Saber como planejar um evento pode até parecer algo complexo, mas com o domínio de técnicas de organização de eventos e seguindo determinadas etapas-chave o sucesso na tarefa é praticamente garantido.

Um passo a passo de como organizar um evento eficaz precisa ter algumas prioridades, como:

  • Definição do público-alvo;
  • Orçamento;
  • Cronograma; e
  • Fornecedores.

E estes são apenas alguns dos aspectos que merecem a atenção de quem está à frente da organização de um evento. Para conferir todos os passos de um planejamento e organização de eventos eficientes, continue neste artigo.

Além disso, vamos te apresentar uma ferramenta online que pode te ajudar – e muito – nessa hora, se integrando com os demais softwares de gestão que você já usa em seu dia a dia.

Como organizar um evento? Passo a passo prático

A tarefa de organizar um evento requer motivação, organização e muita atenção aos detalhes que podem passar despercebidos. Então ter um guia para não se perder nesse planejamento é essencial para “começar os trabalhos”.

Em oito passos simples você consegue organizar um evento. Confira quais são a seguir.

1. Estabeleça o objetivo do evento

O planejamento e organização do evento deve começar com a definição de um objetivo. Ou seja, colocar no papel o que se pretende alcançar com a realização deste evento.

Geralmente, os objetivos de um evento corporativo são:

  • Lançar um produto no mercado;
  • Promover a confraternização em alguma data comemorativa;
  • Aproximar-se dos clientes;
  • Reforçar a imagem da marca;
  • Comprometer-se com a comunidade e causas sociais.

2. Defina o público-alvo do seu evento

Dando continuidade ao passo a passo de como organizar um evento corporativo, é de extrema importância definir o público para o qual o evento se destina. Esta etapa vai ser fundamental para as etapas seguintes.

Ao definir e conhecer o público-alvo, fica mais fácil ter uma direção sobre:

  • As estratégias de divulgação;
  • O formato do evento;
  • Localização;
  • Horário; e vários outros detalhes.

Ou seja, o evento como um todo precisa estar alinhado com o público.

Para isso, analise o perfil de seus clientes ideais, aqueles que mais trazem lucro para o seu negócio. Você também pode aproveitar as vantagens das pesquisas digitais, por meio de plataformas gratuitas.

3. Saiba escolher a melhor data

Nesta terceira etapa, é importante escolher uma boa data para a realização do evento. Caso contrário,as pessoas podem não comparecer e o seu evento se tornar um verdadeiro fiasco.

E não é isso que você quer, né?

Uma boa dica é evitar feriados ou datas próximas a feriados prolongados, como Natal, Ano Novo ou Carnaval. O motivo é que nesses períodos as pessoas costumam estar menos disponíveis.

4. Saiba escolher o melhor local

Assim como a data, a escolha de um bom local também é fator determinante para que o seu evento seja bem sucedido. Para isso, existem alguns aspectos que precisam ser levados em consideração, como:

  • Quantidade estimada de pessoas;
  • Perfil do público-alvo;
  • Acessibilidade;
  • Estacionamento;
  • Rotas para chegar no local;
  • Capacidade do espaço;
  • Segurança.

5. Estabeleça um cronograma para o evento

O quinto passo da nossa lista reflete um fato: não há como planejar um evento sem um cronograma pré-estabelecido!

Além da data, é necessário determinar o horário para início e encerramento, bem como para as atrações (shows, discursos, entrega de prêmios, etc).

Estabelecer um cronograma é fundamental para que tudo flua de maneira mais organizada. Caso sinta necessidade, você pode montar uma planilha.

6. Faça um orçamento para o evento

Em um planejamento e organização de eventos você terá que lidar com um aspecto crucial: o dinheiro. 🤑

Procure fazer um orçamento de todo o evento, detalhando quanto de dinheiro deverá ser destinado para cada detalhe dele:

  • Fornecedores;
  • Decoração;
  • Divulgação;
  • Buffet, entre outros.

Faça pesquisas a fim de economizar o máximo possível, mas sem comprometer a qualidade. Aposte em formatos econômicos, ideias sustentáveis e locais que estejam mais em conta.

Além disso, mais importante do que colocar no papel o quanto de dinheiro será necessário para realização do evento, é não extrapolar o orçamento estabelecido.

Nessa hora, uma ferramenta financeira pode ajudar bastante: 4 ferramentas para quem quer saber como fazer a contabilidade de uma empresa

7. Defina a estratégia de divulgação do evento

Outro passo essencial para a organização de um evento é a estratégia de divulgação. Para que as pessoas compareçam ao evento, elas precisam saber, no mínimo, onde e quando ele vai acontecer.

Dentre as possíveis estratégias de divulgação de eventos, você pode usar:

  • Redes sociais;
  • Enviar e-mail marketing com todas as informações;
  • Elaborar um press kit; e, dependendo do público;
  • Fazer o convite por telefone ou pessoalmente.

8.Avalie os resultados

Para encerrar o nosso passo a passo sobre como organizar um evento corporativo, é importante que você desenvolva um mecanismo de avaliação dos resultados. Se faça as seguintes perguntas:

“Conseguimos alcançar os objetivos do evento? O saldo foi positivo?”.

A partir dessa etapa, você poderá identificar o que deu certo e o que poderia ter sido melhor. Isso servirá como aprendizado para futuros eventos.Conhecer e compreender seus erros e acertos é fundamental para que a evolução aconteça.

Conclusão

E aí, gostou do nosso passo a passo de como organizar um evento? Acha que colocar tudo isso em prática pode ser complicado?

Nossa dica é usar a Sympla, a maior plataforma de gestão de eventos do Brasil. Confira este vídeo com um case real que mostra como ela pode te ajudar na organização de eventos corporativos:

Integre a Sympla com as ferramentas que usa em seu dia a dia

Se você já usa o Slack, Excel, Google Sheets, Asana ou Trello para gerenciar seus eventos, você pode integrá-las à Sympla – assim como outras, tipo o Agendor, Pipedrive, Zendesk, Intercom e muitas, muitas outras mesmo!

Spoiler: são mais de 43 ferramentas para integrar. 😱

E isso tudo em menos de 2 minutinhos, sem precisar entender nada de programação e nem escrever linhas de código.

Dê uma olhada em algumas das integrações prontas que a Pluga preparou para você usar com a Sympla e que vão te ajudar a fazer do seu evento um sucesso:


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