Gestão Empresarial

O que são processos organizacionais e seus 3 tipos: pense em um churrasco, fica mais fácil!

02/10/2018
tipos de processos organizacionais

Só de ouvir uma frase como essa: “Quais os tipos de processos organizacionais?”, parece que já dá um pouco de sono, não? 😑

Mas espante essa sensação de perto de você! Pelo menos agora, que é hora de trabalhar. 👊👊👊

Entender conceitos como os tipos de processos organizacionais é importante para organizar seu negócio e focar em resultados.

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Por isso, criamos este post baseado em uma metáfora, para você se sentir mais à vontade e estimulado para aprender: um churrasco! 🔥🍖

Esse é o tipo de processo que muita gente gosta de se envolver! E se você é vegano 🍉, vegetariano 🍌 ou somente não curte carne 🍄, lembre-se: é apenas uma metáfora, um mero exemplo!

Depois de nosso receita de churrasco você vai entender perfeitamente o que são processos organizacionais, sua definição e conceitos, além dos tipos de processos empresarias e também alguns exemplos. Mas antes da nossa receita começar, vamos conhecer alguns conceitos!

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Fizemos um template pronto de Gerenciador de Projetos exclusivo no Trello, para você usar à vontade! Ele vai te ajudar a administrar as suas tarefas e entregas com mais eficiência 😉

Veja mais: Você sabe o que é automação de processos e como ela pode deixar sua empresa mais produtiva?

O que são processos organizacionais, afinal?

Processos organizacionais são cadeias de tarefas organizadas de forma cronológica com o objetivo de fazer uma entrega recorrente dentro do fluxo de produção de uma empresa. Eles têm um evento iniciador que dispara o processo, uma séria de atividades sequenciais e um evento de término que, muitas vezes, é o evento iniciador de um novo processo organizacional.

Por exemplo: após toda a etapa de produção de um produto ele precisará ser enviado às lojas. A finalização da cadeia de fabricação é finalizada, e é iniciada a cadeia de logística.

Ficou claro para você o que são processos organizacionais? Mas para que será que eles servem? Qual o objetivo de criar processos?

Ao definir claramente os processos empresariais e suas etapas, será possível encontrar oportunidades de melhoria.

Calma, já explicamos:

Oportunidades de melhoria são atrasos, desperdícios ou gargalos, entre outras falhas, que se encontram nos processos. Assim, depois de identificadas essas oportunidades, analisam-se profundamente os processos em busca de uma nova maneira de executá-los para evitar esses gargalos, desperdícios, atrasos e outros entraves.

Mas como analisar um processo empresarial?

Para analisar um processo empresarial é necessário desenhar um diagrama de processo. Trata-se de um esquema visual onde serão identificadas as atividades do processo, eventos, tomadas de decisão, início e fim do processo, entradas de recursos e também os agentes do processo, isto é, as pessoas ou equipes responsáveis pela execução das atividades.

Veja um exemplo de processo organizacional representado em um diagrama de processo:

processos organizacionais

Fonte: HEFLO

Note os elementos que são identificados nesse fluxo de processo empresarial:

  • Agentes do processo: gestor, departamento financeiro e solicitante.
  • Atividades: nos retângulos cinzas, são tarefas como “solicitar reembolso” ou “analisar despesas”.
  • Tomada de decisão: losango amarelo, no caso, decidir se a solicitação foi ou não aprovada.
  • Evento inicial: círculo verde, é a ação que desencadeia o processo. No caso, solicitar o reembolso.
  • Evento final: círculo vermelho, ou o reembolso é cancelado, ou ele é efetuado.

Assim, o processo fica claramente definido para qualquer um que precisar executá-lo ou de alguma forma participar dele.

Por que é importante desenhar os processos de seu negócio?

Com uma visão clara do processo empresarial, fica mais fácil analisar em que etapa é preciso efetuar as melhorias, caso os indicadores de desempenho mostrem que esse processo não está atingindo os níveis de eficiência, de qualidade e de produtividade desejados.

Você sabe o que são indicadores de desempenho de processos?

Indicadores de desempenho de processos são índices numéricos usados para verificar se determinado processo está atingindo os objetivos desejados e verificar também sua eficiência e a qualidade das entregas.

Assim, um dos indicadores de desempenho de processos de um departamento de vendas pode ser:

  • a porcentagem de aumento de vendas de um mês para outro;
  • ou a quantidade de novos clientes conquistados;
  • ou ainda o número de visitas feitas a clientes, dentre tantos outros.

Assim, ao medir os indicadores de desempenho de processos, obtemos índices normalmente representados por um número seguido de uma unidade, de um símbolo matemático ou de um evento específico, veja:

  • 10% de aumento de vendas
  • 50 novos clientes conquistados
  • 102 visitas realizadas

E os famosos KPIs, o que são?

KPI é um sigla que simboliza a expressão em inglês Key Performance Indicators, ou Indicadores-Chave de Desempenho, em português. Trata-se de um tipo especial de indicador de desempenho relacionado a processos de seu negócio que têm uma ligação direta com o atingimento das metas estratégicas e a entrega de valor ao cliente.

Ao contrário do que muitos pensam, KPIs e indicadores de desempenho não são a mesma coisa. Os KPIs são os indicadores de desempenho mais importantes do negócio e que são acompanhados não só pelos responsáveis diretos pelo processo, mas também pelos níveis hierárquicos mais elevados.

Portanto, pode ser que, em determinada empresa, o número de visitas realizadas pela equipe de vendas seja um indicador de desempenho operacional importante, no entanto,  o número de clientes conquistados é um indicador-chave de desempenho, pois está diretamente ligado ao atingimento de objetivos estratégicos da empresa.

Veja mais alguns tipos de indicadores-chave de desempenho neste vídeo da Siteware:

Agora que ficou bem claro para você o que são processos organizacionais, como analisá-los e a importância disso, vamos finalmente usar nossa metáfora culinária para você entender quais são os tipos de processos empresariais

Vamos lá? Então, já separe o carvão e os espetos!

Os 3 tipos de processos organizacionais (e uma receita de churrasco!!!)

Comece pela teoria, depois, tente aplicá-la na prática.

Os 3 tipos de processos organizacionais são:

  • Primários (ou essenciais)
  • De apoio (ou de suporte)
  • Gerenciais

Vamos entender cada um deles.

Processos primários

São os processos relacionados com sua entrega final, aquilo que sua empresa faz para o cliente.

Se você é uma agência de conteúdo, são os posts para blogs ou outros materiais que cria. Em um restaurante, são os pratos de comida.

Veja algumas características dos processos primários:

Vamos entender isso melhor com nossa comparação com o churrasco, ok?

Obviamente os processos primários de um churrasco são aqueles relativos a entrega dessa iguaria para seus convidados.

Assim, eles começam bem antes, quando você faz a as compras, procurando os melhores ingredientes. Isso pode incluir até o carvão e os espetos adequados.

Evidentemente, a receita de seu churrasco é fundamental. O quanto de sal deve ser colocado, se alguma carne fica de molho, quanto tempo no fogo, sua temperatura etc.

Veja também: Quando já não dá mais para esconder: sua empresa precisa de ferramentas de processos

Processos de apoio

São aqueles que não entregam valor diretamente ao seu cliente. Em uma empresa, poderíamos citar o processo de contratação de RH, ou a contabilidade.

No caso do nosso churrasco, imagine que antes de iniciar os preparativos você fez uma estimativa de quanto iria gastar, pesquisou os preços etc. Tipo a contabilidade do seu churrasco.

Depois, você ainda bolou um convite legal, fez uma “arte” e enviou por e-mail para a galera. Até anexou o link com o mapa do caminho, marcado no Google Maps, para ninguém se perder até chegar no sítio onde será realizado o churrasco.

Você criou também uma planilha de controle para saber quem ia e que horas chegariam. Assim, pôde se organizar melhor quanto a quantidade que deveria comprar de ingredientes e a que horas começar a preparar o que pretende servir.

Ah! E tem a questão de organizar o ambiente também, com lixeiras para o pessoal jogar pratinhos, espetinhos e restos de comida. Sem falar no banheiro limpinho para todo mundo e também de dar dicas de onde estacionar. Vamos dizer que essa foi a parte logística do churrasco.

Esses processos descritos acima dão um apoio para que o churrasco seja um sucesso, mas não vão afetar o sabor da carne (ou das berinjelas e milhos assados, para quem prefere) 🍆 🌽 😋

Processos de gerenciamento

Essas atividades são as responsáveis por coordenar e controlar os processos primários e de apoio.

Esses processos de gerenciamento, em uma empresa, buscam aumentar a eficácia e a eficiência, com o objetivo de proporcionar a melhoria contínua dos processos e atender aos clientes cada vez melhor.

Isso inclui medir, monitorar e ajustar procedimentos.

Vamos voltar à comparação com o churrasco. Imagine que você, depois da confraternização, elaborou um formulário de pesquisa no Typeform ou no Google Forms.

Por meio dessa espécie de pesquisa de satisfação você poderá descobrir o que agradou seus convidados e o que precisa ser melhorado.

Além disso, você pode anotar diversos dados em planilhas eletrônicas. Quanto usou de sal em cada receita, quanto tempo cada carne ficou no fogo, etc. e qual o resultado disso. Será que a receita e o processo de preparo precisa ser melhorado?

Além disso, você pode verificar, também, quais os pratos mais consumidos, o que sobrou, o que faltou etc., para evitar desperdícios ou falta. Assim, seu próximo churrasco será ainda melhor do que este, aperfeiçoando a experiência de seus convidados a cada nova reunião gastronômica dos amigos.

Tudo bem, agora você já entendeu quais são os tipos de processos e como funcionam. Mas qual a melhor maneira de integrá-los para poder gerenciar seu negócio de forma ágil e produtiva?

É o que você vai descobrir no próximo tópico!

Dê uma olhada neste artigo de nosso blog: Não tenha medo de inovar: use ferramentas de melhoria de processos

Exemplos de processos organizacionais

Para que tudo fique mais claro, selecionamos alguns exemplos de processos organizacionais relativos a cada um dos tipos apontados acima.

Exemplos de processos organizacionais primários (ou essenciais):

  • Em um hospital, os procedimentos médicos;
  • No caso de uma indústria alimentícia, o controle de qualidade na produção doa alimentos;
  • Em um hotel, a limpeza e a manutenção das instalações.

Exemplos de processos organizacionais de apoio (ou de suporte)

  • O treinamento de funcionários;
  • A criação de materiais de divulgação;
  • Os procedimentos contábeis da empresa.

Exemplos de processos organizacionais gerenciais

  • Analisar a performance dos colaboradores;
  • Realizar reuniões com a equipe;
  • Dar feedback aos colaboradores.

Como integrar os diversos tipos de processos organizacionais

Existem várias maneiras de integrar seus processos, como softwares ERP, por exemplo (que integram diversas áreas da empresa).

Mas se você já usa algumas ferramentas específicas em seu negócio, como CRM, gateways de pagamento, automação de marketing, softwares de gestão financeira, planilhas eletrônicas e outros, pode integrá-los também.

Para isso, você pode usar as automatizações da Pluga, que integram suas ferramentas preferidas.

Assim, um processo primário, como a venda, realizada por seu gateway de pagamento, pode ser integrado a uma planilha de controle gerencial (gerando uma nova linha a cada pagamento realizado) ou a um software financeiro (processo de suporte), já fazendo os lançamentos de contas a receber.

Confira as automatizações prontas para usar (não leva nem 2 minutos para configurar) mais usadas por nossos clientes:

Muito bem, agora que você sabe tudo sobre os 3 tipos de processos organizacionais, fique tranquilo! A gente não esqueceu não, aqui vai a prometida receita de churrasco:

 

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