Google Keep e Todoist são dois aplicativos para gestão de listas e tarefas que podem ser usados tanto por empresas como para controle pessoal. Entretanto, qual escolher? 🤔 Essa é a pergunta que pode estar passando na sua cabeça. Mas não se preocupe, vamos te ajudar a respondê-la.
Conhecer as funcionalidades e recursos que esses aplicativos para tarefas oferecem, permite que você avalie a opção ideal de acordo com as suas necessidades.
Essa escolha, por mais simples que pareça, vai interferir na qualidade da gestão do seu tempo e da sua produtividade. Logo, tem consequências importantes na sua capacidade de fazer tudo o que precisa e deseja.
O que isso quer dizer? Continue a leitura e descubra!
Google Keep vs Todoist: qual aplicativo para tarefas escolher?
Gerir tarefas é um dos principais desafios de qualquer rotina, não é mesmo?
Você já chegou ao final de um dia de trabalho sem nenhuma energia, mas com a sensação de ter produzido muito pouco?
Acredite, você não está só, e existem diversas razões para isso. As principais são:
- Distração com as redes sociais;
- Procrastinação;
- Atendimento a demandas urgentes e
- Necessidade de oferecer suporte a outras pessoas.
Independentemente do motivo que te atrapalhe a cumprir suas atividades diárias, o fato é que a desorganização pode gerar muitos problemas, como:
- Atrasos nas entregas;
- Insatisfação pessoal;
- Necessidade de trabalhar muitas horas extras e
- Acúmulo de trabalho.
Para evitar que esses males atrapalhem os seus resultados ou interfiram na sua qualidade de vida, você pode contar com um gerenciador de tarefas.
Na lista de melhores aplicativos de gestão de atividades estão Google Keep e Todoist.
A seguir, conheça os prós e contras de cada um e responda à pergunta: qual é melhor para você?
Google Keep
O Keep é um aplicativo do Google, 100% gratuito, criado para funcionar como uma plataforma de anotações, que oferece a possibilidade de criação de listas de tarefas.
Criando tarefas
A ferramenta permite que você desenvolva notas em 3 formatos diferentes:
- Texto;
- Imagem e
- Áudio.
Além disso, você pode criar listas de tarefas a partir do recurso de “caixa de seleção”, ideal para a gestão das atividades que precisam ser executadas, criando uma espécie de checklist.
Definir lembretes e deadlines
Você pode usar o Keep para criar notas com lembretes, que incluem data e hora. Nesses casos, a periodicidade da atividade também pode ser definida como diária, semanal ou mensal.
Ao optar por esse tipo de lista, você receberá um lembrete quando o deadline definido para aquela nota estiver se aproximando. Isso não é ótimo? Assim, você não perde o prazo de entrega.
Agora, vamos imaginar que você precise realizar um projeto que apresente uma lista de atividades. Ao criar uma nota dentro do Google Keep e inserir as tarefas que precisam ser realizadas, você só poderá incluir uma única data de entrega para o projeto. Ou seja, não é possível estabelecer deadlines diferentes para cada etapa.
Observe a imagem abaixo e perceba que o projeto possui uma lista de atividades que devem ser executadas, mas apenas uma data de entrega.
Caso queira usar o Google Keep na gestão de projetos, esse será um ponto negativo. Afinal, nem todas as tarefas de uma lista precisam, necessariamente, ter o mesmo prazo de entrega.
Diferente do Google Keep, o Todoist, permite a distribuição de datas para cada tarefa a ser realizada. Veremos essa funcionalidade em detalhes ainda nesse artigo.
Adicionar convidados
O Google Keep possui um recurso muito interessante, que é a possibilidade de convidar pessoas para visualizar, editar e executar as tarefas. Não é possível atribuir uma tarefa a uma pessoa específica, mas a possibilidade de ter outras pessoas colaborando para a execução das ações previstas já é bastante útil e prática para muitas demandas.
Caso você precise definir colaboradores por atividade, talvez seja mais assertivo utilizar outra ferramenta.
Conclusão das tarefas
Conforme as atividades vão sendo finalizadas, basta marcar a caixa de seleção para que a ação seja riscada da listagem.
Outros recursos que você encontra no Google Keep:
- Editar planos de fundo para tornar a gestão de cada nota mais visual;
- Adicionar imagem;
- Arquivar a nota para acesso futuro;
- Adicionar marcadores;
- Fazer uma cópia e
- Transferir o conteúdo para o Google Docs.
Todoist
O Todoist é um aplicativo voltado para a gestão de tarefas, ideal para quem deseja ter mais produtividade e contar com uma rotina (pessoal ou profissional) mais organizada.
Criando tarefas
Criar uma tarefa no Todoist é super simples e não é necessário associá-la a uma nota ou a um projeto específico.
Também é possível estabelecer subtarefas para uma atividade maior. Por exemplo, se a ação for criar uma identidade visual, você pode definir afazeres associados a ela, como:
- Buscar referências;
- Definir a cor;
- Estabelecer a fonte;
- Enviar ao cliente e
- Criar o manual de identidade.
Associado a isso, um recurso muito interessante do sistema é o reconhecimento de linguagem natural, que ajuda você a definir uma tarefa, sem precisar acabar de digitá-la.
Caso a atividade seja recorrente, e já tenha aparecido no sistema, ele vai sugerir o termo enquanto você digita as primeiras letras.
Vale destacar que o Google Keep também oferece a possibilidade de preenchimento automático. A funcionalidade facilita a rotina de quem precisa adicionar muitas tarefas recorrentes.
Definir lembretes e deadlines
Um diferencial muito especial deste gerenciador de tarefas é a possibilidade de definir deadlines para cada atividade.
Ao fazer essa distribuição de datas, as funções são alocadas automaticamente em uma lista e distribuídas em um calendário.
Dessa forma, existem diferentes visualizações do que deve ser realizado, permitindo que você tenha acesso às tarefas de cada dia, com antecedência.
Por meio de tags, é possível dividir as atribuições do trabalho e as que estão associadas à sua vida pessoal.
Por último, mas não menos importante, também é possível definir níveis de prioridade para cada afazer, facilitando ainda mais a sua gestão das tarefas.
Adicionar convidados
O software permite adicionar até cinco pessoas por projeto gratuitamente e até 50 em planos pagos.
Esses novos participantes podem, assim como você, deixar comentários em cada atividade, permitindo uma conversa mais aprofundada sobre o que deve ser feito, próximos passos e o que precisa ser alterado.
Conclusão das tarefas
Assim como no Google Keep, para concluir uma tarefa basta marcar a caixa de seleção. Dessa forma, o sistema é informado sobre a finalização do trabalho e inclui a atividade na lista de finalizadas.
Com isso, você tem uma visão mais nítida sobre o que ainda precisa ser feito, bem como pode acessar facilmente as ações já executadas ao longo de um dia, semana, mês e até ano.
Preço
O Todoist, além da versão gratuita – que também pode ser utilizada por empresas – disponibiliza duas modalidades de planos pagos; o PRO custa $4 mensais e o Business $6 mensais.
As diferenças entre esses planos estão relacionadas ao volume de usuários, projetos, colaboradores, além de recursos como lembretes, histórico de atividades e mais.
Comparando o Google Keep ao Todoist você não pode deixar de considerar o investimento financeiro. Nesse quesito o Google Keep sai na frente, pois é um gerenciador de tarefas 100% gratuito.
Você conferiu ao longo deste artigo as principais diferenças entre Google Keep e Todoist.
Avalie suas necessidades e entenda como cada plataforma pode te ajudar a alcançar seus objetivos na gestão de listas e tarefas.
| Possibilidade de inserir comentários | Permite adicionar um colaborador | Notificação e lembrete | Integrações | Preço | |
 |
❌ | ✅ | ✅ | Ferramentas Google | R$0 |
 |
✅ | ✅ | ✅ | Mais de 66 ferramentas | gratuito & premium |
Integrações para a gestão de listas e tarefas
Para terminar, segue um recado importante: antes de fazer a sua escolha, verifique se a opção desejada oferece possibilidades de integração com outras ferramentas utilizadas por sua empresa
Afinal, sabemos que, atualmente, a gestão de uma empresa depende de múltiplos sistemas utilizados por toda a equipe.
A integração dos dados e informações gera menos retrabalho, aumenta a eficiência, amplia a produtividade e muito mais.
Enquanto o Google Keep pode ser integrado aos aplicativos do Google, como Documentos, Apresentações, Formulários, Planilhas e Gmail, o Todoist, por meio da Pluga, pode ser conectado a mais de 66 ferramenta, entre elas:
- Slack;
- Google PLanilhas;
- Agendor;
- ContaAzul;
- Marketplaces;
- Calendários;
- CRMs e muito mais.
Confira algumas integrações com o Todoist:
A Pluga permite que você faça integrações incríveis entre as plataformas web que mais usa, sem que você precise saber sobre programação ou desenvolvimento.
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