Financeiro

Adeus papel e caneta, bem vindo a era do software financeiro

21/07/2016
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48% das empresas no Brasil fecham as portas antes de completar os primeiros 3 anos de vida. Parece mentira, não é? Mas estes são os dados do IBGE, corroborados por outros estudos da Endeavor. O que pouca gente sabe é que soluções simples, como o uso de um software financeiro, pode ajudar muito uma pequena empresa a sair desta infeliz estatística.

Software financeiro ajuda no controle do fluxo de caixa

Muitos empreendedores se perdem quando o assunto é administração. É compreensível. Um dia você está lá, marcando entrevistas com potenciais clientes, validando sua proposta de valor. E, em pouco tempo, está registrando as primeiras entradas de faturamento. No início é tudo muito simples, poucos funcionários (ou nenhum), poucos clientes, contrata poucos serviços. Mas o que acontece quando o projeto se torna uma empresa?

É nesta etapa que muitas empresas pecam, fazendo pouco (ou nenhum) controle do fluxo de caixa, esquecendo de pagar as contas (e acumulando juros), assumindo dívidas que dificilmente serão fechadas ou até confundindo os gastos pessoais com os empresariais.

Em empresas menores, uma simples planilha ou um software financeiro gratuito (sim, eles existem) conseguem resolver o problema. Já empresas maiores podem optar por aplicativos mais elaborados para fazer este controle.

Como um software financeiro se diferencia do papel, caneta e Excel

Na minha infância tinha o costume de comprar na mercearia da rua, que era muito calma, sem saída, e que todos se conheciam pelo nome (sabe aquele tipo de rua que você dá bom dia para as pessoas?). O dono da mercearia era o simpático Manoel, ou como todos o chamavam “Seu Manoel”. Ele usava um bloquinho de notas, o famoso Papel e caneta, para registrar os recebíveis, os clientes que compravam fiado e claro os que nunca iam pagar. Não era um software financeiro, mas pelo menos ele tinha algum tipo de controle sobre as suas finanças.

Talvez para o Seu Manoel que trabalhava em uma rua que todos se conheciam era tudo bem. Ou talvez não. Imagina que louco deveria ser o controle dos fornecedores, o histórico de compras, a análise de sazonalidade. Ele não tinha nada disso. Era tudo na base do feeling, a experiência prévia do Seu Manoel, que obviamente era muita, mas presa apenas na cabeça dele.

E se ele ficasse doente? E se quisesse repassar o ponto? E se quisesse abrir franquias? Isto seria uma tarefa muito difícil porque toda a inteligência do negócio estava retida na cabeça do Seu Manoel. O papel e caneta, além de não gerar praticamente nenhuma inteligência para o seu negócio, também tornava o gerenciamento financeiro uma tarefa demorada e passível de erro humano.

É, o Seu Manoel não conhecia o famoso Excel.

O Excel já possui uma grande vantagem ao papel e caneta. Ele cria inteligência para o seu negócio e, caso você tenha no mínimo um curso de Excel intermediário, e possível personalizar as suas planilhas para criar gráficos e funções incríveis.

Veja bem, no Excel é possível até criar macros, que são sequências de comandos e funções armazenados em um módulo de VBA, que pode ser usada para trabalhos repetitivos. Isto pode ser muito útil, por exemplo, para executar uma mesma ação em todas as células selecionadas ou até para desbloquear planilhas com senha.

Mas, é justamente na complexidade do Excel que mora o principal problema. A maioria das empresa só precisa do básico, de um sistema para acompanhar o contas à pagar (com as despesas variáveis e as fixas), contas a receber, e o fluxo de caixa. E mais, a maioria das pessoas que trabalham em uma empresa não tem conhecimento mínimo em programação para rodar uma macro.

E, por isto, a planilha financeira em Excel torna-se apenas um aplicativo ineficiente que obriga a copiar e colar informações de um lado para o outro.

Os softwares financeiros, por outro lado, partem do pressuposto de que você não precisa saber desenvolver linha de código (e nem rodar macros), assim como você não precisa ter nenhuma experiência financeira prévia para saber usá-los. Neste sentido, eles também tem um propósito educacional. O que é despesa variável? E o que é fixa? Muitos softwares financeiros, inclusive, mantêm blogs corporativos com a intenção de ajudar o usuários.

Mais do que isto, um software financeiro mantém registrado o seu histórico, em um ambiente protegido e na nuvem. E isto parece trivial, mas é muito importante! Imagina se o HD do seu computador queima e você não tem uma cópia da planilha em um Dropbox ou Google Drive? 😱

E agora, está convicto de que é preciso usar um software financeiro na sua empresa? Confira então as nossas super dicas!

Escolhendo um software financeiro para a sua empresa

Escolher um software financeiro para sua empresa é um momento importante. Isto porque estas ferramentas tem o que chamamos de customer lock in, algo como um alto custo de mudança. No casos de softwares financeiros corporativos, como o caso do Nibo, Conta Azul, QuickBooks Zeropaper e Granatum Financeiro o custo de mudança se dá por conta do histórico de dados inseridos na plataforma. Imagina você migrar de uma plataforma para outra, sabendo que todos os seus dados financeiro de mais de 2 anos de empresa, por exemplo, estarão perdidos.

Considerando este ponto, uma dica no processo de escolha é procurar um sistema financeiro que se adeque ao crescimento do seu negócio. Ou seja, que possa começar muito barato (ou até gratuito), mas que possa oferecer no futuro funcionalidades mais avançadas como emissão de nota fiscal e controle de estoque. Ou escolher uma ferramenta que possua API disponível e que permita integrações com outras soluções web.

Confira: O que significa API e como isto pode mudar a sua vida

5 dicas na hora de usar um software financeiro

Aqui espero que você já tenha decidido por usar um software financeiro. Mas, é importante não se iludir. Mesmo usando o melhor sistema financeiro do mundo, você ainda precisa realizar o dever de casa. O sistema é apenas o instrumental. Para ajudá-lo separamos 5 dicas essenciais na hora de realizar um bom controle financeiro.

  1. Controle de perto clientes que possuem histórico de atrasos de pagamento ou inadimplência. E não tenha medo de cobrar, procure tomar uma ação rápida assim que identificar o atraso.
  2. Algumas contas possuem desconto quando pagas antes do vencimento, priorize elas!
  3. Inclua todas as contas financeiras que a sua empresa usa. Os principais softwares financeiros permitem a inclusão de múltiplas contas. Não esqueça de incluir nenhuma!
  4. Registre todas as operações realizadas. Sim, é trabalhoso (e chato) incluir todos os recebimentos de maneira manual (existe uma opção, continue lendo 👀 !)  mas é importante para a saúde financeira da sua empresa. A falta de certos dados podem dar a falsa ilusão de que a sua empresa é lucrativa, quando na verdade ela tem uma operação deficitária.
  5. Escolha um software financeiro que possua integrações com outras ferramentas web. Muitas soluções financeira possuem integrações que facilitam (e muito) a sua vida. Um exemplo é o do Conta Azul que oferece integração com os bancos para lhe ajudar na conciliação (A conciliação bancária é a comparação entre o saldo do controle interno e o do extrato bancário). Ou do Nibo, que via Pluga, é integrado aos principais meios de pagamento online.


O caso do Nibo, software financeiro integrado a Pluga

O Nibo é um dos principais softwares financeiros do Brasil. Dentre outras coisas, ele permite a unificação dos formatos de arquivos contábeis e seu compartilhamento entre empresa e contador, fazendo um meio de campo para você perder menos tempo. Assim, todo gestor pode ter suas finanças e contabilidade online, de forma organizada e eficiente. Ele é uma ótima opção em um mercado que também possui outras excelentes ferramentas, como os já mencionados Conta Azul, QuickBooks Zeropaper e Granatum Financeiro.

E para falar um pouco mais sobre gestão financeira, este mês, na Pluga, lançamos um vídeo com o passo a passo da integração do Nibo com o MercadoPago. Este vídeo faz parte do Café com a Pluga, que são pequenas pílulas em vídeo com sacadas de como você pode usar integrações entre ferramentas web para aumentar a produtividade da sua empresa.

Se você ficou interessado no poder dos sistemas financeiros online, então vale a pena acessar o nosso vídeo que explica detalhadamente como, via Pluga, você pode incluir um recebimento automaticamente na sua conta do Nibo.

Confira: Como a Inbep reduziu o trabalho do departamento financeiro em 90% usando as integrações da Nibo na Pluga!

Gostou das nossas sugestões? Então aproveite para compartilhar este artigo nas suas redes sociais e ajudar aquele seu amigo empreendedor enrolado na organização financeira!

 

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