Gest√£o Empresarial

Usar sistema para agências de publicidade ou integrar as ferramentas que já usa? Dicas para otimizar processos fazendo os 2

24/11/2017
Sistema para agência de publicidade

Enfrenta desafios na gestão do seu negócio? Os processos da sua agência estão desencontrados e pouco integrados? Pode ser a hora de procurar um sistema para agências de publicidade. 

Agências de publicidade sofrem das chamadas dores de crescimento. Isto é, quando crescem rapidamente, atingindo o extremo do que é suportado por sua infraestrutura. Nesse momento se deparam com a dificuldade de difícil escalar a produção sem aumentar muito seus custos, contratando profissionais e comprando equipamentos. 

Afinal, por mais criativos que seus redatores e designers sejam, existe um limite para o que são capazes de produzir. Desta maneira, quanto mais clientes você tiver, mais profissionais terá que contratar, seja no atendimento, planejamento, criação, mídia ou quaisquer outras áreas.

Bem, com uma cartela de clientes maior e tamanho de equipe tamb√©m crescente, chega tamb√©m a necessidade de um gerenciamento mais organizado, √°gil e eficiente da empresa. Nessas horas, muitos empreendedores do setor optam por usar um sistema para ag√™ncias de publicidade. Por meio dessas solu√ß√Ķes, fazem a integra√ß√£o das ferramentas que j√° usam, como planilhas, Slack, Trello, Pipedrive, automa√ß√£o de marketing, disparo de e-mails e outros.

Saiba mais: A estrutura de uma agência é o limite de seu sucesso?

Ao longo deste artigo, falaremos sobre:

  1. Os desafios da gestão de agências
  2. O que sua ag√™ncia pode ganhar DE FATO com solu√ß√Ķes tecnol√≥gicas que otimizem a rotina?¬†
  3. Ferramentas e sistemas para ag√™ncia de publicidade: 14 sugest√Ķes para aprimorar processos internos

Os desafios da gestão de agências 

Antes de optar por sistemas para ag√™ncias de publicidade, as organiza√ß√Ķes enfrentam uma s√©rie de desafios em sua rotina. Muitos deles est√£o ligados ao dinamismo dos processos, ao alto volume de demandas a serem gerenciadas e, especialmente, √† necessidade de aliar produtividade e integra√ß√£o de setores.¬†

A seguir, pontuamos alguns dos principais desafios da gestão de agências. Se você enfrenta algum deles, talvez seja o momento de começar a considerar um software de agência de publicidade para o seu negócio. 

1. Definir e organizar processos

Em uma ag√™ncia de publicidade, a rotina caminha a mil por hora. Por isso, muitas vezes, a necessidade de retorno r√°pido e alta resolutividade para eventuais problemas acabam ‚Äúatropelando‚ÄĚ protocolos e processos, tornando-os tarefas quase imposs√≠veis de serem cumpridas.¬†

Entretanto, o que muitos gestores e colaboradores de agências não percebem é que, na maioria dos casos, processos definidos e organizados não são empecilhos, e sim drivers para que a agência consiga resolver problemas com assertividade e assim ganhe velocidade para entregar retornos rápidos às demandas. 

2. Delegar tarefas sem sobrecarregar a equipe e as lideranças

Outro desafio que geralmente leva à adoção de sistemas para agências de publicidade é a dificuldade de delegar tarefas sem sobrecarregar os líderes e seus liderados. 

Como voc√™ bem sabe, quem trabalha em uma ag√™ncia de publicidade √© um verdadeiro multitarefas. Dificilmente um designer ou um profissional de atendimento consegue se dedicar a apenas uma tarefa por vez. √Č preciso saber gerir o tempo e elencar prioridades com maestria para dosar a aten√ß√£o e dar conta de todas as demandas.¬†

Para amenizar a sensação de desorganização no processo de delegação de tarefas, as agências utilizam o tráfego de demandas. A função do tráfego é organizar o fluxo de trabalho, realizando a seleção de demandas para cada profissional, garantindo que possam entregar bons resultados para cada uma delas. 

Se o tr√°fego da sua empresa ainda √© manual, ou se conta com ferramentas rudimentares de apoio, pode ser a hora de se modernizar para alcan√ßar melhores resultados. Falaremos sobre algumas solu√ß√Ķes para este desafio logo √† frente.¬†

3. Integrar todas as etapas do atendimento de clientes

Se sua ag√™ncia ainda entende ‚Äúatendimento de clientes‚ÄĚ como sendo apenas o contato direto para alinhamento de demandas, nem precisamos falar mais nada. Voc√™ est√° diante de um cl√°ssico problema empresarial: n√£o enxergar al√©m.

A verdade é que quando falamos em experiência do cliente, incluímos no pacote todos os serviços que contribuem, direta ou indiretamente, para a satisfação do consumidor. Em uma agência de publicidade não é diferente. 

Para que a experiência do cliente seja positiva, é preciso garantir que todos os processos de atendimento fluam de maneira coordenada: prospecção, fechamento, atendimento, desenvolvimento, financeiro e cobrança. 

Pode parecer um desafio homérico, mas com um bom sistema para agências de publicidade, é possível driblar o obstáculo e entregar uma experiência memorável aos clientes sem sobrecarregar os setores internos. 

4. Garantir entregas nos prazos pré-estabelecidos

Ah, os prazos! Certamente a palavra ‚Äúdeadline‚ÄĚ integra o rol das mais temidas express√Ķes da sua ag√™ncia, n√£o √© mesmo?¬†

Entendemos o quão desafiador pode ser garantir entregas nos prazos pré-estabelecidos. Especialmente quando a agência ainda não utiliza nenhum software de gerenciamento de agência de publicidade free ou pago, ou nem ao menos integra processos para agilizar a comunicação entre equipes. 

Falhas de comunicação, desvios na gestão do tempo e dificuldade em estabelecer prioridades são alguns dos obstáculos encontrados por quem não encontrou o melhor sistema para agências de publicidade para o seu negócio. 

Se este é o seu caso, mantenha a calma! Em breve, te ajudaremos a resolver este problema. 

5. Gerir um volume alto e din√Ęmico de notas fiscais e movimenta√ß√Ķes financeiras

Por fim, não poderíamos deixar de incluir o controle financeiro entre os principais desafios das agências de publicidade. 

Carteiras numerosas, clientes de diferentes portes, contratos variados com cl√°usulas e condi√ß√Ķes diferentes. Se o seu sistema de gest√£o de ag√™ncia de publicidade n√£o tem um m√≥dulo dedicado √†s movimenta√ß√Ķes financeiras e emiss√£o de notas fiscais, pode ser preciso repensar.¬†

Afinal, como falar em integração de setores e produtividade se o departamento financeiro não funciona de forma alinhada aos demais segmentos? 

O que sua ag√™ncia pode ganhar DE FATO com solu√ß√Ķes tecnol√≥gicas que otimizam a rotina?¬†¬†

Fato é que investir em um sistema para agências de publicidade pode trazer benefícios palpáveis à rotina. Além de ajudar a solucionar os desafios apresentados acima, um bom software para agência de publicidade também pode colocar a empresa à frente da concorrência. 

Quer entender como isso é possível? Então acompanhe a seguir os 4 principais benefícios de investir em um sistema para agências de publicidade. 

1. Processos automatizados

Como todo negócio, o funcionamento de uma agência de publicidade conta com uma série de atividades e processos que são repetitivos e extremamente operacionais. Preenchimento de planilhas (pense nos seus setores de prospecção e finanças, por exemplo), envio de mensagens padrão de cobrança, disparo em massa de e-mail marketing… 

A lista de processos automatizáveis em uma agência de publicidade é extensa, e fazer a escolha certa entre os sistemas para agências de publicidade pode agregar praticidade à gestão de processos.  

2. Informa√ß√Ķes e protocolos documentados¬†

Lembra quando mencionamos o valor de processos bem documentados e registrados no início deste artigo? 

Pois bem! Um dos benef√≠cios de ter um sistema para a sua ag√™ncia de publicidade √© justamente esse: naturalmente, todas as informa√ß√Ķes inputadas no sistema passam a configurar um banco de conhecimento, que com o tempo vai se tornando cada vez mais robusto.¬†

Essa ‚Äúbiblioteca‚ÄĚ de informa√ß√Ķes e processos ajuda a orientar tomadas de decis√£o com mais assertividade, indicando atalhos e evitando que erros passados sejam cometidos novamente.¬†

3. Gestão de dados mais efetiva e assertiva 

De acordo com a revista Forbes, dados s√£o o novo petr√≥leo. Ao dizer isso, eles evidenciam o poder das empresas que conseguem gerar, armazenar e estudar as informa√ß√Ķes obtidas durante seus processos para otimizar suas opera√ß√Ķes.¬†

De acordo com esta pesquisa da McKinsey, tamb√©m publicada na Forbes, quase 50% dos entrevistados acreditam que an√°lise de informa√ß√Ķes e big data mudaram fundamentalmente as pr√°ticas de neg√≥cios em suas vendas e marketing.¬†

Não precisamos dizer muito mais do que isso, não é mesmo? 

4. Comunica√ß√£o mais fluida ‚ÄĒ e resultados mais atrativos

Desenvolver um sistema fluido de comunica√ß√£o interna √© o mesmo que criar uma verdadeira mina de ouro para as empresas. Isso porque, quando alinhadas, as equipes tendem a trabalhar mais motivadas, informadas e empoderadas a tomarem decis√Ķes mais assertivas.¬†

Para voc√™ ter uma ideia: a We Do Logos, por exemplo, conseguiu aumentar suas vendas em 17% otimizando a comunica√ß√£o interna. E como eles fizeram isso? Integrando processos, √© claro! ūüėé

No caso deles, a solu√ß√£o foi aliar o Moip ao Slack, criando uma automa√ß√£o que enviava um aviso √† equipe via Slack toda vez que uma venda tinha sido fechada no Moip (atual Wirecard), motivando o time de vendas com informa√ß√Ķes em tempo real.

Agora que voc√™ j√° identificou seus desafios e entendeu os benef√≠cios de contornar cada um deles, √© hora de falarmos um pouco sobre as ferramentas essenciais para isso. No pr√≥ximo t√≥pico, voc√™ ver√° exemplos de integra√ß√Ķes e sistemas que podem ajudar a sua ag√™ncia a transformar obst√°culos em trampolins para atingir resultados ainda melhores.¬†

Ferramentas e sistemas para ag√™ncia de publicidade: 14 sugest√Ķes para aprimorar processos internos¬†

Existem sistemas para agência de publicidade que são praticamente ERPs (isto é, gerenciam todos os departamentos, do financeiro à criação) e outros que têm um foco mais específico.

Mas, na prática, a maioria das agências, quando chegam neste ponto de crescimento, ela já incorporaram ao seu dia a dia uma série de ferramentas que utilizam para gerenciar jobs e a criação, ou para dar apoio a área financeira, comercial ou de marketing.

Veja abaixo alguns exemplos dos softwares usados em sistemas de gerenciamento de agências.

Veja também: Duplo desafio: como conseguir clientes para agência e manter a estrutura?

Gerenciamento de jobs e da criação

1. Trello

Com certeza o Trello e sua l√≥gica baseada no kanban √© uma ferramenta extremamente √ļtil para gerenciar jobs, desde o momento em que um nova conta √© aberta, passando pelo atendimento, planejamento e cria√ß√£o at√© a produ√ß√£o.

Com ele é possível, por exemplo, criar quadros para cada uma dessas áreas da empresa,. Então, quando o atendimento receber do comercial um cartão do Trello solicitando a visita a um novo cliente (para pegar o primeiro job), saberá que é o momento de realizar tal contato e revisar o briefing. Assim que o briefing final estiver pronto, o cartão pode ser movido para o quadro do planejamento, depois para criação e produção.

Desta forma todos os membros da equipe conseguem mapear, de forma visual, em que estágio se encontra cada projeto, e também se é o momento de agir.

Veja na pr√°tica como funciona o Trello:

Confira também em nosso blog: Exemplos de Trello boards que podem facilitar a sua vida, quadro a quadro

2. Basecamp

Além do Trello, existem outras ferramentas muito boas que podem ser usadas como um sistema para agências de publicidade. Um deles é o Basecamp, com seu esquema que lembra uma timeline. Com o Basecamp, é possível organizar fluxos de trabalho, estabelecer prazos e cronometrar atividades, além de acompanhar relatórios de produtividade com base nas tarefas inputadas no sistema. 

3. Asana

O ponto forte do Asana √© a possibilidade de de projetos passo a passo, oferecendo v√°rias op√ß√Ķes de visualiza√ß√£o e organiza√ß√£o do trabalho. Com ela, √© poss√≠vel criar e compartilhar listas de tarefas com o time de forma simples e funcional.

Veja algumas das integra√ß√Ķes dispon√≠veis para a Asana na Pluga e descubra como otimizar ainda mais a gest√£o de processos na sua ag√™ncia:¬†


Financeiro e emiss√£o de notas fiscais

4. Nibo

O Nibo é um programa de gestão financeira simples, mas robusto. Ele é indicado para pequenas e médias empresas. O Nibo permite a unificação dos formatos de arquivos contábeis e seu compartilhamento entre empresa e contador, fazendo um meio de campo para você perder menos tempo e ter suas finanças e contabilidade online de forma organizada e eficiente.

Veja alguns exemplos de integra√ß√Ķes dispon√≠veis para o Nibo na Pluga:¬†


5. Bkper

O Bkper √© uma solu√ß√£o de contabilidade voltado para equipes que trabalham com as ferramentas do Google. Por fazer parte do pacote de ferramentas Google, o Bkper possui recursos como o Bkper Functions for Google Sheets, que cria em tempo real fluxos de caixa, balancetes, lucros e dividendos automaticamente √† partir de Planilhas do Google. A ferramenta re√ļne todas as suas informa√ß√Ķes financeiras e cont√°beis em um √ļnico lugar,¬† integrando-as com aplicativos j√° utilizados em sua ag√™ncia.¬†

Veja alguns exemplos de integra√ß√Ķes com o Bkper:¬†


6. ContaAzul 

O Conta Azul é um sistema criado para facilitar a gestão financeira do seu negócio. Com a plataforma, você pode emitir boleto e nota fiscal, fazer o controle de estoque, criar e enviar faturas para seus clientes, além de controlar a frente de caixa. 

Veja abaixo como o ContaAzul funciona: 

 

Leia também: Sistema ContaAzul: o jeito mais fácil de evitar contas no vermelho, agora na Pluga

7. NFe.io

Além de fazer a gestão financeira do negócio, toda agência de publicidade precisa controlar a emissão de notas fiscais. Portanto, se seu sistema financeiro não oferece esse recurso, ferramentas como o NFe.io podem ser integradas a ele para que suas notas fiscais possam ser geradas automaticamente.

Veja alguns exemplos de integra√ß√Ķes para o NFe.io dispon√≠veis na Pluga:¬†


CRM e automação de marketing

8. Pipedrive

O Pipedrive √© uma ferramenta de CRM online amplamente utilizada por micro, pequenas e m√©dias empresas. O sistema de CRM da Pipedrive organiza todas as etapas das negocia√ß√Ķes da empresa de ponta a ponta, auxiliando no acompanhamento de vendas atrav√©s de recursos avan√ßados para gest√£o de funil de vendas.¬†


9. RDStation CRM

O RD Station CRM (ex-PlugCRM) é intuitivo e fácil de usar. Com ele, é possível acompanhar todo o funil de vendas da sua agência de publicidade sem perder nenhum touchpoint com o cliente. 

Quer conhecer mais sobre a ferramenta? Veja o vídeo abaixo: 

10. Agendor

O Agendor √© um CRM online focado no processo de vendas. Ele conta com vers√Ķes web/mobile, e ajuda a organizar (e portanto aumentar) as vendas oferecendo ferramentas de cadastro de clientes, acompanhamento de tickets e relat√≥rios detalhados de resultados do neg√≥cio.


Conheça: Os 4 fantásticos do CRM do Brasil

Meios de pagamento

11. Iugu

Algumas agências, além dos serviços tradicionais, prestados presencialmente ao cliente, vendem também cursos online (como é o caso da Agência Mestre e da M2BR, por exemplo).

E para que possam receber por isso, usam meios de pagamento digital, como o Iugu, que oferece checkout transparente, compra por 1 clique, billing para assinaturas e mensalidades, e-mails transacionais para resgate de clientes desistentes, etc.


12. PagSeguro

O PagSeguro √© um dos maiores sistemas de pagamentos online do Brasil, que pode ser usado em diversas finalidades, e n√£o apenas em uma loja ou no com√©rcio eletr√īnico. √Č indicado para quaisquer tipos de neg√≥cio, seja para ag√™ncias de publicidade, lojas f√≠sicas, vendas por m√≠dias sociais, e-commerces ou marketplaces.¬†


Sistemas completos de gerenciamento de agências

13. iClips

O iClips é um dos mais completos sistemas para agências de publicidade. Com ele, é possível estruturar todos processos de uma agência, o que influencia diretamente no aumento de produtividade da equipe, permitindo que ela se concentre no que realmente importa: a experiência do cliente. 

Veja o vídeo abaixo e descubra um pouco mais sobre o iClips: 

14. Operand

O Operand é um sistema de gestão de projetos simplificado criado para atender diversos tipos de negócios: agências de publicidade e escritórios de design, equipes de marketing, de marketing digital, de tecnologia, de gestão de projetos e outros tipos de equipes.

Veja no vídeo abaixo como ele pode ajudar a sua agência a otimizar processos: 

Como otimizar os sistemas para agência de publicidade com integração? 

Depois de ver todas as sugest√Ķes acima, voc√™ pode estar se perguntando: mas como integrar tudo isso em um sistema de gerenciamento para ag√™ncia de publicidade?

Se sua empresa já conta com todos esses sistemas para agência de publicidade, você pode conseguir toda produtividade que busca integrando essas ferramentas criando um sistema unificado e automatizado de gestão.

Veja alguns exemplos:

CRM com sistemas de gerenciamento e comunicação

Se a sua equipe comercial fechar um novo contrato, dependendo do sistema CRM que usa, você pode enviar um aviso no Slack para os canais do planejamento, da criação e da mídia. Pode ainda enviar os dados para as planilhas do Google que você já usa para gerenciar novos contratos, ou até mesmo criar um novo cartão no Trello automaticamente.

Automação de marketing e Facebook Lead Ads

Se voc√™ trabalha com marketing de conte√ļdo e gerencia as ferramentas de automa√ß√£o de marketing ou de disparo de e-mail de seus clientes, a capta√ß√£o de leads por formul√°rios ou pelo Facebook Lead Ads pode ser integrada com esses (e outros) softwares de forma automatizada, fazendo voc√™ ganhar tempo e ter menos trabalho.

Sistema de pagamento com financeiro, CRM e automação de marketing

Ao ter seus pagamentos aprovados pelo sistema de pagamento, uma nota fiscal pode ser automaticamente emitida, um lan√ßamento pode ser feito em seu sistema financeiro, ou ainda clientes podem ser inclu√≠dos nas suas ferramentas de CRM e automa√ß√£o de marketing. Tudo isso √† de forma autom√°tica e instant√Ęnea!

E estes são apenas alguns exemplos do que a integração das ferramentas que você já usa em seu dia a dia pode fazer em termos de produtividade para sua agência, sem precisar migrar seus sistemas ou passar por treinamentos.

Confira algumas das nossas integra√ß√Ķes prontas para usar ‚Äď n√£o leva nem 2 minutos para configurar, mesmo que voc√™ n√£o entenda nada de programa√ß√£o ‚Äď e descubra mais maneiras de tornar sua ag√™ncia cada vez mais eficiente:



Aproveite tamb√©m para se inspirar lendo uma hist√≥ria de sucesso! A Contramestre Digital soube escolher seu sistema para ag√™ncias de publicidade, e hoje, utiliza as integra√ß√Ķes dispon√≠veis na Pluga para alavancar as vendas de dezenas de clientes. Conhe√ßa a hist√≥ria da ag√™ncia aqui.

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