Gestão Empresarial

Inventário de Compromissos: o método de produtividade para quem precisa simplificar as coisas

09/12/2020

Você já tentou quase todos os métodos de produtividade que existem – desde a Técnica Pomodoro, até a famosa GTD (Getting Things Done) e… sem sucesso? 😵

Calma, você não está só. Para muitas pessoas é muito difícil criar novos hábitos de organização e produtividade.

Algumas pessoas são naturalmente organizadas, produtivas e eficientes, mas a verdade é que para muitas outras pessoas experimentar novos métodos de produtividade é quase como um namoro: no começo tudo são flores {🌸} e fogos de artifício {🎆}, mas depois de certo tempo as coisas começam a esfriar. 

Por outro lado, a vida profissional moderna está cada vez mais complexa: trabalhamos mais horas e, em geral, acumulamos responsabilidades das mais variadas. E isso nos exige muita organização para nos mantermos produtivos em meio a tantas demandas.

Por isso, separamos aqui um método de produtividade fora do padrão que vale a tentativa: o Inventário de compromissos!

Inventário de compromissos: o que é essa metodologia para produtividade? 

O Inventário de compromissos é uma metodologia de produtividade que oferece uma visão geral do tempo e atenção que cada categoria de atividade exige de você e te força a fazer escolhas difíceis sobre o que priorizará e o que deixará de lado (ou pelo menos adiará para mais tarde). Ele é perfeito para qualquer pessoa que sinta que seu trabalho atropela todas as outras prioridades de sua vida.

Ok, mas você deve estar se perguntando agora: e como funciona essa metodologia?

Como funciona o inventário de compromissos: passo a passo para aplicar na rotina

O inventário de de compromissos funciona em 6 etapas. São elas: 

Etapa 1: Liste todos os seus compromissos

Esta primeira etapa é bem familiar a todos os métodos de produtividade. Se trata de criar uma longa lista que inclua todos os compromissos e atividades que você tem na sua vida, tanto no trabalho quanto na vida pessoal. 

A ideia é que a lista inclua não só obrigações (aquelas coisas que você precisa completar) mas também tarefas de lazer (as coisas que você faz para se divertir). Não deixe de incluir na lista as atividades diárias e necessidades básicas, tais como: tarefas domésticas, refeições, tempo de deslocamento, etc. Afinal, todas elas ocupam uma parte do dia.

Etapa 2: some os percentuais, revise sua lista, repita

Se a sua lista inicial parecer muito longa, talvez seja válido revisitá-la para combinar algumas atividades e eliminar outras.

Está satisfeito com a sua lista inicial? Ótimo! Então agora é a hora de ser realista sobre quanto tempo você realmente dedica para realizar cada atividade. Escreva ao lado de cada item da lista com uma porcentagem: que porcentagem do seu dia (ou semana ou mês) você investe nessa tarefa? 

Lembre-se, a menos que você tenha um clone, seu total deve somar 100%. Caso seu total some mais ou menos que isso, volte à lista e ajuste os percentuais. Pode ser útil passar esta lista para uma planilha e gerar um gráfico de pizza. 

Etapa 3: certifique-se de que cada item tenha tempo suficiente para ser bem executado

Não adianta tentar reinventar a roda: para executar qualquer atividade com êxito você precisa de tempo suficiente para realizá-la. Não vale a pena se dedicar a um projeto se você não tem tempo suficiente para se dedicar a ele com qualidade. 

Você pode definir um percentual mínimo de tempo que quer dedicar a cada uma das suas atividades (por exemplo, dedicar pelo menos 10% do seu tempo a cada uma delas).

A partir daí olhe para a sua lista buscando por atividades ligadas a projetos que são importantes para você e avalie quais projetos podem ser realizados concomitantemente e quais precisam entrar “na fila”.

Após essa análise e reflexão, corte (sem piedade!) os excessos e mantenha na lista apenas as atividades relacionadas aos projetos em que você vai focar agora. O resultado será uma lista final de compromissos aos quais você deve dedicar seu tempo e atenção neste momento.

Com esta lista de prioridades bem definida em mãos, é hora de seguir adiante. Se você mantiver atenção e foco e ajustar um percentual de tempo suficiente a cada uma das atividades que deseja cumprir – certamente você verá um progresso significativo em cada uma delas.

Etapa 4: Separe as tarefas por projetos ou categorias

Parabéns! Sua lista de atividades está “redondinha”. Mas não pense que o trabalho terminou. Na realidade é agora que começa o árduo trabalho árduo de traduzir suas prioridades em suas ações do dia a dia.

Para te ajudar a manter tudo organizado, você pode contar com algumas ferramentas de produtividade, como o Trello, Evernote, Microsoft To Do (antigo Wunderlist), entre outros. 

O importante é que você crie categorias de nível superior (por exemplo: artigos do blog, propostas de orçamento, passar um tempo com a família, etc) e dentro de cada categoria criar seus subprojetos (ex: artigo sobre técnicas de produtividade, artigo sobre ferramentas de automação de tarefas, etc).

Ah! É legal deixar anotado ao lado de cada categoria superior o percentual de tempo do dia que você vai dedicar àquela atividade (lembra que definimos isso nas etapas 2 e 3?). Assim você será constantemente lembrado de quanto tempo pode (ou deve) dedicar às atividades dessa categoria.

Pronto, agora toda vez que você consultar sua lista de tarefas terá um lembrete visual dos projetos com os quais se comprometeu e só poderá adicionar atividades que estejam ligadas a esses projetos. 

Sempre que adicionar uma nova tarefa, será forçado a decidir em qual projeto ela será alocada. E se ela não se encaixar em nenhuma das categorias atuais, se pergunte:  vale à pena executá-la agora? 

Etapa 5: Pense em checklists, e não em listas de to-do 

Dica de ouro: use checklists em vez de criar listas de tarefas pendentes. Pode parecer mera semântica, mas existe aí uma diferença fundamental: uma lista de tarefas, em geral, nada mais é que um conjunto de tarefas que precisam ser concluídas dentro de um determinado período de tempo (geralmente em um dia). O problema dessas listas de tarefas é que muitas vezes você olha para elas e pensa: “socorro!”

As checklists, por outro lado, quebram um projeto ou atividade em tarefas menores e sequenciais, o que reduz o sentimento de que você está se afogando. Assim, as subtarefas se tornam etapas de ação concretas e gerenciáveis – e que, portanto, geram menos resistência.

Etapa 6: Trabalhe em sprints

A resistência interna não é o único problema que você pode enfrentar ao tentar executar suas tarefas. Muitas vezes as tarefas acabam ficando de lado por conta da falta de prazo.

Ou melhor: diga “olá, procrastinação”. Algumas tarefas mais genéricas como “pesquisar estudos relacionados ao tema do artigo” podem acabar te deixando entediado… e é nessas horas que entram em ação distrações irresistíveis como as redes sociais. 

Em outros casos, a pesquisa está tão interessante que perdemos o controle sobre o objetivo principal da atividade. No nosso exemplo: finalizar o artigo.

Limitar o tempo força a concentração, e por isso é interessante trabalhar em sprints de tempo. Para isso você pode utilizar estratégias como a Técnica de Pomodoro ou a Blocagem de tempo

Importante: seja qual for a estratégia de controle de tempo que você utilize, quando o cronômetro desligar, comece o próximo item imediatamente, mesmo se ainda não tiver terminado. Do contrário, você se distrairá e perderá a atenção. E não se preocupe: se você deixar algo inacabado, seu cérebro irá querer voltar para concluí-lo. 

E é isso! É um sistema aparentemente simples que permite que você siga confiante de que está fazendo um progresso mensurável em tudo que decidiu que é importante para você agora. Diga adeus {👋} àquela culpa persistente sobre áreas da sua vida que você estaria negligenciando.

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