Destaque, Gest√£o Empresarial

As 3 ferramentas de gest√£o de projetos que toda empresa deveria usar

29/06/2016
ferramentas de gest√£o de projetos

Ao invés de ler, que tal ouvir este post? Experimente no player abaixo:

A história é sempre a mesma. Dois sócios tem uma ideia de negócio que pode mudar o mundo.

Eles começam o desenvolvimento do protótipo de lançamento do novo produto e saem a rua para validar a proposta de valor.

Aprendem muito, realizam mudanças no MVP e retornam para o escritório para fazer ajustes.

Em determinado momento o projeto começa a ter resultados concretos. Na verdade, nem podemos mais chamar de projeto, agora é uma empresa com CNPJ, endereço e muitos, muitos sonhos.

Nesse momento, boas ferramentas de gest√£o de projetos podem ajudar bastante.

Este post também pode interessar a você: Ferramenta 5W2H: definição imediata de tudo que é preciso fazer em um projeto

3 ferramentas de gestão de projetos que vão revolucionar seu negócio

No início da jornada empreendedora os sócios fazem um pouco de tudo. Do atendimento ao cliente, desenvolvimento de código ou até empacotam os produtos.

Isso é normal no desafio de trazer os primeiros 100 clientes. Mas, o que acontece quando as coisas começam realmente a dar certo?

Esta é a hora de planejar mais a estratégia da sua empresa e uma boa ferramenta de gestão de projetos pode ajudar muito em focar apenas nas atividades realmente eficazes, garantindo que as coisas certas sejam feitas, com o menor uso de recursos e tempo possível.

Leia também: Ganhe tempo na organização de projetos usando templates de roadmap

Como usar e integrar a ferramenta de gerenciamento de projetos ideal para você

Organizar, analisar e comunicar. Dentre as diversas atividades que um gestor de projetos deve executar, estas est√£o entre as principais.

E com as ferramentas de gestão de projetos que selecionamos, você podedrá fazer isso com agilidade e de forma integrada.

Organize com o Trello, analise (e gerencie tamb√©m, se quiser) com o Google Sheets e comunique-se, de forma din√Ęmica e compartilhada, com o Slack.

Unindo esses 3, você terá ao melhor gerenciador de projetos!

Trello

Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos on-line completamente visual e intuitiva. Perfeita para micro e pequenos empreendedores.

Ela permite que voc√™ crie boards (ou quadros) e – em cada board – crie um fluxo de atividades. Normalmente startups adotam um modelo de To do, Doing, Done e realizam pequenas customiza√ß√Ķes de acordo com o perfil dos s√≥cios e da gest√£o.

Assim, o Trello se revela uma excelente ferramenta de acompanhamento de projetos.

Na Pluga, al√©m das colunas mencionadas acima, n√≥s tamb√©m temos colunas com ideias – que s√£o projetos de longo prazo – ¬†e pr√≥ximas integra√ß√Ķes, que faz parte da natureza da nossa empresa.

Dessa forma, gerir projetos também incorpora um pouco de inovação e criatividade às rotinas diárias!

O conceito b√°sico desta ferramenta para gest√£o de projetos √© que voc√™ migre os “cards” (ou cart√Ķes) entre colunas, evoluindo as tarefas do seu dia-a-dia.

Tarefas podem ter mais de um responsável e por isso que, na imagem abaixo, há mais de um membro associado. Os cards podem ser estilizados em cores para repassar um senso de urgência. Ou apenas para associar a uma determinada área dentro da empresa.

Na Pluga, o pessoal de produto usa uma cor, enquanto Marketing usa outro. O Trello é uma excelente ferramenta de gestão de projetos e você pode começar a usá-la gratuitamente.

Na verdade, o Trello é a ferramenta mais utilizada para controle e visualização do andamento de projetos.

Confira este exemplo de um quadro Trello usado para criar uma matriz SWOT:

ferramentas de gest√£o de projetos

Veja também: Melhores ferramentas de email marketing para o seu negócio

Google Sheets

O Google Sheets √© um aplicativo √≥timo que, al√©m de aplica√ß√Ķes para CRM, Gest√£o de Estoque, Controle Financeiro e Or√ßament√°rio, tamb√©m pode ser usado como ferramenta para gest√£o de projetos.

A gestão de projetos nesse app permite ao usuário criar, editar e colaborar com documentos criados à partir do serviço de planilhas online no Google Drive.

Na Pluga, nós usamos a planilha do Google Sheets para gerenciamento de projeto à nivel macro, organizando objetivos críticos a cada 3 meses. Essa planilha nos ajuda a saber aonde queremos chegar.

Este processo de planejamento é ótimo para toda a equipe, porque:
  1. Garante que o time possa entregar o melhor produto para o usu√°rio;
  2. Garante que o time trabalhe com eficiência à partir de um propósito claro;
  3. Garante que todos estejam alinhados em relação ao direcionamento estratégico da empresa e a visão de médio prazo;
  4. Garante que todos os membros possam contribuir para o sucesso da empresa, participando e opinando.

Um exemplo real: logo na criação da Pluga nosso objetivo era validar se havíamos encontrado um problema grande o suficiente para resolver. Uma forma que encontramos de validar a ideia era realizando uma série de entrevistas.

ferramentas de gest√£o de projetos

T√≠nhamos uma m√©trica de realizar 100 entrevistas com potenciais clientes em um m√™s. Isso d√° uma m√©dia aproximada de 5 entrevistas para cada dia √ļtil do m√™s. E todos puderam participar, diretamente ou indiretamente.

O meu sócio de produto participou criando páginas de captura, as famosas Landing Pages, para cadastrar usuários. Ele avaliava o resultado da ação à partir da taxa de conversão.

E o meu sócio de Tecnologia desenvolvia o MVP em paralelo, aproveitando as dicas dos primeiros entrevistados.

E como isso se encaixa com o Trello? A atividade “cria√ß√£o de Landing Page” era quebrada em micro-atividades, como:

1 – Teste A/B no Optimizely ou no Experiment do Google Analytics;

2 – criar o conte√ļdo da Landing Page;

e 3 – Layout. Esse micro gerenciamento era feito pelo Trello, uma das ferramentas de gest√£o de projetos ideal para isso.

Dica: Usamos a metodologia do livro Running Lean, do autor Ash Maurya. Vale super a pena ler e tem bastante exemplo sobre, inclusive, como abordar um prospect no modelo de cold call.


Confira:¬†Como otimizar sua estrat√©gia de conte√ļdo usando essas 5 ferramentas gratuitas

Slack

Slack √© uma plataforma de comunica√ß√£o interna para empresas que pode ser empregada em conjunto com as ferramentas de gest√£o de projetos citadas. Ela oferece uma interface simples e intuitiva, mensagens instant√Ęneas, compartilhamento de documentos e muito mais. Tudo em um s√≥ lugar! Na Pluga, o Slack reduziu bastante a necessidade de emails para alinhamento de tarefas entre equipes. Muitas pessoas dizem, inclusive, que o Slack est√° matando o email e que isto pode ser √≥timo para a sua empresa.

ferramentas de gest√£o de projetos

Saiba mais: O que é Slack? Menos emails e mais integração entre equipes!

Resumindo: super recomendamos para micro e pequenas empresas o combo de ferramentas para gest√£o de projetos Trello + Google Sheets + Slack.

Confira em nosso blog: Roadmap: o que é essa ferramenta de gestão de projetos? Qual o significado?

B√ĒNUS: gerenciador de projetos do Google

GroupCamp é o nome do gerenciador de projetos do Google. Ele faz parte de sueites de aplicativos, como o G Suite e o Google Apps for Work.

Com ele é possível integrar aplicativos Google como o Gmail, Planilhas, Apresentação de Slides, Documentos de texto, Google Agenda e muitos outros para fazer a gestão de projetos no Google Drive.

Tudo direto do Gmail

Uma das vantagens do gerenciamento de projetos do Google é que o GroupCamp é uma maneira de como gerenciar projetos de sua caixa de e-mails.

Assim, voc√™ pode criar tarefas, anexar arquivos de sues e-mails a uma tarefa, ver as tarefas diretamente dos e-mails, ter conhecimento de atualiza√ß√Ķes, fazer coment√°rio em tarefas, definir tarefas para colaboradores e muito mais. Tudo isso a partir do Gmail.

Veja também: Gmail empresarial: a porta de entrada para a produtividade em seu negócio

Sincronizado ao Google Calendar

Outra funcionalidade importante é a sincronização com o Google Calendar, assim você define datas limite para suas tarefas e evita perder prazos. E caso um prazo seja alterado por outra pessoa, automaticamente ele é atualizado em seu calendário.

E caso você precise marcar uma reunião com um colega, por exemplo, você tem acesso aos compromissos no calendário dele e pode achar o melhor horário para conversarem.

Leia também: Google Contacts na Pluga! Agora todo mundo que você conhece pode se integrar às ferramentas que você mais usa!

Esses são apenas alguns exemplos do que você pode fazer com a ajuda desta ferramenta para gerenciamento de projetos do Google.

Confira este vídeo explicativo de como usar o gerenciador de projetos Google e saiba tudo que ele tem a oferecer para você e para a sua equipe:

Agora que voc√™ j√° conheceu √≥timas ferramentas depara gest√£o de projetos para a sua empresa, descubra tamb√©m quais s√£o os principais ‚ÄúHacks de produtividade para PMEs de tecnologia‚ÄĚ e boa leitura!

ebook hacks de produtividade

Veja mais: Veja como melhorar seu financeiro com apenas 3 ferramentas

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  • Ol√° Marcus, tudo bem? Estamos lan√ßando um CRM de Vendas no mercado. Como podemos falar sobre uma integra√ß√£o? Estamos em https://pipe.run . Um abra√ßo!

    • MarcusRibeiro

      Oi Cezar. Tudo ótimo! E com você? A documentação da Pluga para integração se encontra neste link: https://pluga.co/integre-sua-empresa/
      Por favor, se cadastra no Formulário do link enviado acima. De lá você vai receber o passo-a-passo para integrar a Pipe.run ao Hub da Pluga. E claro que, durante a implementação, podemos bater um papo para ajudá-lo. CRM é uma categoria super procurada na Pluga! =D

  • Jefo

    Legal!
    Conheço também uma ótima ferramenta de gerenciamento de projetos chamado Artia. Recomendo! http://artia.com/

  • Rita Lopes

    Eu tamb√©m gostei ūüôā Entretanto, acho que falta uma ferramenta muito util na vida profissional- Kanban https://kanbantool.com/pt – uma ferramenta que faz maravilhas no mundo dos neg√≥cios e permite economizar o tempo – um recurso muito valioso:) Quero dizer Marcus que este artigo n√£o foi primeiro que eu li ūüôā Desejamos-lhe muito √™xito !!

  • Pl√≠nio Medeiros

    Eu incluiria nessa lista ainda o Artia (http://artia.com/) que é uma ferramenta nacional completíssima. Ele possui kanban, também tem timesheet para os colaboradores colocarem esforço real, além do mesmo ser já integrado com EAP e calcular estimativas.

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