Você chega para trabalhar, é a primeira segunda-feira do mês. Você sabe exatamente o que isso significa: hora de cuidar da gestão de tarefas, rotinas e projetos desses 30 dias para atingir seus objetivos.
Não, você não foi pego em um “looping temporal” no estilo daquele filme com o Bill Murray, “Feitiço do Tempo”.
Toda primeira segunda-feira do mês você segue essa rotina. Sua equipe espera por isso, eles contam com você, não os decepcione! Vamos te ajudar!
Normalmente, líderes de equipe têm que se organizar em três níveis:
- O que eu tenho que fazer: suas tarefas mensais, que se subdividem em semanais e diárias.
- As rotinas do fluxo de trabalho usual de seu time: por exemplo, se vocês escrevem posts para o blog da empresa, existe um fluxo de trabalho predefinido que deve ser seguido todo mês.
- Projetos especiais: pode ser que surja uma nova demanda não prevista no planejamento anual e você tenha que executar.
Nosso objetivo com este artigo é mostrar para você como escapar da “síndrome do Feitiço do Tempo” e evitar a sensação de que ciclos repetitivos se iniciam toda primeira segunda-feira do mês.
Para isso, uma boa opção é montar três quadros do Trello (ou mais, se for necessário) .
Ainda não conhece o Trello? Então dê uma pausa na leitura ✋ e assista ao vídeo abaixo:
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Antes das dicas práticas é necessário entender o que é uma gestão de tarefas e como esse conceito pode ser útil para a sua empresa.
O que é uma gestão de tarefas?
Gestão de tarefas é o nome dado ao processo pelo qual se organizam as demandas de trabalho de uma empresa. Essa ação requer planejamento e envolvimento de todas as pessoas da equipe.
O planejamento é a chave para uma gestão de tarefas eficiente. Para isso, é preciso estabelecer e cumprir prazos, delegar responsáveis e estabelecer o nível de prioridade das atividades que serão realizadas.
Um dos benefícios da gestão de tarefas é minimizar os riscos de um projeto não ser entregue no prazo ou, em casos extremos, dar errado.
Por outro lado, a gestão de tarefas também pode — e deve — ser usada para organização pessoal.
Os 3 exemplos de organização citados anteriormente: “o que eu tenho que fazer”, “as rotinas e fluxo de trabalho usual do time” e “projetos especiais” impactam diretamente o bom funcionamento e o sucesso da empresa.
Como fazer uma gestão de tarefas?
Ao contrário do que normalmente se pensa, fazer uma gestão de tarefas não é complicado e os benefícios são imensuráveis.
Você deve basicamente:
- Listar todas as tarefas que precisam ser realizadas;
- Avaliar a complexidade e a urgência de entrega;
- Atribuir os responsáveis pela realização; e
- Utilizar ferramentas que auxiliem o processo de execução.
Para que você entenda todo o processo com mais nitidez, vamos usar como exemplo o Trello e como colocar as ações em prática usando esta ferramenta.
5 dicas para transformar a gestão de tarefas em algo mais motivador
1- Comece a se planejar o quanto antes
Faça seu planejamento para o mês seguinte na última sexta-feira do mês anterior. Reserve o dia todo para isso, ou ao menos a parte da tarde.
Aliás, você pode compartilhar essa tarefa com a equipe, aproveitando para traçar a retrospectiva do mês (e da semana). Por exemplo, se você trabalha com produção de conteúdo, pode pedir sugestões para as pautas dos próximos posts do blog.
Uma pesquisa da Harvard Business Review mostrou que as pessoas no ambiente de trabalho se sentem motivadas quando participam da tomada de decisão.
E se a reunião da última sexta-feira do mês se transformar em algo esperado por todos?
2- Ajuste seu quadro de fluxo de trabalho diário
Seguindo com o exemplo de uma equipe de criação de posts para blog, um quadro do Trello típico poderia ser composto do seguinte workflow de listas de tarefas:
- Lista de pautas: é onde você deve colocar todos os temas para posts da semana ou mês;
- Abordagem: para ser preenchido quando um editor, ou o líder do time, arrasta um cartão da lista de pautas e acrescenta nele uma abordagem para desenvolver o tema;
- Texto: onde deve conter o texto em si;
- Aprovação do texto: deve ser preenchido pelo editor ou líder do grupo;
- Imagem: se o artigo irá conter uma imagem deve ser anexada ao cartão;
- Revisão: quando o texto passa pela revisão final e;
- Publicação: marque este campo quando o post for publicado no Blog.
Será que não podemos acrescentar algumas colunas a esse quadro para deixar essa dinâmica mais divertida e motivadora?
Ainda de acordo com a pesquisa citada anteriormente, ter liberdade para experimentar e sugerir inovações em um ambiente sem riscos de críticas é outro fator motivador da equipe.
Continue a leitura para mais sugestões de como fazer isso criando colunas (algumas delas inspiradas na metodologia scrum).
“Ideias legais que eu tive”
Essa deve ser a primeira coluna do quadro, antes da lista de pautas.
É um lugar tanto para sugerir pautas e abordagens, como para dar sugestões de projetos especiais.
“Reunião de aquecimento semanal”
Esta lista deve ser criada logo em frente a lista de ideias.
A reunião de aquecimento deve acontecer toda segunda-feira de preferência na parte da manhã e não deve durar mais do que meia hora.
Esta lista servirá para arrastar os cards, que foram considerados legais na lista de ideias e que também podem ser usados no fluxo de tarefas do mês ou em um projeto especial (nesse caso, se criará um quadro a partir desse cartão).
“Reunião de descompressão das sextas-feiras”
Vamos supor que durante a semana as pessoas da equipe criem cartões com sugestões do que discutir nessa reunião das sextas-feiras.
Por exemplo: podem ser problemas que rolaram na semana, ideias novas que deram certo e que devem ser mantidas; insights e mais.
Evite que essa reunião dure mais que meia-hora. Isso não é impossível, pois a pauta ficou aberta a semana toda e as pessoas chegam para a reunião já com argumentos prontos.
3- Montando seu quadro de projetos especiais
Além de todas essas tarefas habituais do time, existem os projetos especiais.
Aliás, podem estar acontecendo mais de um projeto especial ao mesmo tempo.
Por isso, pode ser que aquela “reunião de descompressão das sextas-feiras” não aconteça e seja substituída por encontros diários na parte da manhã.
Esses encontros devem acontecer com um único objetivo: pensar e estruturar o projeto especial.
Com as ideias sugeridas durante as semanas, toda a equipe deve dialogar e trazer novos pontos de vista a fim de apresentar como será o andamento do projeto a pessoa responsável por gerenciar as atividades.
Para ficar mais fácil de acompanhar quadros de projetos especiais, que tem etapas específicas, datas de entrega e uma dinâmica bem diferente das atividades habituais da equipe, usar Power-Ups como o cronograma de Gantt para acompanhar os trabalhos pode ser bastante útil.
4- Crie o seu quadro de tarefas
O seu quadro de tarefas pessoais, não deve ser acessado e nem de livre acesso para outras pessoas.
Depois de montar esses dois (ou mais) quadros da equipe ou da empresa como um todo, construa um quadro simples com as suas tarefas pessoais. Se possível atribua data e hora para elas.
Dessa forma, seu planejamento deve se basear no esquema kanban tradicional, mas você pode adaptar assim:
- Tarefas do mês;
- Tarefas da semana;
- Tarefas do dia; e
- Feito.
Quer saber como criar o seu quadro de tarefas em 3 passos? É só fazer o seguinte?
- Faça uma lista
A princípio essa lista deve ser despretensiosa: tente colocar na primeira coluna as “tarefas do mês” e o que será necessário cumprir. Pode até definir datas de entrega em algumas delas, se já souber.
- Escolha as tarefas
Selecione as tarefas que acha melhor concluir na semana, e arraste os cartões para a lista seguinte.
- Conclua as tarefas ou remaneje-as
Por fim, todo final de dia, coloque os cartões com as tarefas que não foram realizadas na lista “tarefas do dia” seguinte.
Logo,toda vez que concluir alguma coisa, tenha o inenarrável prazer de colocar na lista de tarefas feitas. 🤓
Se, ao chegar no final do dia, você não tiver concluído todas as tarefas que desejava, apenas se organize para o dia seguinte.
Se for possível, distribua as tarefas para os outros dias da semana ou se for o caso e dependendo da prioridade deixe para se ocupar delas no futuro.
Usar o Power-Up do calendário e outras integrações do Trello também vai ajudar bastante.
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5- Automatize tarefas
Nossa quinta dica vale ouro, por isso anote ai: DEVO automatizar tarefas!
Para automatizar suas tarefas, sejam elas diárias, semanais ou mensais, você pode contar com a Pluga e com dezenas de integrações incríveis.
Quer saber como? Nosso robô plugálatico está pronto para entrar em ação:
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Coloque essas dicas em prática e você verá como a “síndrome do feitiço do tempo” nunca mais te atingirá toda primeira segunda-feira do mês.
Caso você queira turbinar sua produtividade é só seguir mais essas dicas:
Este post foi escrito pela equipe do Trello e atualizado pela Pluga em 2023.
