Conecte a Sympla com o WhatsApp Business e crie uma experiência “Uau” para o participante do seu evento! Descubra estratégias eficientes […]
Dicas e hacks para agências
Como automatizar os processos da sua agência e encantar seus clientes
Dicas e hacks para agências
Quem trabalha em agência sabe muito bem: gerenciar todas as demandas (internas e externas) não é nada fácil.
Grande parte das tarefas do dia a dia de uma agência, na prática, diz respeito a se preocupar com a saúde do negócio do seu cliente. Campanhas de anúncio, geração de leads, gerenciamento de contatos, planilhas de controle, relatórios… ufa! Haja processos!
Tudo isso sem mencionar os inúmeros telefonemas ou mensagens ao longo do dia perguntando pelo andamento dos projetos e resultados obtidos.
Foi pensando nisso que separamos uma série de dicas para você gerenciar as entregas da sua agência, com hacks e atalhos (utilizando as integrações da Pluga!) que vão automatizar muitas dessas tarefas.
Dessa forma, você conseguirá aliviar boa parte do estresse, minimizar erros e ter mais tempo para focar no que realmente importa: gerar resultados.
Para a leitura ficar mais fácil, separamos este conteúdo nos seguintes tópicos:
☝️ Automatize seus serviços e encante seus clientes
Sua agência está a mil, e a carteira de clientes (e projetos) segue crescendo: é hora de organizar a empresa ao máximo e buscar meios de aperfeiçoar os processos para que as entregas cheguem dentro do prazo – e perfeitas.
Nos tópicos a seguir, você encontrará algumas formas de otimizar (e automatizar) as tarefas da sua agência, para que, no final do mês, as coisas não saiam do controle.
Gestão de leads para clientes
Um dos serviços mais procurados pelos clientes quando contratam uma agência é a geração de leads.
Mesmo que o cliente não saiba dizer nessas palavras, no fundo, grande parte das vezes, o que ele quer é uma base maior para, no final do funil, vender mais.
Na outra ponta, as agências têm se especializado mais e mais em criar estratégias para gerar esses leads – seja através de projetos de SEO e Inbound Marketing ou de anúncios especialmente criados com esse objetivo (como as campanhas de Facebook Lead Ads).
Em seguida, você encontrará algumas formas de automatizar a entrega dos leads gerados pelas suas ações, para que você não precise ficar atualizando dados e mais dados manualmente, nem precise redigir inúmeros e-mails (burocráticos e repetitivos) para seus clientes dando updates.
Entregue (ou compartilhe) os leads de forma automatizada em uma planilha
Como falamos acima, a criação de anúncios é um serviço chave para a grande maioria das agências digitais.
Os anúncios se mostram extremamente eficientes na geração rápida e nichada de cadastros, além de facilitarem imensamente o cálculo de ROI de cada campanha.
Por outro lado, estas mesmas campanhas têm potencial de gerar tantos leads que se torna extremamente repetitivo o processo de [1] retornar à plataforma, [2] realizar o download da planilha de leads, [3] limpar o documento eliminando os dados que já haviam sido cadastrados para então [4] atualizar a planilha (ou sistema) do cliente.
Ao mesmo tempo, esperar para realizar uma conferência única ao final do projeto ou até mesmo ao final de cada dia pode gerar prejuízos reais, dependendo do caso. Afinal, lead frio {🥶} não converte.
Além disso, a ansiedade do seu cliente por visualizar os resultados pode se materializar sob a forma de inúmeros telefonemas, mensagens ou e-mails nada agregadores, não é verdade?
A boa notícia é que você pode automatizar o lançamento desses leads facilmente, registrando cada conversão em uma planilha compartilhada na nuvem, utilizando automatizações como essas:
Mesmo que você não trabalhe com Facebook Lead ads, mas atue, por exemplo, promovendo páginas de captura de leads em anúncios no Google ou outras plataformas – ainda assim você poderá organizar os cadastros gerados por estas landing pages em planilhas compartilhadas com seus clientes.
Algumas automatizações possíveis são:
Diga adeus {👋} àquelas horas e mais horas de lançamentos e conferências manuais!
OK. Agora você já tem uma planilha compartilhada com o seu cliente, totalmente em dia – ou melhor, atualizada em tempo real!
Isso significa, então, que todo o seu trabalho já está automatizado?
Na verdade… não.
No tópico a seguir vamos te mostrar como utilizar o poder das automatizações para notificar seu cliente sempre que um lead for gerado.
Notifique seus clientes em tempo real
Fato é, existem muitas atividades que são executadas diariamente dentro da sua agência que poderiam facilmente ser substituídas por automatizações prontas.
Sabe aquela sensação de que um robô poderia executar a tarefa? Então, é exatamente disso que estamos falando!
Faça as contas: quanto tempo do seu dia você precisa dedicar para manter seus clientes atualizados? Enviando e-mails ou respondendo mensagens comunicando o status do projeto…
Provavelmente esse número é alto. Mas mantenha a calma e respire fundo:
E se você pudesse enviar um e-mail (ou até mesmo uma mensagem de texto) automaticamente para o seu cliente toda vez que um novo lead fosse gerado através da sua campanha? Seria mágico, não seria?!
Mas não é magia, é tecnologia! 
Para te livrar desta função, basta criar uma automatização que envie para o seu cliente uma mensagem via Gmail sempre que um lead for gerado. Dá só uma olhada:
Observe o passo a passo abaixo para você entender melhor como funciona:
Anterior
Próximo
Gestão de contatos para clientes
No tópico anterior falamos sobre a coleta e entrega de leads para seus clientes de forma automatizada através de planilhas e notificações. Mas qual o próximo passo? Depois que o lead for gerado, o que acontece?
Uma ótima opção é realizar a integração entre a sua campanha e um sistema CRM.
Entregue leads direto dentro do CRM do seu cliente
Utilizando esta estratégia, você poderá enviar os novos leads direto para dentro do funil dos seus clientes, permitindo que a equipe de vendas entre em contato e encaminhe a oportunidade para finalização da compra.
Basta criar uma automatização que adicione (ou atualize) um negócio no CRM do seu cliente quando um lead for gerado. Dá só uma olhadinha nesse vídeo e veja como, por exemplo, fazer uma integração entre Facebook Lead Ads e Pipedrive:
Curtiu? Veja alguns outros exemplos de integrações que você pode fazer em poucos cliques:
Dica bônus: as integrações da Pluga com Agendor, RD Station CRM e Pipedrive permitem que você sorteie automaticamente qual vendedor será responsável pelos leads gerados por cada campanha.
Assim, você garante que os cadastros gerados por uma campanha sejam encaminhados para um vendedor especialista. 
Crie contatos na agenda do seu cliente
Outra estratégia bastante interessante que pode facilitar (e muito!) a vida do seu cliente é cadastrar novos contatos direto na agenda dele.
Assim, além de ter os leads devidamente organizados em planilhas e no sistema CRM que ele usa, ele terá acesso a cada um deles à mão sempre que precisar, inclusive de seu celular. 📱
Veja alguns exemplos:
E não para por aqui: você pode, ainda, criar um evento no Google Calendar do seu cliente, deixando, por exemplo, um telefonema pré agendado automaticamente toda vez que um cadastro for realizado:
Gestão das ferramentas de marketing do seu cliente
Falamos bastante até aqui sobre campanhas de anúncio e como automatizar o recebimento e entrega dos leads gerados por elas.
Porém, recorrentemente tais campanhas são apenas o começo de um relacionamento. São o pontapé inicial para uma estratégia de Inbound Marketing, até que os leads se tornem, de fato, oportunidades e enfim clientes dos seus clientes.
Então, nada mais razoável que enviar todos os leads gerados para uma ferramenta de automação de marketing. Certo?
Assim, você terá em suas mãos a possibilidade de criar fluxos e segmentações de email marketing para criar um relacionamento com esta audiência.
Cadastre os leads na plataforma de automação de marketing de forma automática
Muitas vezes as campanhas lançadas para geração de leads são focadas em volume, e naturalmente acabam gerando muitos leads de topo de funil. Não estamos nos referindo aqui apenas a anúncios, como o Facebook Lead Ads, mas também a outros formatos de ação, como pesquisas de opinião, enquetes, quizzes, etc.
Por conta disso, se faz necessário dar continuidade ao relacionamento iniciado a partir do anúncio. Assim, aos poucos, estes leads poderão ser qualificados e encaminhados.
Criando automatizações que enviem estes leads para a ferramenta de automação de marketing do seu cliente você poderá criar segmentações e campanhas de email marketing para gerar engajamento e, num momento mais oportuno, criar ofertas para cada perfil de lead.
Por sinal, você pode inclusive aproveitar as informações capturadas por sua campanha para criar segmentações de perfil desde o princípio, e aos poucos lapidar ainda mais cada um destes cadastros.
OK. Agora que você já colocou suas campanhas no ar e está nutrindo os leads conforme as necessidades do seu cliente, chegou a hora de medir (e apresentar) os resultados.
Afinal, o que seria de uma campanha de marketing sem as métricas?
A seguir veremos como você pode utilizar a Pluga para automatizar o processo da criação dos relatórios da sua agência.
Automatize a criação de relatórios marketing e dashboards no Google Data Studio
E se você pudesse automatizar o envio dos resultados das suas ações para gerar relatórios visuais em tempo real?
Maravilhoso, né? Então sorria, você pode! 🤩
Conforme vimos ao longo deste artigo, você pode utilizar as automatizações da Pluga para enviar dados automaticamente para uma planilha do Google Sheets.
Sejam eles leads gerados, oportunidades cadastradas no seu CRM, vendas concretizadas, questionários respondidos, etc.
Pois bem, a partir dessas planilhas você poderá criar seus relatórios de forma automatizada, em tempo real, conforme elas forem alimentadas por suas automatizações.
Por exemplo, se você está criando um dashboard de ROI de uma campanha, você pode criar uma planilha que seja alimentada por dados do PagSeguro (ou outro meio de pagamento) que seu cliente usa.
Ou se tiver criando um relatório sobre a audiência do seu cliente, pode criar uma outra planilha que seja alimentada pelos dados capturados em suas ações de geração de leads.
Enfim, são diversas as possibilidades de integração para manter planilhas sempre atualizadas:
Essas planilhas funcionarão como origens de dados dos seus relatórios do Google Data Studio.
Veja abaixo um vídeo com o passo a passo de como criar um dashboard no Google Data Studio a partir de uma planilha do Google ou Excel.
Agência 360o: encante seus clientes atendendo do marketing ao financeiro
Sua campanha foi “só sucesso” {🤑} e você gerou muitas vendas para o seu cliente?
Que tal ir além das expectativas e surpreendê-lo mantendo o controle de estoque e as finanças dele permanentemente atualizadas conforme sua ação de marketing gera resultados?
Nos tópicos a seguir você verá como integrar todas as etapas da sua campanha, entregando resultados para seu cliente, desde o marketing até o financeiro.
Envie os dados para o ERP do seu cliente
Gerenciar uma (ou várias) campanhas de marketing não é uma tarefa fácil. São muitas etapas desde o briefing, criação, aprovação, implementação, acompanhamento, análise e coleta de resultados.
E se olharmos um pouco mais pra fora, há ainda os processos que se seguem dentro da empresa do seu cliente, desde o fluxo de caixa até mesmo o controle de estoque.
Neste último caso, muito provavelmente o seu cliente faz uso de um sistema ERP.
O que você diria, ou melhor, o que o seu cliente diria se você pudesse adiantar a vida dele mantendo – também – o sistema ERP atualizado?
Saiba que você pode enviar os dados das vendas geradas pelas suas campanhas direto do gateway de pagamento ou plataforma de e-commerce do seu cliente para o ERP que ele usa, mantendo não só os dados financeiros, mas também todo o estoque dele atualizado, automaticamente, em tempo real! 😉
Você pode, por exemplo, criar automaticamente uma venda no Conta Azul a cada venda completa na Hotmart.
Conheça algumas das outras automatizações semelhantes que sua agência também pode oferecer:
Gerencie a emissão de notas fiscais para seus clientes de forma automatizada
UAU! Agora além de criar e gerenciar a campanha do seu cliente, você também registra e gerencia todos os leads da plataforma de automação de marketing dele, atualiza o CRM e ainda lança as vendas geradas no sistema ERP. De quebra ainda consegue atualizar os relatórios de análise em tempo real.
Tudo isso de forma automatizada. Não é incrível?
Mas falta ainda um serviço extra que você pode oferecer – e deixar o queixo do seu cliente no chão. 😍
Uma etapa extremamente burocrática e minuciosa que seu cliente vai adorar que você resolva por ele: trata-se da emissão das notas fiscais referentes às vendas geradas pela campanha.
Conforme as campanhas avançam e o número de transações aumenta, naturalmente a quantidade de notas fiscais a serem emitidas aumenta também.
A boa notícia é que você pode, também, automatizar esse processo para o seu cliente.
Quer saber como?
Você pode criar Notas Fiscais automaticamente utilizando automatizações como:
Bônus: Cuide de todos os processos sem se perder!
Falamos até aqui de mais de oito tipos de automatizações que você pode criar dentro da Pluga para cada conta (ou campanha) que você administra.
E então você nos pergunta: com tantas automatizações engatilhadas, como faço para não me perder?
Pluga é o nosso nome, e produtividade é o nosso sobrenome!
Para que você consiga alocar e acessar rapidamente as automatizações de cada cliente a Pluga criou o sistema de pastas. Ou seja, você pode criar quantas pastas desejar para organizar as automatizações criadas da maneira que preferir.
Veja abaixo o passo a passo para a criação das pastas:
Anterior
Próximo
E falando nisso, que tal também automatizar os processos mais internos da sua agência?
✌️ Automatize seus processos internos e seja mais produtivo
Quem disse que apenas seus clientes podem se beneficiar das automatizações que você pode criar?
Como já dissemos aqui, e temos certeza de que você sabe muito bem: gerenciar as demandas internas de uma agência é todo um trabalho à parte.
Todos os dias é preciso gerenciar a carteira de clientes, os contatos, os recebimentos e pagamentos, a comunicação entre os membros da equipe, o atendimento… e a lista parece ser infinita! 😵
Por isso selecionamos abaixo alguns processos internos da sua agência que você também pode automatizar utilizando as integrações da Pluga.
Vamos conferir?
Controle financeiro da sua agência automatizado
Controle seus recebíveis em tempo real
Como os seus clientes te pagam? Mensalmente? Por projeto? Via comissionamento?
Depósito, boleto, transferência? Ou pagam através de um gateway de pagamentos?
Existem diversas maneiras de cobrar e receber pelos serviços de uma agência e o controle sobre essa variedade pode ser exaustivo e sujeito a erros.
Que tal aproveitar os superpoderes {
} das automatizações para facilitar o controle financeiro da sua empresa?
Você pode, por exemplo, criar uma nova cobrança na iugu toda vez que uma linha for inserida numa Planilha Google.
Confira abaixo algumas possibilidades para facilitar o dia a dia da gestão financeira da sua agência:
Caso você prefira manter o controle do fluxo de caixa da sua agência centralizado em uma planilha, também é possível automatizar o lançamento das vendas tanto no Excel quanto no Google Sheets.
Dá só uma olhadinha nessas automatizações:
Assim como o seu cliente, sua agência também possui obrigações fiscais.
A parte boa é que a emissão de notas fiscais para a sua agência pode ser realizada digitalmente, utilizando a Nota Fiscal Eletrônica.
E como já vimos acima, as boas novas não param: você pode automatizar a emissão das suas notas fiscais utilizando as integrações da Pluga!
Veja abaixo algumas automatizações possíveis:
Gestão de processos e produtividade
Adeus ao ruído! Turbine a comunicação interna da sua agência
Se existe um elemento chave que faz toda a diferença no dia a dia de uma agência, esse elemento se chama comunicação.
É fundamental que todos os membros da equipe estejam alinhados e que as informações fluam de forma transparente e coesa, para que não haja gargalos e tropeços desnecessários.
Atualmente o Slack é uma das ferramentas mais populares para a comunicação interna.
Além de funcionar como um bate-papo entre os membros da equipe, tanto de um pra um quanto em canais temáticos, o Slack também pode ser conectado a outras ferramentas para manter todo o time informado, em tempo real.
Por exemplo, você pode conectar o Trello ao Slack para que todo mundo receba uma mensagem sempre que um cartão for movido para uma lista específica.
Você também pode:
[1] Enviar um aviso ao time de atendimento toda vez que um pagamento for recusado para que possam ligar para o cliente e entender o que houve;
[2] Notificar o time de criação sempre que uma nova venda for realizada, para que possam entrar em contato com o cliente e realizar a tomada de briefing;
Essas são apenas algumas sugestões. Dá uma olhada em alguns exemplos de automatizações prontinhas para você usar:
Agora todos os membros da sua equipe podem ser notificados sempre que um evento importante acontece.
Mas e as miudezas do dia a dia, como ficam?
Existem dezenas de softwares de gerenciamento de projetos disponíveis no mercado especialmente desenhados para que gestores possam atribuir tarefas e visualizar a execução das mesmas nos mínimos detalhes.
Muito provavelmente a sua empresa utiliza alguma delas, como Trello, Asana, Pipefy ou Jira – entre outras opções.
Muito mais do que sistemas de gestão, essas ferramentas podem funcionar também como instrumentos de comunicação.
Afinal, são verdadeiras centralizadoras de informação sobre tudo que aconteceu, está acontecendo e vai acontecer na agência.
E como essas ferramentas são integradas à Pluga, você ainda pode automatizar algumas ações, para deixar seu time ainda mais em sintonia.
Por exemplo, você pode criar uma automatização que avise ao time responsável que é hora de iniciar um processo toda vez que uma venda for feita.
Por exemplo, você pode criar um card no Trello toda vez que um pagamento for aprovado na iugu.
Pode, ainda, criar uma tarefa no Asana toda vez que um formulário de briefing for preenchido.
Algumas outras automatizações que podem auxiliar na comunicação interna:
Desta forma a troca de informações fica mais clara e fluida, eliminando gargalos ou falhas de comunicação.
Gestão de prazos e cronograma
Tão importante quanto a qualidade das suas entregas, é que elas ocorram no tempo combinado com o cliente. Mas como garantir que a equipe sempre finalizará o projeto na data combinada, sem abrir mão da qualidade?
A resposta é: implementando uma boa gestão de prazos.
Por isso é extremamente necessário que todo o seu time tenha acesso a um cronograma bem estruturado, com todas as etapas e os prazos do projeto. Afinal, nada melhor que um bom calendário para que o time possa se organizar e priorizar as urgências.
Ferramentas de projeto e calendários virtuais são excelentes ferramentas para realizar essa gerência e centralização de informações sobre prazos e tarefas.
E as automatizações da Pluga estão aqui justamente para agilizar esse gerenciamento.
Por exemplo, você pode criar um evento no Google Calendar toda vez que um card for criado no Pipefy, automaticamente.
Ou pode, também, criar uma tarefa no Asana sempre que um evento for agendado no Calendly.
Outras automatizações que vão ajudar você e se time a ficarem em dia com os prazos da agência:
Gestão de clientes e atendimento da sua agência
Uma carteira de clientes saudável e feliz
Um bom atendimento ao cliente é imprescindível para qualquer agência. É extremamente importante estar atento às necessidades dos clientes e manter o diálogo sempre aberto, de forma eficiente e ágil.
A qualidade do seu atendimento pode ser a chave do sucesso. 🔑✨
Para isso, cada empresa traça a estratégia mais adequada à sua realidade e necessidades.
Uma alternativa bastante utilizada para organizar e priorizar o atendimento é a implementação de um sistema de tickets, como por exemplo o Zendesk. Há ainda quem opte pela disponibilização de chats que são metade robôs, metade humanos, como o da Intercom.
Fato é que seu time de atendimento pode contar com algumas automatizações que vão facilitar o dia a dia, além de auxiliar na revisão de processos e consequentemente na satisfação do cliente.
Por exemplo, você pode agendar um telefonema ao criar um evento no Google Calendar sempre que um novo ticket for inserido em determinada visualização (view) do Zendesk.
Outra automatização muito interessante para que você e sua equipe possam agir proativamente é criar um ticket no Zendesk sempre que o cliente atingir uma determinada etapa do funil no Pipedrive ou Hubspot CRM (por exemplo: etapa “entrega realizada”).
Assim, sua equipe de atendimento poderá abordar o cliente para saber se está tudo conforme esperado, criando um relacionamento de confiança e uma experiência única.
Mas não é preciso fazer uso desse tipo de sistema para se beneficiar de automatizações para tornar o atendimento mais eficiente.
Você pode, por exemplo, atualizar um cliente no Pipedrive toda vez que ele preencher um formulário do Google Forms ou Typeform.
Pode, também, enviar uma mensagem de acompanhamento do projeto disparando um email pelo Gmail sempre que um negócio chegar a uma nova etapa do funil no Agendor, ActiveCampaign, Hubspot CRM, ou outro sistema de CRM que você já utilize.
Extra! Mais dicas para turbinar a sua agência
Gerenciar uma agência significa ter diariamente o desafio de se adaptar e se superar para garantir a qualidade dos seus serviços, eficiência na entrega e um atendimento impecável. Tudo isso sem perder o foco no desenvolvimento e crescimento do negócio propriamente dito.
Por isso separamos para você mais alguns materiais e artigos que vão te ajudar na tarefa incansável de gerenciar uma agência:
Av. Nossa Senhora de
Copacabana, 330/202
CEP: 22020-001
Copacabana, RJ
Copacabana, 330/202
CEP: 22020-001
Copacabana, RJ
EXPLORE
PRÊMIOS E APOIO
