Gestão Empresarial

8 dicas para administrar o tempo que vão acrescentar algumas horas ao seu dia

28/11/2018
Dicas para administra o tempo

Saber como gerenciar o tempo sempre foi um desafio para a humanidade.

Não é à toa que mecanismos para medir o tempo foram se aperfeiçoando, de relógios de sol e ampulhetas ⏳ a relógios de corda ⏰ e eletrônicos.

Mas saber contar e medir o tempo é diferente de saber gerenciá-lo.

É por isso que neste post selecionamos 8 dicas para administrar o tempo que vão fazer sua produtividade decolar! 🚀

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8 dicas para administrar o tempo segundo um especialista no assunto

Estas dicas para administrar o tempo foram extraídas de dois artigos de Chris Bailey, autor do livro “Hyperfocus: How to Be More Productive in a World of Distraction”.

As primeiras 4 dicas de como gerenciar seu tempo tratam de maneiras de evitar distrações. As outras 4 dicas para administrar o tempo falam sobre como superar a procrastinação.

1- Crie seu próprio ritual “anti-distrações”

Você está com um dia cheio de trabalho pela frente, está determinado a dar conta de tudo. Mas não consegue deixar de dar uma olhadinha em seu blog de esportes preferido (a cada 15 minutos) para saber se o melhor jogador de seu time vai pegar uma suspensão de 2 jogos em um período decisivo.

É assim que você quer ser mais produtivo no trabalho?

Não tem como gerenciar seu tempo sem se livrar das distrações.

Procure uma sala de reuniões vazia, coloque fones de ouvido com uma música clássica bem baixinha, fique longe de celulares e feche as abas do Gmail e do Slack.

Talvez essas coisas não funcionem para você. Então, invente seus próprios rituais “anti-distrações”.

Crie sua bolha de trabalho focado! Você vai ver como seu tempo vai render!

2- Defina 3 objetivos diários

Você tem milhões de coisas para fazer todo dia. Algumas são mais, outras menos importantes. Mas, em geral, tudo parece urgente.

A dica para administrar o tempo, neste caso, é definir 3 tarefas que você vai concluir nesse dia.

Elas são seus objetivos principais, as demais serão feitas no tempo que sobrar.

3- Trabalhe duro, independentemente do tempo que tiver

Já ouviu falar na Lei de Parkinson?

Confira seu enunciado:


Fonte: O Pensador

Portanto, se você tem uma semana para entregar aquele relatório, faça-o agora, muito bem feito.

Não preencha o tempo com coisas até que ele acabe. Faça o contrário: conclua o trabalho antes do prazo e tenha tempo livre para outras tarefas.

4- Defina um tempo limite para cada tarefa

Você tem que criar 3 planilhas com o cronograma de 3 projetos diferentes.

Você precisa fazer isso hoje.

Em vez de dizer: vou fazer estas 3 planilhas até o final do dia, defina, digamos, 2 horas e meia para finalizar cada uma.

E marque horários para “entregar” as planilhas. Você controlará melhor seu tempo e saberá se está se atrasando.

Confie, essa é uma das melhores dicas para administrar o tempo e um dia cheio de trabalho.

5- Combata os gatilhos da procrastinação

Segundo estudos, existem 7 motivos que fazem as pessoas adiarem o início de uma tarefa. Geralmente, isso ocorre quando a consideram:

  1. Chata
  2. Frustrante
  3. Difícil
  4. Ambígua
  5. Mal estruturada
  6. Não é gratificante
  7. Não faz sentido para você

Em vez de se justificar com essas “desculpas” para não começar a trabalhar, tente reverter isso. Se a tarefa é chata – preencher planilhas com dados, por exemplo – pense nela como um jogo e tente preencher cada vez mais linhas por minuto, até terminá-la.

Apenas não use esses 7 motivos como “muletas” para sua improdutividade.

6- Descubra seus limites de produtividade

Você tem que preparar uma apresentação para a diretoria e isso inclui resumir 2 livros em bullets… difícil… demorado…

Para tornar isso menos entediante, tente superar seus limites.

Por exemplo: consigo ler um dos livros por 1 hora seguida sem interrupções? Depois de bater essa meta, aumente para uma hora e meia, e assim por diante.

7- Simplesmente comece a trabalhar!

Você tem que escrever um texto para um blog, mas a preguiça está te impedindo de se mover.

Ok, apenas comece: abra seu editor de texto, dê um nome ao arquivo, escreva o cabeçalho. Vá fazendo essas tarefas simples até engrenar.

Depois que começamos algo, nosso cérebro não consegue se desligar disso até acabarmos. Você se verá compelido a continuar até terminar.

8- Pense no custo da procrastinação

Quando estiver relutante em começar uma tarefa, uma das melhores dicas para administrar o tempo é pensar nas consequências de não terminar aquilo logo.

Talvez outros projetos que você gosta de fazer sejam atrasados por causa disso, ou a cada minuto que passa fazer a tarefa será ainda mais complicado, ou mesmo você estará prejudicando sua equipe.

Isso pode fazer você começar a trabalhar bem rapidinho…

DICA EXTRA: use a tecnologia a seu favor!

Existem diversas ferramentas de gestão de tarefas para melhorar sua produtividade.

Usá-las sempre é uma boa maneira de como gerenciar seu tempo de forma eficaz.

Aplicativos com o Trello, para gestão de equipes e projetos; o Slack, para comunicação; ferramentas de CRM; automação de marketing e tantas outras; mesmo as planilhas do Google Sheets são ótimas para isso.

Mas uma das grandes dicas de gestão do tempo é integrar essas ferramentas e automatizar tarefas repetitivas.

Por exemplo: toda vez que fechar um negócio em seu CRM, cria-se automaticamente um cliente em seu gerenciador financeiro; ou uma linha é acrescentada em uma planilha; ou um lead é criado em sua ferramenta de automação de marketing.

E esses são apenas alguns exemplos das centenas de automatizações que a Pluga tem, prontinhas para você usar. E não leva nem 2 minutos para configurar.

Confira algumas delas:

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