Gestão Empresarial

As coisas parece que não andam? Como identificar gargalos operacionais na sua empresa?

09/08/2016
gargalos operacionais

As entregas estão atrasando ⌛ em seu negócio? Você tem muitos clientes comprando 😁 e todos na empresa sabem exatamente o que têm fazer 😎, mas parece que nunca se consegue entregar um projeto, produto ou serviço na data combinada? 😱

Calma! Aparentemente existem gargalos operacionais em seu negócio!

Conseguir identificar e eliminar os gargalos operacionais produtivos é uma tarefa primordial quando o que se deseja é alcançar resultados mais satisfatórios. Porém, nem sempre essa é uma missão fácil.

Por quê?

Porque em muitos casos, as ações são voltadas para minimizar as consequências dos problemas — o famoso “apagar incêndios“. 🔥 🚒

Porém, no artigo de hoje, você vai descobrir como nunca mais deixar as coisas atrasarem em seu negócio!

Vamos definir o que é gargalo operacional e também apresentar algumas formas de fazer essa análise de gargalos e sua identificação. Assim, ficará bem mais fácil elaborar de um plano de ação para sua empresa.

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Veja mais:  Tipos de processos organizacionais: pense em um churrasco, fica mais fácil!

O que é gargalo operacional?

O que é um gargalo em uma empresa?

Gargalo operacional é uma etapa de uma cadeia de tarefas de um processo de negócio que não tem capacidade suficiente para permitir que o fluxo de tarefas corra normalmente, causando, assim, uma limitação que impede que as tarefas seguintes sejam realizadas e faz com que as anteriores se acumulem.

Ficou claro para você o que é gargalo operacional?

Então, observe este diagrama de um processo, criado pela Heflo:

gargalos operacionais

Note que existem um momento do processo, assinalado pelo quadro roxo, em que o gerente deverá aprovar um pedido de viagem. Se ele demorar para fazer isso, todo processo atrasará, caracterizando um gargalo.

Para evitar isso, uma solução criada (neste processo específico) foi que, caso o gerente não tome uma decisão quanto a aprovação da viagem em 4 horas, essa decisão passa para o supervisor.

Este é só um exemplo de como eliminar gargalos de produção. Porque, dependendo dos tipos de gargalos de produção, outras soluções podem ser adotadas, como vamos mostrar mais adiante.

Uma interessante abordagem sobre os gargalos operacionais foi desenvolvida pelo físico Eliyahu Goldratt, na chamada Teoria das Restrições.

Veja mais sobre ela neste vídeo de Fernanda Zannoni:

Leia também:  Bons sistemas de gestão de processos não faltam. É só escolher o ideal para seu negócio [e seu bolso]

Como identificar os gargalos na empresa?

Existem diversas formas de fazer isso. Acompanhe nossas 5 dicas de como evitar gargalos de produção:

  1. Avaliando o input e o output
  2. Mapeando os processos
  3. Identificando os gargalos produtivos e suas causas
  4. Acompanhando indicadores de desempenho
  5. Adotando a cultura da melhoria contínua

1. Avaliando o input e o output

O primeiro passo para começar a identificar os gargalos produtivos é avaliar todas as entradas (inputs) e saídas (outputs) do processo.

Todos os recursos necessários para a realização das atividades podem ser considerados entradas. As saídas são o resultado, a conclusão da tarefa.

Se os recursos empregados em determinado processo não estão sendo suficientes para produzir o que é estimado, certamente há um gargalo entre uma das pontas, que prejudica o alcance dos resultados.

2. Mapeando os processos

O mapeamento de processos é uma das atividades mais eficazes quando se trata de identificar gargalos produtivos. Por meio dele, é feita uma análise de todas as atividades — de ponta a ponta — e um desenho desse fluxo, apontando cada tarefa e quais são as possíveis falhas existentes em cada uma delas.

Assim, a identificação dos problemas e suas respectivas soluções se tornam mais simples, fazendo com que o gestor possa elaborar ações com mais agilidade (o que também ajuda a minimizar os efeitos negativos).

Veja um esquema de como fazer a otimização de processos, também chamada de streemline workflow:

gargalos operacionais

3. Identificando os gargalos produtivos e suas causas

Esse é um passo extremamente importante. Muitas vezes as ações são elaboradas com base nos sintomas, enquanto as verdadeiras causas do problema continuam existindo e afetando os resultados.

Portanto, sempre que uma anomalia for identificada, deve-se fazer uma investigação até chegar na causa raiz. Só assim uma ação mais eficaz pode ser tomada, eliminando, de vez, os pontos fracos que prejudicam o processo.

4. Acompanhando indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho servem para analisar os resultados dos processos e se os esforços empregados estão sendo suficientes para alcançar os objetivos.

Esse tipo de análise ajuda a comparar a realidade com o planejamento, e apontar quais são os possíveis motivos que não permitiram o alcance das metas.

Assim, por meio da avaliação e melhoria de processos, o gestor pode encontrar os problemas de forma mais assertiva, estimando suas consequências e, a partir daí, levantando as possíveis causas dessas falhas.

Leia também: Passo a passo para acompanhar processos de vendas de uma empresa

5. Adotando a cultura da melhoria contínua

A melhoria contínua visa deixar os processos cada vez mais aprimorados. Porém, elas também podem ser bem úteis para identificar falhas que não haviam sido apontadas anteriormente, identificando novos (ou velhos) gargalos produtivos.

Assim, mesmo que determinado problema tenha sido identificado, caso um novo surja posteriormente, ele pode ser apontado com maior agilidade, minimizando seus efeitos.

Confira em nosso blog: Você sabe o que é automação de processos e como ela pode deixar sua empresa mais produtiva?

Conclusão: eliminar gargalos operacionais aumenta a lucratividade

Como vimos, existem diversas maneiras de identificar os gargalos produtivos que afetam a execução de um processo e, consequentemente, seus resultados.

Adotar essas medidas — que podem ser aplicadas simultaneamente — é fundamental para aprimorar os processos, eliminar desperdícios, reduzir custos, aumentar a produtividade e a qualidade, E, é claro, se tudo isso ocorrer, sua lucratividade também vai aumentar.

Suas dúvidas a respeito de como identificar os gargalos produtivos foram esclarecidas? Então aproveite para baixar nosso guia de produtividade para equipes de alta performance e saiba como melhorar a produtividade da sua empresa!

Baixe também:

Hábitos de empreendedores altamente eficazes

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