Gestão Empresarial

Gestão do tempo no trabalho: não seria gestão de tarefas no trabalho?

16/01/2018
gestão do tempo no trabalho

Você chega para trabalhar, já com coisas atrasadas do dia anterior, e descobre que naquele dia tem ainda mais tarefas para fazer do que imaginava, tipo uma reunião de surpresa com um cliente?

Se isso tem acontecido com frequência, você precisa fazer uma melhor gestão do tempo no trabalho.

O tempo é um recurso finito, não tem como “esticá-lo”. Portanto, para mais tarefas caberem no mesmo período de tempo, você terá que torná-las mais fáceis e rápidas de fazer.

Para isso, é preciso, entre outras coisas, aprender a trabalhar de forma colaborativa – quando todos se ajudam as coisas terminam mais rápido – aprender quais tarefas delegar, quais deve fazer na hora, quais pode “delegar” para uma ferramenta fazer automaticamente e o principal: saber se organizar e planejar.

Nesta postagem, você vai entender como fazer tudo isso, com ajuda da tecnologia, em muitos casos.

Saiba mais: Admita: não tem mais como organizar uma empresa sem usar a tecnologia

Os 5 segredos da gestão do tempo no trabalho

Fazer a gestão do tempo nas empresas é uma tarefa complexa, mas que se for devidamente planejada, trará resultados que vão muito além de fazer as coisas acontecerem mais rapidamente, mas também fazer melhor e com mais qualidade.

Por quê? Porque gerenciar o tempo no trabalho significa planejar, trabalhar em colaboração e sintonia com seus colegas, líderes e liderados; significa aprender e ensinar; significa, enfim, criar um ambiente onde todos se comunicam melhor, sabem quando e o que têm de fazer e, o melhor de tudo: sabem como fazer, porque foram capacitados para isso.

Confira nossas 5 regras para a gestão do tempo nas empresas e veja se não são realmente úteis para que você consiga fazer cada vez mais coisas, em menos tempo.

1- Planejar

Parece óbvio, mas a maioria não planeja como vai dividir suas tarefas ao longo do tempo.

Um calendário eletrônico, como o Google Calendar, pode ajudar, mas ele, na verdade, te mostra quando as tarefas vão acontecer e ser cobradas.

Uma metodologia excelente para se planejar é o kanban, em que as tarefas são divididas em listas em um quadro, anotadas em cartões e vão sendo transferidas de uma para outra lista, conforme o processo evolui.

As listas mais comuns são: “entrada”, “em andamento”, “em revisão”, “bloqueadas” (quando algum problema precisa ser resolvido para que as tarefas prossigam) e “concluídas”.

Na verdade, você pode criar uma sequência de listas específicas para seus processos, descrevendo exatamente o que está sendo feito em cada tarefa, como, por exemplo, “escrever um post”, “revisar o texto”, “escolher a imagem”, “publicar no blog” etc.

Veja um exemplo de quadro kanban:

Uma ferramenta excelente para a gestão de projetos é o Trello, que utiliza a metodologia kanban por meio de uma ferramenta bastante visual e intuitiva.

Saiba mais sobre o Trello:

2- Priorizar

Existe um método simples e consagrado para priorizar tarefas, a Matriz de Eisenhower.

Segundo uma frase atribuída a esse presidente americano:

“As coisas ou são importante ou são urgentes, pouquíssimas coisas são importantes e urgentes ao mesmo tempo”

Assim, para priorizar suas tarefas, classifique-as da seguinte forma:

  • Tarefa importante e urgente: faça você mesmo e imediatamente
  • Tarefa importante, mas NÃO urgente: agende uma data para você mesmo fazer
  • Tarefa urgente, mas NÃO importante: delegue para alguém de confiança
  • Tarefa que não é nem importante, nem urgente: esqueça dela

3- Delegar

Você, ao priorizar suas tarefas, já descobriu quando delegar algumas delas. Mas delegar para quem?

Em primeiro lugar, para delegar uma tarefa, é preciso ter uma pessoa capacitada para isso, treinada e que conhece todos os procedimentos.

A verdade é que trabalhar sozinho é muito difícil. Não tem como fazer a gestão do tempo no trabalho sem colaboradores ou, ao menos no início, alguns sócios para te ajudar.

Assim que possível, toda empresa deve investir na atração de talentos e na capacitação de pessoal.

4- Colaborar

Trabalhar em equipe é um dos grandes segredos da gestão do tempo no trabalho. Além de várias cabeças pensarem melhor do que uma, cada um se especializa em uma função e a eficiência e produtividade crescem.

Mas para que isso funcione adequadamente, é preciso usar ferramentas colaborativas online, como compartilhamento de arquivos por meio de drives na nuvem (Google Drive, Box, DropBox e OneDrive, por exemplo), ferramentas de comunicação interna como Slack, HipChat e Azendoo e até mídias sociais corporativas.

Ferramentas como o Yammer, o Workplace e o G+ corporativo têm a vantagem de contarem com uma interface com timeline, como nas mídias sociais tradicionais, onde os colaboradores podem divulgar seus projetos, têm um perfil para que os outros os conheçam e grupos de trabalho e de departamentos podem criar comunidades ou páginas próprias, onde divulgam suas atividades e pedem colaboração.

Confira também:

5- Automatizar

Automatização tem três funções principais:

  • Tornar automáticas algumas tarefas chatas e repetitivas de seu negócio, contribuindo muito para a gestão do tempo no trabalho
  • Fornecer informações em tempo real sobre o seu negócio, para auxiliar na tomada de decisão
  • Eliminar o retrabalho resultante do preenchimento de dados incompletos ou até incorretos, que é uma consequência natural de trabalhos extremamente operacionais

Assim, algumas ferramentas de automatização, como um software de automação de marketing, por exemplo, já contam com essas duas funcionalidades: além de fornecer dados de inteligência sobre seus clientes e prospects, ele automatiza o envio dos e-mails certos, para as pessoas certas e na hora certa, conforme é programado para isso.

Mas é possível ir além, integrando diferentes ferramentas, muitas das quais citamos aqui, para que façam tarefas automaticamente.

Por exemplo: se sua equipe se comunica pelo Slack, mas deseja transformar uma dessas mensagens em um cartão do Trello, pode automatizar essa tarefa, ao integrar essas ferramentas.

Outro exemplo: emissão de notas fiscais em e-commerces. Toda vez que um recebimento for aprovado por um meio de pagamento online, se ele for integrado com o emissor de notas fiscais, a nota será gerada automaticamente, sem a necessidade de que ninguém execute manualmente essa tarefa.

Nossa especialidade aqui na Pluga é criar esse tipo de integração entre as ferramentas que você mais usa, para que sua empresa ganhe mais produtividade e agilidade na gestão do tempo.

Confira algumas das automatizações prontinhas para usar que você pode ativar em menos de dois minutos, mesmo sem entender nada de programação:

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