Gestão Empresarial

Como acompanhar a jornada de trabalho da equipe no home office

21/09/2020
jornada de trabalho

Mais de seis meses sjá e passaram e fato é: ninguém imaginou o que estava por vir, não é mesmo?

Pois é, mas agora que estamos nessa situação, a tecnologia se mostra cada vez mais necessária, já que grande parte das empresas adotou o sistema de home office para se adaptar à pandemia do COVID-19. 

Com isso, várias mudanças precisaram ser feitas, e uma delas envolve a questão principal nesse texto – o acompanhamento da jornada de trabalho dos colaboradores. 

Para que você entenda mais sobre a jornada de trabalho da equipe no home office, e como acompanhá-la, abordaremos os seguintes pontos: 

  1. O que é a jornada de trabalho, e como ela funciona na legislação
  2. Qual é a importância da jornada de trabalho para a empresa
  3. Como funciona a jornada de trabalho no home office
  4. Ferramentas para gerenciar a jornada de trabalho no home office

Antes de falarmos sobre o home office especificamente, é bom entendermos bem o que é a jornada de trabalho.

Jornada de trabalho: o que é e como funciona na legislação

A jornada de trabalho caracteriza, de maneira oficial, a carga horária trabalhada por cada colaborador de uma empresa.

Pela legislação, a jornada regular de trabalho é composta de 8 horas diárias, ou seja, 44 horas semanais. Entretanto, existem as jornadas  de trabalho que não são compostas dessa maneira. E no que isso implica?

A jornada de trabalho não é tão simples quanto parece, já que as empresas adotam diversos acordos com os colaboradores, tais como o banco de horas, por exemplo, o qual permite que estes trabalhem menos em um dia e mais em outros, e assim por diante.  

Um elemento da jornada de trabalho que faz com que esta seja complexa é, por exemplo, a escala.

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A escala de trabalho relaciona os dias trabalhados, com os dias de folga do colaborador. E existem diversos tipos de escala, a depender das funções do colaborador, e de como é o trabalho dele.

Por exemplo, existe a escala 5×2, que é a mais comum. E como funciona essa escala?

A escala 5×2 é aquela na qual para cada cinco dias trabalhados, o colaborador deve ter dois dias de folga,

Esta é a escala mais adotada, já que se adequa ao nosso calendário, uma vez que temos dois dias de fim de semana, que viram os dias de folga. Portanto, as empresas que não precisam funcionar durante o fim de semana adotam essa escala com tranquilidade.

Além dessa escala, existem as escalas 4×2, 6×1, 12×36, 18×36 e 24×48. Tudo depende do tipo de trabalho do colaborador e do funcionamento da empresa.

É essencial que a empresa e o colaborador cheguem em um acordo, para que ambas as partes fiquem satisfeitas, e o funcionamento da empresa se dê de maneira satisfatória. 

Importância da jornada de trabalho para a empresa

O acompanhamento da jornada de trabalho dos colaboradores é essencial para uma empresa, já que assegura que os direitos e deveres dos colaboradores estão sendo cumpridos, o que faz com que os dois lados fiquem satisfeitos.

É essencial para a empresa que a carga horária do colaborador seja cumprida, para que este desempenhe suas funções, e a empresa continue funcionando com eficiência. 

Além disso, o cumprimento dos direitos dos colaboradores evita que a empresa sofra ações trabalhistas.

Por outro lado, é essencial para o colaborador que seus direitos sejam garantidos, como direito às férias remuneradas, pagamento de horas extras, e afins.

Tudo isso depende diretamente de um bom acompanhamento da jornada de trabalho, ou seja, é essencial que esse acompanhamento seja feito de maneira segura e efetiva, garantindo que os colaboradores e as empresas fiquem satisfeitos. 

Como funciona a jornada de trabalho no home office?

Agora que já entendemos a importância da jornada de trabalho para uma empresa, surge a pergunta: afinal, como a jornada de trabalho em home office funciona, e como fazer seu acompanhamento?

A priori, a jornada de trabalho no home office continua a mesma para os empregos que podem sofrer essa adaptação, ou seja, que não dependem dos meios presenciais. 

Nesse contexto,  o colaborador deve, portanto, estar disponível para a empresa no horário combinado, a partir de um aparelho eletrônico, que pode ou não ter sido fornecido pela empresa, e cumprir sua jornada de trabalho conforme combinado.

Sabemos que o trabalho presencial é muito diferente do feito em home office.

No home office, há diversos fatores que podem atrapalhar a jornada de trabalho do colaborador, e o acompanhamento de suas atividades e entrada, pausa e saída parece ser mais difícil.

Entretanto, não é bem assim. Em seguida, apresentaremos algumas ferramentas essenciais para gerenciar a jornada de trabalho no home office.

Ferramentas para gerenciar a jornada de trabalho no home office

Como já dito, costumamos pensar que é muito mais difícil de fazer o controle da disponibilidade de tempo do colaborador à distância, mas não é bem assim. 

Dentro desse sistema um tanto quanto complexo, um elemento se faz essencial – o controle de ponto, ou seja, o registro de entrada, de pausa, e de saída dos colaboradores, o que pode ser feito tranquilamente à distância!

De acordo com a legislação brasileira, empresas com mais de 20 funcionários precisam ter um controle de ponto, o que é essencial para que os direitos e os deveres dos colaboradores sejam exercidos, e que a empresa mantenha seu funcionamento. Mas como fazer isso à distância?

Bom, há várias possibilidades de fazer o controle de ponto de seus colaboradores de maneira remota, mesmo eles estando em home office. Vamos à algumas soluções?

Google Agenda 📅

O Google Agendas é uma conhecida ferramenta para controle e agendamento de horários.

Apesar de não ser uma ferramenta específica para o controle da jornada de trabalho, através da agenda do Google é possível criar eventos e se organizar, respeitando os horários previamente acordados entre empresa e colaborador.

Além disso, o Google Agendas permite a função “Horário de trabalho”, que ajuda a evitar o agendamento de reuniões e compromissos de trabalho no horário após o expediente.

Planilhas compartilhadas 🔁

Aposentando o “caderninho de horários”, o Google Planilhas (ou Google Sheets, em inglês) pode ser uma boa solução para quem busca começar a gerenciar a jornada de trabalho.

E como começar a usar? Simples: criando uma planilha compartilhada com os colaboradores e instruindo-os a preenche-la sempre que entrarem, pausarem ou saírem da trabalho.

Podemos considerar essa como a melhor solução? Não!

Por ser uma ferramenta que permite que o próprio colaborador edite ou tenha controle total sobre as informações inseridas, pode ser que existam alguns erros de segurança. Mas por ser uma solução mais acessível, pode ser um primeiro passo.

PontoTel ✨

Será que existe, então, uma ferramenta específica para o controle da jornada de trabalho?

Essa pode ser um questionamento que está passando pela sua cabeça. A boa notícia é que: sim, existe!

Uma das ferramentas para gerenciar melhor a jornada de trabalho é, por exemplo, o ponto eletrônico digital, que pode ser utilizado através de um aplicativo para registro de ponto

O PontoTel é uma dessas ferramentas que possuem o registro de ponto por aplicativo, também chamado de ponto móvel

Com o PontoTel, é possível registrar a entrada, pausa e saída dos colaboradores, de maneira remota, garantindo que seus direitos e deveres sejam cumpridos. Este aplicativo oferece seis medidas de segurança diferentes, que asseguram que o colaborador esteja marcando seus horários da maneira correta.

Uma vez que a entrada, pausa e saída dos colaboradores for registrada de maneira adequada, é muito mais fácil acompanhar suas atividades, e, assim, garantir que sua jornada de trabalho esteja sendo cumprida.

Isso diminui os riscos de violações tanto de direitos quanto de deveres dos colaboradores, e traz benefícios para ambos os lados. 

Conclusão

Hoje vimos o que é a jornada de trabalho, sua importância para uma empresa, como funciona a jornada de trabalho no home office, e ferramentas que podem ser utilizadas para garantir que esta seja acompanhada, mesmo à distância.

Vimos, também, que acompanhar a jornada de trabalho de um colaborador à distância é mais fácil do que parece, sendo possível e prático, como através de aplicativos para registro de ponto, por exemplo.

Portanto, se utilizarmos bem a tecnologia, podemos garantir que os deveres e os direitos dos colaboradores sejam cumpridos, fazendo com que estes fiquem satisfeitos, e que a empresa continue funcionando de maneira satisfatória, mesmo de maneira remota. 

 

* Esse conteúdo foi produzido em parceria com time da PontoTel.

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