Nem uma banda de Rock, nem beijo em inglês. A regra KISS para gestão de projetos é um acrônimo das palavras inglesas “Keep It Simple, Stupid”, algo como: mantenhas as coisas simples, idiota! 😜
Inspirados nessa máxima, separamos 4 métodos ou dicas de organização de projetos que, com certeza, vão te ajudar as manter as coisas simples e em ordem.
Organização de projetos: menos é mais
Veja como estas dicas de gestão de projetos vão te mostrar que menos complicação é igual a mais resultados!
1- Cartões coloridos
Já mencionamos algumas vezes aqui no blog o kanban, mas está técnica é tão importante na gestão de projetos que vale a pena repetir.
Na verdade, ela é tão eficaz que inspirou a criação do Trello, uma das mais usadas ferramentas de organização de projetos do mundo.
Trata-se de uma técnica que surgiu no Japão depois da Segunda Guerra Mundial, com o objetivo de otimizar a produção na indústria automotiva, e que consistia em manter um quadro com cartões coloridos organizados em listas.
Cada cartão tem a descrição de uma tarefa e sua cor pode identificar várias coisas, pode ser um time, um cliente, um tipo de tarefa, dependendo de como se organiza o projeto.
Mas o segredo kanban está em sua simplicidade: as listas onde ficam os cartões, originalmente, eram apenas 3: “Tarefas Para Fazer”, “Em Execução” e “Concluídas”.
Pronto! Seu projeto está organizado. Você descreve a tarefa em um cartão e a coloca na lista “Tarefas Para Fazer”. O colaborador para quem foi designada a tarefa, vai até o quadro, lê do que se trata e passa o cartão para a lista “Em Execução”, quando terminar, passa para a lista “Concluídas” e vai buscar outro cartão para trabalhar, na lista inicial.
Atualmente a organização de projetos usando kanban conta com muitas outras listas, inclusive customizadas para objetivos específicos e cada projeto. Mas o segredo continua o mesmo: mantenha as coisas simples!
Veja um pouco mais sobre isso nesta postagem de nosso blog: Entenda a ferramenta Trello e porque tantas empresas são viciadas nela
2- O modelo das 4 etapas de Tuckman
A grande maioria dos projetos conta com uma equipe para executá-lo. Segundo o professor Bruce Tuckman, para que as equipes atinjam sua melhor performance durante a organização de projetos, elas passam por 4 etapas:
- Forming = formação
- Storming = confusão
- Norming = normatização
- Performing = ação
(A tradução não é exata, mas foi adaptada para que as palavras rimassem tanto em português como em inglês).
Portanto, se você quer que seu projeto decole rapidamente, você precisa ajudar a equipe a passar rapidamente pelas 3 etapas iniciais do modelo de Tuckman, da forma mais ágil e simples possível, garantindo que comecem a agir e performar o quanto antes.
Para isso, dinâmicas de grupo podem ajudar a equipe a se conhecer melhor, que é o que acontece na etapa de formação; um diálogo franco e objetivo vai auxiliar na fase de confusão, quando os integrantes do grupo buscam definir quem é seu líder de fato e, por fim, ao criarem regras claras e simples de como o grupo atua, já estarão preparados para a ação e a alta performance.
Confira este infográfico que ilustra essas 4 fases acrescidas do processo de dissolução do grupo, ao final do projeto:
3- Como criar regras simples
Fomos buscar o auxílio do livro Regras Simples, de Kathleen M. Eisenhardt e Donald Sull, para aprender a como ser mais organizados durante a organização de projetos, criando as regras simples que vão ajudar o grupo a ter alta performance.
O livro apresenta 3 dicas principais:
- Crie poucas regras: quanto mais regras você criar, mais difícil será segui-las.
- Crie regras simples: exceções ou condições complexas tornam as regras difíceis de seguir.
- Crie regras abrangentes, não restritivas: por exemplo a regra “nunca chegue atrasado ao trabalho” pode restringir a ação de um integrante do grupo que varou a noite trabalhando em uma entrega. Já se a regra for “faça de tudo para não atrasar uma entrega”, será muito mais fácil da equipe gerenciar seus horários.
Confira em nosso blog: Regras para criar listas de atividades no gerenciamento de projetos
4- OKR: uma regra fácil de seguir
OKR, “Objectives and Key Results”, significa Objetivos e Resultados-Chave. Trata-se de um método de definição de metas claras que devem ser atingidas pelos colaboradores e pela equipe.
A vantagem de usar OKR na organização de um projeto é que essas metas e objetivos são definidos e uma forma muito simples, respondendo a duas perguntas:
- Aonde eu quero chegar? – a resposta vai definir o objetivo, por exemplo: conquistar 20 novos clientes até o final do semestre.
- Como eu vou saber se estou chegando lá? – a resposta aponta os Resultados-Chave que devem ser perseguidos, por exemplo: criar o dobro de conteúdo para o blog mensalmente; aumentar o envio de e-mail marketing em 30%; dobrar o número de telefonemas da equipe de vendas para leads qualificados como quentes.
Perceba que os resultados-chave podem ser aferidos ao longo do tempo, permitindo que a equipe e o colaborador saibam se estão segundo o caminho certo para atingir o objetivo.
Veja também: Gestão do tempo no trabalho: não seria gestão de tarefas no trabalho?
Entendeu como a organização de projetos não é nenhum mistério e que deve ser feita de forma simples e objetiva, seguindo regras claras?
Saber organizar projetos é uma característica fundamental dos empreendedores. Conheça mais algumas baixando nosso e-book gratuito:
