Já ouviu falar que o barato sai caro? Todo mundo já ouviu. Mas essa história não é bem assim…
Dependendo do porte e da maturidade de sua empresa, principalmente se ela for uma startup, usar sistemas de gestão de processos gratuitos pode ser uma alternativa. Pelo menos por algum tempo.
Tanto isso é verdade que grandes empresas do mercado usam essa estratégia para conquistar clientes quando ainda são uma promessa. Depois, quando crescem e se tornam grandes empresas, passam a usar a versão paga de seus softwares.
Neste post vamos falar de algumas alternativas para seu sistema de gerenciamento de processos.
Nem todos têm uma versão gratuita. Assim, sua escolha vai depender de quanto você pode investir no momento e do que sua empresa realmente precisa.
Saiba mais: Tipos de processos organizacionais: pense em um churrasco, fica mais fácil!
Sistema de gestão de processos: 5 para escolher
Nem todos se dão conta disso. Mas a importância dos processos nas empresas é indiscutível.
Independentemente deles estarem formalizados ou não, os processos existem em qualquer negócio.
Mesmo que de maneira desestruturada e desorganizada, uma sequência de tarefas acontece para transformar informações, conhecimentos e recurso da empresa em algo de valor para clientes finais.
Mas se você usar um sistema de gestão de processos, você conseguirá fazer a informação fluir mais rápido e as tarefas acontecerem com menos erros e atrasos.
Os resultado são mais qualidade e mais eficiência com um custo menor. Isto é: uma margem de lucro maior!
Além disso, você acompanha e controla os processos mais de perto e em tempo real. Assim, se ocorrer algum desvio, você pode corrigir e otimizar o processo.
Dessa forma, pode gerar melhorias contínuas e tornar sua empresa cada vez mais produtiva e lucrativa.
Ótimos motivos para adotar um sistema de gestão de processos, não?
5 sistemas de gestão de processos
1- Google Planilhas: o grande coringa da gestão empresarial
Quem nunca usou uma planilha como sistema de gestão de processos?
As vantagens de usar o Google Planilhas, além de sua extrema flexibilidade, é que ele é gratuito e fácil de compartilhar com a equipe em tempo real. Além disso pode ser editado de forma simultânea e colaborativa.
A única restrição é seu limite de processamento. Em certo momento, as planilhas muito lotadas de dados começam a ficar lentas.
2- Trello: a maneira gratuita, flexível e visual de organizar tudo
É praticamente impossível não citar este sistema de gestão de processos em nossa lista.
Uma das ferramentas de gerenciamento de equipes e projetos mais usadas do mundo, o Trello se inspira na metodologia kanban e usa quadros com listas de cartões de tarefas para você organizar praticamente qualquer fluxo de processos.
Veja mais neste vídeo:
Veja também: Tutorial do Trello: guia ilustrado com passo a passo detalhado
3- Asana: foque no trabalho que realmente importa
A Asana é uma ferramenta um pouco menos flexível e mais focada no cumprimento de metas e na realização de tarefas.
Assim, negócios que exigem uma definição mais rígida dos processos podem preferir essa ferramenta. Ela também faz um excelente monitoramento do status de cada tarefa.
Ah, e não vamos esquecer: ele tem uma versão gratuita, além do aplicativo para Android e iOS!
Este sistema de gestão de processos e projetos conta com uma galeria de templates de processos prontos, que você pode adaptar para as necessidades específicas do seu negócio.
Confira este vídeo de apresentação da Asana, em inglês:
4- Jira: foco no desenvolvimento de softwares
O Jira também se inspira na metodologia kanban, mas é especificamente criado para o desenvolvimento de softwares, acrescentando várias funcionalidades do método scrum, outra metodologia ágil.
Veja um pouco da história do Jira neste vídeo em inglês:
5- HEFLO: Gerir processos nunca foi tão simples, fácil e intuitivo
Para finalizar, não podemos deixar de citar uma ferramenta BPM entre nossos sistemas de gestão de processos. BPM significa Business Process Management, isto é: gerenciamento de processo de negócios.
A metodologia se baseia na análise, mapeamento, criação de diagramas de processos, sua otimização e automatização.
HEFLO é um software Low Code BPM. Isto é: faz tudo isso de forma ágil e intuitiva, por meio de uma ferramenta do tipo arrasta e solta.
Sua versão gratuita não inclui a automatização.
Veja mais neste vídeo:
Que tal integrar algumas dessas ferramentas de gestão de processos?
Se esses sistemas de gestão de processos já ajudam tanto sua empresa trabalhando sozinhos, imagine trabalhando juntos?
A Pluga é especializada em desenvolver integrações entre as ferramentas que você mais usa e adora. Elas estão prontas para usar e você consegue configurá-las em menos de 2 minutos, mesmo sem entender nada de programação.
Assim, você pode automatizar processos em sua empresa. Por exemplo, toda vez que você criar uma linha em uma planilha do Google, um cartão é automaticamente criado no Trello.
Ou, quando uma tarefa for criada no Asana, é criado um card no Trello.
Dê uma olhada em mais algumas automatizações prontas para você usar:
