Gestão Empresarial

O trabalho remoto: como funciona na Trello, que criou uma cultura produtiva sem fronteiras

26/01/2017

O trabalho remoto é a tendência mais atual de trabalho no ramo da tecnologia e em outras indústrias. Em empresas tradicionais, o trabalho remoto muitas vezes soa como um método estranho. Mas cada vez mais empresas estão contratando funcionários para atuar fora do escritório ou adotando ferramentas digitais para se conectar e contar com a colaboração dos seus empregados.

Como uma companhia faz pessoas de tantos locais e fusos horários diferentes executarem projetos e se comunicarem de forma eficaz? E mais importante: como a empresa mantém uma cultura empresarial coerente quando os funcionários estão distribuídos em tantos locais dispersos? Em outras palavras, como funciona o home office?

Com certeza o futuro é remoto. Por isso, se você está pensando em implementar uma cultura de home office produtiva, você veio ao lugar certo! Nesse artigo vamos mostrar 7 dicas que fizeram com que o Trello cultivasse uma cultura corporativa produtiva com funcionários espalhados pelo mundo.

No Trello 65% dos funcionários são remotos (com fusos horários distintos) e os demais estão baseados na sede em Nova Iorque.

 

O que é home office?

Home office é um expressão em inglês que significa “trabalho em casa“.  Assim, representa as atividades profissionais de pessoas que trabalham para empresas, mas que podem realizar parte ou a totalidade de suas atividades em casa. Representa também as atividades dos profissionais autônomos, os chamados freelancers, que também trabalham em casa. 

Trabalho home office: como funciona na Trello?

Entender como funciona o trabalho home office, suas particularidades e desafios, é fundamental para gerenciar essa prática da forma mais produtiva possível.

Dessa forma, é possível criar uma “cultura remota” na empresa, definindo regras e maneiras de lidar com a distância  física sem que a produtividade no home office caia.

Por isso, confira a cultura remoto da Trello!

Mas antes: você conhece o Trello? Então, dê uma olhada neste vídeo sobre essa ferramenta para home office:

1. A cultura dos remotos primeiro

Se você tiver uma equipe distribuída entre presencial e remoto (algumas pessoas no escritório e outras trabalhando a distância, ou até se só uma pessoa estiver trabalhando a distância por um dia), é importante assumir uma atitude de “remotos primeiro.”

A mentalidade de “remotos primeiro” significa que mesmo se um membro da equipe estiver à distância, e o resto no escritório, todos deverão fazer uma videoconferência. Ou seja, cada um deverá se conectar em seu computador. Nada de isolar uma pessoa na câmera como um passivo ouvinte tentando se conectar em uma conversa com todos os outros em um só lugar conversando entre si. Essa é uma prática essencial para a Trello. Assim, trabalhadores remotos não se sentem excluídos.

Stella Garber, VP de Marketing, fala “De um ponto de vista gerencial é muito importante se assegurar de que nenhuma informação vital tenha se perdido entre colegas, pois sempre existirá um sentimento de “medo de perder alguma coisa” quando se trata de equipes remotas, então descobrimos que a comunicação excessiva é muitas vezes melhor do que presumir que a informação irá se difundir pelo boca a boca (ou por uma mensagem na garrafa).”

2. Alinhando os objetivos da empresa

Às vezes, a coisa mais difícil de ser o diretor de uma empresa é transmitir os objetivos mais importantes de sua empresa, e depois, se assegurar de que o resto da equipe os tenha como prioridade. Isso pode ser até mais difícil quando pensamos em uma empresa com funcionários remotos.

Modelo de Gerenciador de Projetos (grátis)

Fizemos um template pronto de Gerenciador de Projetos exclusivo no Trello, para você usar à vontade! Ele vai te ajudar a administrar as suas tarefas e entregas com mais eficiência 😉

 

Uma solução para não muito surpreendente, foi utilizar um quadro do Trello. O quadro Visão Geral da Empresa, como foi chamado, se tornou essencial para ter uma visão mais clara dos objetivos da empresa, relatórios, e comunicação da equipe.

Neste artigo explicamos em detalhes como funciona: O que Fazer Quando Sua Empresa Sofre de Dores do Crescimento

quadro-Trello-plugaA ideia principal desse quadro é ter uma visão geral do que cada equipe está trabalhando e quais projetos multidisciplinares estão em andamento. Toda semana esses cartões são atualizados e o CEO, Michael Prior, consegue ter uma visão geral de como a Trello está caminhando como empresa rumo ao objetivo principal de onde queremos chegar a longo prazo.

O importante aqui não é ficar escrevendo em detalhes o que fez na semana e sim o que aconteceu de importante naquela semana, como sua equipe evoluiu no projeto. Com palavras próprias do Michael,  “Você não precisa me provar que você está ocupado. Eu sei que você está ocupado.” Touché.

3. Reuniões online produtivas

Uma outra forma de manter uma cultura remota unida, é realizando reuniões gerais com todos os membros de sua empresa. Na Trello, acontecem reuniões gerais onde todos os funcionários da empresa estão presentes. É um fórum aberto para que qualquer um faça perguntas, discuta o que está pensando, ou compartilhe o que sua equipe esteve fazendo. Não importa seu cargo, todos estão no mesmo patamar durante essas reuniões, e geralmente são reuniões muito produtivas.

hangout-trello-plugaAs reuniões gerais são um método possante de comunicar as prioridades da empresa, promover a comunicação entre as equipes e, o mais importante, criar uma cultura viva, vibrante e dinâmica para a equipe remota.

Veja mais detalhes neste artigo: Mãos à Obra: Como o Trello Organiza Reuniões Gerais

4. Definição das ferramentas como meio de comunicação

Acompanhar projetos requer um uso eficaz de ferramentas digitais em uma equipe remota. Ferramentas podem ter utilizações diferentes quando todos na equipe entendem seu propósito. Aqui está o que a Trello usa:

  • Slack para a comunicação no dia-a-dia;
  • Trello para acompanhar o progresso dos projetos;
  • Google Docs para informações mais profundas e minutas;
  • Appear.in para chamadas de vídeo;
  • Google Calendar para agendamento.

Saber onde guardar documentos e padronizar o que vai aonde junto à equipe assegura que ninguém fique isolado em sua ilha remota.

5. Hora da descontração

A verdade é que quando estamos em um mesmo ambiente, acabamos tendo momentos de descontração mais fácil ao nosso alcance. Seja para ir tomar aquele cafezinho e bater um papo com quem achar pelo caminho ou chamar o colega da mesa para comer aquele bolo de brigadeiro na copa no meio da tarde. No mundo remoto isso fica bem mais difícil de acontecer.

Por isso, o Trello adotou uma atividade apelidada de “Mr. Rogers”. Dois funcionários são aleatoriamente emparelhados a cada semana e por 15 minutos eles têm a tarefa de fazer uma videoconferência e se conhecerem melhor. Na maioria das vezes, a tentativa é fazer com que o emparelhamento seja de uma pessoa remota com alguém da sede de outra equipe. É uma maneira muito fácil de fazer com que a empresa fique mais próxima, apesar dos fusos horários diferentes

Michelle Earhart, especialista em suporte técnico, e baseada remotamente na sede de Nova Iorque, diz: “O “Mr. Rogers atenua a dor de ter colegas tão legais vivendo tão longe de mim.”

6. Disseminando conhecimento remotamente

Gerenciamento de conhecimento é um grande negócio para as organizações que querem continuar a inovar e crescer. Por isso foi criada a hora do café, um projeto para disseminar conhecimento de uma forma mais lúdica na empresa. Esse espaço foi elaborado para as pessoas aprenderem sobre o trabalho de seus colegas ou compartilharem seus próprios trabalhos, e se tornou um evento interno para os novos colaboradores praticarem suas habilidades de falar em público.

“A Hora do Café foi uma maneira incrível de ver sobre o que as outras pessoas no Trello se importam e como trabalham. À medida que crescemos, tem sido cada vez mais difícil entender o que está acontecendo a nossa volta. A Hora do Café traz um modo de definir isso e fazer o mundo parecer menor”, disse Ryan Sorensen, um desenvolvedor da Trello, que trabalha em Los Angeles.

7. O grande encontro: Trello Together

Enquanto indivíduos de uma mesmo equipe se encontram virtualmente quase diariamente, também é importante conseguir tempo para reunir toda a empresa em um espaço físico. A cultura do Trello tem evoluído para onde os funcionários são baseados pelo mundo afora, mas a empresa sabe o quanto é importante que todos dividam o mesmo espaço durante algum tempo.

Por isso, uma vez por ano, descemos a uma nova terra para rir, construir, escalar, dançar, comer, cantar, criar, andar e apenas estar juntos em um mesmo espaço. São 3 dias para aproveitarmos a oportunidade para aprender mais sobre Trellistas (colaboradores da Trello) de todas as equipes. Ter as essas conversas feitas no Slack são feitas pessoalmente. Descobrir quem é surpreendentemente alto e quem tem um sotaque. É um passeio intenso e intensamente divertido que une e fortalece ainda mais a cultura da nossa empresa.

Você pode ver todas as nossas edições com a hashtag que criamos #TrelloTogether

Equipe da Trello em Arizona, Phoenix
Equipe da Trello em Arizona, Phoenix

Lydia M., coordenadora de recrutamento, diz “Reunir sua equipe espalhada é uma forma de dar um novo impulso à cultura de sua empresa. Faça isso em uma escala que atenda suas necessidades e ouça seus funcionários que vão falar sobre essa experiência durante meses depois do evento. As ideias desenvolvidas e as memórias criadas irão agregar valor incalculável para sua organização.”

DICA EXTRA: ferramentas para home office

Usar ferramentas online podem turbinar sua produtividade. Essa é outra providência fundamental para quem quer ter alta produtividade no trabalho remoto.

 

E a maneira como funciona o home office potencializa ainda mais os efeitos positivos do uso dessas ferramentas.

Assim, além do próprio Trello, ferramentas de CRM, ERP, automação de marketing, planilhas eletrônicas e tantas outras são praticamente obrigatórias para quem trabalha em casa.

E se você quiser turbinar ainda mais sua produtividade, pode integra essas ferramentas, automatizando tarefas.

Dessa forma, se você criar um novo contato em seu CRM, essa informação pode ser automaticamente transferida para a linha de uma planilha ou para sua ferramenta de automação de marketing.

Esses são apenas exemplos de centenas de automatizações como essas que a Pluga criou. E você pode configurá-las em menos de 2 minutos, sem precisar entender nada de programação.

Veja mais exemplos:


Conclusão: Não pule fora!

Quando feita de maneira correta, a cultura do home office pode trazer benefícios altamente gratificantes. Ela apresenta um novo conjunto de desafios para um novo tipo de empresa que entende as vantagens e desvantagens do trabalho a distância, mas que consegue manter suas equipes produtivas e felizes.

Com comunicação persistente, tentativa e erro, e um pouco de ajuda da tecnologia, conseguimos unir todas as pessoas remotas sem nenhum problema.

banner-footer-blog-ebook-pluga-trello

Autor: Amanda Alvernaz

Amanda é Gerente de Marketing da Trello no Brasil. Atua no mercado de tecnologia há 8 anos. Fez mestrado em Comunicação em Marketing em Londres onde ingressou no mundo da tecnologia e trabalhou em diversas startups até iniciar seu novo desafio na Trello.

You Might Also Like