Ficha de estoque: o que é e como fazer? Entenda!

Com o avanço dos recursos tecnológicos, atividades de todos os setores foram facilitadas e automatizadas, e com o estoque não seria diferente. Utilizar uma ficha de estoque pode auxiliar – e muito – a otimização desse setor.

Especialmente se pensarmos no controle e precaução dos prejuízos. Essa otimização auxilia tanto na etapa de satisfação às necessidades dos clientes como para não comprar mais que o necessário.

Ainda não utiliza uma ficha de estoque para ter um melhor controle do setor? Então você chegou ao lugar certo! 🤩

Neste conteúdo você vai aprender tudo sobre como fazer uma ficha de estoque, assim como a importância e benefícios de utilizá-la.

Vem com a gente!

O que é ficha de estoque?

A ficha de estoque é um instrumento fundamental para os times que trabalham no setor de vendas e que necessitam de uma boa administração dos produtos armazenados.

Todas as mercadorias que circulam pelo estoque da empresa passam por um fluxo determinado e é nesse momento que muitas informações devem ser anotadas e coletadas. 

Geralmente, essas informações são colocadas em formato de planilha, o que facilita o processo de consulta e armazenamento.

Para que os dados disponibilizados dentro dessa ficha de estoque tenham efetividade é essencial que a pessoa responsável registre todas as entradas e saídas de produtos do negócio. Esse controle faz com que perdas e excesso de mercadorias sejam prevenidas.

Portanto, podemos dizer que o controle de estoque gera importantes indicadores que fazem o empreendedor conhecer melhor seu estabelecimento, evitando perdas de recursos e conflitos com consumidores.

Falando em controle de estoque, olha o vídeo que preparamos sobre esse assunto:

Por que fazer?

Com a função de reunir os dados necessários para vender os itens armazenados, a ficha de estoque se torna vital para o controle do fluxo de caixa do negócio. Esse relatório também ajuda no monitoramento de vários setores da empresa, identificando a quantidade de produtos no estoque. 

Desse modo, se tem mais clareza das mercadorias que possuem maior ou menor saída, o que facilita a negociação de preços menores com fornecedores.

Além disso, esse acompanhamento é primordial no processo decisivo da gestão desse departamento. Isso porque com os dados adquiridos é possível se planejar para diferentes momentos.

Alguns exemplos são:

• Entender quando é preciso fazer uma nova aquisição de produtos;
• Para compreender o melhor momento para fazer promoções e kits promocionais, facilitando a saída de itens que estão encalhados.

E tem mais! O espaço físico desse setor também é otimizado com o uso da ficha de estoque. 

Afinal, quanto mais organização houver, mais fácil será identificar os produtos, o que é ótimo para diminuir custos operacionais e assim melhorar produtividade da equipe.

Como fazer ficha de estoque em 6 passos

Para que a ficha de estoque tenha um resultado positivo, é preciso passar por algumas etapas e de um certo volume de dados. Por isso, tenha atenção ao processo e acompanhe os 6 passos para fazê-la.

1. Junte as informações do seu segmento de atuação

Em primeiro lugar, é vital entender o setor de atuação do seu negócio. O motivo para isso é que existem as descrições preliminares que devem ser inseridas na ficha de estoque comuns a toda a empresa e aquelas que são específicas a um certo tipo de negócio.

2. Defina as mercadorias que serão comercializadas 

Sabendo o seu ramo de atuação, é fundamental também entender quais os tipos de produtos que sua empresa vende normalmente para o público consumidor.

Caso haja dificuldade nessa definição, é recomendado contar com uma lista de todas as peças comercializadas no estoque. Lembre-se que todos os itens devem ser descritos.

Ah! É importante pontuar também que, ainda que produtos novos sejam interessantes para aumentar o índice de vendas, os produtos que costumam ser vendidos com frequência devem ser prioridade na ficha de estoque. 

3. Divida os produtos por categoria, fornecedor e valor

Após fazer os dois passos anteriores, chegou o momento de ir além na segmentação desses itens. É preciso separá-los por categoria, fornecedor e valor.

Com isso, sua ficha ficará mais organizada, o que é essencial para que os gestores interpretem os dados com mais fidelidade. Depois disso, crie um relatório que separe esse itens por categoria e fornecedor.

Quer um exemplo?

Imagine que você venda notebooks, separe esses aparelhos por primeira linha, intermediário e fácil utilização.

4. Insira os dados da sua ficha de estoque

A ficha de estoque — seja ela uma planilha do Excel ou automatizada — deve conter uma série de pontos indispensáveis para a identificação dos produtos no armazenamento. São eles:

• 1 coluna de entrada do produto no estoque;
• 1 coluna de saída do produto no estoque;
• Código do item;
• Descrição do item;
• Unidade de medida do produto;
• Descritivo da data, com dia, mês e ano;
• Anotação de quantidade de cada item do estoque;
• Registro do custo de cada peça;
• Nome e os contatos do fornecedor.

Lembre-se que os dados de quantidade, valores e datas precisam ser preenchidos tanto na entrada como na saída dos itens.

5. Escolha a ferramenta para construir a ficha

Ainda que esteja diminuindo, algumas empresas fazem o monitoramento dos produtos e montagem da ficha de forma manual. O que não é tão simples.

O ideal é contar com uma ferramenta que automatize os trabalhos e possibilite fácil acesso aos dados. Veja quais são as duas mais utilizadas:

Excel

Muitas empresas adotam o Microsoft Excel como recurso para construir a ficha de estoque, e para isso utilizam uma planilha de controle de estoque. Esse aplicativo costuma ser útil, já que é dinâmico e possui facilidade no acesso das informações.

Sistema de gestão integrado (ERP)

Quando falamos de empresas em pleno desenvolvimento, o Excel pode não ser tão eficaz para fazer a ficha e controlar esse departamento de estoque, afinal, o volume de dados é maior.

De toda forma, independente de qual seja o porte ou tipo de estabelecimento, o sistema de gestão ERP automatiza em muito as funções do controle do estoque, não sendo diferente com a ficha.

Afinal, a utilização desse sistema reduz drasticamente a necessidade de retrabalhos. Os erros são diminuídos graças ao preenchimento automático dos dados e identificação rápida de falhas humanas.

Quem ganha também com o uso desse sistema é a saúde financeira da empresa, pois as informações do estoque ficam integradas a todos os setores do negócio, o que é perfeito para ter uma visão ampla de toda a situação do empreendimento.

6. Salve e armazene a ficha 

No último, mas não menos importante, passo para fazer um controle efetivo do estoque é imprescindível que você monte uma estrutura para sua ficha a partir das informações mencionadas acima.

O mais importante é que seja seguido uma sequência objetiva dos dados, independente do sistema utilizado para registro. Seja ela qual for, selecione a opção “Salvar como” e nomeie o relatório.

Depois disso, salve o arquivo em uma pasta específica, de modo que o gerenciamento do estoque do seu negócio tenha agilidade na hora de procurar esse documento. Assim você mantém a estrutura da sua ficha em posição ideal para uso sempre que precisar.

Como usar a ficha de estoque na minha empresa?

Se você está com sua ficha pronta para uso, mais da metade do processo de controle de estoque está sendo bem sucedido. Mas, é preciso ter atenção para a próxima parte: usar a ficha de estoque adequadamente na rotina do empreendimento.

Para isso siga 3 dicas importantes:

1. Consulte a ficha com frequência

Se você não consulta com frequência as fichas de estoque da sua empresa, de nada adianta ter uma construção efetiva deste relatório. 

Portanto, procure manter o hábito de consultar esse documento com frequência, verificando qual o momento exato de fazer novas compras ou liquidações para dar saída àqueles itens que estão parados no armazenamento.

2. Analise-a com atenção

Pense que você quer aumentar as vendas de uma determinada mercadoria. Nesse caso, o ideal é verificar nas suas fichas se aquele item possui uma certa frequência de saída e volume de vendas.

Assim, o mesmo procedimento pode ser usado quando você quiser dar saída a algum item do seu estoque. 

3. A mantenha atualizada

Manter a ficha de estoque atualizada é vital para que o controle de estoque seja realizado com sucesso.

Somente dessa maneira, a empresa não vai se perder, correndo o risco de faltar um item importante nas prateleiras ou comprando uma mercadoria que não tem vendas, por exemplo.

Sendo assim, sempre que um produto der entrada ou saída no estoque, a atualização da ficha tem que entrar em ação.

E agora, qual o próximo passo?

Esperamos que você tenha entendido o que é e como fazer uma ficha de estoque. Mas, se você pensa que seu trabalho acabou aqui, precisamos te avisar que não acabou não! 😅

Isso porque é primordial monitorar o controle de estoque de forma contínua, no dia a dia empresarial.

Um ponto importante é que todos os profissionais que precisam dos dados do estoque devem ter fácil acesso às fichas, não sendo exclusivo apenas para quem preenchê-las.

Assim, o monitoramento diário dos dados inseridos tende a melhorar o controle de estoque a curto, médio e longo prazo, ajudando no sucesso do negócio como um todo. Gostou do conteúdo? Aproveite e aprenda como gerar um relatório com o saldo do seu estoque no Bling ERP!

Para não esquecer!

Este post foi escrito pela equipe do Bling ERP em dezembro/2022.