Gestão Empresarial

6 erros a evitar na gestão de e-mail corporativo

16/11/2016
gestão de e-mails

Não é novidade para ninguém que o e-mail corporativo se tornou um dos principais meios de comunicação das empresas, seja para fazer contato com o público externo — como clientes e fornecedores — seja com o público interno — os colaboradores da organização.

No entanto, para fazer a gestão de e-mail corporativo são necessários alguns cuidados, que vão desde a clareza das informações, ortografia e gramática impecáveis, até técnicas de etiqueta. Para ajudar a sua empresa a escrever e-mails da forma mais correta possível, elencamos os 6 principais erros cometidos durante o processo de gestão de e-mails.

gmail para empresas

Gestão de e-mail: 6 dicas de como gerenciar

É verdade que novas ferramentas de comunicação interna e externa surgem a cada momento, mas, mesmo assim, os e-mails continuam exercendo um importante papel nas empresas.

Assim, se você utiliza na sua empresa o Slack, uma ferramenta de automação de marketing, algum software de CRM ou de gestão de projetos e equipes, saiba que eles podem ser integrados ao seu sistema de e-mails de forma prática, em pouco minutos.

Veja, a seguir, essas e outras dicas de como organizar sua lista de e-mails e coordenar o fluxo de informações em sua empresa.

Porém, antes disso, vamos responder a duas perguntas importantes.

Leia também: O que é Slack? Menos emails e mais integração entre equipes!

Como organizar e-mail corporativo?

A organização de e-mails corporativos pode ser realizada com ajuda das funcionalidades disponíveis na ferramenta que você usa. Assim, utilize pastas para dividir os e-mails por assuntos, clientes, departamentos etc.; empregue alertas de e-mails recebidos; assinale prioridades com os ícones disponibilizados pelo aplicativo, entre outras soluções.

Além disso, selecionamos algumas providências práticas de como gerenciar e-mails:

Como gerenciar os e-mails?

  • Não acumule e-mails na caixa de entrada: se notar que isso está acontecendo, separe 20 minutos para dar uma “limpada” nessa lista;
  • Delete e-mails que não têm informações relevantes que você precisaria manter arquivadas;
  • Ao notar que está recebendo e-mails de newsletters que não lê mais ou perdeu o interesse, cancele as assinatura e pare de receber essas interrupções;
  • Fique de olho na caixa de spam, muitas vezes e-mails de seu interesse estão indo para lá.

Ficou claro para você como arrumar o e-mail corporativo?

Está procurando uma ferramenta para ajudar na gestão de seus e-mail corporativos e para se comunicar com seu público e parceiros?

Então, conheça o MailChimp:

Então, agora, confira nossas dicas de gestão de e-mails!

Veja mais: Manual de boas práticas para e-mail corporativo

Os 6 erros mais comuns na gestão de e-mails corporativos

1. Responder e-mail para todos os contatos

É comum que, em algumas situações, as pessoas enviem e-mails para mais de um contato — sobretudo quando estão enviando algum aviso para colegas na empresa, por exemplo.

Porém, é necessário ter cuidado! Muitas vezes, ao responder esse tipo de e-mail para o remetente, as pessoas cometem o erro de responder a todos os envolvidos na conversa e não apenas para quem enviou o e-mail. Lembre-se que, no caso de se tratar de uma resposta pessoal, as demais pessoas podem não estar interessadas no que você tem a dizer.

2. Não gerenciar arquivos de e-mails na nuvem

Como muitas informações e documentos são enviados por e-mail nos dias atuais, é importante que o gerenciamento seja feito em nuvem, pois, assim, evita-se que informações importantes sejam perdidas.

Existem diversos aplicativos e softwares, como o Google Drive ou o Dropbox, que permitem o armazenamento de documentos de e-mails em nuvem, sendo que alguns são gratuitos e mais limitados e outros pagos e com mais recursos.

3. Não verificar a ortografia e gramática

Para passar uma imagem séria e elegante aos seus destinatários, você deve evitar erros de português ao redigir seus e-mails corporativos. Em caso de dúvida ao escrever determinada palavra, uma simples busca no Google ou em dicionários on-line podem te ajudar a não passar vergonha perante seus contatos.

É preciso também ter cuidado com as abreviaturas. Você sabia, por exemplo, que a abreviação “att”, muito utilizada para atenciosamente nos e-mails corporativos não é correta? Portanto, antes de usar qualquer elemento que possa gerar dúvidas nos seus e-mails corporativos, pesquise!

4. Não escrever com clareza

Ao escrever um e-mail corporativo, é importante que todas as informações sejam organizadas de forma clara, para que não haja dúvidas por parte de quem está lendo o conteúdo.

Uma ideia interessante é aplicar nos e-mails o que os jornalistas chamam de lead, que traz logo no primeiro parágrafo de um texto informativo as seguintes informações: o quê, quem, quando, onde, como e por que aquele fato está sendo relatado.

5. Deixar transparecer sentimentos negativos no texto

Provavelmente você já ficou nervoso ou com raiva ao ter que responder e-mails em uma situação crítica — como quando um fornecedor atrasa uma entrega ou um cliente não está realizando o pagamento, por exemplo.

Nessas situações, é necessário que se tenha cuidado para não deixar transparecer a raiva ou o nervosismo no texto do e-mail, pois além de deselegante, essa atitude pode se voltar contra você caso o assunto venha a se tornar algo mais delicado — como um processo judicial, por exemplo.

A dica aqui é dar um tempo, relaxar e escrever o e-mail apenas quando a raiva passar. Pedir a opinião de um colaborador antes de enviar o e-mail também é uma boa opção, pois o terceiro analisará o conteúdo de uma maneira neutra.

6. Não fazer a integração com outras ferramentas online

Já pensou poder, toda vez que você receber um pagamento em seu e-commerce, enviar automaticamente um e-mail para a pessoa responsável por tomar as providências necessárias, ou mesmo para seu cliente, agradecendo o pagamento?

Pois é, com ajuda da Pluga você pode automatizar essas e outras ações em menos de 2 minutos, e nem precisa entender nada de programação.

Confira mais algumas das automatizações que você pode começar a usar hoje mesmo:


Saiba mais: 5 dicas para gerenciar e-mails corporativos

Seguindo alguns cuidados básicos ao fazer o gerenciamento de e-mail corporativo, é possível transmitir uma mensagem de forma clara e objetiva. Gostou das dicas? Então curta a nossa página no Facebook e receba mais informações como essas na sua linha do tempo!

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