Gestão Empresarial

Produtividade nas alturas com softwares de gerenciamento de projetos

15/09/2016
software de gerenciamento de processos

O quê? Quem? Onde? Quando?

Não, a gente não está confuso… fique tranquilo!

Estas são apenas 4 das 7 perguntas usadas no gerenciamento de projetos pelo método de ação 5W2H. No começo, você pode até achar uma abordagem meio simplista, mas aliado a um bom software de gerenciamento de projetos (e umas boas integrações de apps…) essa metodologia funciona muito bem.

Confira como usar essas 7 perguntas mágicas em seu projeto, conheça algumas ferramentas de gerenciamento e como integrá-las para obter ainda mais resultados!

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Veja também: As 3 ferramentas de gerenciamento de projetos que toda empresa deveria usar.

Metodologia de gestão de projetos 5W2H

Como nasceu lá fora, essa metodologia japonesa, que tem origem na indústria automobilística, se inspira nestas 7 perguntas:

  • What? = O quê?
  • Why? = Por quê?
  • Who? = Quem?
  • Where? = Onde?
  • When? = Quando?
  • How? = Como?
  • How much? = Quanto custa?

Depois de definir todos os passos de seu projeto, você vai responder a cada uma dessas perguntas. Inicialmente para o projeto como um todo, depois em relação a cada  etapa especificamente.

É um jeito de você não esquecer de nada importante (O que deve ser feito), determinar seus objetivos e metas (Porque o projeto está sendo executado), definir responsabilidades e delegar tarefas (Quem vai fazer), datas de entrega (Quando cada etapa deve estar pronta), os locais de trabalho – se será remoto, em alguma instalação especial, em quais salas de reunião, onde será a entrega final etc. – (Onde será realizado), a metodologia, recursos e softwares a serem empregados (Como será feito) e os orçamentos, previsões de gastos ou de horas (Quanto vai custar o projeto).

E só de colocar esse checklist de 7 itens em uma simples planilha do Google Sheets, com uma coluna para as perguntas e as linhas correspondendo a cada etapa, dá para você ter todo um cronograma de atividades, responsabilidades, valores etc. prontinho para consulta e compartilhamento entre a equipe.

Isso, sem falar de softwares de gerenciamento de projetos mais específicos, que vamos tratar aqui. Dê uma olhada!

Software de gerenciamento de projetos: escolha o seu

Google Sheets

Começamos, acima, já falando do Google Sheets, que é uma ferramenta que pode ser usada para gerenciamento de projetos, além de controle de estoque, financeiro e até CRM.

Ela, na verdade, é uma super planilha eletrônica, muito usada por empresas que estão começando e têm poucos recursos disponíveis, como startups, por exemplo.

E se você quiser ainda mais provas dessa afirmação, recomendamos que dê uma olhada nesta postagem nossa aqui do blog, em que fica claro que o Google Spreadsheets é simples, grátis e muito eficiente.

Mas, para usos mais específicos em empresas que já estão melhor estruturadas e têm uma operação mais complexa, confira outros softwares mais indicados.

Trello

Um dos mais conhecidos softwares de gerenciamento de projetos, o Trello opera em um esquema de quadros divididos em listas e estas listas em cartões com tarefas.

Essas tarefas podem ser transferidas (arrastando e soltando), de uma lista para outra, conforme forem sendo executadas e completadas. É possível assinalar datas de entregas, checklists, “etiquetar cartões” por cores e realmente muitas outras funcionalidades, inclusive integrações com outros apps.

Confira também: Técnica de Pomodoro: sinta o gostinho da alta performance!

Asana

Outro software de gerenciamento de projetos criado com este fim específico, o Asana tem um esquema mais de lista de tarefas com responsabilidades definidas, permitindo conversas e apresentando painéis de controle com facilidade, além de avatares dos integrantes.

A ideia é transformar conversas em ações, diminuindo o uso de e-mails e outras plataformas de comunicação.

BaseCamp

Mais um para o time! O BaseCamp ajuda a estruturar seus projetos definindo objetivos, atribuindo responsabilidades, criando equipes, anexando arquivos, definindo datas etc.

Este software de gerenciamento de projetos vai formando uma espécie de timeline para cada projeto em execução, em que você acompanha o que cada um fez, quais os próximos passos e como você deve se envolver neles.

JIRA

Por fim, vamos falar do JIRA que, além do gerenciamento dos projetos com atribuição de tarefas para cada membro da equipe, e de acompanhar os desempenhos, datas e outros itens (de forma semelhante a alguns dos anteriores), este software de gestão de projetos também oferece uma ferramenta para criar um workflow. A facilidade de integração com outros apps é outro ponto de destaque.

Veja também: 5 ferramentas grátis de gestão de conteúdo para blogs.

Se você está pensando em criar um negócio ou em melhorar a produtividade do que já está tocando, usar softwares de gerenciamento de projetos é fundamental.

E se você quiser integrá-los, isto é: poder usar as informações de um software para automatizar tarefas em outro, pode contar com a Pluga!

Veja só alguns softwares e aplicativos que já integramos:


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  • Murilu Grisa

    Legal!

    Eu conheço um muito bom tbm. Se chama Artia: http://artia.com/

    • MarcusRibeiro

      Oi Murilu,

      Muito obrigado pela recomendação! Fica a dica para o pessoal que nos acompanha! 😉

  • Hayala Curto

    Faltou um na lista, o NetProject. http://www.netproject.com.br Permite escolher ferramentas ágeis e tradicionais, estabelecendo sua própria Metodologia de Gerenciamento de Projetos. Imagine um Cronograma vinculado a um Quadro Kanban, Timeline do Projeto, EAP, Mapa de Riscos, Stakeholders, Plano Estratégico com BSC..

  • Bruna Bastos

    Muito bom o conteúdo e as referências! Tem um que faltou na lista: o Flowup https://flowup.me/ . Ele é um software que, além de trabalhar a gestão de projetos e equipes com metodologias como Quadros Kanban e Diagrama de Gantt, também integra com a gestão financeira da empresa.

    • Marcus Ribeiro

      Opa! Oi Bruna!

      Muito obrigado pelo feedback e pela recomendação! Vamos dar uma olhadinha nele, mas, desde já, fica a dica para o pessoal que nos acompanha! 😉

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