Gestão Empresarial

Organização de projetos: KISS

19/01/2018
Organização de projetos

Nem uma banda de Rock, nem beijo em inglês. A regra KISS para gestão de projetos é um acrônimo das palavras inglesas “Keep It Simple, Stupid”, algo como: mantenhas as coisas simples, idiota! 😜

Inspirados nessa máxima, separamos 4 métodos ou dicas de organização de projetos que, com certeza, vão te ajudar as manter as coisas simples e em ordem.

Organização de projetos: menos é mais

Veja como estas dicas de gestão de projetos vão te mostrar que menos complicação é igual a mais resultados!

1- Cartões coloridos

Já mencionamos algumas vezes aqui no blog o kanban, mas está técnica é tão importante na gestão de projetos que vale a pena repetir.

Na verdade, ela é tão eficaz que inspirou a criação do Trello, uma das mais usadas ferramentas de organização de projetos do mundo.

Trata-se de uma técnica que surgiu no Japão depois da Segunda Guerra Mundial, com o objetivo de otimizar a produção na indústria automotiva, e que consistia em manter um quadro com cartões coloridos organizados em listas.

Cada cartão tem a descrição de uma tarefa e sua cor pode identificar várias coisas, pode ser um time, um cliente, um tipo de tarefa, dependendo de como se organiza o projeto.

Mas o segredo kanban está em sua simplicidade: as listas onde ficam os cartões, originalmente, eram apenas 3: “Tarefas Para Fazer”, “Em Execução” e “Concluídas”.

Pronto! Seu projeto está organizado. Você descreve a tarefa em um cartão e a coloca na lista “Tarefas Para Fazer”. O colaborador para quem foi designada a tarefa, vai até o quadro, lê do que se trata e passa o cartão para a lista “Em Execução”, quando terminar, passa para a lista “Concluídas” e vai buscar outro cartão para trabalhar, na lista inicial.

Atualmente a organização de projetos usando kanban conta com muitas outras listas, inclusive customizadas para objetivos específicos e cada projeto. Mas o segredo continua o mesmo: mantenha as coisas simples!

Veja um pouco mais sobre isso nesta postagem de nosso blog: Entenda a ferramenta Trello e porque tantas empresas são viciadas nela

2- O modelo das 4 etapas de Tuckman

A grande maioria dos projetos conta com uma equipe para executá-lo. Segundo o professor Bruce Tuckman, para que as equipes atinjam sua melhor performance durante a organização de projetos, elas passam por 4 etapas:

  1. Forming = formação
  2. Storming = confusão
  3. Norming = normatização
  4. Performing = ação

(A tradução não é exata, mas foi adaptada para que as palavras rimassem tanto em português como em inglês).

Portanto, se você quer que seu projeto decole rapidamente, você precisa ajudar a equipe a passar rapidamente pelas 3 etapas iniciais do modelo de Tuckman, da forma mais ágil e simples possível, garantindo que comecem a agir e performar o quanto antes.

Para isso, dinâmicas de grupo podem ajudar a equipe a se conhecer melhor, que é o que acontece na etapa de formação; um diálogo franco e objetivo vai auxiliar na fase de confusão, quando os integrantes do grupo buscam definir quem é seu líder de fato e, por fim, ao criarem regras claras e simples de como o grupo atua, já estarão preparados para a ação e a alta performance.

Confira este infográfico que ilustra essas 4 fases acrescidas do processo de dissolução do grupo, ao final do projeto:

organização de projetos

Fonte: Agendor

 

3- Como criar regras simples

Fomos buscar o auxílio do livro Regras Simples, de Kathleen M. Eisenhardt e Donald Sull, para aprender a como ser mais organizados durante a organização de projetos, criando as regras simples que vão ajudar o grupo a ter alta performance.

O livro apresenta 3 dicas principais:

  1. Crie poucas regras: quanto mais regras você criar, mais difícil será segui-las.
  2. Crie regras simples: exceções ou condições complexas tornam as regras difíceis de seguir.
  3. Crie regras abrangentes, não restritivas: por exemplo a regra “nunca chegue atrasado ao trabalho” pode restringir a ação de um integrante do grupo que varou a noite trabalhando em uma entrega. Já se a regra for “faça de tudo para não atrasar uma entrega”, será muito mais fácil da equipe gerenciar seus horários.

Confira em nosso blog: Regras para criar listas de atividades no gerenciamento de projetos

4- OKR: uma regra fácil de seguir

OKR, “Objectives and Key Results”, significa Objetivos e Resultados-Chave. Trata-se de um método de definição de metas claras que devem ser atingidas pelos colaboradores e pela equipe.

A vantagem de usar OKR na organização de um projeto é que essas metas e objetivos são definidos e uma forma muito simples, respondendo a duas perguntas:

  • Aonde eu quero chegar? – a resposta vai definir o objetivo, por exemplo: conquistar 20 novos clientes até o final do semestre.
  • Como eu vou saber se estou chegando lá? – a resposta aponta os Resultados-Chave que devem ser perseguidos, por exemplo: criar o dobro de conteúdo para o blog mensalmente; aumentar o envio de e-mail marketing em 30%; dobrar o número de telefonemas da equipe de vendas para leads qualificados como quentes.

Perceba que os resultados-chave podem ser aferidos ao longo do tempo, permitindo que a equipe e o colaborador saibam se estão segundo o caminho certo para atingir o objetivo.

Veja também: Gestão do tempo no trabalho: não seria gestão de tarefas no trabalho?

Entendeu como a organização de projetos não é nenhum mistério e que deve ser feita de forma simples e objetiva, seguindo regras claras?

Saber organizar projetos é uma característica fundamental dos empreendedores. Conheça mais algumas baixando nosso e-book gratuito:

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