Gestão Empresarial

Gestão de tempo e produtividade: como uma startup perdeu 33 mil reais “economizando”

28/07/2016
gestão do tempo e produtividade

Quando você está começando uma empresa e está sem dinheiro, você estuda todas as formas possíveis e inimagináveis para economizar cada centavo. E isso faz muito sentido. Na verdade, faz parte da sua estratégia de sobrevivência.

O perigo é manter esta mentalidade, que impacta negativamente na sua gestão de tempo e produtividade, mesmo quando a empresa já tem uma previsibilidade de faturamento. Esse é um perigo que assombra muitas startups e geralmente leva pessoas inteligentes a realizarem coisas irracionais em nome da economia de cada centavo.

Veja também: 5 vilões que afetam o lucro da sua empresa. Conheça!

As armadilhas da gestão de tempo e produtividade

Você tem uma ideia revolucionária, um sistema web que vai mudar a forma como as pessoas se comunicam ou comercializam serviços. Você provavelmente está nesta ideia por conta própria ou com um time bem pequeno.

O dinheiro é escasso ou até inexistente. Você economiza em tudo, pensa em mil e uma formas de não pagar para usar ferramentas web. Você usa os descontos do Hub do Empreendedor (de preferência quando há um plano bastante generoso!), procura por qualquer gambiarra que envolva ficar trocando de contas de usuário (quem nunca fez isso com o New Relic!), manda “aquele” e-mail pedindo um preço para startup.

Assuntos como Teste A/B, análise de dados e sistemas de suporte não estão nem no seu radar, até porque você nem tem faturamento. Até este momento você é completamente autossustentável e consegue prover tudo que a sua empresa precisa.

Mas ai você lança a sua empresa e começa a ter clientes reais. Seu business começa a crescer e você começa a perceber que existem ferramentas que poderiam realmente beneficiar a sua empresa.

Você percebe que a gestão do tempo e produtividade da sua empresa não é tão boa assim. Também percebe que perde um tempo considerável emitindo nota fiscal, lançando os recebimentos na plataforma de gestão financeira, cadastrando um novo cliente que preencheu um formulário, consolidando todos os pedidos em uma planilha online. E a soma de todos esses “é só 5 minutos” se tornam horas preciosas da sua semana!

Trabalho operacional consome muito tempo - Pluga

Você começa a procurar por ferramentas que possam ajudá-lo no dia a dia. E aí fica louco. US$ 60 por mês para usar um CRM? R$ 529 por mês para usar uma ferramenta de Automação de E-mail Marketing?

Então, você decide por não usar as ferramentas pagas disponíveis no mercado, afinal você chegou até aqui pagando muito pouco ou quase nada. E este será seu primeiro grande erro na gestão de tempo e produtividade de seu negócio…

Porque, quanto maior o volume de trabalho, mais você percebe que poderia realmente se beneficiar do uso destas ferramentas (da mesma forma que os seus clientes usam as ferramentas ou serviços que a sua empresa oferece).

E é neste momento que dois tipos de empreendedores se manifestam: os “buyers” e os “builders”

Buyers

Os “buyers” são aqueles que decidem contratar soluções existentes no mercado. Eles sabem que contratar um serviço por R$ 69 / mês, como por exemplo, uma solução de integração entre ferramentas web, vai fazê-los aumentar o faturamento e ajudar muito em sua gestão do tempo e produtividade.

Builders

Builders são aqueles que se recusam a investir R$ 69 / mês em uma solução de integração entre ferramentas web. Eles acreditam que é possível realizar qualquer integração em menos de dois dias ou em “um fim de semana de hackaton (maratona de programação)”. E, portanto, este valor de R$ 69 / mês é muito alto e não compensa em ganhos de gestão de tempo e produtividade.

O problema

Mas, é justamente aí que mora o problema. Este “fim de semana de hackaton” acaba se tornando algumas semanas de trabalho. Por que? Porque a sua equipe de desenvolvimento precisa ler a documentação, especificar testes, realizar a integração propriamente dita, debuggar, monitorar. E ai você percebe que a sua equipe perdeu literalmente centenas de horas construindo uma solução que não era o seu core business. Horas que não o ajudaram a trazer novos clientes, que não melhoraram o seu produto para o cliente final e que prejudicaram sua taxa de crescimento do mês.

Parabéns, você “economizou” inicialmente um valor praticamente insignificante e prejudicou o fluxo de caixa futuro da sua empresa.

Gestão de tempo e produtividade

Como usar a matemática a favor da gestão do tempo e produtividade da sua empresa

Vamos analisar um caso, com dados numéricos, para explicar porque construir é geralmente um mal uso dos seus recursos.

Você tem uma loja de venda de camisas online. Para ajudá-lo no planejamento financeiro você reúne sua equipe de três engenheiros com o objetivo de construir uma ferramenta de data analytics para saber a previsão de faturamento, contas a pagar, churn, upgrades de planos, downgrades, etc.

Neste momento você já tem um pouco mais do que uma centena de clientes mensais e, de maneira nenhuma, você gastaria R$ 49,50 para uma solução de Gestão Financeira mais R$ 69 para integrá-la ao seu meio de pagamento (e mais um monte de outras integrações). R$ 118,50 mês parece um absurdo! Então você decide  alocar o seu time de desenvolvimento para construir algo internamente, certo?

Com o tempo você vai percebendo que todo o desenvolvimento vai tomar mais de um mês. Talvez não de uma só vez, mas a verdade é que construir toda uma solução financeira é difícil. Principalmente as funcionalidades realmente importantes. Vai consumir muito o seu tempo, queira você ou não.

Vamos assumir que a soma dos salários dos três engenheiros é próximo de R$ 18mil por mês. Parabéns, você acabou de gastar R$ 18 mil reais para economizar R$ 118.50. O que é equivalente a 12 anos de conta Premium da Pluga mais a Nibo, por exemplo.

E o pior! Os seus engenheiros não só focaram em desenvolver uma solução financeira, como não ajudaram a melhorar o seu produto de nenhuma maneira. Vamos dizer que com a venda de  camisas online você faturava R$ 25mil por mês e estava crescendo a uma média de 10% mês. Isso significa que à partir do décimo segundo mês sua empresa estaria faturando aproximadamente R$ 72 mil reais por mês.

Mas, vamos dizer que ao invés de ter desenvolvido esta solução financeira, você tivesse focado no core business do seu produto, procurando novos fornecedores de camisa, pesquisando novas estamparias, feito mais Testes A/B na Home do seu produto e, neste exemplo, você tivesse crescido 12% ao mês. Você teria feito aproximadamente no mês 12 R$ 87 mil reais. Um extra de R$ 15 mil reais!

Gestão de tempo e produtividade

Ou seja, você não só teve um custo de R$ 18 mil no primeiro mês com o desenvolvimento de uma solução secundária, como perdeu a oportunidade de investir em soluções de produtividade. Neste exemplo você perdeu pelo menos R$ 33mil reais.

Então, porque as pessoas continuam persistindo no erro?

Por um bom tempo fiquei pensando sobre isso. Bati cabeça mesmo. Eu não conseguia pensar em nenhum cenário em que isso fizesse sentido, essa perda total da noção da gestão de tempo e produtividade. Mas ai comecei a pensar na minha própria experiência lançando startups e percebi uma coisa.

A maioria das startups que questionavam os custos das soluções web eram orientadas a B2C, com planos mensais menores que R$ 100. Em muitos casos com valores ainda menores para planos anuais.

O ponto interessante é que estas empresas não estavam encontrando muitos desafios na linha de receita. A maioria já havia batido os cinco dígitos por mês em faturamento e, em alguns casos, até seis dígitos mês. Para eles isso era um problema de valor. Todo o business envolvia vender um produto de preço baixo para um número grande de clientes.

Eles foram preparados a não colocar um valor alto em coisas que resolvem problemas reais para as empresas deles. Justamente porque os produtos ou serviços vendidos por eles tinham um valor baixo de transação. Esta mentalidade pode ser uma armadilha, principalmente para empresas que encontram-se em um momento de tração.

Confira: Como a Inbep reduziu em 90% seus processos financeiros

A armadilha de ter “todo o tempo do mundo”

Essa eu aprendi com empreendedores norte-americanos, na época da aceleradora 21212. A dica é que você precisa aprender a avaliar quanto vale a hora da sua equipe e focar no que realmente importa para o crescimento da sua empresa. A verdade é  que hoje em dia todo o resto pode ser delegado.

Ferramentas web de Gestão Financeira, Nota Fiscal Eletrônica, Atendimento, Automação de E-mail Marketing, CRM, etc, tudo isso está a sua disposição. E sabe o que é mais legal? Você pode usar soluções como a Pluga e o IFTTT para ajudá-lo a automatizar processos operacionais e tornar a sua empresa ainda mais eficiente na gestão de tempo e produtividade.

Observação: Este artigo foi originalmente postado no site do Baremetrics com o Título “Build vs. Buy: How to blow $100,000 saving money”. Usamos o material como referência, alterando alguns exemplos para a realidade da Pluga.

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