Tudo sobre Nota Fiscal eletrônica: entenda como utilizar no seu negócio

tudo sobre nota fiscal

Compreender tudo sobre Nota Fiscal eletrônica é um passo e tanto para quem tem um empreendimento, independentemente do quanto ele fature. Afinal, utilizar algum tipo de NFe é muito importante por diversos motivos, como:

  • Diminuição do uso de papel;
  • Menos burocracia;
  • Redução de custos para a empresa;
  • Mais agilidade para fazer negócios;
  • Maior transparência para a máquina administrativa do Estado.

E vamos combinar que não há nada melhor do que ter processos burocráticos facilitados, né?

Para deixar isso ainda mais simples é que neste conteúdo você entenderá tudo sobre Nota Fiscal eletrônica: o que é, por que usar, os tipos, como emitir e maneiras de otimizar esse processo.

Continue a leitura para não perder nada!

O que é Nota Fiscal eletrônica?

Nota fiscal eletrônica é um registro para quem vende um produto ou presta algum tipo de serviço. Sua emissão é obrigatória, pois funciona como uma prestação de contas para o governo. 

Além disso, por ser eletrônica, emitir essa nota fiscal ficou mais simples. Afinal, há menos riscos de rasura, não há necessidade de imprimir e em muitas os dados são armazenados para que seja mais simples o preenchimento de outras NFes.

Mas, antes de mostrarmos os tipos de NFe, como emitir a nota fiscal eletrônica e automatizar esse processo, é preciso evidenciar alguns conceitos básicos:

  • Armazenamento: por tratar-se de um documento eletrônico é emitido e armazenado pela prefeitura do seu município, sempre que envolver as transações referentes a serviços;
  • Outras Notas: Existem outras notas fiscais semelhantes, como a paulista e a carioca, mas essas são de responsabilidade estadual e tratam de circulação de mercadorias;
  • Certificação digital: É necessário providenciar a certificação digital, que é um documento eletrônico de identificação emitido por uma empresa autorizada pela Receita Federal e que recebe o nome de Autoridade Certificadora Habilitada.

Quais são os tipos de notas fiscais?

Para além da compreensão sobre o que é uma nota fiscal eletrônica, é preciso evidenciar que existem diversos tipos. E, dependendo do tipo de produto ou serviço que ofereça, há um tipo específico que precisará emitir. 

Neste artigo separamos as 5 principais NFe que médias e pequenas empresas podem precisar utilizar. São elas:

  1. Nota fiscal eletrônica de produto (NF-e);
  2. Nota fiscal de serviço (NFS-e);
  3. Nota fiscal ao consumidor (NFC-e);
  4. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
  5. Manifesto de documentos fiscais eletrônicos (MDF-e).

Confira os detalhes e diferenças de cada uma delas a seguir.

1. Nota Fiscal de Produto eletrônica

O primeiro tipo de Nota Fiscal eletrônica é talvez a mais conhecida no meio, afinal ela está presente em todo produto que compramos. Um exemplo bem prático acontece toda vez que é feita uma compra de algum produto na internet.

A empresa emite a Nota fiscal eletrônica de produto, discriminando tudo o que foi vendido e todas as outras informações correspondentes a tributos da operação e valores. A partir disso é enviado para o cliente a Danfe – Documento auxiliar da nota fiscal eletrônica.

Esse documento, assim como a NF-e, tem como função especificar os produtos que foram comprados, as tributações envolvidas, o valor final a ser pago, além das informações da empresa e do cliente.

Leia também:

2. Nota Fiscal de Serviço

O segundo tipo de nota fiscal eletrônica é voltada para quem presta serviços. Aqui se encaixam por exemplo: MEIs, SaaS, cursos, academias, centros esportivos, faculdades entre outras empresas. 

Aqui na Pluga, por exemplo, esse é o tipo de nota fiscal que emitimos. Dentre as principais características dessa nota, estão:

  • Digitalização do Processo;
  • Customização Municipal;
  • Assinatura Digital;
  • Registro Online;
  • Integração com Sistemas;
  • Simplificação Tributária.

Uma coisa que é preciso ter bastante atenção ao emitir uma NFS-e é que as regras dependem de cada município. A emissão dessas notas pode ser feita pelo próprio sistema da prefeitura ou por outros softwares, a menos que seja MEI, nesse caso é obrigatório usar a NFS-e nacional

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3. Nota Fiscal ao Consumidor

A terceira nota é a NFC-e ou Nota Fiscal ao Consumidor eletrônica. Ela é muito utilizada em transações comerciais com o consumidor final, substituindo a famosa “notinha” impressa.

Essa nota pode ser muito confundida com a de produtos, mas ela tem um diferencial pois está mais focada em substituir a nota impressa do varejo e do comércio. Ou seja, as notas fiscais de supermercado e farmácia, por exemplo.

4. Conhecimento de Transporte eletrônico

Outro tipo de nota que pode ser muito utilizada é o CT-e. Essa nota é referente ao serviço de transporte de cargas, ou seja toda vez que houver a necessidade de contratar uma transportadora para que o produto chegue até o consumidor, é necessário emiti-la.

Nesse caso, tanto a pessoa contratante da transportadora quanto a própria podem emitir o CT-e. Em ambos os casos é necessário cumprir com alguns requisitos para emitir a CT-e.

5. Manifesto de Documentos Fiscais eletrônicos

Por último, mas longe de ser a NFe menos importante, está o MDF-e ou Manifesto de Documentos Fiscais eletrônicos. Essa nota é utilizada em operações de transporte que envolvem mais de um documento fiscal.

Ou seja, com o MDF-e é possível aliar informações de uma CT-e e uma NFS-e, por exemplo. Isso pode deixar a emissão mais simples e organizada.

Como emitir Nota Fiscal de Serviço eletrônica? Passo a passo completo

Agora que você já sabe o que é, os benefícios e os tipos de Notas Fiscais eletrônicas, como emitir? Como são variadas, escolhemos exemplificar a emissão da NFS-e ou Nota Fiscal de Serviço eletrônica. 

Já mencionamos anteriormente que podem existir diferenças no processo para emitir uma NFS-e pois irá depender dos requisitos de cada município. No entanto, existem alguns passos gerais que facilitam essa emissão:

  1. Acesse o portal da prefeitura;
  2. Vá até a opção que dê acesso ao sistema de NFS-e;
  3. Inclua seu login e senha;
  4. Inicie uma nova NFS-e;
  5. Preencha os dados;
  6. Revise as informações;
  7. Gere a NFS-e.

Em alguns casos pode ser exigido a assinatura digital para garantir que a Nota Fiscal é autêntica. Se essa for a sua situação basta seguir as instruções do sistema.  

Entenda mais sobre como emitir uma Nota Fiscal eletrônica no vídeo abaixo:

[BÔNUS] Softwares para emissão de NFS-e

Usando o software da prefeitura você precisa emitir a Nota Fiscal de Serviço manualmente. Ou seja, se você emite muitas notas esse processo pode demorar muito e acabar com a sua produtividade. 

É por esse motivo que existem outros softwares que podem te ajudar nessa emissão de Notas Fiscais eletrônicas. Alguns exemplos são:

Integre outros softwares ao seu emissor de NFe

Concorda que as coisas ficaram muito mais fáceis com a Nota Fiscal eletrônica? De tudo sobre nota fiscal eletrônica que você viu até agora, esta vai ser uma das melhores notícias: as coisas podem ficar ainda mais fáceis!

Como? Integrando ferramentas!

Por exemplo: se você tem um e-commerce ou mesmo usa um meio de pagamento em uma loja física, todo dia muitas vendas são geradas. E para cada venda, é preciso emitir uma nota fiscal.

Sem esse processo automatizado, uma pessoa estaria encarregada de fazer a transcrição dessas vendas para seu programa de emissão de notas fiscais. Cansa só de pensar, né?

Aqui na Pluga desenvolvemos integrações para automatizar esse tipo de tarefa. Assim, toda vez que um pagamento for aprovado, a nota é emitida.

Confira alguns exemplos de automatizações prontas para serem feitas aqui embaixo:

Para não se esquecer!

Qual é a função da nota fiscal eletrônica?

Nota fiscal eletrônica é um registro para quem vende um produto ou presta algum tipo de serviço. Sua emissão é obrigatória, pois funciona como uma prestação de contas para o governo.

Quais são os tipos de notas fiscais?

Existem diversos tipos, mas as principais para empresas são: NF de produto eletrônica  (NF-e); Nota fiscal de serviço (NFS-e); Nota fiscal ao consumidor (NFC-e); Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e); Manifesto de Documentos fiscais eletrônicos (MDF-e).

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