Gestão Empresarial

Como automatizar tarefas repetitivas em menos de 2 minutos

25/08/2016
automatizar tarefas repetitivas

Automatizar tarefas repetitivas (mas não apenas elas) é uma das regras de ouro na busca de mais produtividade e eficiência na gestão empresarial.

Quando falamos em operações e gerenciamento de negócios, precisamos entender o conceito de cadeia de valor.

É basicamente o seguinte:

  • Para produzir um produto ou serviço, existe uma série de tarefas encadeadas que juntas e em ordem constroem esse produto ou serviço.
  • Cada uma dessas atividades individualmente vai agregando valor ao produto ou serviço.
  • E para seu negócio dar lucro, é preciso que a soma de valor que cada tarefa entrega ao seu produto ou serviço (pelo ângulo de percepção do cliente) seja maior que o custo efetivo que gera em sua empresa.

Confuso? É, fica mais fácil de entender com um exemplo:

Para fazer um bolo é preciso realizar uma série de tarefas: misturar os ingredientes, assar a massa, cortá-la ao meio, rechear, colocar a cobertura confeitada para enfeitar o bolo e, porque não? Uma cereja!

Se o consumidor olhar para seu bolo e achar que ele vale X e pagar isso por ele, é preciso que seus custos sejam menores que X.

Agora, imagine que você faça o mesmo bolo, mas sem a cereja. Às vezes, por causa deste pequeno detalhe, pode ser que ninguém queira comprar seu bolo. Isto é: o valor percebido pelo cliente quando você coloca uma cereja sobre o bolo é muito maior que o custo desta tarefa e da cereja.

O ideal é fazer com que todas as tarefas de sua cadeia produtiva, sua cadeia de valor, sejam como a cereja do bolo: com o menor custo possível, mas com grande percepção de valor pelo cliente.

E olha que legal: sabe qual é o tipo de tarefa que geralmente pode ter seu custo reduzido drasticamente? Tarefas repetitivas!

Por isso, a automação de tarefas repetitivas pode ajudar muito a “baratear” sua cadeia produtiva, sem deixar de entregar valor ao cliente.

E mais, saber como identificar gargalos dos processos produtivos da sua empresa também é uma boa maneira de selecionar quais tarefas automatizar.

Vamos ver com mais detalhes como escolher quais tarefas repetitivas automatizar no seu negócio no próximo tópico.

Como escolher e automatizar tarefas repetitivas

Vamos voltar ao nosso exemplo do bolo:

A primeira dica é a seguinte: cuidado ao automatizar tarefas que agregam valor percebido ao cliente. Às vezes, é melhor mantê-las manuais e ter certeza que são feitas com cuidado do que automatizar. O caso de nossa cereja é um desses. Deve ser bem difícil (ou pelo menos muito caro) bolar uma máquina só para pôr uma cereja no centro do bolo. Salvo engano, é melhor manter um confeiteiro fazendo isso.

Já a mistura de ingredientes não. É uma tarefa bem fácil de automatizar e, na verdade, é capaz de ficar até melhor uma máquina fazer isso sempre com as mesmas proporções, sem erros.

Viu a diferença?

Mas quando se fala em automatizar tarefas, na verdade, a maioria delas não envolve máquinas, mas softwares. É isso que vamos ver a seguir.

Veja também: 7 ferramentas para aumentar a produtividade do seu negócio

Integrando aplicativos para automatizar tarefas repetitivas

Uma pessoa preenchendo uma planilha, um formulário ou tomando certas decisões, como enviar ou não um email e que conteúdo colocar nele, nem sempre é a melhor solução. E os motivos são simples:

  • Estas tarefas são chatas e repetitivas, desmotivam.
  • As pessoas cometem erros.
  • As pessoas se esquecem.
  • As pessoas se atrasam.
  • Essas tarefas tomam um tempo precioso das pessoas.

Como resolver isso?

Em primeiro lugar, sua empresa já deve usar alguns aplicativos e ferramentas que facilitam sua vida. Por exemplo: uma planilha compartilhada na nuvem pelo Google Drive para fazer demonstrativos financeiros, ou um disparador de email marketing, ou ainda um software de emissão de notas fiscais.

E se você opera um e-commerce, com certeza deve ter uma ferramenta de gestão de pagamentos online.

Mas, apesar de todos esses aplicativos à sua disposição, ainda existe muito trabalho manual e repetitivo para ser feito.

Toda vez que um pagamento é confirmado pelo seu sistema de recebimento, vamos imaginar, um de seus funcionários poderia ter que fazer 3 tarefas:

  1. Acrescentar esse valor na receita de sua planilha de demonstrativo financeiro.
  2. Emitir uma nota fiscal no sistema.
  3. Enviar um email de agradecimento ao cliente.

Vamos dizer que seu funcionário leva 5 minutos para cada tarefa. Se seu e-commerce fizer apenas 10 vendas em um dia, esse seu funcionário perderá 150 minutos, isto é, nada menos que duas horas e meia nestas tarefas repetitivas e que não agregam nenhum valor ao seu produto ou serviço!

Já pensou salvar este tempo do seu funcionário para ele poder trabalhar em algo bem mais produtivo e ainda conseguir que estas tarefas sejam feitas com muito mais velocidade e assertividade?

É fácil, basta automatizar tarefas repetitivas integrando os aplicativos que você já usa. E é isso que a Pluga pode oferecer para sua empresa, veja estes exemplos:

  • A cada pagamento confirmado em sua ferramenta de gestão de recebimentos, uma linha com o valor do pagamento é acrescentada em sua planilha no Google Drive.
  • A cada pagamento confirmado em sua ferramenta de gestão de pagamentos, uma nota fiscal é gerada pelo seu aplicativo de emissão de Nfe.
  • A cada pagamento confirmado em sua ferramenta de gestão de pagamentos, um email de agradecimento é enviado por seu disparador de email marketing.

Se você usa o RD Station em seu negócio, temos mais um exemplo bacana para você dar uma olhada: Implemente na sua empresa processos automatizados, conectados com a API da RD Station

Viu como é útil automatizar tarefas repetitivas?

E com ajuda das automatizações da Pluga, você consegue configurar isso em menos de 2 minutos para cada integração, tudo muito fácil e ágil, sem ter que entender nada de programação.

Dê uma olhada em outras automatizações da Pluga:

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