Gestão Empresarial

Passo a passo: como organizar um evento corporativo de sucesso em 8 etapas

04/02/2020
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Você sabe como planejar um evento corporativo?

Para obter sucesso nessa tarefa, é necessário dominar algumas técnicas de organização de eventos e seguir determinadas etapas-chave.

Definição do público-alvo, orçamento, cronograma e fornecedores são apenas alguns dos aspectos que merecem a atenção de quem está à frente da organização de um evento.

Neste artigo, você vai conferir um passo a passo de como organizar um evento de sucesso. 

Além disso, vai conhecer uma ferramenta online que pode te ajudar muito nessa hora, se integrando com as demais ferramentas de gestão que você já usa em seu dia a dia.

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Como organizar um evento passo a passo

Passo 1 – Estabeleça o objetivo do evento

O planejamento e organização do evento deve começar com a definição de um objetivo. Ou seja, coloque no papel o que se pretende alcançar com a realização deste evento. 

Geralmente, os objetivos de um evento corporativo são:

  • Lançar um produto no mercado;
  • Promover a confraternização em alguma data comemorativa;
  • Aproximar-se dos clientes;
  • Reforçar a imagem da marca;
  • Comprometer-se com a comunidade e causas sociais.

Confira estas dicas: Como gerenciar um projeto, integrar a equipe e atingir seus objetivos com ajuda da tecnologia

Passo 2 – Defina o público-alvo do seu evento

Dando continuidade ao passo a passo de como organizar um evento corporativo, é de extrema importância definir o público para o qual o evento se destina. Esta etapa vai ser fundamental para as etapas seguintes.

Ao definir e conhecer o público-alvo, fica mais fácil direcionar as estratégias de divulgação, o formato do evento, a localização, o horário e vários outros detalhes.

Ou seja, o evento como um todo precisa estar alinhado com o público.

Para isso, analise o perfil de seus clientes ideais, aqueles que mais trazem lucro para o seu negócio. Você também pode se valer das vantagens das pesquisas digitais online, por meio de plataformas gratuitas.

Saiba mais aqui: Veja como fazer um projeto de pesquisa de marketing usando ferramentas gratuitas

Passo 3 – Saiba escolher a melhor data

Nesta etapa do planejamento e organização do evento, é importante escolher uma boa data para a realização. Caso contrário, pode acontecer das pessoas não comparecerem e o seu evento se tornar um verdadeiro fiasco.

Evite feriados ou datas próximas a feriados prolongados, como Natal, Ano Novo ou Carnaval, pois nesses períodos as pessoas costumam estar menos disponíveis.

Passo 4 – Saiba escolher o melhor local

Assim como a data, a escolha de um bom local também é fator determinante que o seu evento seja bem sucedido. Para isso, existem alguns aspectos que precisam ser levados em consideração, como:

  • Quantidade estimada de pessoas;
  • Perfil do público-alvo;
  • Acessibilidade;
  • Estacionamento;
  • Rotas para chegar no local;
  • Capacidade do espaço;
  • Segurança.

Passo 5 – Estabeleça um cronograma para o evento

Não há como planejar um evento sem um cronograma pré-estabelecido. Além da data, é necessário determinar o horário para início e encerramento, bem como para as atrações (shows, discursos, entrega de prêmios, etc).

Estabelecer um cronograma é fundamental para que tudo flua de maneira mais organizada.

Passo 6 – Faça um orçamento para o evento

Neste passo de como planejar um evento, lidamos com um aspecto crucial: o dinheiro.

Procure fazer um orçamento de todo o evento, detalhando quanto de dinheiro deverá ser destinado para cada aspecto (fornecedores, decoração, divulgação, etc).

Faça pesquisas a fim de economizar o máximo possível, mas sem comprometer a qualidade. Aposte em formatos econômicos, ideias sustentáveis e locais que estejam mais em conta.

Além disso, mais importante do que colocar no papel o quanto de dinheiro será necessário para realização do evento, é não extrapolar o orçamento estabelecido. 

Nessa hora, uma ferramenta financeira pode ajudar bastante: 4 ferramentas para quem quer saber como fazer a contabilidade de uma empresa

Passo 7 – Defina a estratégia de divulgação do evento

Outra etapa essencial para a organização de um evento é a estratégia de divulgação. Para que as pessoas compareçam ao evento, elas precisam saber, no mínimo, onde e quando ele vai acontecer.

Dentre as possíveis estratégias de divulgação de eventos, você pode usar as redes sociais, enviar e-mail marketing com todas as informações, elaborar um press kit e, dependendo do público, fazer o convite por telefone ou pessoalmente.

Passo 8 – Avalie os resultados

Para encerrar o nosso passo a passo de como organizar um evento corporativo, é importante que você desenvolva um mecanismo de avaliação dos resultados. Ou seja, você conseguiu alcançar os objetivos do evento? O saldo foi positivo? 

A partir dessa etapa, você poderá identificar o que deu certo e o que poderia ter sido melhor. Isso servirá como aprendizado para futuros eventos.

Conhecer e compreender seus erros e acertos é fundamental para que se possa evoluir.

O que achou do nosso passo a passo de como organizar um evento? Acha que colocar tudo isso em prática pode ser complicado?

Nossa dica é usar a Sympla, a maior plataforma de gestão de eventos do Brasil. Confira este vídeo com um case real que mostra como ela pode te ajudar na organização de eventos corporativos:

Integre a Sympla com as ferramentas que usa em seu dia a dia

Se você já usa o Slack, Excel, Google Sheets, Asana ou Trello para gerenciar seus eventos, não importa, você pode integrar essas ferramentas ao Sympla, assim como outras, tipo o Agendor, Pipedrive, Zendesk, Intercom e muitas, muitas outras mesmo!

E isso tudo em menos de 2 minutinhos, sem precisar entender nada de programação e sem escrever linhas de código.

Dê uma olhada em algumas das integrações prontas que a Pluga preparou para você usar com a Sympla e que vão te ajudar a fazer do seu evento um sucesso:

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