Gestão Empresarial

5 dicas para gerenciar e-mails corporativos

19/12/2016
Aprenda a gerenciar e-mail corporativo

A produtividade é um aspecto cada vez mais valorizado pelas empresas. Perder tempo com tarefas inúteis ou com ações que não vão gerar bons resultados é sinal de que algo deve ser corrigido. Nessa hora, a boa gestão dos e-mails corporativos é essencial para os funcionários serem mais eficientes.

De acordo com pesquisa do Mckinsey Global Institute, mais de um quarto do tempo de trabalho de uma pessoa é usado para ler e responder e-mails. Isso dificulta os funcionários a ter foco em atividades que poderiam inovar processos e proporcionar mais qualidade aos serviços da organização.

Para os que pretendem reduzir o tempo desperdiçado com o correio eletrônico, a recomendação é ficar atento às dicas que serão apresentadas a seguir. Confira!

Tenha horários destinados à leitura das mensagens

Se você procura ter um bom controle de tarefas, o primeiro passo é estabelecer horários para a checagem e respostas de e-mails. Procure fazer essa atividade a cada duas horas, quando não há tarefas urgentes para finalizar.

Para evitar distrações, o ideal é manter a caixa de entrada minimizada. Essa medida também é necessária porque demandas importantes podem chegar por e-mail a qualquer momento e exigir respostas rápidas.

Estabeleça padrões de organização

Ter uma caixa de entrada sem segmentar as mensagens é pedir para perder tempo com a desorganização. Se quiser aumentar a produtividade, separe as mensagens criando pastas ou tags que mostrem temas (projeto X, diretoria, etc.) ou ações a serem realizadas (responder, arquivar, etc.).

Assim, você não perde tempo procurando mensagens importantes e nem corre o risco de apagar e-mails relacionados a demandas que não foram concluídas.

Esqueça os alertas nos e-mails corporativos

Muitos gostam de ficar bem informados sobre assuntos relacionados ao segmento de atuação. Uma boa maneira de fazer isso é por meio de alertas enviados por e-mail. Contudo, essa ação acaba prejudicando o desempenho pelo excesso de conteúdo enviado durante o dia.

Para manter o foco, a melhor alternativa é desligar as notificações. Procure destinar um período do dia para visitar os sites que considera mais relevantes na sua área de atuação. Dessa forma, você se mantém atualizado e vai ter menos riscos de perder a concentração com facilidade.

Não esqueça o telefone e a conversa

O e-mail pode ajudar a resolver muitas demandas, mas nem sempre é a melhor alternativa. Dependendo da complexidade do assunto, é recomendado telefonar para o colega ou ter uma conversa pessoalmente.

Em certos casos, colocar informações demais no e-mail pode complicar o entendimento e a execução das atividades. Sem dúvida, uma comunicação eficiente contribui para melhorar o desempenho de uma organização.

Procure enviar menos e-mails

Quanto mais mensagens você enviar por dia, mais tempo perderá em escrever e em responder as demandas pelo correio eletrônico. Procure enviar e-mails somente nas situações em que são necessárias.

Também tenha cuidado em selecionar quem vai receber as mensagens. Assim, você evita ruídos de comunicação e direciona o conteúdo somente para quem tem algum envolvimento com o assunto.

Fazer um bom gerenciamento de e-mails corporativos é uma iniciativa fundamental para qualquer profissional aperfeiçoar o trabalho desenvolvido.

Se você gostou desse post, deixe o seu comentário! A sua opinião é muito relevante para nós.

You Might Also Like

close

Você sabe o que não pode faltar em uma campanha de e-mail marketing?

Preparamos um  Checklist Completo  para te auxiliar a enviar as campanhas de e-mail marketing. Ele é perfeito para quem:

check
check
check

Quer ter uma taxa de abertura superior a 30% {ou mais, dependendo do mercado};

Deseja aumentar as taxas de cliques e não sabe o que pode fazer para inovar;

E muito mais!

  • Seus dados estão seguros! Prometemos não te enviar spam.