, determinar datas de entrega, definir responsáveis, anexar arquivos em muito mais.
O Asana, por exemplo, promete levar sua empresa “do caos para a clareza com tarefas, projetos, conversas e painéis de controle”.
O Trello, por outro lado, usa um consagrado esquema de quadros com listas de tarefas detalhadas em cartões, que permite um número muito grande de integrações com outros apps, para que você “trabalhe de forma mais colaborativa e consiga fazer muito mais”.
A gestão de equipes de vendas e o relacionamento com os clientes é tão importante que alguns aplicativos se destinam especificamente a este fim, fornecendo cadastro de clientes, compartilhamento de informações em tempo real com vendedores, gestão do funil de vendas e visualização de estatísticas para análise, entre outras funcionalidades.
A Hubspot e o Agendor oferecem versões freemium destas ferramentas de melhoria de processos.
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3- Integrando suas ferramentas de melhoria de processos e automatizando tarefas
Um dos maiores desafios na hora de tornar processos mais produtivos são as chamadas mudanças de contexto, quando você precisa mudar de um sistema para outro, perdendo tempo e pode ser impreciso ao transferir informações e dados.
Por exemplo: imagine que você tem um e-commerce. Toda vez que uma compra é realizada e autorizada pelo seu sistema de pagamentos, vários processos são desencadeados em sua empresa. Mas vamos nos ater somente a dois deles: a emissão de notas fiscais e a mudança de status de um lead para cliente, em sua ferramenta de disparo de e-mail marketing.
É provável que você tenha um funcionário destacado para fazer esses lançamentos no programa de emissão de notas fiscais e também para alterar o status dos leads no app de disparo de e-mail.
E se esse processo fosse realizado automaticamente? Além de ganhar tempo e tornar automáticas tarefas repetitivas e chatas, essa integração evita também erros de transcrição, no caso das notas fiscais, por exemplo.
Aqui na Pluga, nossa especialidade é exatamente essa: integrar seus apps preferidos – as ferramentas de melhoria de processos que você mais usa -, para ganhar produtividade em seu negócio.
E você pode fazer isso em menos de dois minutos!
Confira algumas das integrações da Pluga que estão prontinhas para você usar:
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