Boas ideias costumam ser simples, como um clipe de papel ou um post-it. E o kanban é uma dessas sacadas que de tão fáceis de entender e operacionalizar se tornaram clássicos reverenciados em todas as empresas que usam kanban até hoje (ele foi criado nos anos 60).

Nesta postagem você vai entender um pouco mais sobre o que é kanban e conhecer exemplos de empresas que usam essa metodologia ágil aqui no Brasil.

Saiba mais: Kanban e Agile: duas palavrinhas, muita produtividade!

Um quadro com cartões coloridos: entenda o que é kanban

Antes de falarmos de algumas empresas que usam kanban, a gente precisa entender direito do que se trata essa metodologia de gestão de equipes e projetos criada no Japão, pela Toyota, na década de 60.

Você vai precisar de um quadro onde possa colar alguns post-its (e dos post-its claro 😀) e de algumas canetas para escrever no quadro e nos post-its também.

Crie 3 colunas nesse quadro: “Tarefas para Fazer”, “Tarefas em Andamento” e “Tarefas Concluídas”.

Pegue os post-its e escreva em cada um deles as tarefas que precisam ser feitas, descreva-as em detalhes, defina quem é o responsável, para qual cliente é esse trabalho (se for o caso), a data de entrega e outros pontos que considere relevantes.

Cada funcionário lê sua tarefa e passa para a coluna “Tarefas em Andamento”, quando termina, passa para a coluna “Tarefas Concluídas” e vai buscar uma novo post-it para saber qual sua próxima atividade, que está na primeira lista de tarefas.

Você pode usar as cores dos post-its para saber de qual funcionário é cada tarefa, ou de qual cliente, diferenciar tipos de tarefas, dependendo do que for mais interessante para você.

Agora, só de bater o olho nesse quadro, você sabe quantas tarefas estão em andamento, quais foram concluídas e outras informações, de forma bem prática e rápida.

Hoje, os quadros e post-its foram substituídos na maioria das empresas que usam kanban por ferramentas colaborativas online que espelham essa metodologia. Além disso, o número de colunas aumentou bastante, conforme as necessidades de cada negócio.

Ficou claro para você o que é a metodologia kanban?

Veja também: Regras para criar listas de atividades no gerenciamento de projetos

3 empresas que usam kanban no Brasil

A verdade é que inúmeras empresas usam kanban, seja com quadros ou aplicativos, como o Jira e o Trello, por exemplo.

Vamos conferir alguns exemplos:

1- Gestão de conteúdo online na Ogilvy

Essa agência multinacional resolveu seu problema de criação, aprovação, publicação e gestão de conteúdo online com ajuda da metodologia kanban, usando um quadro do Trello com 4 colunas:

• Para produção
• Aprovação
• Em andamento
• Publicado

Segundo os responsáveis pela área, por ser tudo online, atualizado em tempo real e disponível em apps para smartphone, a criação, aprovação e publicação de um conteúdo que antes poderia demorar mais de uma semana, hoje acontece em 24 horas.

2- Gestão de projetos na NeoAssist

Especializada em desenvolver soluções multicanal por meio de diversas ferramentas de atendimento aos seus clientes, a NeoAssist é outra das empresas que usam kanaban, ou ao menos uma gestão ágil de projetos inspirada nessa metodologia.

O resultado é o gerenciamento de nada menos que 200 projetos por mês, entregando, em média, 10 por dia! 😮

3- Equipe de transformação digital da Telefonica Vivo

Além do trabalho de evangelizar colaboradores e disseminar a transformação digital pela empresa, a equipe de transformação digital da Telefônica Vivo também é responsável pela implantação de diversos projetos.

Para tornar esse processo mais ágil e eficiente, também criaram um fluxo de tarefas, que usa 5 listas, veja:

• Tarefas que precisam ser feitas
• Fazendo
• Feito
• Aguardando terceiros
• Relatórios

E para que o fluxo de trabalho ficasse mais claro para todos, ainda acrescentaram etiquetas coloridas, algumas delas inspiradas na Matriz de Eisenhower:

• Não urgente e importante
• Urgente e importante
• Urgente e não importante
• Não importante e não urgente

Uma característica comum a todas essas empresas que usam kanban é que além de empregarem o Trello para gerenciar seus quadros e listas de tarefas, fazem uso de diversas integrações com outras ferramentas que utilizam em seu dia a dia, como o Slack e o Gmail, por exemplo.

Veja mais: Exemplos de Trello boards que podem facilitar a sua vida, quadro a quadro

Se você é uma das empresas que já usam kanban ou se interessou pela metodologia e pretende usar com ajuda do Trello, saiba que a Pluga pode deixar esse processo ainda mais ágil e produtivo, fornecendo integrações com ferramentas como Pipedrive, Typeform e diversos meios de pagamentos, entre outras.

Veja algumas das automatizações prontas para suar com o Trello que a Pluga já tem disponíveis para você configurar em menos de 2 minutos: