No âmbito do gerenciamento de projetos, criar a lista de atividades é um procedimento que segue algumas regras definidas no chamado PMBOK ® (Project Management Body of Knowledge, Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos, em português).
Entender a forma correta de fazer a lista de atividades para o gerenciamento de projetos é muito importante e vamos tratar disso nesta postagem.
Em seguida, conheça algumas ferramentas para gerenciamento de projetos que podem ajudá-lo nessa missão.
Saiba mais: Entenda a ferramenta Trello e porque tantas empresas são viciadas nela
Criando listas de atividades no gerenciamento de projetos
A lista de atividades de um projeto deve ser ampla e não deixar de lado nenhuma das tarefas que se pretende realizar em seu cronograma.
Mas fique atento: a lista de atividades não deve incluir aquelas que não são necessárias para se atingir o escopo definido para o projeto como um todo.
Por exemplo: se você está trabalhando no projeto do desenvolvimento de uma nova funcionalidade de um software, atividades paralelas e que não serão executadas pela equipe, como a divulgação da nova funcionalidade para os usuários, não devem fazer parte da lista de atividade do gerenciamento do seu projeto.
Uma lista de atividades de gerenciamento de projetos deve detalhar alguns pontos importantes de cada uma delas, os chamados atributos da atividade, como um identificador, uma descrição do escopo de trabalho em cada atividade a ser realizada e os recursos necessários para executá-las, entre outros.
Vamos analisar alguns desses atributos separadamente:
- Identificador da atividade: é a maneira como ela será chamada durante o projeto. O ideal é dar um nome para a atividade sempre no infinitivo, por exemplo: Encontrar palavras-chave para criação de posts para o blog, ou Publicar posts aprovados. Em alguns casos, são usados também códigos alfanuméricos para facilitar a identificação das atividades.
- Escopo da atividade: é uma descrição mais detalhada do que deverá ser entregue pelos membros da equipe para que a atividade possa ser considerada finalizada, no nosso exemplo, poderia ser: definir 10 palavras-chave para a criação dos posts.
- Requisitos de recursos da atividade: é preciso definir que recursos serão usados e as quantidades necessárias para que a atividade seja realizada adequadamente. Por exemplo: um computador, conexão com a internet, uma ferramenta de busca de palavras-chave etc.
- Atividades predecessoras, sucessoras e relações lógicas: no caso de nosso exemplo, determinar as palavras-chave é uma atividade predecessora, enquanto publicar os posts aprovados é uma atividade sucessora de algumas outras, como a redação dos posts e sua aprovação.
- Datas limite: é fundamental, ao fazer a lista de atividades no gerenciamento de projetos, que já se apontem as datas de início e término de cada uma delas.
- Restrições e premissas: para que os encarregados de cada atividade possam executá-las dentro das expectativas e do escopo final do projeto, restrições e premissas são de grande ajuda. Uma restrição poderia ser: os textos do blog têm que ter entre 600 e 900 palavras, e uma premissa: o assunto deve abordar informações relevantes aos leitores.
- Responsáveis pelas atividades: evidentemente definir os responsáveis pela execução das atividades, sejam eles pessoas ou equipes, é imprescindível para que o projeto possa ser executado e monitorado, além de permitir que os demais colaboradores saibam a quem se dirigir caso de uma atividade predecessora da sua não estiver dentro do prazo ou não atender ao escopo.
Veja também: Trello: como usar passo a passo. Depois que começar, vai ser difícil parar
Ferramentas para fazer a lista de atividades no gerenciamento de projetos
3 ferramentas se destacam nesse contexto:
- O Trello, com seus quadros de listas de tarefas que contam com cartões onde todos os atributos acima, e muito outros, podem ser definidos com facilidade, ajustados e melhorados a qualquer momento é bastante intuitivo e visual. As informações ficam à disposição de todos na equipe e até de outros membros da empresa, se necessário.
- O Basecamp, que organiza as informações na forma de uma timeline em que todos os envolvidos no projeto acompanham as atividades conforme vão sendo executadas e podem dar feedback ou solicitar a participação dos demais membros da equipe, também é uma excelente opção.
- O Jira também usa listas de tarefas, mas seu foco está em projetos de desenvolvimento de softwares, com funcionalidades específicas para o rastreamento das atividades mais importante e a formação de uma base de conhecimentos. Vale conhecer.
Independentemente de qual ferramenta você usar para a criar sua lista de atividades e fazer o gerenciamento de projetos, é fundamental que os participantes tenham familiaridade com ela. Portanto, treine sua equipe e use softwares bastante intuitivos e que contam com tutoriais.
Ficou claro para você como criar uma lista de atividades para o gerenciamento de projetos e como algumas ferramentas podem ajudar a fazer isso de forma mais eficiente e produtiva?
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