Como administrar uma loja virtual: otimize sua gestão online!

Você sabe quais são os principais desafios para a gestão de um e-commerce? Se você pensou na logística de entrega, no controle de estoque, no gerenciamento financeiro, nas estratégias de marketing e até mesmo na usabilidade da plataforma, você acertou alguns deles.

São muitas demandas, e é por isso que saber como gerenciar uma loja virtual de forma eficiente é fundamental para o que seu negócio alcance os resultados desejados. É sobre isso que vamos falar neste artigo. Confira! 😉

Veja também: 5 formas incríveis de melhorar sua produtividade com Mindfulness

Como administrar uma loja virtual de forma organizada

A organização torna quaisquer processos muito mais eficientes, e isso vale para qualquer tipo de negócio, inclusive para lojas físicas ou lojas virtuais.

E quando o assunto é a gestão de e-commerce, a importância de se ter tudo muito bem organizado é ainda maior. A falta de organização pode amplificar problemas inerentes ao tipo de negócio, como por exemplo, acarretar em atraso no envio dos pedidos,o que terá como consequência a insatisfação dos clientes.

Uma forma de evitar a desorganização, ou melhor, uma solução para manter a sua organização empresarial em dia é estabelecer uma rotina de tarefas. Seguir uma rotina de trabalho diária é uma das melhores formas de manter tarefas complexas (como administrar um loja virtual) sempre em ordem.

O que é rotina e como ela pode ser uma aliada para gerenciar uma loja virtual?

Nosso dia a dia é moldado pela rotina, caso contrário facilmente esqueceríamos de atividades importantes, ou nossos dias ficariam bagunçados, fora de ordem.

Elencar as atividades de forma organizada facilita nosso cotidiano, pois assim não precisamos pensar o tempo inteiro em tudo que iremos fazer. Já imaginou pensar em como dirigir e qual é o caminho para o trabalho todo dia?

A rotina simplifica processos e permite que o cérebro não tome decisões o tempo todo.

Organizar o dia e criar rotinas traz diversos benefícios para o corpo e para a mente. Mas não apenas isso. A criação de rotinas é também extremamente benéfica quando aplicada ao cotidiano de tarefas do trabalho, como gerenciar uma loja online, por exemplo.

Ou seja, para gerenciar um e-commerce da melhor forma possível o primeiro passo é estabelecer algumas rotinas de trabalho.

Se você quer uma ajudinha para organizar melhor seu gerenciamento de rotinas, então dê uma olhada neste vídeo da Siteware:

Este post também pode interessar a você: Quer saber como montar uma loja virtual? Confira 3 opções

Dicas para otimizar a rotina da sua empresa

Então você deve estar se perguntando: ok, mas como administrar um loja virtual de forma eficiente e organizada? Bem, para que a rotina da sua empresa seja otimizada, você pode contar com algumas dicas extremamente úteis listadas abaixo:

Defina tarefas: Distribua as atividades da empresa entre os profissionais conforme sua habilidade. Esse tipo de arranjo faz com que as tarefas sejam executadas com maior facilidade e velocidade.
Designe responsáveis: Eleja responsáveis por cada atividade ou grupo de atividades. Assim você garante que as atividades designadas para cada profissional serão cumpridas e verificadas regularmente, sem a necessidade de sua presença.
Priorize as tarefas: Atividades mais importantes devem ser realizadas em primeiro lugar. Para facilitar, crie uma lista de afazeres e ordene conforme importância, com intuito de manter o foco e o senso de urgência. Não se esqueça de compartilhar essa informação com os responsáveis pelas tarefas.
Padronize processos (e os automatize): A padronização dos processos é uma das melhores estratégias para manter tudo organizado. Ela funciona ao mesmo tempo como guia de trabalho e ferramenta de previsibilidade do que vai (ou deve) acontecer. Inclusive, sempre que possível o ideal é automatizar processos, tornando sua empresa mais organizada e produtiva, o que resulta em aumento dos resultados.
Crie hábitos: É o hábito que possibilita a rotina. Quanto mais firme você for em relação aos seus hábitos (pessoais ou de trabalho), mais organizadas e padronizadas suas atividades serão. E, de quebra, você verá mais tempo disponível para cuidar de atividades que não envolvem a gestão da empresa.

Vantagens de otimizar a rotina na gestão de lojas virtuais

É dentro da rotina que estão os principais desafios para a gestão de um e-commerce. Porém, apesar de desafiador, manter a empresa organizada e a rotina funcionando trará diversos benefícios:

Profissionalização;
Melhora contínua dos negócios;
Maior previsibilidade, inclusive conforme sazonalidade;
Redução de retrabalho;
Prevenção de atrasos no envio dos pedidos;
Sobra tempo para demais tarefas que não envolvem o backoffice do e-commerce;
Otimização de cada etapa.

Está ficando claro como administrar uma loja virtual através de uma estratégia de tarefas baseadas em rotinas? Então, veja mais detalhes a seguir.

Conforme você pode observar, além de manter o dia a dia organizado as rotinas podem, ainda, aumentar sua produtividade. Separamos abaixo um vídeo que vai te mostrar diversas dicas para tornar as rotinas da sua loja virtual grandes aliadas da produtividade da sua empresa:

A rotina no e-commerce

O ponto alto da experiência do seu cliente está, sem dúvida, na entrega. Entretanto sabemos que existirem diversas etapas que se sucedem entre a interação do seu consumidor dentro da loja virtual e a recepção do produto propriamente dito.

Para garantir a que não aconteçam atrasos no envio dos pedidos, o ideal é que haja um encadeamento de processos. Ou seja, uma rotina em que cada processo seja realizado em sequência. Não é lei e cada empresa pode adaptar conforme a necessidade de seu negócio, mas existe uma forma interessante de trabalhar no backoffice do e-commerce:

Recepção dos pedidos: Os pedidos de diferentes canais de venda são centralizados em um software ERP para e-commerce, para que prossigam com os processos para envio.
Reserva de estoques: O estoque dos produtos que compõem os pedidos é reservado, para que não sejam vendidos novamente. Se a loja vender produtos sob encomenda, poderá verificar posteriormente, em relatórios, o que necessita comprar para atender à demanda.
Confirmação do pagamento: O pagamento é confirmado pelos gateways ou bancos. Em caso de boleto bancário, o prazo para comprovação costuma ser maior.
Separação: Após a aprovação do pagamento dos pedidos, é hora de começar a separar os produtos e conferir os itens, para que sejam embalados e enviados corretamente.
Faturamento: Com o pedido separado, é o momento de incluir e autorizar as notas fiscais, além de imprimir a Danfe que será enviada junto com os pedidos.
Etiquetas de envio: Para que os produtos sejam enviados aos clientes, a embalagem precisa ter informações de envio. Imprima as etiquetas e as cole no pedido correspondente.
Expedição: Para enviar os pedidos, é preciso imprimir a Pré Lista de Postagem (PLP) dos Correios ou o XML para as transportadoras.
Comunicação com a entrega: Conforme há atualização do status dos pedidos no ERP, a plataforma de e-commerce ou o marketplace são atualizados. Assim, o cliente fica por dentro da situação do pedido.
Demonstrativo de resultados: Analisar a situação financeira da empresa também é importante. Com o Demonstrativo de Resultados (DRE), a empresa consegue verificar se está tendo lucro ou prejuízo, a fim de saber os caminhos que deve seguir.

Se a empresa seguir estes passos, ou adaptá-los à sua realidade, as chances de sucesso aumentam, pois tudo estará organizado e não haverá surpresas.

Quer saber mais sobre a otimização da rotina do e-commerce e ainda conhecer casos (reais) de sucesso? No e-book “Segredos na rotina de um e-commerce” a Tiny ERP conta mais.

Dica de ouro: usar integrações entre softwares é uma das melhores maneiras de automatizar suas rotinas. Veja o exemplo da OLX, que fez isso usando as integrações disponibilizadas pela Pluga: Como a OLX otimizou o trabalho do time de marketing e deu mais autonomia e velocidade para o comercial vender mais!

Quer conhecer algumas automatizações entre ferramentas que a Pluga criou para você usar com o Tiny ERP?

Confira:

Saiba mais: Como criar e-commerce e ganhar dinheiro, não dor de cabeça

5 dicas práticas de como administrar uma loja virtual

Você viu que rotinas e automatizações podem ajudar muito na gestão de lojas virtuais. Mas existem algumas outras atividades que você precisa ficar sempre de olho.

Listamos 5 delas. Confira em detalhes e verifique se você já tem esses processos definidos em sua loja virtual.

1. Crie personas

Personas são representações fictícias dos clientes ideais de sua loja virtual. Uma loja pode identificar mais de uma persona, dependendo do seu modelo de negócio ou nicho de atuação.

As personas descrevem características tanto do perfil sociográfico da pessoa, tais como idade, gênero, profissão, local onde mora, etc., assim como também de seu perfil comportamental, Isto é, seus valores, desejos e crenças.

Ao conhecer o perfil de seus clientes ideais, aqueles que têm maior potencial de dar lucro para o negócio, você poderá definir estratégias de marketing com muito mais facilidade.

2. Monte o funil de vendas

O Funil de vendas é uma representação visual de todas as negociações que estão em andamento na empresa.

Normalmente ele se divide em topo, meio e fundo do funil.

Topo do Funil: aprendizado e descoberta

Aqui estão seus futuros clientes. São aquelas pessoas que acabaram de descobrir que possuem uma necessidade, mas não sabem muito bem ainda como resolver o problema.

Agora é hora de educá-lo, apresentando assuntos relacionados ao problema que ele tem, aproximando os clientes da sua marca e levantando a hipótese de que é possível que sua empresa possa resolver a questão.

Meio do Funil: reconhecimento do problema e consideração da solução

Aqui seus potenciais clientes já conhecem sua marca e entenderam o problema que ela eventualmente pode resolver para eles. Entretanto eles precisam que você dê mais informações para que eles caminhem em direção ao fundo do funil. Ou seja, é o momento de voltar seus esforços para demonstrar para o cliente o que ele estará perdendo se não investir na solução.

Fundo do Funil: avaliação e compra

No fundo estão os leads que já percebem mais claramente que sua empresa pode ajudá-los e estão tomando a decisão de compra. Aqui é a hora de ser mais direto em busca da aprovação dele!

Leia este post e veja mais detalhes de como construir seu funil: Como montar as etapas do funil de vendas (passo a passo)

3. Crie o processo de vendas

O funil de vendas é mais amplo e genérico, o processo de vendas é mais específico e funciona como uma espécie de roteiro para a equipe de marketing e vendas trabalharem.

Com base no funil de vendas e na persona, você deve criar uma rotina de vendas. Ou seja, fazer uma lista cronológica de todas as etapas que seus vendedores deverão seguir junto aos clientes para levá-los de uma apresentação inicial do produto ou serviço, passando pela nutrição de informações, negociação, envio de proposta e outras, até chegar ao fechamento da venda.

Para que tudo isso fique mais claro, leia este post de nosso blog: O que é processo de vendas: transformar seu funil de vendas em ações práticas e objetivas

Em algumas lojas virtuais, muitas dessas etapas podem ser desempenhadas pelo cliente sem a intervenção dos vendedores, como ocorre com os produtos de consumo.

Mas, para produtos ou serviços mais complexos e de alto valor, como um software SaaS, por exemplo, mesmo que a compra seja feita online, muitas vezes é preciso o contato de um vendedor, enviando e-mails, mensagens de texto e outras formas de contato ao longo dessas etapas. O objetivo é persuadir o futuro cliente sobre o valor de seu produto ou serviço para ele.

4. Estoque e logística

No caso de produtos vendidos por meio de uma loja virtual, a gestão do estoque é fundamental. E, para isso, um software ERP pode ser de grande ajuda. Afinal, o equilíbrio é fundamental: o ideal é não haver excesso de estoque parado nem falta de mercadorias – o que pode culminar em perda de.

Mas além de um estoque sempre em dia, não se esqueça de que é preciso fazer as entregas dos pedidos. Nesse Caso, uma alternativa é terceirizar este serviços com uma empresa especializada.

5. Gestão financeira

A gestão financeira de uma empresa é uma atividade complexa. Mais uma vez, o ideal é contar com um software especializado que ajude a controlar as entradas e as saídas de valores, a emitir notas fiscais, a fazer o fluxo de caixa e muito mais.

Além disso, se esse software for integrado com outras áreas da empresa, como estoque e vendas, todas as informações fluem com mais facilidade e a gestão da loja virtual será muito mais ágil e assertiva.

Por isso, um software ERP é uma boa escolha para a gestão financeira da empresa.

Veja mais: O que é gestão financeira empresarial: mais valor em seu negócio

Entenda melhor como um ERP pode ser usado na gestão empresarial assistindo a este webinar gravado, e gratuito:

6 integrações para alavancar seu e-cmmerce

*Este artigo foi escrito por Daniela Borsoi, do time de marketing da Tiny ERP. Atualizado pela pluga, em 2020.