Boas ideias costumam ser simples, como aquelas anotadas em um post-it, por exemplo. O kanban é uma dessas sacadas que de tão fáceis de entender e operacionalizar se tornaram clássicos reverenciados por quem usa o modelo em seu dia a dia.
E se o seu negócio ainda não está aproveitando os benefícios da metodologia, talvez seja hora de conhecer as empresas que usam kanban e entender como e o porquê delas utilizarem a técnica.
Neste artigo, organizamos um guia sobre o que é kanban e listamos exemplos de empresas que usam essa metodologia ágil aqui no Brasil. Se você quer aprender mais sobre o sistema, continue lendo!
O que é kanban: o quadro com cartões coloridos
Antes de mostrarmos algumas empresas que usam kanban e os benefícios da técnica, você sabe o que ela é?
Basicamente o Kanban é uma metodologia ágil de gestão de projetos que divide todas as tarefas que devem ser realizadas por uma equipe em colunas e cards. Conforme as atividades vão sendo executadas, elas caminham entre as colunas definidas pela empresa até a conclusão.
A metodologia foi criada no Japão, pela Toyota, na década de 60, mas diante dos benefícios, até hoje é usada por empresas do mundo todo. Quer saber mais sobre ela? É só dar play no vídeo abaixo.
Por que usar kanban?
Mas, afinal, o que tem de tão especial nessa ferramenta criada nos anos 60, para que até hoje seja um dos métodos de gestão de projetos mais usados no mundo? 😱
Além da facilidade de compreensão sobre como funciona a metodologia, também é possível citar outros benefícios do kanban como:
- Comunicação integrada;
- Facilidade para implementar a gestão à vista;
- Transparência;
- Priorização das atividades;
- Estímulo do trabalho em equipe;
- Controle sobre as tarefas;
- Flexibilidade do fluxo de trabalho;
- Autonomia;
- Redução do microgerenciamento;
- Segurança das informações, e mais.
Como aplicar a metodologia ágil kanban?
Para usar o modelo em sua gestão será necessário um quadro, post-its e algumas canetas.
No quadro, crie 3 colunas :
- Tarefas para Fazer;
- Tarefas em Andamento;
- Tarefas Concluídas.
Pegue os post-its e escreva em cada um deles as tarefas que precisam ser feitas e coloque-os na coluna “Tarefas para Fazer”. Descreva as atividades em detalhes, definindo:
- O que deve ser feito;
- Quem é o responsável;
- Para qual cliente é esse trabalho (se for o caso);
- A data de entrega;
- E outros pontos que considere relevantes.
Cada funcionário lê sua tarefa e passa para a coluna “Tarefas em Andamento”. Quando terminar, passa para a coluna “Tarefas Concluídas” e vai buscar um novo post-it para saber qual é a sua próxima atividade.
Você pode usar as cores dos post-its para saber de qual funcionário é cada tarefa, ou de qual cliente, diferenciar tipos de tarefas…Ou seja, a organização dependerá do que for mais interessante para você.
Agora, só de bater o olho nesse quadro, você sabe de forma bem prática e rápida:
- Quantas tarefas estão em andamento;
- Quais foram concluídas;
- O que ainda precisa ser iniciado.
Tudo isso é muito legal, mas a verdade é que hoje, os quadros e post-its foram substituídos na maioria das empresas que usam kanban por ferramentas colaborativas online que espelham essa metodologia.
Além disso, o número de colunas aumentou bastante, conforme as necessidades de cada negócio.
Ferramentas colaborativas que oferecem kanban
Listamos abaixo 4 empresas que usam o método kanban para oferecer um sistema de gestão de projetos simples e prático:
- Trello
- ClickUp
- Asana
- Jira
Essas são ferramentas que você pode usar para começar a fazer a gestão de projetos da sua empresa, usando cartões e colunas. Elas substituem os quadros, post-its e canetas, por sistemas digitais, que facilitam ainda mais a distribuição e controle de cada atividade.
1. Trello
O Trello é uma das ferramentas de kanban mais conhecidas e usadas no mundo. A curva de aprendizado de uso é muito curta, porque o sistema é intuitivo, simples e super fácil de personalizar.
É possível criar quantas colunas fizerem sentido para a sua gestão de projetos. Para mover os cards basta arrastar e soltar cada um deles, conforme a tarefa for se movendo.
É possível convidar seus funcionários a fazerem parte do seu time, bem como:
- Marcar os membros responsáveis por cada atividade;
- Distribuir etiquetas nos cards;
- Colocar datas de entrega;
- Fazer comentários dentro de cada cartão;
- Anexar arquivos e mais.
Além disso, o sistema ainda pode ser integrado a mais de 100 ferramentas digitais.
Outros recursos incluem:
- Automação integrada;
- Visualização da linha do tempo;
- Visualização do calendário.
No vídeo abaixo explicamos como usar o Trello e quais são os benefícios dele. Aproveite também para ler o artigo “Tutorial Trello: passo a passo para se tornar mais ágil e produtivo”, que vai tornar ainda mais fácil o uso da ferramenta.
2. ClickUp
Um dos grandes diferenciais do ClickUp é a facilidade para a execução de tarefas em massa, como:
- Distribuição de etiquetas;
- Alocação de membros responsáveis;
- Definição de datas.
Também funciona no estilo “arrastar e soltar”, muito simples e prático para atualizar as informações de cada projeto e atividade.
As tarefas são distribuídas em colunas e cards, e, além da visualização em modo quadro, também é possível visualizar as atividades por lista e no modo calendário.
Outros recursos incluem:
- Automações;
- Sincronização de calendários;
- Diagrama de Gantt.
3. Asana
O Asana também permite a organização e gestão dos projetos da empresa em um quadro kanban.
A equipe pode acompanhar as atualizações dos status das atividades em tempo real e é possível criar dependências entre elas, para que o fluxo de trabalho seja executado corretamente.
O sistema também permite a visualização em modelo quadro e calendário, auxiliando as diferentes necessidades da sua empresa. Além disso, uma série de relatórios automatizados podem ser gerados para ampliar a eficiência da gestão de projetos.
A plataforma oferece espaço para discussões entre a equipe, contribuindo para que todas as informações sobre um projeto permaneçam reunidas em um único espaço .
Preparamos um tutorial completo sobre o uso da metodologia ágil kanban, dentro desse sistema. Acesse: “Asana software agora na Pluga! Integre imediatamente as suas ferramentas preferidas”.
4. Jira
Chegamos na última ferramenta da nossa lista de sistemas que oferecem gerenciamento de projetos por kanban: a Jira.
A Jira é um sistema criado pensando no desenvolvimento de softwares, mas pode ser usado para outros tipos de projetos.
Tem a mesma funcionalidade de arrastar e soltar apresentada pelas ferramentas listadas acima. Ela também funciona a partir da divisão em colunas e cards, permitindo a marcação de:
- Colaboradores envolvidos em cada atividade;
- Datas de entrega;
- Status.
O template kanban ajuda as empresas a gerenciar e aprimorar o fluxo de trabalho, facilitando a comunicação entre os profissionais envolvidos.
5 empresas que usam kanban no Brasil em sua gestão
A verdade é que inúmeras empresas usam kanban, seja com quadros ou aplicativos, como os que apresentamos anteriormente, por exemplo.
Agora, se você não está se aguentando de curiosidade e que saber alguns exemplos de empresas que usam kanban, lá vai:
- Ogilvy;
- NeoAssist;
- Telefonica Vivo;
- Kuba;
- Pluga.
1- Gestão de conteúdo online na Ogilvy
Essa agência multinacional resolveu seu problema de criação, aprovação, publicação e gestão de conteúdo online com ajuda da metodologia kanban, usando um quadro do Trello com 4 colunas:
- Para produção;
- Aprovação;
- Em andamento;
- Publicado.
Segundo os responsáveis pela área, por ser tudo online, atualizado em tempo real e disponível em apps para smartphone, a criação, aprovação e publicação de um conteúdo que antes poderia demorar mais de uma semana, hoje acontece em 24 horas.
2- Gestão de projetos na NeoAssist
Especializada em desenvolver soluções multicanal por meio de diversas ferramentas de atendimento aos seus clientes, a NeoAssist é outro exemplo de empresas que usam kanban, ou ao menos uma gestão ágil de projetos inspirada nessa metodologia.
O resultado é o gerenciamento de nada menos que 200 projetos por mês, entregando, em média, 10 por dia! 😮
3- Equipe de transformação digital da Telefônica Vivo
Além do trabalho de evangelizar colaboradores e disseminar a transformação digital pela empresa, a equipe da Telefônica Vivo também é responsável pela implantação de diversos projetos.
Para tornar esse processo mais ágil e eficiente, também criaram um fluxo de tarefas, que usa 5 listas, veja:
- Tarefas que precisam ser feitas;
- Fazendo;
- Feito;
- Aguardando terceiros;
- Relatórios.
E para que o fluxo de trabalho ficasse mais claro para todos, ainda acrescentaram etiquetas coloridas, algumas delas inspiradas na Matriz de Eisenhower:
- Não urgente e importante;
- Urgente e importante;
- Urgente e não importante;
- Não importante e não urgente.
4. Kuba
A Kuba é uma empresa que produz headfones artesanais. A cada compra de clientes é necessário:
- Realizar a montagem do headphone;
- Fazer a conferência;
- Enviar o produto.
Para organizar a gestão de cada envio, a empresa optou pelo Asana, onde criou projetos diferentes para cada departamento envolvido em todo processo de venda, produção e envio.
O setor de envios, por exemplo, possui um projeto com etapas como:
- Montar as etiquetas de envio;
- Imprimi-las;
- Aplicá-las;
- Despachar o produto.
5. Pluga
Sim! Nós também fazemos parte das empresas que usam o método kanban!
Nós usamos o Trello para organizar as atividades relacionadas aos nossos objetivos, ou OKRs, definidos a cada três meses.
Dividimos o quadro em 10 listas diferentes, onde:
- Cinco delas representam os setores da empresa (atendimento, tecnologia, produto, marketing e business);
- Quatro organizam os estágios de desenvolvimento (on hold, under review, doing e done);
- Uma lista para mantermos registrados os templates de processos para consulta.
Cada tarefa do planejamento de OKRs se transforma em um card, que são alocados nas listas que melhor se encaixam.
Ao andamento das atividades então acontece conforme o que foi planejado, até que esteja pronta para ser arrastada para “Done”.
Leia mais sobre o caso de sucesso da Kuba com a Asana e da Pluga com o Trello, no artigo, “Trello ou Asana: qual escolher? Quais as diferenças e vantagens de cada um?”.
Conclusão
Uma característica comum a todas as empresas que usam kanban listadas acima é que, além de empregarem o Trello ou Asana para gerenciar seus quadros e listas de tarefas, elas fazem uso de diversas integrações com outras ferramentas que utilizam em seu dia a dia, como o Slack e o Gmail, por exemplo.
Se você é uma das empresas que já usam kanban ou se interessou pela metodologia e pretende usar com ajuda do Trello, Asana ou Jira, saiba que a Pluga pode deixar esse processo ainda mais ágil e produtivo.
Como? Fornecendo integrações com ferramentas como Pipedrive, Typeform e diversos meios de pagamentos, entre outras.
Veja algumas das automatizações prontas para usar com o Trello que a Pluga já tem disponíveis para você configurar em menos de 2 minutos:
