É muito comum que as empresas elejam alguns “projetos” para serem executados por suas equipes. Com certeza você já participou de vários projetos.

Normalmente, o projeto visa resolver um problema ou atender a uma necessidade da empresa (ou de um cliente) e, com isso, entregar um resultado.

Mas a verdade é que muitas vezes esses projetos acabam ficando um tanto abstratos. Não se sabe exatamente o que se quer fazer 🤔, aonde se quer chegar ❓ e com que recursos se conseguirá isso 💰.

Seja sincero: você sabe o que é gerenciamento de projetos?

Bem, neste post, além de umas dicas de gerenciamento de projetos, você vai entender definitivamente o que é gestão de projetos, quais as metodologias mais usadas e conhecerá também alguns sistemas de gerenciamento de projetos.

Leia também: Como gerenciar um projeto, integrar a equipe e atingir seus objetivos com ajuda da tecnologia

O que é gestão de projetos, afinal?

Não é difícil entender o que é gestão de projetos. Na verdade, existem definições claras, veja uma das mais usadas:

“Gestão de projetos é o conjunto de conhecimentos, habilidades, técnicas e ferramentas utilizadas para planejar, executar e monitorar um projeto”

Ficou claro para você o que é gestão de projetos?

Mas e um projeto, o que é?

Outra definição bastante objetiva:

“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”

Assim, para que fique ainda mais claro para você o que é gestão de projetos, entenda que:

• Um projeto tem um tempo determinado: data de início e término.
• Um projeto é único: o resultado do projeto servirá a um determinado fim específico.
• Projetos se desenvolvem em etapas: a entrega final é composta por uma sequência de entregas intermediárias.
• Os projetos têm recursos definidos previamente, para que ele seja economicamente viável.
• Projetos têm objetivos bem claros, definidos em função de prazos e metas objetivas, alcançáveis e mensuráveis.

Bem, agora que você já sabe o que é gerenciamento de projetos, confira este infográfico da Siteware que mostra como deve ser a mente de um gestor de projetos bem-sucedido:

Veja mais: Responda 10 perguntas e escolha sua ferramenta de planejamento de projetos

Principais metodologias de gestão de projetos

Existem diversas metodologias usadas na gestão de projetos. Vamos apresentar resumidamente algumas delas.

É importante que, antes de se iniciar um projeto, seja definida qual metodologia será usada.

Ah, e um detalhe: PMBOK não é uma metodologia de gestão de projetos. Trata-se, na verdade, de um dos mais usados guias para aqueles que querem fazer o gerenciamento de projetos, desenvolvido pelo Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI).

Assim, conheça agora as principais metodologias de gestão de projetos:

1- Scrum

Com origem nas metodologias ágeis, o Scrum é um método de gestão de projetos muito usado no desenvolvimento de softwares. Ele foca no atendimento das necessidades dos clientes e em uma evolução gradativa do projeto, dividido em “sprints”.

Ele segue regras rígidas e tem rituais e nomenclaturas próprias. Bastante efetivo para quem quer fazer entregas de qualidade rapidamente.

2- Zoop

Criada na Alemanha na década de 70, esta metodologia de gestão de projetos é um acrônimo para as palavras alemãs Zielorientierte Projektplanung. Em português: Planejamento de Projetos Orientados Por Objetivos.

Seu diferencial é que usa a participação popular na validação das funcionalidades desenvolvidas para o público final durante o projeto, com o auxílio de comunidades colaborativas.

3- Waterfall

Watrefall significa castaca, em português. Trata-se de uma das primeiras metodologias de gestão de projetos moderna a ser normatizada.

Como se pode intuir de seu nome, os projetos são organizados em etapas sucessivas, de maneira que uma tarefa só poderá ser realizada se anterior terminar com êxito.

4- Project Model Canvas

Não, não confunda com o modelo de negócios canvas.

O Project Model Canvas parte do princípio de que uma quantidade enorme de documentos para fazer a gestão de um projeto só complica as coisas.

Por isso, defende o uso de folhas A4 e post-its.

Simples e ágil, se concentra em responder às seguintes perguntas:

• por quê?
• o quê?
• quem?
• como?
• quanto?
• quando?

5- Caminho crítico

Consagrada nos anos 50, a metodologia de gestão de projetos do caminho crítico busca encontrar os gargalos da sequência de tarefas de um projeto.

Assim, essas atividades críticas não podem atrasar. Por isso, desenha-se um “caminho crítico”, de forma que se nenhuma dessas atividades atrasar, o projeto será terminado no menor tempo viável.

6- Kanban

Criada pela Toyota para agilizar a produção em sua indústria automotiva, com foco na gestão de estoques, o Kanban é uma metodologia ágil e intuitiva, que organiza as tarefas em colunas, com auxílio de cartões coloridos.

Ela evoluiu dos estoques para qualquer tipo de processo ou projeto, exatamente por sua simplicidade e facilidade de aplicação.

Saiba mais sobre ele aqui: Sistema Kanban: como usar essa “moda” que já tem quase 60 anos

Antes de conferir alguns sistemas de gerenciamento de projetos, dê uma olhada neste vídeo da Endeavor com dicas de gestão de projetos:

Confira em nosso blog: Gerenciador de projetos online: se você ainda não usa, já passou da hora de começar…

4 sistema de gerenciamentos de projetos

Como você viu, gerenciamento de projetos não é brincadeira. Por isso, contar com ajuda da tecnologia é fundamental.

Por isso, confira alguns dos melhores sistemas de gerenciamento de projetos:

1- Jira

O Jira atende a um nicho: gestão de projetos de desenvolvimento de softwares.

Significa que ele não pode ser usado em outros projetos? Não, absolutamente! Ele pode ser usado em qualquer tipo de projeto.

O Jira tem funcionalidades que ajudam a usar a metodologia Scrum, por isso, se escolher esta ferramenta, é interessante aprofundar seus conhecimentos em Scrum.

2- Basecamp

Ideal para projetos menos complexos e que acontecem com frequência, o Basecamp é uma opção muito usada por agências de publicidade.

Sua estrutura de visualização é bem variada, indo do calendário à timeline.

Essa última, bastante útil para quem foca nas tarefas e atividades do dia a dia.

3- Asana

Este sistema de gerenciamento de projetos usa a metodologia Kanban. Assim, une a praticidade desse método com uma série de funcionalidades que ajudam a controlar o tempo e a entrega das tarefas, tais como listas de prioridades, fluxogramas e comunicação ágil.

Saiba mais: Asana software agora na Pluga! Integre imediatamente às suas ferramentas preferidas

4- Trello

Outra ferramenta de projetos baseada no Kanban, o Trello é conhecido por sua poderosa versão gratuita, usada por muitas empresas com grande êxito.

Além disso, o Trello disponibiliza uma série de integrações nativas e de terceiros com outros sistemas, tornando seu trabalho muito mais colaborativo e eficiente.

Confira mais detalhes aqui: Tutorial do Trello: guia ilustrado com passo a passo detalhado

Torne a gestão de seus projetos ainda mais eficiente integrando ferramentas

Usar sistemas de gerenciamento de projetos já vai ser ótimo para sua produtividade.

Agora, imagine integrá-los a outras ferramentas que usa em seu dia a dia e, assim, automatizar algumas tarefas.

Por exemplo: digamos que uma das atividades de seu projeto seja um controle das tarefas realizadas. Assim, a cada nova tarefa criada no projeto é preciso listá-la em uma planilha.

Usando a integração do Trello com o Googles Sheets é possível fazer isso automaticamente.

E este é apenas um exemplo de centenas de automatizações entre as mais diversas ferramentas baseadas na nuvem.

Veja mais alguns exemplos de integração prontas para usar com o Trello: