Gestão Empresarial

Usar um sistema de gerenciamento de agência ou integrar as ferramentas que já usa?

24/11/2017
Sistema para agência de publicidade

Agências de publicidade sofrem das chamadas dores de crescimento. Isto é, quando ficam maiores, é difícil escalar a produção sem aumentar muito seus custos, contratando profissionais e comprando equipamentos.

Afinal, por mais criativos que seus redatores e designers sejam, existe um limite para o que podem produzir. Portanto, quanto mais clientes você tiver, mais profissionais terá que contratar, seja no atendimento, planejamento, criação, mídia ou diversas outras áreas.

Nessas horas, muitos empreendedores desse setor organizam um sistema para agência de publicidade fazendo a integração das ferramentas que já usam, como planilhas, Slack, Trello, Pipedrive, automação de marketing, disparo de e-mails e outros.

Saiba mais: A estrutura de uma agência é o limite de seu sucesso?

Sistema para agência de publicidade

Existem sistemas para agência de publicidade que são praticamente ERPs (isto é, gerenciam todos os departamentos, do financeiro à criação) e outros que têm um foco mais específico.

Alguns dos mais conhecidos são o JobOne, o Operand, o Iclips e o SiGA.

Mas, na prática, quando a maioria das agência chega neste ponto de crescimento, ela já conta com uma série de ferramentas que usa em seu dia a dia, seja para gerenciar jobs e a criação, ou para dar apoio a área financeira, comercial ou de marketing.

Veja alguns exemplos dos softwares usados em sistemas de gerenciamento de agências.

Veja também: Duplo desafio: como conseguir clientes para agência e manter a estrutura?

Gerenciamento de jobs e da criação

Com certeza o Trello e sua lógica baseada no kanban é perfeito para gerenciar os jobs, desde o momento em que se abre um nova conta, passando pelo atendimento, planejamento, criação e produção.

É possível criar quadros para cada uma dessas áreas e quando o atendimento recebe do comercial  um cartão solicitando a visita a um novo cliente para pegar o primeiro job, assim que o briefing estiver pronto, o cartão pode ser enviado para o quadro do planejamento, depois para criação e produção.

Cada um desses departamentos tem um quadro com sua próprias listas de tarefas, que no caso da criação, por exemplo, poderiam ser:

  • Recebimento do briefing;
  • brainstorming;
  • primeiro layout;
  • apresentação para o diretor de criação;
  • ajustes;
  • reapresentação para diretor de criação;
  • segundo layout;
  • apresentação para o cliente;
  • ajustes;
  • terceiro layout;
  • aprovação;
  • arte final.

Aí, este cartão passaria para o quadro da produção.

Mas existem outros programas muito bons para usar em um sistema para agência de publicidade, como o Basecamp (com seu esquema que lembra uma timeline), ou o Asana (com uma característica mais de acompanhamento de projetos, passo a passo).

Confira também em nosso blog: Exemplos de Trello boards que podem facilitar a sua vida, quadro a quadro

Financeiro e emissão de notas fiscais

Existem diversos softwares de gerenciamento financeiro excelentes que muitas agência já usam com sucesso, é o caso do Nibo, Bkper, Granatum, ContaAzul e outros

Da mesma forma, a emissão de notas fiscais precisa  ser feita, toda vez que um serviço é faturado, e se seu sistema financeiro não providencia isso, ferramentas como o NFe.io e o eNotas, muitas vezes, podem ser integradas a ele.

Aliás, é possível fazer diversas outras integrações entre sistemas para agência de publicidade, como veremos mais adiante.

Leia também: Sistema ContaAzul: o jeito mais fácil de evitar contas no vermelho, agora na Pluga

CRM e automação de marketing

Se sua agência já conta com um CRM para fazer a gestão do relacionamento e a prospecção de clientes, um módulo desse tipo em um sistema para agência de publicidade tipo ERP seria redundante. Quem emprega soluções de CRM tão eficientes quanto Pipedrive, PlugCRM, Salesforce, Agendor e outras, não tem porque mudar isso.

O mesmo vale para ferramentas de automação de marketing, seja para uso próprio na nutrição e captação de leads por meio de e-mail marketing, blogs e landing pages, ou para agências que prestam esse serviços para seus clientes.

Conheça: Os 4 fantásticos do CRM do Brasi

Meios de pagamento

Alguma agências, além dos serviços tradicionais, prestados presencialmente ao cliente, vendem cursos online, por exemplo, como é o caso da Agência Mestre e da M2BR.

E para que possam receber por isso, usam meios de pagamento digital, como iugu, PagSeguro, Moip, Pagar.me e tantos outros.

E além de todos essas ferramentas, não podemos nos esquecer é, claro, do Slack, que vem revolucionando a comunicação interna nas empresas e, segundo alguns, vai acabar com as caixas de e-mail.

Confira: O que é Slack? Menos emails e mais integração entre equipes!

Mas como integrar tudo isso em um sistema de gerenciamento para agência de publicidade?

Se sua empresa já conta com todos esses sistemas para agência de publicidade, você pode conseguir toda produtividade que busca integrando essas ferramentas.

Veja alguns exemplos:

CRM com sistemas de gerenciamento e comunicação

Se a sua equipe comercial fechar um novo contrato, dependendo do sistema CRM que usa, você pode enviar um aviso no Slack para os canais do planejamento, da criação e da mídia, ou para as planilhas do Google que você já usa para gerenciar isso, ou até mesmo para o Trello.

Automação de marketing e Facebook Lead Ads

E se você trabalha com marketing de conteúdo e gerencia as ferramentas de automação de marketing ou de disparo de e-mail de seus clientes, a captação de leads por formulários ou pelo Facebook Lead Ads pode ser integrada com esses softwares, de forma automatizada, fazendo você ganhar tempo e ter menos trabalho.

Sistema de pagamento com financeiro, CRM e automação de marketing

Ao ter seus pagamento aprovados pelo sistema de pagamento, uma nota fiscal pode ser automaticamente emitida, um lançamento ser feito em seu sistema financeiro, ou clientes serem incluídos nas ferramentas de CRM e automação de marketing.

E estes são apenas alguns exemplos do que a integração das ferramentas que você já usa em seu dia a dia pode fazer em termos de produtividade para sua agência, sem ter que migrar seus sistemas ou fazer treinamentos.

Confira algumas das nossas integrações prontas para usar – não leva nem 2 minutos para configurar, mesmo se você não entenda nada de programação – e descubra mais maneiras de tornar sua agência cada vez mais eficiente:

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