Só de ouvir uma frase como essa: “Quais os tipos de processos organizacionais?”, parece que já dá um pouco de sono, né? 😑
Mas espante essa sensação para longe de você!
Entender conceitos como o que são processos organizacionais é importante para estruturar seu negócio e focar em resultados.
Para te ajudar em cada etapa criamos este artigo com base no preparo de um churrasco. Calma! Continua por aqui que vai fazer sentido.
Esse é o tipo de processo que muita gente gosta de se envolver! E se você é vegano 🍉, vegetariano 🍌 ou somente não curte carne 🍄, lembre-se: é apenas um mero exemplo!
Mas, além do churrasco, neste conteúdo você também vai entender perfeitamente o que são processos organizacionais, sua definição e conceitos, assim com os tipos de processos empresariais e também alguns exemplos.
Continue a leitura para não perder nada!
O que são processos organizacionais, afinal?
Processos organizacionais são cadeias de tarefas ordenadas de forma cronológica com o objetivo de fazer uma entrega recorrente dentro do fluxo de produção de uma empresa. Como isso acontece?
- Evento iniciador que dispara o processo;
- Uma série de atividades sequenciais; e
- Um evento de término que, muitas vezes, é o evento iniciador de um novo processo organizacional.
Por exemplo: após toda a etapa de produção de um produto ele precisará ser enviado às lojas. A finalização da cadeia de fabricação é finalizada, e é iniciada a cadeia de logística.
Entendeu de verdade o conceito de processos organizacionais? Mas para que será que eles servem? Qual o objetivo de criar esses processos?
Ao definir claramente os processos empresariais e suas etapas, será possível encontrar oportunidades de melhoria.
Oportunidades de melhoria são atrasos, desperdícios ou gargalos, entre outras falhas, que se encontram nos processos. Assim, depois de identificadas essas oportunidades, analisam-se profundamente os processos em busca de uma nova maneira de executá-los.
Como analisar um processo empresarial?
Para analisar um processo empresarial é necessário desenhar um diagrama de processo. Este diagrama é basicamente um esquema visual onde serão identificadas as atividades do processo, eventos, tomadas de decisão, início e fim do processo.
Além disso, nesse esquema visual também podem estar dispostas: entradas de recursos e também os agentes do processo, isto é, as pessoas ou equipes responsáveis pela execução das atividades.
Veja um exemplo de processo organizacional representado em um diagrama de processo:
Fonte: HEFLO
Note os elementos que são identificados nesse fluxo de processo empresarial:
- Agentes do processo: gestor, departamento financeiro e solicitante;
- Atividades: nos retângulos cinzas, são tarefas como “solicitar reembolso” ou “analisar despesas”;
- Tomada de decisão: losango amarelo, no caso, decidir se a solicitação foi ou não aprovada;
- Evento inicial: círculo verde, é a ação que desencadeia o processo. No caso, solicitar o reembolso;
- Evento final: círculo vermelho, ou o reembolso é cancelado, ou ele é efetuado.
Assim, o processo fica claramente definido para qualquer um que precisar executá-lo ou de alguma forma participar dele.
Por que é importante desenhar os processos empresariais?
Com uma visão clara do processo empresarial, fica mais fácil analisar em que etapa é preciso efetuar as melhorias, caso os indicadores de desempenho mostrem que esse processo não está atingindo os níveis de eficiência, de qualidade e de produtividade desejados.
Você sabe o que são indicadores de desempenho de processos?
Indicadores de desempenho de processos são índices numéricos usados para verificar se determinado processo está atingindo os objetivos desejados e verificar também sua eficiência e a qualidade das entregas.
Assim, um dos indicadores de desempenho de processos de um departamento de vendas pode ser:
- A porcentagem de aumento de vendas de um mês para outro;
- Quantidade de novos clientes conquistados;
- Número de visitas feitas a clientes, dentre tantos outros.
Assim, ao medir os indicadores de desempenho de processos, obtemos índices normalmente representados por um número seguido de uma unidade, de um símbolo matemático ou de um evento específico, veja:
- 10% de aumento de vendas;
- 50 novos clientes conquistados;
- 102 visitas realizadas.
E os famosos KPIs, o que são?
KPI é um sigla que significa em inglês Key Performance Indicators, ou Indicadores-Chave de Desempenho, em português. Trata-se de um tipo especial de indicador de desempenho relacionado aos processos de seu negócio que têm uma ligação direta com o atingimento das metas estratégicas e a entrega de valor ao cliente.
Ao contrário do que muitos pensam, KPIs e indicadores de desempenho não são a mesma coisa. Os KPIs são os indicadores de desempenho mais importantes do negócio e que são acompanhados não só pelos responsáveis diretos pelo processo, mas também pelos níveis hierárquicos mais elevados.
Portanto, pode ser que, em determinada empresa, o número de visitas realizadas pela equipe de vendas seja um indicador de desempenho operacional importante. No entanto, o número de clientes conquistados é um indicador-chave de desempenho, pois está diretamente ligado ao atingimento de objetivos estratégicos da empresa.
Veja mais alguns tipos de indicadores-chave de desempenho neste vídeo da Siteware:
Agora que ficou bem claro para você o que são processos organizacionais, como analisá-los e a importância disso, vamos finalmente usar nossa metáfora culinária para você entender quais são os tipos de processos empresariais
Vamos lá? Então, já separe o carvão e os espetos!
Os 3 tipos de processos organizacionais (e uma receita de churrasco😋)
Comece pela teoria, depois, tente aplicá-la na prática.
Os 3 tipos de processos organizacionais são:
- Primários (ou essenciais);
- De apoio (ou de suporte);
- Gerenciais.
Vamos entender cada um deles.
Processos primários
São os processos relacionados com sua entrega final, aquilo que sua empresa faz para o cliente.
Caso seja uma agência de conteúdo, por exemplo, esses processos são os posts para blogs ou outros materiais que cria. Em um restaurante, são os pratos de comida.
Veja algumas características dos processos primários:
- Contato direto com o cliente final;
- São eles que geram a percepção de valor para o cliente do seu negócio;
- Podem começar e terminar fora da sua empresa.
Vamos entender isso melhor na nossa comparação com o churrasco, ok?
Obviamente os processos primários de um churrasco são aqueles relativos à entrega dessa iguaria para seus convidados. Sendo assim, eles começam bem antes, quando você faz as compras, procurando os melhores ingredientes. Isso pode incluir até o carvão e os espetos adequados.
Evidentemente, a receita de seu churrasco é fundamental. Quanto de sal deve ser colocado, se alguma carne fica de molho, quanto tempo no fogo, sua temperatura, etc.
Processos de apoio
São aqueles que não entregam valor diretamente ao seu cliente. Em uma empresa, poderíamos citar o processo de contratação de RH, ou a contabilidade.
No caso do nosso churrasco, imagine que antes de iniciar os preparativos você fez uma estimativa de quanto iria gastar, pesquisou os preços, etc. É como se fosse a contabilidade do seu churrasco.
Depois, você ainda bolou um convite legal, fez uma “arte” e enviou por e-mail para a galera. Até anexou o link com o mapa do caminho, marcado no Google Maps, para ninguém se perder até chegar no sítio onde será realizado o churrasco.
Você criou também uma planilha de controle para saber quem ia e que horas chegariam. Assim, pôde se organizar melhor quanto a quantidade que deveria comprar de ingredientes e a que horas começar a preparar o que pretende servir.
Ah! E tem a questão de organizar o ambiente também, com lixeiras para o pessoal jogar pratinhos, espetinhos e restos de comida. Sem falar no banheiro limpinho para todo mundo e também de dar dicas de onde estacionar.
Essa foi a parte logística do churrasco.
Esses processos descritos acima dão um apoio para que o churrasco seja um sucesso, mas não vão afetar o sabor da carne (ou das berinjelas e milhos assados, para quem prefere). 🍆 🌽 😋
Processos de gerenciamento
Essas atividades são as responsáveis por coordenar e controlar os processos primários e de apoio.
Esses processos de gerenciamento, em uma empresa, buscam aumentar a eficácia e a eficiência, com o objetivo de proporcionar a melhoria contínua dos processos e atender aos clientes cada vez melhor.
Isso inclui medir, monitorar e ajustar procedimentos.
Vamos voltar à comparação com o churrasco. Imagine que você, depois da confraternização, elaborou um formulário de pesquisa no Typeform ou no Google Forms.
Por meio dessa pesquisa de satisfação você poderá descobrir o que agradou seus convidados e o que precisa ser melhorado.
Além disso, você pode anotar diversos dados em planilhas eletrônicas. Quanto usou de sal em cada receita, quanto tempo cada carne ficou no fogo e qual o resultado disso. Será que a receita e o processo de preparo precisam ser melhorados?
Você pode verificar, também, quais os pratos mais consumidos, o que sobrou e o que faltou, para evitar desperdícios ou falta. Assim, seu próximo churrasco será ainda melhor do que este, aperfeiçoando a experiência de seus convidados a cada nova reunião gastronômica.
Tudo bem, agora você já entendeu quais são os tipos de processos e como funcionam. Mas qual a melhor maneira de integrá-los para poder gerenciar seu negócio de forma ágil e produtiva?
É o que você vai descobrir no próximo tópico!
Exemplos de processos organizacionais
Para que entenda ainda mais sobre o assunto, selecionamos alguns exemplos de processos organizacionais relativos a cada um dos tipos apontados acima.
Exemplos de processos organizacionais primários (ou essenciais):
- Em um hospital, os procedimentos médicos;
- No caso de uma indústria alimentícia, o controle de qualidade na produção dos alimentos;
- Em um hotel, a limpeza e a manutenção das instalações.
Exemplos de processos organizacionais de apoio (ou de suporte)
- O treinamento de funcionários;
- A criação de materiais de divulgação;
- Os procedimentos contábeis da empresa.
Exemplos de processos organizacionais gerenciais
- Analisar a performance dos colaboradores;
- Realizar reuniões com a equipe;
- Dar feedback aos colaboradores.
Como integrar os diversos tipos de processos organizacionais
Existem várias maneiras de integrar seus processos, como softwares ERP, por exemplo, que integram diversas áreas da empresa.
Mas se você já usa algumas ferramentas específicas em seu negócio, como CRM, gateways de pagamento, automação de marketing, softwares de gestão financeira, planilhas eletrônicas e outros, pode integrá-los também.
Para isso, você pode usar as automatizações da Pluga, que integram suas ferramentas preferidas.
Assim, um processo primário, como a venda, realizada por seu gateway de pagamento, pode ser integrado a uma planilha de controle gerencial (gerando uma nova linha a cada pagamento realizado) ou a um software financeiro (processo de suporte), fazendo os lançamentos de contas a receber.
Confira algumas das automatizações prontas para usar (não leva nem 2 minutos para configurar) e comece a colocar a mão na massa – ou no preparo do churrasco!:
Muito bem, agora que você sabe tudo sobre os 3 tipos de processos organizacionais, a gente não esqueceu não, aqui vai a prometida receita de churrasco:
