Quer ter uma equipe mais ágil e produtiva mas não sabe por onde começar? Documentar um fluxo de trabalho pode ser o ponto de partida que você precisa!
Ter esse tipo de gerenciamento incorporado no dia a dia da empresa é muito importante para que os processos fiquem mais organizados e, consequentemente, as equipes ganhem agilidade e produtividade. 🚀
Mas, como implementar esse tipo de metodologia? 🤔
Atualmente existem diversas ferramentas que auxiliam nesse processo. Para te ajudar a escolher as melhores, separamos 13 delas que podem ser utilizadas em cinco contextos diferentes.
Ativamos sua curiosidade, né? 🤭
Então continue por aqui para entender, conhecer e implementar um fluxo de trabalho eficiente!
O que é um fluxo de trabalho?
O fluxo de trabalho é a organização da sequência de atividades que devem ser realizadas por uma equipe para atingir um determinado propósito empresarial. O gerenciamento do fluxo de trabalho pode ser definido para cada departamento ou até mesmo para cada time de projeto.
Quer um exemplo?
Dentro de uma empresa que confecciona um produto é possível estabelecer um fluxo de atividades que vão garantir a criação da mercadoria que será vendida aos consumidores.
Entretanto, além do departamento de produção, todos os demais setores podem (e devem) ter suas tarefas organizadas em sequência, para aproveitar benefícios como:
- Maior fluidez dos processos;
- Redução de erros;
- Diminuição de retrabalho;
- Maior produtividade dentro de cada setor;
- Identificação de melhorias;
- Aumento da produtividade;
- Melhor aproveitamento do tempo da equipe e mais.
Cada setor de uma empresa possui seu próprio fluxo de trabalho, alinhado às rotinas, objetivos e atribuições da área.
A gestão do workflow também será diferente, afinal, as atividades possuem suas particularidades.
Por isso, ao listarmos as ferramentas para gestão de fluxo de atividades é necessário ponderar sobre o setor que está sendo analisado. Nesse sentido, organizamos este guia considerando cinco contextos:
- Comunicação interna;
- Gestão de projetos;
- Vendas;
- Marketing;
- Atendimento ao cliente.
Cada uma dessas áreas estratégicas para a empresa possui um fluxo de trabalho próprio que pode ser gerenciado por uma ferramenta especializada.
13 ferramentas para gerenciamento de fluxo de trabalho
Agora que você já sabe o que é um fluxo de trabalho e a importância de aplicar essa rotina na sua empresa, vamos às principais ferramentas de fluxo de atividades. Existem diversas, mas separamos 13 delas considerando os cinco contextos que falamos anteriormente.
São elas:
- Trello;
- Asana;
- Notion;
- Slack;
- Discord;
- Google Drive;
- Miro;
- Lahar;
- RD Marketing;
- Piperun;
- Agendor;
- Hubspot.
Entenda a seguir, a função de cada tipo de ferramenta de fluxo de trabalho, o que elas realizam e porque são importantes.
Plataformas de gestão de projetos
Essas ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho têm como objetivo organizar as etapas que precisam ser executadas para que um projeto saia do papel.
Dentro das plataformas de gerenciamento de projetos são estabelecidos:
- As tarefas que precisam ser realizadas;
- Quem é o responsável por elas;
- Data limite para entrega;
- Quais informações são relevantes para a execução da atividade, e mais.
É indicado, também, que a ferramenta permita que tanto a gestão quanto a equipe tenham uma fácil visualização do status de cada ação.
Entre as ferramentas de gestão de projetos mais conhecidas do mercado estão:
Todas elas são exemplos de sistemas usados nas metodologias ágeis de gerenciamento.
Você também pode optar pelo quadro de projetos no Trello criado pela Pluga. Para isso acesse: “Gerenciador de projetos grátis” e faça a sua cópia.
Sistemas para comunicação interna
A comunicação interna é indispensável para a garantia de uma execução do fluxo de trabalho diário fluida, bem como na construção de uma equipe ágil. Entre as vantagens de investir em uma ferramenta de comunicação eficiente estão:
- Redução do retrabalho;
- Maior alinhamento com o objetivo dos clientes e da empresa;
- Integração da equipe;
- Segurança na troca de informações e mais.
Na lista de ferramentas de comunicação que otimizam o gerenciamento de fluxo de trabalho estão:
- Slack;
- Discord;
- Google Drive;
- Miro.
Softwares de automação de marketing
O marketing tem um papel central na conquista dos objetivos estratégicos de uma empresa. Logo, a organização das atividades da área deve ser uma prioridade.
Nesse sentido, a criação de fluxos de automação e o desencadeamento da sequência de tarefas que os profissionais da área precisam executar se torna indispensável.
Alguns softwares de automação de marketing se destacam no gerenciamento de fluxo de trabalho do setor, entre elas:
CRM de vendas
Já não vivemos mais no tempo em que vender era um processo individual, no qual cada profissional tinha seu próprio método e seguia suas próprias regras.
Atualmente, o processo comercial de uma empresa deve ser organizado em um fluxo de atividades que irá guiar cada vendedor no que deve ser feito, quando e como.
A gestão do pipeline de vendas tornou o setor mais estratégico e organizado, além de contribuir para a melhoria contínua, identificação de gargalos e a redução de perda de oportunidades que antes ficavam esquecidas nas agendas dos representantes comerciais.
Para que tudo isso funcione, uma ferramenta de gestão de processos de vendas precisou ser criada e a ela damos o nome de CRM de vendas.
Entre as ferramentas de CRM que podem ser consideradas para organizar o fluxo de trabalho diário do time de vendas e torná-lo mais ágil estão:
Atendimento ao cliente
O gerenciamento de fluxo de trabalho é fundamental para a garantia do crescimento sustentável e escalável de um negócio.
Entre as prioridades das organizações atualmente, o setor de atendimento possui uma lista de atribuições que precisam ser seguidas para oferecer uma excelente experiência ao cliente e fidelizá-lo.
Para uma equipe ágil, inclua em sua lista de ferramentas:
Integre o fluxo de trabalho diário
Com essa lista de ferramentas para gestão do fluxo de trabalho de diferentes setores da empresa em mãos, você terá um poderoso arsenal de sistemas que vão tornar a gestão mais inteligente, estratégica e, claro, ágil.
O resultado é mais velocidade na execução das atividades, assertividade na tomada de decisão, otimização da busca pela melhoria contínua e mais qualidade na execução de cada tarefa.
Mas, sabia que é possível deixar esse processo ainda melhor? Como?
Integrando as ferramentas usadas, permitindo que elas se comuniquem entre si e com outros sistemas usados pela empresa.
A Pluga permite que você faça integrações incríveis entre as ferramentas web que você mais usa, como:
- CRM;
- Software de automação de marketing;
- Sistemas de gestão de projetos;
- Formulários;
- Sistemas de pagamento e muito mais!
São mais de 80 ferramentas que podem ser integradas sem que você precise saber sobre programação ou desenvolvimento.
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