Gestão Empresarial

Sistema de automação de escritório: qual o ideal para você?

01/11/2016
sistemas de automação de escritório

Falar em sistemas de automação de escritórios, hoje me dia, é quase um pleonasmo.

Será que existe ainda algum local de trabalho, que se possa chamar de escritório, em que não haja ao menos um computador, impressora e aplicativos de edição de textos, planilhasenvio de e-mails?

Quando se fala em automação de escritórios, estamos falando de gerenciar informações e recursos com ajuda da tecnologia, não em secretárias robotizadas servindo cafezinho.

Veja algumas dicas de como escolher ou integrar os softwares que já tem para automatizar seu escritório e melhorar o desempenho da empresa.

Veja também: Como administrar o financeiro de uma empresa com competência

O que levar em conta em um sistema de automação de escritório

Como dissemos acima, não é preciso necessariamente ter um sistema específico para a automação do escritório, você também pode integrar os aplicativos que já usa em seu escritório para automatizar tarefas repetitivas e dar mais agilidade a outras atividades.

Entenda: O que é integração? Tudo ao mesmo tempo agora!

E isso é tão verdade que os softwares mais usados no mundo, como editores de texto, apresentações de slides, drives compartilhados pela nuvem, caixas de e-mail e planilhas eletrônicas, costumam ser vendidos (na verdade disponibilizados via login e senha pela internet) em “combos”, chamados de Suites.

Veja um pouco das 2 mais conhecidas:

Microsoft Office 365

O tradicional editor de texto Word e demais aplicativos, como Power Point, Excel e Outlook, disponibilizados de uma forma integrada, proporcionando um trabalho colaborativo e em equipe, auxiliado por agendas eletrônicas, OneDrive for Business compartilhado e até a possibilidade de fazer reuniões online.

G Suite, antigo Google Apps for Work

Também composto por aplicativos de edição de texto, criação de apresentações, tabelas eletrônicas e o próprio Gmail, entre tantos outros, o G Suite permite a edição colaborativa dos documentos, em tempo real, reduzindo muito o envio de e-mails, entre outras funcionalidades.

O que você deve levar em conta ao escolher um sistema de automação de escritórios, é fazer um balanço entre suas necessidades e os recursos que pode empregar.

Para a maioria das pequenas empresas, um dos conjuntos de aplicativos listados acima pode ser suficiente.

E, caso você sinta necessidade de ferramentas mais completas e específicas, deve procurar aquelas que supram a necessidade em que se sente mais carente.

Por exemplo: Se você trabalha em um escritório de advocacia, um software de CRM pode ajudar a captar mais clientes e gerenciar seu atendimento. Já, um software de gestão de projetos, não teria muita serventia.

Por outro lado, se você trabalha com projetos de consultoria envolvendo diversos profissionais, atividades complexas e integradas, esse app de gestão de projetos pode ser fundamental.

Confira: 8 sinais que seu pipeline de vendas precisa de um sistema CRM

Outros sistemas usados na automação de escritórios

Na verdade, existem aplicativos desenvolvidos especialmente para automação de escritórios de advocacia, de imobiliárias, de escolas e até softwares para salão de beleza ou pet shops.

Neste caso, são ferramentas específicas para cada segmento.

Vamos tratar aqui de outros tipos de aplicativos, como softwares de CRM, de gestão de projetos,  gerenciadores de atividades, de gestão financeira empresarial e de processos de RH, por exemplo.

Confira alguns deles:

CRM

A gestão do relacionamento com o cliente visa colher o máximo de informações possíveis sobre ele para se poder atendê-los de forma bastante assertiva, oferecendo o produto ou serviço certo, na hora certa, pelo preço certo e para o cliente certo.

Para isso, programas de CRM, como Salesforce, Agendor, Plug, Pipedrive e muitos outros, não apenas conseguem segmentar perfis de clientes por meio de filtros, mas ajudam a administrar o funil de vendas, enviam lembretes sobre follow-up, geram relatórios e gráficos para análise de desempenho de vendas e de vendedores, entre outras funcionalidades.

Gestão de Projetos

Um aplicativo que ajude a distribuir, delegar e acompanhar tarefas, verificar o andamento de projetos, gerar relatórios e gráficos, tudo isso online e em tempo real, pode ser uma peça-chave entre os sistemas de automação de um escritório.

Trello, Asana, BaseCamp, JIRA e Wrike são alguns nomes conhecido no mercado.

Veja uma análise mais profunda deste tipo de aplicativo aqui: Produtividade nas alturas com softwares de gerenciamento de projetos

Gestão Financeira

Outra categoria de aplicativos que sempre pode ser útil para substituir um monte de planilhas e até mesmo controles em papel, pouco eficientes e suscetíveis a graves erros.

Facilite sua vida, de sua empresa e de seu contador conhecendo algumas maravilhas da automação de escritórios como estas: Nibo, Conta Azul, Zeropaper, Granatum, QuickBooks, entre muitos outras.

Veja mais detalhes: O que é gestão financeira empresarial: mais valor em seu negócio

Integrando seus sistemas de automação de escritório

Como dissemos logo no início desta postagem, muitas vezes você pode estar satisfeito com suas planilhas e documentos integrados pela nuvem, seu disparador de e-mail, seu gerenciador de projetos e seu CRM, todos em versão freemium (grátis, mas com menos funcionalidades).

Mas isso não quer dizer que você não possa fazer a automação de processos em seu escritório, integrando esses apps.

Esta é a especialidade da Pluga: disponibilizar integrações entre os apps que você mais usa.

E você consegue por isso em prática agilmente, com alguns cliques do mouse, em menos de 2 minutos.

Veja aqui todas as ferramentas que a Pluga já integrou com outros apps: Ferramentas Integradas pelas Pluga

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