Gestão Empresarial

O email corporativo está morrendo?

16/07/2016

Todos os dias novas tecnologias surgem e colocam a prova o email corporativo. Sim, aquele email personalizado da sua empresa com o famoso @suaempresa.com. 🖥  📩

É verdade que o volume de lixo eletrônico enviado todo o dia para o seu email corporativo aumentou consideravelmente (email marketing, novos seguidores no Twitter, comentários de Facebook, newsletter do mês, blah blah blah) e também é verdade que surgiram excelentes opções no mercado, como o próprio Slack, considerado por muitos como o matador de emails. Mas, será que o email corporativo está realmente com os dias contados?

O uso de email corporativo no mundo está aumentando

Ferramentas web de colaboração entre equipes como Slack, HipChat e Podiocom sua interface mais social, levaram o mercado a afirmar que era o fim do email empresarial, com seu sistema “legado. Mas, ao contrário do que muitos acreditam, a taxa de crescimento do uso de email continua relativamente alta. Os usuários acreditam no email, possuem familiaridade com ele e isto leva a um crescimento diário, tanto na espera pessoal, quanto empresarial.

Um estudo recente da empresa Radicati chamado Email Statistics Report estima que até 2019 o número de usuários de email excederá 2.9 bilhões, um crescimento de 10% em relação ao 2015. Isto corresponderá a praticamente 40% da população mundial acessando email! 🌍 😱

Verdade seja dita, o email é uma parte integrada da nossa vida e uma das principais formas de comunicação que temos.

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Ironicamente, os matadores de email corporativo ainda dependem do email

Stewart Butterfield, CEO do Slack, startup fundada em 2014 e avaliada em US$ 3.8 bilhões, diz que as ferramentas de comunicação interna diminuem drasticamente a necessidade do uso de email corporativo. Isto pode ser verdade se você é uma pequena empresa e sua comunicação interna depende de poucos departamentos, com uma dezena de funcionários.

slack-ou-email-corporativo-plugaMas, como integrar departamentos diversos de uma empresa como a B2W, a dona do ShopTime, Submarino e Americanas.com? É bem verdade que certos departamentos de grandes empresas como a Adobe usam ferramentas de colaboração interna, mas estas são iniciativas isoladas. As atuais ferramentas de comunicação interna não apresentam uma solução sustentável para uma grande corporação, com dezenas de milhares de funcionários, e milhões de alertas todo o dia. Imagina que loucura seria o canal geral de uma empresa dessa no Slack!

Estas ferramentas sabem que o jogo ainda está nas mãos do email corporativo. Por exemplo, o que acontece quando você recebe uma mensagem no Slack e está offline? Ele avisa por email!

Quem aqui já foi salvo pelo undo do Gmail..🙋🏼

A empresa Box, de solução de compartilhamento de arquivo e armazenagem faz o mesmo. Ela envia um aviso por email toda vez que um novo arquivo é adicionado. O Youtube faz o mesmo, sempre que um novo vídeo é postado no canal que você segue. O Uber avisa sobre o preço de cada corrida. E por aí vai..

Sim, aumentamos drasticamente o uso de aplicativos em nossa vida. MailChimp, Intercom, RD Station, Nibo, iugu, Slack, Trello, Google Sheets, etc. Todas estas ferramentas fazem parte da nossa vida. Mas, qual é cola que une todas elas, o core de comunicação? O email corporativo.

Email organiza o caos

O volume de emails enviados diariamente só aumenta e isto pode ter um efeito negativo na sua produtividade e dos colaboradores da sua empresa. Para não se tornar um vilão, o email corporativo precisou evoluir, se adaptando as novas formas de uso. Hoje as pessoas usam o email também para arquivar documentos e até como uma ferramenta de gerenciamento de tarefas.

Quem nunca organizou a caixa de entrada colocando primeiro os emails não lidos? Isto é ou não é uma ótima forma de rastrear os emails com tarefas pendentes? Eu faço isto até hoje..😁

O email organiza o caos, e as ferramentas web criadas como extensões dele também. Existe toda uma economia satélite que gira ao redor do email. Um exemplo é Rapportive, que é uma extensão gratuita para o Gmail que agrega uma série de informações de um contato de email. Com ele você pode acompanhar informações disponíveis no perfil do Linkedin da pessoa (foto, posição na empresa, outras atividades), localidade, amigos em comum etc. Tudo isso no histórico da conversa. Esta ferramenta é útil não só para a sua equipe de vendas, mas para todos que interagem constantemente com Leads (gerentes de sucesso, CEOs e analistas de marketing).

O email corporativo está ficando até mais inteligente! Como uma maneira de evitar que a caixa de entrada do email fique lotada o Microsoft Outlook, por exemplo, oferece uma opção que cria regras para categorizar automaticamente os emails, enviando para pastas apropriadas.

Email pode ser usado para outras coisas que não só envio de email

O email é ainda uma das mais respeitadas e confiáveis ferramentas para arquivar documentos, fotos e arquivos do trabalho. Um email corporativo é a primeira coisa que você recebe quando começa um novo trabalho. E, desde o dia 01, ela se torna a ferramenta de comunicação com o meio externo e o local que é armazenado praticamente todo o seu histórico. Ela é uma ferramenta multiplataforma, o que significa que você pode acessar de qualquer dispositivo e qualquer localidade.

Quem nunca enviou um documento para o email apenas para arquivá-lo? Gmail e similares, com capacidade praticamente ilimitada de armazenamento, tornaram-se uma alternativa a ferramentas como Box e Dropbox. Calma, eu sei o que você está pensando. Ela é uma alternativa para situações emergenciais e não a melhor opção.

Emails são usados também em processos trabalhistas como documento comprobatório. O Poder Judiciário Federal considera como lícita a impressão de emails corporativos para confecção de provas documentais em processo trabalhista.

O email não é uma tecnologia proprietária

Email é um protocolo aberto de comunicação. Gmail, Outlook, Hotmail, todos eles usam o mesmo protocolo de comunicação. E isto ajuda a sua empresa. Você pode remover todo o seu histórico de um serviço de correio eletrônico a qualquer momento e não vai perder nada. Ou seja, se o Gmail fechar amanhã (o que é impossível dado o dinheiro infinito do Google) você pode continuar o seu trabalho no Outlook, perdendo pouquíssimo tempo. Mas, o que aconteceria se o Slack ou Dropbox decretassem falência amanhã? Há um risco associado a tecnologia proprietária e todo o seu histórico de comunicação pode sofrer com isto!

O email corporativo não está morto ou na UTI, muito pelo contrário, ele está bem vivo! Curtiu o post? Não deixe de ler a resposta a ela: Slack está matando o email! Saiba porque isto é ótimo para a produtividade da sua empresa. E, se você já usa o Slack na sua empresa, não deixe de usar as automatizações da Pluga.

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