Gestão Empresarial

Kanban: conceito japonês que dominou o mundo

02/06/2018
kanban conceito

Tudo começou nas linhas de produção da fábrica de automóveis Toyota, no Japão, logo após o fim da segunda guerra mundial.

De olho nos mercados externos, as empresas japonesas se esforçavam para melhorar a qualidade, com ajuda do especialista americano W. Edwards Deming, que popularizou por lá o famoso ciclo PDCA, de melhoria contínua de processos.

Já o kanban ia em outra linha, se preocupava em diminuir desperdícios e gerenciar estoques, evitando a formação de filas, atrasos e o excesso de produção.

Para isso, foi criado um sistema de quadros, lista e cartões coloridos que, com o tempo, foi ampliado para o gerenciamento de diverso outros tipos de processos e até gestão de equipes.

Quer entender o conceito de kanban? Continue a leitura de nosso post!

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Saiba mais: Conheça 3 empresas que usam kanban e integrações entre ferramentas para gerenciar equipe e projetos

Kanban: um conceito simples para gerenciar processos complexos

“Do”, “In Process” e “Done”.

Se preferir: “Para fazer”, “Em produção” e “Feito”.

Assim começou a se desenvolver o conceito de kanban: 3 listas que indicavam a etapas em que se encontrava uma tarefa.

Muito antes de 3M inventar os post-its (hoje tão populares na hora de montar um quadro kanban) as empresas japonesas usavam cartões coloridos afixados em listas nos quadros, sempre bem visíveis, para todo mundo ver.

Aliás, o controle visual é um dos fundamentos do kanban.

Antes de entender como gerenciar esses cartões coloridos com tarefas descritas neles, confira as melhores práticas que devem ser usadas ao se empregar o conceito de kanban em seu negócio.

Confira também: Kanban e Agile: duas palavrinhas, muita produtividade!

As 6 práticas do conceito kanban

  1. Fácil visualização do fluxo de trabalho (vamos detalhar a seguir).
  2. Limite do trabalho em progresso: o kanban deve estabelecer limites para que os colaboradores não fiquem sobrecarregados.
  3. Gerenciamento do processo de forma global: não adianta fazer uma etapa do processo ser mais produtiva que as outras, isso só vai gerar acúmulo de trabalho.
  4. Regras claras: como você vai ver a seguir, muitas outras colunas (etapas do processo) podem ser acrescentadas a um quadro kanban. Isso só funciona se todos sabem o que cada coluna significa.
  5. Feedback constante: o ideal é dividir o trabalho em ciclos, de um mês por exemplo, e ao terminar, todos devem se reunir e dividir aprendizados para melhorar o próximo ciclo.
  6. Melhoria colaborativa: como todos os colaboradores sabem o que é feito em cada etapa (ou coluna) do processo, mesmo que essa não seja a sua atividade, a pessoa sabe as dificuldades que cada um enfrenta e pode ajudar a resolver problemas, além de ficar atento a eventuais atrasos de uma etapa anterior a sua, o que pode atrapalhar seu próprio desempenho.

Veja algumas dicas de uma ótima ferramenta para usar o kanban em seus projetos: Trello e kanban: quando a tecnologia se une a teoria

Entendendo como funciona um fluxo kanban

Falamos de um fluxo bastante simples, com apenas três colunas, vamos mostrar agora um quadro kanban mais complexo, para que o conceito de kanban fique ainda mais claro.

Veja:

Este é um fluxo de desenvolvimento de funcionalidades para um software, área onde o conceito de kanban e outras metodologias ágeis como o scrum são muito empregadas.

Vamos analisar cada coluna.

  • Backlog: é um termo bastante usado e se refere a um “estoque” de tarefas que se deseja realizar em um ciclo de desenvolvimento. O ideal é que cada cartão indique os responsáveis pela tarefa, o que deve ser realizado e as datas de entrega.
  • Design: cada colaborador que trabalha com design, depois de verificar se há uma tarefa direcionada a ele na coluna backlog, inicia seu trabalho e, para que todos saibam que essa tarefa está em andamento, coloca o cartão na coluna Design.
  • Desenvolvimento: quando o colaborador responsável pelo design termina o que deve fazer, passa seu cartão para a coluna desenvolvimento, onde um dos responsáveis por essa atividade irá assumi-la.
  • Testes: a sequência segue como descrito acima, com design e desenvolvimento da funcionalidade finalizados, o cartão passa para a coluna de testes.
  • Deploy: tudo testado? A equipe de implantação assume o trabalho.
  • Pronto: terminada a sequência de tarefas, elas ficam guardadas na coluna “pronto”, até o final do ciclo, quando é recomendável todo se reúnam para discutir maneiras de melhorar o fluxo para o próximo desenvolvimento de funcionalidade.

Vale conferir: Organização de projetos: KISS

2 dicas importantes para usar kanban em seus projetos

1- Número máximo de cartões em cada coluna

Não adianta o pessoal de design e desenvolvimento ser extremamente produtivo e criar um acúmulo de tarefas (cartões) na coluna testes, por exemplo.

O ideal é definir um número máximo que cada coluna pode ter de cartões ao mesmo tempo e quando se chega esse número, todos devem focar em ajudar essa equipe a resolver o problema e eliminar esse gargalo.

Mesmo que o pessoal de design, de implantação ou outros colaboradores não sejam capacitados para testar as funcionalidades, de alguma forma podem ajudar e prestar apoio não específico, sob a orientação de seus colegas especializados em testes.

2- Coluna “bloqueado”

Essa coluna não faz parte do fluxo normal de tarefas (geralmente tica no início ou no final do quadro), mas se trata de um local onde uma tarefa que não tem como ser finalizada – devido a um problema externo à equipe – deve ser colocada.

Por exemplo: digamos que um designer não tem como terminar uma tarefa porque seu computador apresenta um problema.

Ele coloca seu cartão nessa coluna e o responsável pelo projeto toma as providências necessárias para resolver a questão.

Mas pode acontecer que outros colegas vendo que há uma tarefa bloqueada, se prontifiquem a ajudar, por exemplo: um desenvolvedor avisa a esse designer que vai fazer um treinamento e passará o dia fora, cedendo seu computador para ele trabalhar.

E aí, o conceito de kanban ficou claro para você?

Uma das ferramentas mais usadas para pôr em prática a metodologia kanban é o Trello, e ele pode ficar ainda mais poderoso para lidar com esse método ágil se você integrá-lo com outras ferramentas que usa em seu dia a dia, com ajuda das automatizações prontas para usar da Pluga, conheça algumas delas:

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