Gestão Empresarial

Ferramentas de colaboração online: e se elas colaborassem entre si?

09/11/2017
Ferramentas de colaboração

Ferramentas de colaboração online são softwares que usam as tecnologias de computação em nuvem, APIs, videoconferência e telefonia móvel, entre outras, para promover uma comunicação instantânea, segura e confiável entre funcionários de empresas, fornecedores, clientes e parceiros de negócios com o objetivo de trazer mais eficiência e produtividade às organizações.

É importante lembrar que estas ferramentas também podem ser usadas por qualquer pessoa, sem objetivos profissionais, mas para simples troca de informações, organização pessoal ou em ambientes acadêmicos, por exemplo, para facilitar pesquisas, estudos e ajudar professores a disponibilizarem materiais aos seus alunos.

Nesta postagem, separamos 12 ferramentas colaborativas online e damos algumas dicas de como usá-las. Depois, você vai ver uma maneira prática e ágil de deixá-las ainda mais colaborativas, trocando informações entre si de forma automatizada.

Você alguma vez já integrou duas ferramentas colaborativas?

Saiba mais: Como organizar uma empresa desorganizada com seus apps nas nuvens e os pés no chão

Como usar ferramentas de colaboração online em seu negócio

Quando se fala em transformação digital nas empresas, antes de querer usar inteligência artificial ou big data em seu negócio, a dica é começar pelas ferramentas colaborativas online.

É bem provável que você já use algumas delas em sua empresa, mas será que você está aproveitando todo potencial que elas podem trazer?

Confira nossa lista e descubra:

Ferramentas de compartilhamento de arquivos

Drives compartilhados são as mais básicas das ferramentas de colaboração online. E eles são tão simples de usar quanto arrastar um arquivo de seu computador para uma pasta.

A diferença é que essas pastas não estão em seu computador, mas na nuvem, isto é: hospedadas em servidores remotos.

A vantagem é que seus arquivos e de sua empresa podem ser compartilhados entre funcionários de onde estiverem, acessados por dispositivos móveis ou desktops, sem a necessidade de enviá-los por e-mail. E tudo isso é muito seguro, podendo-se definir níveis de acesso aos documentos, para protegê-los.

O mais conhecidos drives compartilhados são o Box, o Dropbox, o Google Drive e o OneDrive, estes dois últimos com a vantagem de permitirem que os documentos de texto, planilhas e apresentações, entre outros, sejam editados simultaneamente por seus colaboradores.

Veja também: Integre Google Sheets e Google Docs via API com outros apps

Chats com vídeo

Você precisa conversar com alguém sobre um assunto mais delicado, resolver isso logo, e quer ter as vantagens de poder se comunicar cara a cara com essa pessoa, ou ao menos com voz?

Aplicativos como o Google Hangouts e o Skype estão sendo amplamente usados para isso, com a vantagem de permitirem o compartilhamento de telas, enviar links e anexos, tornando a comunicação muito mais pessoal, ágil e assertiva. É possível também criar uma sala de reunião e falar com várias pessoas ao mesmo tempo.

Confira este gráfico disponibilizado no Relatório Techtrends: benchmarks de ferramentas para agências:

Ferramentas de colaboração

Os chats turbinados

Não há como falar em ferramentas de colaboração online sem falar do Slack, considerado o SaaS (software comercializado como um serviço por assinatura) de mais rápido crescimento de todos os tempos.

Além de todas as vantagens dos chats convencionais, o Slack conta com outras funcionalidades, como a criação de times específicos, canais de comunicação por assuntos, uma busca fácil de usar, comandos de teclado e muito mais.

Ele é tão poderoso para melhorar a comunicação interna nas organizações que alguns dizem que ele vai acabar com os e-mails.

Na mesma linha do Slack, outros softwares foram rapidamente criados para competir com ele, como o HipChat e o Azendoo.

Veja mais sobre o Slack:

Gestão de equipes e projetos

Os softwares colaborativos online que citamos são excelentes, mas existem alguns especificamente desenvolvidos para a gestão de equipes e projetos.

Confira alguns dos mais conhecidos:

  • Trello: com uma estrutura de quadros com listas de tarefas detalhadas em cartões, esta ferramenta colaborativa online é muito visual e intuitiva, baseada nos conceitos do kanban.
  • Asana: tem foco no acompanhamento de projetos de forma a se ter uma noção clara das responsabilidades e dos próximos passos a seguir. Conta com funcionalidades que permitem entender seus progressos rapidamente e usa conversas de maneira a transformá-las em tarefas concretas a serem executadas.
  • Jira: se auto intitulando a “ferramenta número 1 de desenvolvimento de softwares”, é muito usada por equipes ágeis, isto é, que seguem os conceitos de desenvolvimento divulgados no manifesto ágil.

Confira em nosso blog: API Trello: é muito mais fácil gerenciar projetos e equipes integrando diversos apps

Colaborando com as ferramentas colaborativas online

Pense assim: se essas ferramentas de colaboração online foram criadas para promover o trabalho em equipe nas empresas, o que elas não seriam capazes de fazer se colaborassem entre si?

Pois bem, elas podem fazer muito mais e, na verdade, isso já é bastante usado pelas empresas mais eficientes e produtivas.

Ao integrar as ferramentas que mais usa em seu dia a dia por meio das chamadas APIs (protocolos da internet que permitem que diferentes softwares “conversem” entre si) você pode automatizar tarefas repetitivas, como preencher células de planilhas ou emitir notas fiscais, por exemplo.

Aqui na Pluga, nossa especialidade é desenvolver essas integrações para tornar o trabalho em sua empresa cada vez mais eficiente e produtivo.

Assim, o tempo que seria usado em uma tarefa chata e burocrática, agora pode ser empregado em uma atividade mais estratégica para o seu negócio.

E se você acha que essas integrações são complicadas de fazer, está enganado. Até quem não entende nada de programação pode fazer isso em menos de 2 minutos, com alguns cliques do mouse.

Confira algumas das automatizações que a Pluga já criou para você usar em seu negócio agora mesmo:

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  • Ashpreet Kaur

    Ótima lista. Para produtividade, eu também gostaria de sugerir mais uma
    ferramenta na sua lista é o ProofHub. O ProofHub é um serviço de
    gerenciamento de projetos que ajuda as equipes a organizar projetos e
    realizar o trabalho.

  • Laura Prieto

    Eu recomendo Hibox, porque inclui chat, gerenciamento de tarefas e videoconferência na mesma ferramenta, além de integrações com Dropbox e Google Drive. Não precisa de outras ferramentas de colaboração online!!
    Ademais, é uma plataforma fechada para sua equipe e você tem controle sobre os usuários e as suas permissões.
    Deixo o link: https://www.hibox.co/?ref=cmt

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