Gestão Empresarial

Quando já não dá mais para esconder: sua empresa precisa de ferramentas de processos

20/06/2017
ferramentas de processos

Aquela mesa bagunçada que alguns chamam de “caos criativo” ou a necessidade de trabalhar até altas horas todos os dias podem até parecer algo inevitável na vida de um empreendedor.

Mas como saber se, na verdade, um pouco mais de ordem e organização (com ajuda da tecnologia) não te proporcionariam uma vida menos estressante e, além disso, mais produtividade (e resultados) ao seu negócio?

Ferramentas de processos vão muito além de listas de tarefas compartilhadas online. Entenda melhor este conceito e descubra se não está na hora de pôr ordem na casa.

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Saiba mais: Não tenha medo de inovar: use ferramentas de melhoria de processos

Antes do checklist: o que são ferramentas de processos?

Aliás, o que são processos?

Uma sequência de atividades ordenadas cronologicamente, que a partir de uma ou mais entradas (matérias, informações, peças, etc.) entrega uma saída, um material, informação, produto, peça etc., para um cliente interno ou externo.

Assim, quando você pede uma pizza para ser entregue em sua casa, toda uma sequência ou fluxo de processos é desencadeada até que você receba sua refeição.

E se o processo for bem planejado e executado, a pizza chegará quentinha, saborosa e por um preço justo.

Ferramentas de processos:

Ferramentas de processos são tanto aplicativos tecnológicos quanto metodologias de análise e gestão que te ajudam a tornar os processos mais eficientes e eficazes, isto é: entregar exatamente o que foi pedido (eficácia), utilizando o menor número de recursos possível, sem comprometer a qualidade prometida (eficiência).

E muita gente acha que essas ferramentas se resumem a aplicativos gerenciais (necessários, é claro!), como o Jira ou o Trello, por exemplo, mas se esquecem que há muito mais além disso.

Técnicas consagradas como o PDCA, 5W2H e o diagrama de Ishikawa são ferramentas de processos metodológicas, usadas há muito tempo, mesmo sem o uso de aplicativos (clique nos nomes das metodologias para saber mais detalhes).

Na verdade, quando se fala em ferramentas de processos, os objetivos compreendem uma série de atividades, dentre elas:

  • Modelar os processos: com ajuda de softwares de BPM (Business Process Management) é possível desenhar os processos antes mesmo de começar a trabalhar.
  • Automação: substituir tarefas repetitivas realizadas por pessoas por ações automáticas, realizadas por softwares ou máquinas.
  • Execução: agora sim, ferramentas de gerenciamento de tarefas podem auxiliar para que estes fluxos que foram modelados e automatizados ocorram de forma adequada.
  • Monitoramento: ferramentas de processos fornecem estatísticas confiáveis e atualizadas em tempo real, para que você controle os processos e saiba tudo que está acontecendo em seu negócio.
  • Melhoria contínua: com base nos dados de monitoramento, é possível perceber o que precisa ser melhorado e, com ajuda das ferramentas de modelagem, descobrir desperdícios, gargalos e atrasos, por exemplo, para redefinir os processos e melhorá-los continuamente.

Bom, agora que você entendeu melhor como as ferramentas de processo podem ajudar a gerenciar sua empresa, vamos ao checklist:

Veja também: Os 3 segredos da otimização de processos: simplicidade, simplicidade e simplicidade

10 sinais de que é hora de usar ferramentas de processos

Você vai reparar que cada um dos itens do checklist tem bastante a ver com os objetivos de uma ferramenta de processos, como descrevemos acima.

Assinale com um X aqueles que ocorrem em sua empresa. 3 Pontos é bom ficar atento, 4 ou mais, recomendamos começar a pesquisar ferramentas de processo no mercado… Passou de 6! 😯 Hum… 😬

  1. (   ) Informações e dados arquivados em papel e se acumulando pelos cantos
  2. (   ) Atrasos em entregas internas gerando reclamações entre as equipes
  3. (   ) Muitas respostas do tipo:  – Olha, não sei quantificar isso exatamente, neste momento…
  4. (   ) Tarefas e projetos entregues no prazo, mas só que não era nada daquilo que deveria ser feito
  5. (   ) Clientes reclamando de prazos
  6. (   ) Clientes reclamando de especificações
  7. (   ) Excesso de e-mails para todo lado
  8. (   ) Reuniões e mais reuniões, mas pouquíssimas conclusões práticas a partir delas
  9. (   ) Dúvidas, pedidos de explicação e ajuda o tempo todo
  10. (   ) Uma aparência de desordem e bagunça geral no ambiente de trabalho

Confira também: Aplicativos colaborativos, seus clones e um super gerador de ideias

Aqui na Pluga ajudamos você a  alcançar mais produtividade em seu negócio integrando as ferramentas que já usa em seu dia a dia, para você automatizar tarefas repetitivas.

Dê uma olhada em algumas das integrações prontinhas para usar que a Pluga já desenvolveu, por exemplo, com o Trello, o aplicativo de gestão de projetos usado por mais de 19 milhões de usuários no mundo todo:


E para fazer isso, não leva nem 2 minutos, e você não precisa conhecer nada de linhas de programação. Experimente agora mesmo.

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