Enfrenta desafios na gestão do seu negócio? Os processos da sua agência estão desencontrados e pouco integrados? Pode ser a hora de procurar um sistema para agências de publicidade. 

Agências de publicidade sofrem das chamadas dores de crescimento. Isto é, quando crescem rapidamente, atingindo o extremo do que é suportado por sua infraestrutura. Nesse momento se deparam com a dificuldade de difícil escalar a produção sem aumentar muito seus custos, contratando profissionais e comprando equipamentos. 

Afinal, por mais criativos que seus redatores e designers sejam, existe um limite para o que são capazes de produzir. Desta maneira, quanto mais clientes você tiver, mais profissionais terá que contratar, seja no atendimento, planejamento, criação, mídia ou quaisquer outras áreas.

Bem, com uma cartela de clientes maior e tamanho de equipe também crescente, chega também a necessidade de um gerenciamento mais organizado, ágil e eficiente da empresa. Nessas horas, muitos empreendedores do setor optam por usar um sistema para agências de publicidade. Por meio dessas soluções, fazem a integração das ferramentas que já usam, como planilhas, Slack, Trello, Pipedrive, automação de marketing, disparo de e-mails e outros.

Saiba mais: A estrutura de uma agência é o limite de seu sucesso?

Ao longo deste artigo, falaremos sobre:

  1. Os desafios da gestão de agências
  2. O que sua agência pode ganhar DE FATO com soluções tecnológicas que otimizem a rotina? 
  3. Ferramentas e sistemas para agência de publicidade: 14 sugestões para aprimorar processos internos

Os desafios da gestão de agências 

Antes de optar por sistemas para agências de publicidade, as organizações enfrentam uma série de desafios em sua rotina. Muitos deles estão ligados ao dinamismo dos processos, ao alto volume de demandas a serem gerenciadas e, especialmente, à necessidade de aliar produtividade e integração de setores. 

A seguir, pontuamos alguns dos principais desafios da gestão de agências. Se você enfrenta algum deles, talvez seja o momento de começar a considerar um software de agência de publicidade para o seu negócio. 

1. Definir e organizar processos

Em uma agência de publicidade, a rotina caminha a mil por hora. Por isso, muitas vezes, a necessidade de retorno rápido e alta resolutividade para eventuais problemas acabam “atropelando” protocolos e processos, tornando-os tarefas quase impossíveis de serem cumpridas. 

Entretanto, o que muitos gestores e colaboradores de agências não percebem é que, na maioria dos casos, processos definidos e organizados não são empecilhos, e sim drivers para que a agência consiga resolver problemas com assertividade e assim ganhe velocidade para entregar retornos rápidos às demandas. 

2. Delegar tarefas sem sobrecarregar a equipe e as lideranças

Outro desafio que geralmente leva à adoção de sistemas para agências de publicidade é a dificuldade de delegar tarefas sem sobrecarregar os líderes e seus liderados. 

Como você bem sabe, quem trabalha em uma agência de publicidade é um verdadeiro multitarefas. Dificilmente um designer ou um profissional de atendimento consegue se dedicar a apenas uma tarefa por vez. É preciso saber gerir o tempo e elencar prioridades com maestria para dosar a atenção e dar conta de todas as demandas. 

Para amenizar a sensação de desorganização no processo de delegação de tarefas, as agências utilizam o tráfego de demandas. A função do tráfego é organizar o fluxo de trabalho, realizando a seleção de demandas para cada profissional, garantindo que possam entregar bons resultados para cada uma delas. 

Se o tráfego da sua empresa ainda é manual, ou se conta com ferramentas rudimentares de apoio, pode ser a hora de se modernizar para alcançar melhores resultados. Falaremos sobre algumas soluções para este desafio logo à frente. 

3. Integrar todas as etapas do atendimento de clientes

Se sua agência ainda entende “atendimento de clientes” como sendo apenas o contato direto para alinhamento de demandas, nem precisamos falar mais nada. Você está diante de um clássico problema empresarial: não enxergar além.

A verdade é que quando falamos em experiência do cliente, incluímos no pacote todos os serviços que contribuem, direta ou indiretamente, para a satisfação do consumidor. Em uma agência de publicidade não é diferente. 

Para que a experiência do cliente seja positiva, é preciso garantir que todos os processos de atendimento fluam de maneira coordenada: prospecção, fechamento, atendimento, desenvolvimento, financeiro e cobrança

Pode parecer um desafio homérico, mas com um bom sistema para agências de publicidade, é possível driblar o obstáculo e entregar uma experiência memorável aos clientes sem sobrecarregar os setores internos. 

4. Garantir entregas nos prazos pré-estabelecidos

Ah, os prazos! Certamente a palavra “deadline” integra o rol das mais temidas expressões da sua agência, não é mesmo? 

Entendemos o quão desafiador pode ser garantir entregas nos prazos pré-estabelecidos. Especialmente quando a agência ainda não utiliza nenhum software de gerenciamento de agência de publicidade free ou pago, ou nem ao menos integra processos para agilizar a comunicação entre equipes

Falhas de comunicação, desvios na gestão do tempo e dificuldade em estabelecer prioridades são alguns dos obstáculos encontrados por quem não encontrou o melhor sistema para agências de publicidade para o seu negócio. 

Se este é o seu caso, mantenha a calma! Em breve, te ajudaremos a resolver este problema. 

5. Gerir um volume alto e dinâmico de notas fiscais e movimentações financeiras

Por fim, não poderíamos deixar de incluir o controle financeiro entre os principais desafios das agências de publicidade. 

Carteiras numerosas, clientes de diferentes portes, contratos variados com cláusulas e condições diferentes. Se o seu sistema de gestão de agência de publicidade não tem um módulo dedicado às movimentações financeiras e emissão de notas fiscais, pode ser preciso repensar. 

Afinal, como falar em integração de setores e produtividade se o departamento financeiro não funciona de forma alinhada aos demais segmentos? 

O que sua agência pode ganhar DE FATO com soluções tecnológicas que otimizam a rotina?  

Fato é que investir em um sistema para agências de publicidade pode trazer benefícios palpáveis à rotina. Além de ajudar a solucionar os desafios apresentados acima, um bom software para agência de publicidade também pode colocar a empresa à frente da concorrência. 

Quer entender como isso é possível? Então acompanhe a seguir os 4 principais benefícios de investir em um sistema para agências de publicidade. 

1. Processos automatizados

Como todo negócio, o funcionamento de uma agência de publicidade conta com uma série de atividades e processos que são repetitivos e extremamente operacionais. Preenchimento de planilhas (pense nos seus setores de prospecção e finanças, por exemplo), envio de mensagens padrão de cobrança, disparo em massa de e-mail marketing… 

A lista de processos automatizáveis em uma agência de publicidade é extensa, e fazer a escolha certa entre os sistemas para agências de publicidade pode agregar praticidade à gestão de processos.  

2. Informações e protocolos documentados 

Lembra quando mencionamos o valor de processos bem documentados e registrados no início deste artigo? 

Pois bem! Um dos benefícios de ter um sistema para a sua agência de publicidade é justamente esse: naturalmente, todas as informações inputadas no sistema passam a configurar um banco de conhecimento, que com o tempo vai se tornando cada vez mais robusto. 

Essa “biblioteca” de informações e processos ajuda a orientar tomadas de decisão com mais assertividade, indicando atalhos e evitando que erros passados sejam cometidos novamente. 

3. Gestão de dados mais efetiva e assertiva 

De acordo com a revista Forbes, dados são o novo petróleo. Ao dizer isso, eles evidenciam o poder das empresas que conseguem gerar, armazenar e estudar as informações obtidas durante seus processos para otimizar suas operações. 

De acordo com esta pesquisa da McKinsey, também publicada na Forbes, quase 50% dos entrevistados acreditam que análise de informações e big data mudaram fundamentalmente as práticas de negócios em suas vendas e marketing

Não precisamos dizer muito mais do que isso, não é mesmo? 

4. Comunicação mais fluida — e resultados mais atrativos

Desenvolver um sistema fluido de comunicação interna é o mesmo que criar uma verdadeira mina de ouro para as empresas. Isso porque, quando alinhadas, as equipes tendem a trabalhar mais motivadas, informadas e empoderadas a tomarem decisões mais assertivas. 

Para você ter uma ideia: a We Do Logos, por exemplo, conseguiu aumentar suas vendas em 17% otimizando a comunicação interna. E como eles fizeram isso? Integrando processos, é claro! 😎

No caso deles, a solução foi aliar o Moip ao Slack, criando uma automação que enviava um aviso à equipe via Slack toda vez que uma venda tinha sido fechada no Moip (atual Wirecard), motivando o time de vendas com informações em tempo real.

Agora que você já identificou seus desafios e entendeu os benefícios de contornar cada um deles, é hora de falarmos um pouco sobre as ferramentas essenciais para isso. No próximo tópico, você verá exemplos de integrações e sistemas que podem ajudar a sua agência a transformar obstáculos em trampolins para atingir resultados ainda melhores. 

Ferramentas e sistemas para agência de publicidade: 14 sugestões para aprimorar processos internos 

Existem sistemas para agência de publicidade que são praticamente ERPs (isto é, gerenciam todos os departamentos, do financeiro à criação) e outros que têm um foco mais específico.

Mas, na prática, a maioria das agências, quando chegam neste ponto de crescimento, ela já incorporaram ao seu dia a dia uma série de ferramentas que utilizam para gerenciar jobs e a criação, ou para dar apoio a área financeira, comercial ou de marketing.

Veja abaixo alguns exemplos dos softwares usados em sistemas de gerenciamento de agências.

Veja também: Como conseguir clientes para agência e manter a estrutura?

Gerenciamento de jobs e da criação

1. Trello

Com certeza o Trello e sua lógica baseada no kanban é uma ferramenta extremamente útil para gerenciar jobs, desde o momento em que um nova conta é aberta, passando pelo atendimento, planejamento e criação até a produção.

Com ele é possível, por exemplo, criar quadros para cada uma dessas áreas da empresa,. Então, quando o atendimento receber do comercial um cartão do Trello solicitando a visita a um novo cliente (para pegar o primeiro job), saberá que é o momento de realizar tal contato e revisar o briefing. Assim que o briefing final estiver pronto, o cartão pode ser movido para o quadro do planejamento, depois para criação e produção.

Desta forma todos os membros da equipe conseguem mapear, de forma visual, em que estágio se encontra cada projeto, e também se é o momento de agir.

Veja na prática como funciona o Trello:

Confira também em nosso blog: Exemplos de Trello boards que podem facilitar a sua vida, quadro a quadro

2. Basecamp

Além do Trello, existem outras ferramentas muito boas que podem ser usadas como um sistema para agências de publicidade. Um deles é o Basecamp, com seu esquema que lembra uma timeline. Com o Basecamp, é possível organizar fluxos de trabalho, estabelecer prazos e cronometrar atividades, além de acompanhar relatórios de produtividade com base nas tarefas inputadas no sistema. 

3. Asana

O ponto forte do Asana é a possibilidade de de projetos passo a passo, oferecendo várias opções de visualização e organização do trabalho. Com ela, é possível criar e compartilhar listas de tarefas com o time de forma simples e funcional.

Veja algumas das integrações disponíveis para a Asana na Pluga e descubra como otimizar ainda mais a gestão de processos na sua agência: 


Financeiro e emissão de notas fiscais

4. Nibo

O Nibo é um programa de gestão financeira simples, mas robusto. Ele é indicado para pequenas e médias empresas. O Nibo permite a unificação dos formatos de arquivos contábeis e seu compartilhamento entre empresa e contador, fazendo um meio de campo para você perder menos tempo e ter suas finanças e contabilidade online de forma organizada e eficiente.

Veja alguns exemplos de integrações disponíveis para o Nibo na Pluga: 


5. Bkper

O Bkper é uma solução de contabilidade voltado para equipes que trabalham com as ferramentas do Google. Por fazer parte do pacote de ferramentas Google, o Bkper possui recursos como o Bkper Functions for Google Sheets, que cria em tempo real fluxos de caixa, balancetes, lucros e dividendos automaticamente à partir de Planilhas do Google. A ferramenta reúne todas as suas informações financeiras e contábeis em um único lugar,  integrando-as com aplicativos já utilizados em sua agência. 

Veja alguns exemplos de integrações com o Bkper: 


6. ContaAzul 

O Conta Azul é um sistema criado para facilitar a gestão financeira do seu negócio. Com a plataforma, você pode emitir boleto e nota fiscal, fazer o controle de estoque, criar e enviar faturas para seus clientes, além de controlar a frente de caixa. 

Veja abaixo como o ContaAzul funciona: 

Leia também: Sistema ContaAzul: o jeito mais fácil de evitar contas no vermelho, agora na Pluga

7. NFe.io

Além de fazer a gestão financeira do negócio, toda agência de publicidade precisa controlar a emissão de notas fiscais. Portanto, se seu sistema financeiro não oferece esse recurso, ferramentas como o NFe.io podem ser integradas a ele para que suas notas fiscais possam ser geradas automaticamente.

Veja alguns exemplos de integrações para o NFe.io disponíveis na Pluga: 


CRM e automação de marketing

8. Pipedrive

O Pipedrive é uma ferramenta de CRM online amplamente utilizada por micro, pequenas e médias empresas. O sistema de CRM da Pipedrive organiza todas as etapas das negociações da empresa de ponta a ponta, auxiliando no acompanhamento de vendas através de recursos avançados para gestão de funil de vendas. 


9. RDStation CRM

O RD Station CRM (ex-PlugCRM) é intuitivo e fácil de usar. Com ele, é possível acompanhar todo o funil de vendas da sua agência de publicidade sem perder nenhum touchpoint com o cliente. 

Quer conhecer mais sobre a ferramenta? Veja o vídeo abaixo: 

10. Agendor

O Agendor é um CRM online focado no processo de vendas. Ele conta com versões web/mobile, e ajuda a organizar (e portanto aumentar) as vendas oferecendo ferramentas de cadastro de clientes, acompanhamento de tickets e relatórios detalhados de resultados do negócio.


Conheça: Os 4 fantásticos do CRM do Brasil

Meios de pagamento

11. Iugu

Algumas agências, além dos serviços tradicionais, prestados presencialmente ao cliente, vendem também cursos online (como é o caso da Agência Mestre e da M2BR, por exemplo).

E para que possam receber por isso, usam meios de pagamento digital, como o Iugu, que oferece checkout transparente, compra por 1 clique, billing para assinaturas e mensalidades, e-mails transacionais para resgate de clientes desistentes, etc.


12. PagSeguro

O PagSeguro é um dos maiores sistemas de pagamentos online do Brasil, que pode ser usado em diversas finalidades, e não apenas em uma loja ou no comércio eletrônico. É indicado para quaisquer tipos de negócio, seja para agências de publicidade, lojas físicas, vendas por mídias sociais, e-commerces ou marketplaces. 


Sistemas completos de gerenciamento de agências

13. iClips

O iClips é um dos mais completos sistemas para agências de publicidade. Com ele, é possível estruturar todos processos de uma agência, o que influencia diretamente no aumento de produtividade da equipe, permitindo que ela se concentre no que realmente importa: a experiência do cliente. 

Veja o vídeo abaixo e descubra um pouco mais sobre o iClips: 

14. Operand

O Operand é um sistema de gestão de projetos simplificado criado para atender diversos tipos de negócios: agências de publicidade e escritórios de design, equipes de marketing, de marketing digital, de tecnologia, de gestão de projetos e outros tipos de equipes.

Veja no vídeo abaixo como ele pode ajudar a sua agência a otimizar processos: 

Como otimizar os sistemas para agência de publicidade com integração? 

Depois de ver todas as sugestões acima, você pode estar se perguntando: mas como integrar tudo isso em um sistema de gerenciamento para agência de publicidade?

Se sua empresa já conta com todos esses sistemas para agência de publicidade, você pode conseguir toda produtividade que busca integrando essas ferramentas criando um sistema unificado e automatizado de gestão.

Veja alguns exemplos:

CRM com sistemas de gerenciamento e comunicação

Se a sua equipe comercial fechar um novo contrato, dependendo do sistema CRM que usa, você pode enviar um aviso no Slack para os canais do planejamento, da criação e da mídia. Pode ainda enviar os dados para as planilhas do Google que você já usa para gerenciar novos contratos, ou até mesmo criar um novo cartão no Trello automaticamente.

Automação de marketing e Facebook Lead Ads

Se você trabalha com marketing de conteúdo e gerencia as ferramentas de automação de marketing ou de disparo de e-mail de seus clientes, a captação de leads por formulários ou pelo Facebook Lead Ads pode ser integrada com esses (e outros) softwares de forma automatizada, fazendo você ganhar tempo e ter menos trabalho.

Sistema de pagamento com financeiro, CRM e automação de marketing

Ao ter seus pagamentos aprovados pelo sistema de pagamento, uma nota fiscal pode ser automaticamente emitida, um lançamento pode ser feito em seu sistema financeiro, ou ainda clientes podem ser incluídos nas suas ferramentas de CRM e automação de marketing. Tudo isso à de forma automática e instantânea!

E estes são apenas alguns exemplos do que a integração das ferramentas que você já usa em seu dia a dia pode fazer em termos de produtividade para sua agência, sem precisar migrar seus sistemas ou passar por treinamentos.

Confira algumas das nossas integrações prontas para usar – não leva nem 2 minutos para configurar, mesmo que você não entenda nada de programação – e descubra mais maneiras de tornar sua agência cada vez mais eficiente:



Aproveite também para se inspirar lendo uma história de sucesso! A Contramestre Digital soube escolher seu sistema para agências de publicidade, e hoje, utiliza as integrações disponíveis na Pluga para alavancar as vendas de dezenas de clientes. Conheça a história da agência aqui.

Share on twitter
Share on linkedin
Share on facebook
Esse artigo foi útil para você? 😎
Média: 5 / 5

Você também pode gostar

Novidades de Produto

Desbloqueie os superpoderes das ferramentas que você mais ❤️

Agora na Pluga você consegue realizar ações em outras ferramentasa partir da atualização de status do Notion e também ter o status atualizado […]