Gestão Empresarial

Tire do papel seu plano de ação para aumentar a produtividade

15/05/2018
plano de ação para aumentar a produtividade

Para começar: o que é produtividade? 🤔

Antes de pensar em como criar um plano de ação para aumentar a produtividade, vamos entender esse conceito:

Produtividade é fazer mais com menos. Produzir mais, usando menos recursos e em menos tempo.

Uma pizzaria que faz 10 pizzas a cada meia hora gastando X quilos de farinha é mais produtiva que uma que faz 10 pizzas em meia hora gastando 2X de farinha.

Também é mais produtiva que outra que faz 10 pizzas com os mesmos X quilos de farinha, só que demora uma hora.

Só isso?

Bem, não se esqueça desse detalhe: fazer mais com menos e sem deixar de entregar a qualidade que seu cliente exige.

Esse é o X da questão: não basta cortar gastos, usar insumos de segunda linha e fazer tudo correndo.

É preciso manter o nível de qualidade!

Acompanhe nossa postagem e descubra como elaborar um plano de ação para aumentar a produtividade de seu negócio sem perder qualidade.

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Veja mais: Gestão de tarefas: como organizar seu trabalho com 3 quadros do Trello e escapar do “Feitiço do Tempo”

Como elaborar um plano de ação para aumentar a produtividade respondendo 7 perguntas

Um plano de ação pode ser definido ao se responder a 7 perguntas simples.

É uma forma fácil de fazer isso e existem até planilhas prontas do 5W2H que ajudam a formalizá-lo sem dificuldades.

Trata-se de um método empregado por grandes empresas, apesar da praticidade de realização.

Veja como elaborar um plano de ação para aumentar a produtividade usando essa metodologia.

Quais são as 5 perguntas do 5W2H?

A sigla tem origem no idioma inglês, veja quais são as perguntas correspondentes em português:

  1. Why = Por quê?
  2. What = O quê?
  3. Who = Quem?
  4. When = Quando?
  5. Where = Onde?
  6. How = Como?
  7. How Much = Quanto?

Vamos ver como se responde a cada uma dessas perguntas para formular o plano de ação para aumentar a produtividade.

1- Por quê?

É preciso dar um propósito ao seu plano de ação, a razão dele existir.

Neste caso, queremos alcançar mais produtividade no negócio.

Mas é possível ser mais específico. Por exemplo:

Estamos criando este plano de ação porque queremos ser mais produtivos na geração de leads qualificados para nossa equipe de vendas.

2- O quê?

Com o problema que se quer resolver definido e o prazo estipulado para isso, é preciso definir uma meta, um objetivo a ser alcançado.

O quanto seremos mais produtivos em nossa geração de leads?

Neste ponto, recomendamos o uso da metodologia SMART para definição de metas inteligentes.

Confira este quadro que mostra como estabelecer essas metas:

plano de ação para aumentar a produtividade

3- Quem?

Quem será responsável pelas tarefas?

O primeiro passo é definir quem são os integrantes do projeto, as pessoas que farão parte do plano de ação para aumentar a produtividade na geração de leads (em nosso exemplo específico).

Com a equipe definida, é preciso determinar quem é o líder e, além disso, dividir tarefas.

Por exemplo: um integrante do grupo pode ser encarregado de fazer uma pesquisa de benchmark sobre o uso de metodologias de qualificação de leads.

Um outro, estudar os melhores softwares de automação de marketing do mercado, um terceiro, softwares de CRM, e assim por diante.

Pode haver tarefas que terminam e geram as informações necessárias para iniciar novas tarefas e dar seguimento ao plano de ação para aumentar a produtividade na empresa.

Portanto, um membro da equipe pode ter várias ações ao longo do projeto.

É o que veremos a seguir.

4- Quando?

Todo plano de ação começa em uma determinada data e tem um prazo para terminar.

E você pode ser ainda mais preciso do que isso, criando um cronograma de ações para que tudo fique muito claro para todos.

Por exemplo, depois de reunir as informações sobre CRM, Automação de Marketing e qualificação de leads até a data tal, esses três integrantes do grupo devem se reunir, montar e fazer uma apresentação para o restante do grupo, em uma determinada data.

O ideal é responder todas as perguntas antes de definir esse cronograma.

5- Onde?

Onde o grupo vai se reunir?

Haverá um drive compartilhado para trocar documentos e arquivos?

Uma sugestão é usar um software de comunicação interna, como o Slack, e elegê-lo como o local de troca de informações.

Veja algumas dicas sobre ele em nosso blog: Slack está matando o email! Saiba porque isto é ótimo para a produtividade da sua empresa

6- Como?

Como o projeto será desenvolvido e gerenciado?

Existe alguma metodologia especial a ser seguida, normas a serem obedecidas?

Em muitos projetos é preciso seguir diretrizes especiais, como em certificações ISO, por exemplo.

No caso de um plano de ação para aumentar a produtividade, recomendamos o uso de ferramentas de gestão de projetos, o Trello é uma das mais empregadas para isso.

Aliás, ele é bastante fácil de ser usado em parceria com o Slack, veja como: Trello e Slack: 10 maneiras práticas de fazer 2 ferramentas fantásticas ainda mais incríveis

7- Quanto?

Chegamos a última pergunta: qual a verba disponível?

Além de definir com antecedência quanto se quer gastar no plano de ação para aumentar a produtividade, é fundamental acompanhar os gastos ao longo do projeto e promover uma prestação de contas periódica.

Veja umas dicas: Como fazer controle financeiro de uma empresa sem perder o próprio controle

Case de sucesso: como aumentar a produtividade integrando ferramentas

Agora que você já viu como montar seu plano de ação para aumentar a produtividade, veja uma solução bastante eficiente para alcançar este fim.

Ao integrar as ferramentas que você usa em seu dia a dia, sua equipe deixa de fazer tarefas repetitivas e chatas, como preencher planilhas ou emitir notas fiscais, e tem tempo para se dedicar a tarefas mais importantes para o seu negócio.

Se você tem um e-commerce, por exemplo, toda vez que um pagamento é aprovado, pode ser gerada automaticamente a nota fiscal, ou esse lead ser incluído em seu sistema de CRM.

Esses são apenas dois exemplos de centenas de automatizações que a Pluga tem disponíveis para você integrar rapidamente, em menos de 2 minutos, sem precisar entender nada de programação.

Veja algumas delas:


Confira também o Case de Sucesso da Contra Mestre Marketing Digital e como ela conseguiu um ROI de mais de 58 mil % ao usar integrações e ferramentas em uma ação criada para um cliente.

Conheça o case completo: Como a agência Contramestre digital usa a Pluga para alavancar as vendas de dezenas de clientes

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